Organización del Departamento de Compras

Presentación del tema: "Organización del Departamento de Compras"— Transcripción de la presentación:

1 Organización del Departamento de Compras
LIBRO: COMPRAS , PRINCIPIOS Y APLICACIONES AUTOR: DR. SALVADOR MERCADO EDITORIAL LIMUSA

2 Centralización comparada contra la descentralización
DESCENTRALIZACION Los gerentes de cada departamento realizan sus compras Ventajas: El usuario conoce las necesidades mejor que nadie. Se realizan las compras con mayor rapidez LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

3 Centralización comparada contra la descentralización
CENTRALIZACION Se le atribuyen a un sólo departamento facultades para realizar todas las compras. Ventajas 1.- Resulta más sencillo estandarizar los artículos comprados. 2.- Se elimina toda duplicación de índole administrativa. 3.- Se puede negociar es base al volumen. 4.- Los proveedores logran mayor eficiencia desde el punto de vista administrativo. LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

4 Centralización comparada contra la descentralización
5.- Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras. 6.- Se permite cierta especialización y experiencia en las decisiones concernientes a compras y se aprovecha mejor el tiempo. LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

5 Especialización del Departamento de Compras
1.- COMPRA Y NEGOCIACION. Localizar proveedores potenciales Análisis de cada proveedor potencial Selección y acuerdos con los proveedores. 2.- SEGUIMIENTO Y TRAMITACION. Vigilar el cumplimiento del contrato por parte del proveedor en cuanto a la entrega oportuna y calidad del producto. LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

6 Especialización del Departamento de Compras
3.- ADMINISTRACION. Preparación , entrega y archivo de documentación. Preparación de reportes 4.- INVESTIGACION CONCERNIENTE A COMPRAS Trabajo en proyectos especiales concernientes a la recopilación y análisis de información para la toma de decisiones. LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON

7 Estructura del Departamento de Compras
Factores que determinan la estructura El nivel general de organización que la misma empresa haya logrado y sus perspectivas de desarrollo. La oportunidad que haya de especializar al personal La coordinación existente entre el almacén y el departamento de control de producción La situación de los mercados Las diversas dificultades por las cuales atraviesan los aprovisionamientos La heterogeneidad de las compras y el número que se realice. El grado de centralización o descentralización El tamaño de la empresa Los diferentes tipos de producción LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

8 Responsabilidades del Departamento de Compras
1.- Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios a la empresa. 2.- Entrevistar a los proveedores 3.- Hacer visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores. 4.- Cotizar los precios ,puntos de entrega, transporte etc. 5.- Seleccionar al proveedor 6.- Negociar los convenios en caso de rechazos y ajustes 7.- Vender los desechos, sobrantes o artículos en desuso 8.- Obrar de acuerdo a las políticas gubernamentales. LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

9 Responsabilidades compartidas con otros departamentos
El comprar o hacer La compra de equipo y construcciones Establecer normas y especificaciones de compra. Control de existencias Investigaciones de compras. LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

10 Flujo de Información Interna hacia el departamento de compras
1.- Planeación 2.- Pronósticos de ventas 3.- Presupuestos y control financiero 4.- Contabilidad 5.- Departamento legal 6.- Ingeniería 7.- Producción y control de la producción 8.- Control de inventarios 9.- Calidad y recepción de materiales 10.- Desarrollo de nuevos productos LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

11 Flujo de Información Externa hacia el departamento de compras
1.- Condiciones generales del mercado 2.- Fuentes de abastecimiento 3.- Capacidad de los proveedores 4.- Precios, descuentos, impuestos de importación 5.- Disponibilidad de transportes y tarifas 6.- Información referente a nuevos productos LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

12 1.- Administración general 2.- Ingeniería 3.- Desarrollo del producto
Flujos de Información Interna del Departamento de Compras a la Organización 1.- Administración general 2.- Ingeniería 3.- Desarrollo del producto 4.- Mercadotecnia 5.- Producción 6.- Departamento legal 7.- Finanzas y contabilidad 8.- Almacenes LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

13 Ejemplo de la empresa que considera al departamento de adquisiciones y abastecimientos, como centro de utilidades Gerencia General Ventas Producción Contraloría y/o Relaciones Aseguramiento Finanzas industriales de Calidad Contabilidad Contabilidad Presupuestos Adquisiciones y Informática General de Costos Abastecimientos Nacionales Importación LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON

14 Ejemplo de la compañía que da relevancia a la estrecha relación del departamento de adquisiciones y abastecimientos, con el proceso productivo Ventas Proceso A Proceso B Procesos Almacén Nacionales Importación Adquisiciones y Abastecimiento Producción Contraloría y/o Finanzas Relaciones Industriales Aseguramiento de Calidad Gerencia General LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON

15 Ejemplo de la entidad mediana, en que el departamento de adquisiciones y abastecimientos, es autónomo y solo reporta a la alta gerencia Ventas Producción Materiales Envases y Empaques Partes y Refacciones Bienes de Capital Diversos Nacionales Importación Adquisiciones y Abastecimientos Contraloría y/o Finanzas Recursos Humanos Aseguramiento de Calidad Gerencia General LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON

16 Ubicación del departamento de adquisicicones y abastecimientos, en un organismo descentralizado
LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON