Master en Evaluación de Proyectos

Presentación del tema: "Master en Evaluación de Proyectos"— Transcripción de la presentación:

1 Master en Evaluación de Proyectos
Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 11: Organización y Funciones de la Oficina de Proyectos

2 Oficina de Proyectos Organización y Funciones
Misión, Objetivos y Responsabilidades de la Oficina de Proyectos. Factores clave en el diseño. Variables a considerar. Etapas en el Diseño. Ejemplo de Puesta en Marcha y documentación del Plan del Proyecto

3 Preocupación inicial ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?

4 Requerimientos Crecimiento de la práctica de la Gestión de Proyectos
Necesidad de un método sistemático de implementación

5 La Oficina de Proyectos
Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que la Organización debe generar aptitudes en la implementación de sus proyectos

6 Estrategia Modelo 5 fuerzas de M.Porter

7 Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo

8 Procesos en la Gestión de Proyectos
Iniciación Planeamiento Control Ejecución Cierre

9 Modelo PMI Areas de Conocimiento Visión Integral Alcance Calidad
Gerenciamiento de Proyectos Visión Integral Alcance Calidad Tiempos Costos Abastecimiento Comunicación Riesgos Recursos Humanos

10 Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre
Procesos Areas de Conocimiento Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control Cierre 1.- Integración 2.- Alcance 3.- Tiempos 4.- Costos 5.- Calidad 6.- Recursos Humanos 7.- Comuni- cación 8.- Riesgos 9.- Aprovisio namiento

11 Oficina de Proyectos MISION
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología

12 HOJA DE RUTA 1.-Concepción Generación 2.- Desarrollo Preliminar
Generado internamente como iniciativa de la organización Iniciado por un cliente a través de un requerimiento 2.- Desarrollo Preliminar La organización formaliza su intención Se relevan los requerimientos 3.- Planeamiento Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS HOJA DE RUTA 4.- Programación Se desarrolla el Cronograma del Proyecto Se definen los recursos y su organización Se especifican materiales, equipos e instalaciones Se establece el Presupuesto Se calculan los riesgos Se contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias 5.-Ejecución Monitoreo 6.- Cambios 7.- Cierre del Proyecto Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas

13 Uso de Recursos / Costos
2.- Desarrollo 5.-Ejecución Monitoreo 3.- Planeamiento 7.- Cierre del Proyecto 1.-Concepción Generación 6.- Cambios 4.- Programación Riesgos Cierre Implementación Concepción Desarrollo Tiempo

14 Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

15 Beneficios

16 Soporte Administrativo
Complejidad en los canales de comunicación Número de canales = n(n-1) / 2 Grupo 20 personas = 20(20-1) / 2 = 190 Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

17 Soporte Administrativo
Programación Proyectos Actualización diagramas Reportes de Progreso Visibilidad Proyectos Base de datos Auditorías Registro modificaciones Operación Soft Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

18 Actividades semanales
A realizar Con Atraso Críticas

19 Consultoría Soporte desarrollo de propuestas procedimientos
desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas revisión desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

20 Consultoría Asistencia en el lanzamiento
Disponibilidad ante eventualidades Evaluación de riesgos Recuperación de Proyectos

21 Consultores Estándar Senior Más de cinco años de experiencia
Expertos en: programación presupuestos asignación de recursos Senior De diez a quince años de experiencia Certificado Project Management Professional

22 Consultores

23 Métodos y Estándares Preparación procedimientos responsable
equipo apoyo programación tareas aprobación divulgación Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

24 Procedimientos Selección de Proyectos
Construcción Estructura de Trabajo Cambios Camino Crítico Evaluación de Riesgos Documentación apoyo

25 Mejores Prácticas Implementación y monitoreo
Actualizado en los últimos desarrollos PMI Universidades Literatura Simposios

26 Capacitación Básico Avanzado
Preparación para el examen de certificación PMI Software Visión General de Negocios Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

27 Project Managers Identificar competencias requeridas
Identificar personas competentes Asignar personas a proyectos Incorporación de líderes de proyecto Evaluar las capacidades project managers Soporte a los equipos Consultoría Métodos y Estándares Capacitación Project Managers

28 Proyectos Virtuales Proyecto A Sistemas Información Project Manager
Métodos Estándares Equipo A Oficina Proyectos Proyecto A Equipo B Equipo C Base Datos Proyecto A Base Datos Of Proyectos Otros Departamentos Sitios Remotos Sitio Central

