ORGANIZANDO DATOS INTEGRANTES LOZANO MOSQUERA MARLIN MONTOYA GARCIA ALEJANDRA DOCENTE EDY GOMEZ INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL GARCIA MARQUEZ TECNOLOGIA.

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1 ORGANIZANDO DATOS INTEGRANTES LOZANO MOSQUERA MARLIN MONTOYA GARCIA ALEJANDRA DOCENTE EDY GOMEZ INSTITUCION EDUCATIVA GABRIEL GARCIA MARQUEZ TECNOLOGIA INFORMATICA MEDELLIN 2015

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3 COMPETENCIA CB1: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN. N5: Diseña y pública productos a través de herramientas informáticas CE6: CONSTRUCCION DE BASES DE DATOS N3: Diseñar un modelo de datos de acuerdo con las variables e interrelaciones previamente identificadas, utilizando para ellos las correspondientes herramientas. PREGUNTA PROBLEMATIZADORA O SITUACIÓN PROBLEMA ¿Cómo impactan las herramientas ofimáticas en la gestión, organización y generación de información en la toma de decisiones? EL ESTUDIANTE DEBE: SABER  Entrega de contenido  Teoría de base de datos  Definición de términos básicos: dato, tabla, registro, campo, formulario, consulta, informe, tipos de datos  Diseño de base de datos  Tablas, campos y registros  Relaciones  Formularios  informes  Consultas  Evaluación de periodo.  Refuerzo de todos los conceptos trabajados en la unidad.

4 Consulta 1. Base de datos y clasificación 2. Datos y tipos de datos 3. Formularios 4. Tablas 5. Campo 6. Registro 7. Informes

5 Base de Datos Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos Tipos De Bases De Datos En un principio existían tres tipos de bases de datos según su estructura interna (la manera de organizar la información) Bases de datos jerárquica Bases de datos en red Bases de datos relacionales. Datos y Tipos De Datos Tipo de dato informático: es un atributo de una parte de los datos que indica al ordenador (y/o al programador) algo sobre la clase de datos sobre los que se va a procesar. Esto incluye imponer restricciones en los datos, como qué valores pueden tomar y qué operaciones se pueden realizar. Los tipos de datos comunes son: enteros, números decima flotante, cadenas alfanuméricas, fechas, horas, colores, etc.

6 Formularios formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito, para ser almacenados y procesados posteriormente. En informática, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida, etc. Registros En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

7 Tabla Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de hoja de cálculo. Una tabla es utilizada para organizar y presentar información. Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se pueden rellenar con textos y gráficos Las tablas se componen de dos estructuras: Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección. Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc. Campos En informática, un campo es un espacio de almacenamiento para un dato en particular. En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema operativo. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas

8 Informe El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Además, aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.

9 2 IMPORTANCIA DE LAS RELACIONES EN UNA BASE DE DATOS En la actualidad la recopilación de datos es fundamental para que una empresa o institución mantenga sus relaciones. Por este motivo se le brinda una gran importancia al mantenimiento de la base de datos y también al constante crecimiento de la misma. Es importante que la base contenga ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal. Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos. A lo largo de los años las bases de datos han sido para las organizaciones una herramienta de uso indispensable, pues esta permite almacenar un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto, para así ofrecer un alto rango de soluciones al problema de almacenar datos. Pero algunas personas se preguntan ¿de dónde es su origen?, ¿Por qué utilizarla?, Y hasta muchas veces nos preguntamos cómo es su estructura. Pues bien, las bases de datos se originaron desde mitad de los años sesenta, pero en 1970, Edgar Frank Codd propuso "Un modelo relacional de datos para grandes bancos de datos compartidos y hasta el momento este ha sido el modelo que se ha mantenido. Muchas de las personas y organizaciones utilizan las bases de datos, como método de encontrar información de forma más rápida y con menos riesgo de pérdidas. Entre más datos sean almacenados en una base de datos se convierte más útil; esta puede llegar a proporcionar a las personas y organizaciones el acceso de datos, donde podemos visualizar, ingresar y/o actualizar información. Las bases de datos no solo proporcionan un sin número de facilidad, rapidez y actualidad en nuestra información, pues estas también nos proporcionan una cantidad de funciones con un alto nivel de ventajas a nuestro favor, como por ejemplo, una de las funciones básicas de las bases de datos es permitir el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que tanto las personas como las organizaciones puedan tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos por este nuevo sistema.

10 DIGA LOS PASOS PARA CREAR RELACIONES EN ACCES 2010 Para crear relaciones en Access 2010 deberemos: - Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base de datos. - O bien, desde el botón de Archivo > Información. Botón Relaciones En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en: - La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño. - La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de datos. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos indicar qué tablas queremos relacionar. Mostrar tabla - Relaciones Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada. También puedes seleccionar varias a la vez pulsando CTRL. Hacer clic sobre el botón Agregar. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

11 EXPLIQUE LAS REGLAS DE INTEGRIDAD Los conceptos básicos de integridad en el modelo relacional son el de llave primaria, llave foránea, valores nulos y un par de reglas de integridad. Llave primaria: es uno o un conjunto de atributos que permiten identificar a las n-adas de manera única en cualquier momento. Llave foránea de una relación es un atributo que hace referencia a una llave primaria de otra relación; esto da pie a que una relación pueda tener varias llaves foráneas. Valor nulo: es un valor que está fuera de la definición de cualquier dominio el cual permite dejar el valor del atributo ``latente'', su uso es frecuente en las siguientes situaciones: Cuando se crea una n-ada y no se conocen todos los valores de cada uno de los atributos. Cuando se agrega un atributo a una relación ya existente. Para no tomarse en cuenta al hacer cálculos numéricos. Operadores Los operadores del modelo relacional son de dos tipos: operadores de actualización y los operadores del álgebra relacional Las operaciones válidas para actualización de los valores de las n-adas son las de borrar, agregar o modificar. El manejo de las llaves primarias y foráneas incide directamente en procurar que no se violen las reglas de integridad, al determinar cómo han de manejarse los operadores de manera que al aplicar cualquiera de estas operaciones no se produzcan inconsistencias.

12 Las reglas son las siguientes: Reglas para agregar: al insertar una n-ada en una relación, el valor de un atributo que sea llave foránea puede ser nulo, o algún valor del atributo de la llave primaria en la relación correspondiente. Reglas para borrar: si se tiene una n-ada en una relación 12#12 con un atributo 13#13 como llave primaria, y otra relación 14#14 que tiene ese mismo atributo 13#13 pero como llave foránea, tenemos 3 casos: 1.Borrado restringido. No se puede borrar la n-ada en la relación 12#12 cuya llave primaria tenga un valor que en la relación 14#14 exista como uno de los valores de la llave foránea. 2.Borrado en cascada. Al borrar una n-ada en la relación 12#12 con cierto valor en la llave primaria, se borrarán todas las n-adas en 14#14 que tengan ese mismo valor en la llave foránea. 3.Borrado por nulificación. Al borrar una n-ada en la relación 12#12, a todas las n-adas con el mismo valor en la relación 14#14 se les asigna un valor nulo en el atributo de la llave foránea. Reglas para modificar: tenemos dos opciones: 1.Modificación en cascada: al modificar una llave primaria en 12#12 se le cambian los valores correspondientes en la llave foránea de 14#14. 2.Modificación por nulificación: al cambiar los valores de la llave primaria en 12#12 a los correspondientes valores en la llave foránea de 14#14 se les pone un valor nulo.