29 Oficina de Proyectos FACTORES CLAVE EN EL DISEÑO
Tamaño de la Organización Resultados esperados Barreras a su implementación Características de la Organización que serán potenciadas con la creación de la oficina de proyectos

30 Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA
Contexto , tipo de organización y antecedentes Ubicación dentro de la Organización Cobertura de responsabilidades Origen del personal Tamaño del área

31 Oficina de Proyectos VARIABLES A TENER EN CUENTA
Alcance de las funciones de soporte desarrollo implementación Sistema de Información a mantener Alcance de la Ejecución Carácter de la Gestión de Cambio

32 Documentación del Proyecto
P.M.O. Oficina de Proyectos

33

34 Importancia del Proyecto
Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementación y conclusión exitosa de todos sus emprendimientos Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organización y respetando los procedimientos establecidos Proveer visión sistémica y metodología Necesidades del Negocio Concentrar los esfuerzos Aumentar la eficacia de la Gestión de Proyectos Estrategias Poner en marcha la Oficina de Proyectos en forma progresiva sin afectar los proyectos en curso

35 Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos
Objetivo del Proyecto Producto Poner en marcha PMO Oficina de Proyectos Características del Producto del Proyecto Alcance Proveer servicio o consultoría interna en: Planeamiento y programación Monitoreo Preparación y administración de contratos Administración de Cambios Herramientas y métricas Gestión de documentación Monitoreo de activos Auditorías de Proyectos

36 Requerimientos servicio de apoyo al producto
Sistema Informático Software ´PMO Límites Toda la Organización Productos Entregables Plan de Comunicaciones Documentación de Proyectos Procedimientos de Gestión Procedimientos solicitud de servicios de PMO

37 Criterios de Aceptación
Políticas de la Organización Asunciones o Hipótesis Eficacia de la Nueva Función Aceptación por parte de todas las áreas que intervienen Restricciones No interferir la operación y controles actuales

38 Roles y responsabilidades
Ver Matriz de Responsabilidades Equipo de trabajo del proyecto Integrado por:

39 Equipamiento e instalaciones asignadas
- Equipamiento en operación - Oficina de Proyectos sector X Comunicaciones / Documentación / Informes - Plan de Comunicación - Documento Start up - Procedimientos - Informes de Avance

40 Riesgos del Proyecto Falta de claridad en la Transición Falta de coordinación en el Start up Fallas en el Funcionamiento

41

42

43

44

45 Procesamiento

46 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
Nro de respuestas en % Personas full time OP 68 0 a 5 21.6 6 a 10 8.1 10 a 20 2.7 > 20

47 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

48 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington
SERVICIOS OFICINA PROYECTOS Mantener un lugar para PM´s Mantenimiento herramientas PM Mantenimiento Project Web site Project Portfolio Management Soporte Administrativo Tracking Proyectos Entrenamiento Mentoring Consultoría Establecer Métodos y Estándares 10 20 30 40 50 60 70 80

49 Investigación 1999 – PMNetwork Ag 2001 University of Management and Technology in Arlington

50 Visión Futura Presiones del Mercado
Competencia Tecnología Estándares Calidad Factores Políticos Sociales Resultados Financieros Presiones Económicas Cuestiones Legales Preocupaciones Stockholders

51 Visión Futura Enfoques Organizacionales
Tradicional Project Management Pocos Proyectos Rentabilidad de la Producción Largos ciclos de vida Organización funcional por islas Proyectos generadores de Ingresos PM responsable de la rentabilidad PM reconocido como profesión Orientada a Producto Orientada a Proyectos

52 Los 6 componentes de la Excelencia
Integración Procesos Comportamiento Cultura Educación & Entrenamiento Apoyo de la Gerencia PM

53 Gestión de Proyectos Actualización Oportunidades Metodología Mejora
Lealtad Usuarios Atraer nuevos adeptos Desalentar métodos paralelos mostrar beneficios mostrar costos Integrar procesos actuales Integrar nuevos procesos Industrias similares Industrias no similares nuevas ideas nuevas aplicaciones Actualización Interna Adquisición Aceptación Organización Integración Procesos Oportunidades Mejora Actualización Metodología Gestión Benchmarking Mejora Software