13 EN QUE CONSISTEN LOS FORMULARIOS EN UNA BASE DE DATOS ¿Qué es un formulario y para qué se utiliza? Un formulario es una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la información personal requerida. Los formularios se utilizan para presentar una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son útiles para llenar bases de datos. En Internet y sistemas informáticos, los formularios pueden ser llenados de forma online con validación de datos, y son muy útiles para las encuestas, registración de usuarios, ingreso a sistemas, suscripciones, etc.Los formularios por Internet son llamados formularios web, y generalmente son hechos a través de etiquetas HTML, aunque también existen otros medios como Flash, Java, etc. ¿Cuál es la estructura de un formulario? La etiqueta de inicio tiene el siguiente código: ACTION indica que debe enviar los datos por email a la dirección indicada. Si usaramos CGI aquí introduciríamos la dirección del servidor y el nombre del archivo que procesará los datos. METHOD=POST indica que los datos serán enviados nada más pulsar el botón de envio.Existe otro método "GET" pero más inseguro ya que se puede ver la información a través de la barra de búsqueda. Esto irá seguido de un INPUT TYPE en el que los datos podrán ser de texto, menú o botón.

14 COMO SE CREAN FORMULARIOS EN ACCES ¿Cuáles son las formas de crear un formulario? Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario: Vista Diseño abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario. Autoformulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Según el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este será el único dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto. Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico. Asistente para tablas dinámicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla dinámica. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

15 EXPLIQUE LAS JERARQUIAS EN UNA BASE DE DATOS Una base de datos jerárquica es un tipo de sistema de gestión de bases de datos que, como su nombre indica, almacena la información en una estructura jerárquica que enlaza los registros en forma de estructura de árbol (similar a un árbol visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios nodos hijo, y así sucesivamente. Esta relación jerárquica no es estrictamente obligatoria, de manera que pueden establecerse relaciones entre nodos hermanos, y en este caso, la estructura en forma de árbol se convierte en una estructura en forma de grafo dirigido (esta variante se denomina Bases de datos de red). A continuación se mencionan los problemas típicos de las bases de datos jerárquicas y que no existen en las bases de datos relacionales. Todos estos problemas derivan del hecho de que el sistema gestor de base de datos no implementa ningún control sobre los propios datos, sino que queda en manos de las aplicaciones garantizar que se cumplen las condiciones invariantes que se requieran (por ejemplo, evitar la duplicidad de registros). Dado que todas las aplicaciones están sujetas a errores y fallos, esto es imposible en la práctica. Además dichas condiciones suelen romperse ex profeso por motivos operativos (generalmente, ajustes debidos a cambios en el negocio) sin evaluarse sus consecuencias.

16 EXPLIQUE LA CONDICION "sine qua non« condición sine qua non es una locución latina originalmente utilizada como término legal para decir «condición sin la cual no». Se refiere a una acción, condición o ingrediente necesario y esencial —de carácter más bien obligatorio— para que algo sea posible y funcione correctamente. En Derecho Penal esta expresión se utiliza para hacer referencia a la relación de causalidad establecida entre una acción y el resultado final.

17 CUAL ES LA EXTENCION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCES, EXPLIQUE El nuevo formato de archivo (.accdb) Office Access 2007 emplea un nuevo formato de archivo que admite diversas mejoras de producto. Cuando se crea una nueva base de datos en Access 2007, ésta utiliza el nuevo formato de archivo de manera predeterminada y recibe la extensión de archivo.accdb. Debe usar el nuevo formato de archivo siempre que sea posible porque admite nuevas características, como adjuntos y campos motivarlo. Sin embargo, el nuevo formato de archivo no se puede abrir o vincular con versiones anteriores de Access, no admite la replicación de compatibilidad ni la seguridad a nivel de usuario. Si necesita usar la base de datos con versiones anteriores de Access, o si necesita utilizar replicación o seguridad a nivel de usuario, debe usar un formato de archivo de una versión anterior. Entre las nuevas características admitidas en el formato de archivo.accdb se incluyen: Campos motivarlo Suponga que necesita asignar una tarea a uno de sus empleados pero decide que debe asignársela a más de una persona. En Office Access 2007 puede crear un campo motivarlo donde los nombres de los empleados se pueden seleccionar de un cuadro o escribirse directamente en él.