FORMULAR ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA GERENCIA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACION DEL SISTEMA.

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1 FORMULAR ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Y OPERATIVA DE LA GERENCIA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACION DEL SISTEMA INTEGRAL DE TRANSPORTE SUPERFICIAL S.A. (SITSSA) REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL U.N.E.F.A MAESTRIA EN GERENCIA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES FACILITADOR LUIS ORTIZ PARTICIPANTE JOSMAR PEREZ CARACAS, MARZO DE 2015

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA EL PROBLEMA

3 En la actualidad el país se encuentra en cambios constantes a nivel político, económico y sobre todo social, que afectan a las personas en todas sus actividades de la vida cotidiana, incluyendo los lugares donde llevan acabo sus actividades laborales. Estos cambios tan constantes influyen directamente en los grupos y unidades de trabajo tengan que adaptarse constantemente para cumplir adecuadamente con las labores que les han sido encomendadas. Esto mismo ocurre con las unidades de trabajo vinculadas a las Oficinas de tecnologías de la información. Las oficinas de sistemas, telecomunicaciones o soporte técnico están dejando de ser unidades de atención de requerimientos y se han vuelto base fundamental en el funcionamiento de todas las empresas. PLANTEAMIENTO

4 El Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.(SITSSA), es una empresa de transporte del estado venezolano que brinda sus servicios en rutas sub-urbanas e interurbanas, lo que hace que tenga presencia en las ciudades aledañas a Caracas y en el interior del país. Por ser una empresa del Estado, el único accionista es el Ministerio de Transporte Terrestre y Obras Públicas, y por ende el Ministro es el encargado de designar al Presidente de la empresa. PLANTEAMIENTO

5 Los cambios constantes que se producen a nivel político en el país traen como consecuencia la designación de diferentes personas como Ministro de Transporte Terrestre y Obras Publicas, que es quien designa al presidente del SITSSA, lo que conlleva a que se produzcan cambios en la directiva de la empresa y de la manera en la que son llevadas a cabo las labores de cada gerencia y unidad de trabajo. La oficina de Tecnología y Sistemas de Información, al igual que las demás gerencias, se ve afectada por dichos cambios y por ende no se lleven controles administrativos y operativos que se mantengan o perduren en el tiempo y que permitan llevar un seguimiento documental de la gestión de dicha gerencia. PLANTEAMIENTO

6 INTERROGANTES DE LA INVESTIGACION EL PROBLEMA

7 En vista de toda la situación descrita, se generan una serie de incógnitas o expectativas, que vienen siendo: Los procedimientos administrativos que se ejecutan debidamente establecidos? Que indicadores se ajustan mejor a la gestión operativa de la Gerencia? La información estadística esta estructurada de manera adecuada cuando es requerida para el seguimiento de la gestión? La Gerencia de Tecnología cuenta con una herramienta de información automatizada para el manejo y seguimiento de las actividades del personal INTERROGANTES

8 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION EL PROBLEMA

9 Desarrollar un plan estratégico de seguimiento y control de la gestión administrativa y operativa de la Oficina de Tecnología y Sistemas de Información del Sistema Integral de Transporte Superficial SA (SITSSA). OBJETIVO GENERAL

10 Definir los procedimientos administrativos de la oficina que no se encuentran definidos formalmente. Establecer Indicadores que se ajusten a la Gestión Operativa y Administrativa de la Oficina. Seleccionar y estructurar la información de relevancia para que refleje la Gestión. Formular el diseño de una herramienta automatizada que recopile la información de las actividades administrativas y operativas llevadas a cabo por el personal. OBJETIVOS ESPECIFICOS

11 CONTEXTUALIZACION DEL PROBLEMA EL PROBLEMA

12 La empresa SITSSA, arriba a los ocho (8) años de funcionamiento en el país. Durante este tiempo cinco (5) personas han sido designadas como presidentes de la misma, por lo que las personas que laboran en dicha empresa han tenido que afrontar la misma cantidad de veces el cambio en la manera en que son gerenciadas las políticas internas de la compañía. La Oficina de Tecnología y Sistemas del SITSSA, ha sido siempre una unidad de apoyo a las demás gerencias. Las actividades de esta oficina están enfocadas en brindar soluciones tecnológicas y de automatización de procesos, con la intensión de alcanzar los objetivos que cada presidente considere adecuados. CONTEXTUALIZACION

13 La expansión que actualmente esta teniendo la empresa, es abrumador, ya que la empresa paso en poco mas de un año de contar con una nomina mil (1000) trabajadores a manejar recientemente dos mil seiscientas (2600) personas. Lo que hace necesario que esta oficina, establezca mecanismos y metodologías de seguimiento y control de las actividades que realizan todos y cada uno de los profesionales y técnicos que están adscritos a la misma. A pesar de ser una empresa del Estado Venezolano, y de contar con cierta trayectoria en el mercado, no ha existido, para la fecha, una investigación o propuesta de estudio que se aboque a determinar factores e indicadores que puedan permitir de una manera eficiente y eficaz en un corto plazo, establecer metodologías de trabajo que perduren en el tiempo, para cada una de las unidades pertenecientes a la Oficina de Tecnología y Sistemas. CONTEXTUALIZACION

14 JUSTIFICACIÓN EL PROBLEMA

15 Uno de los objetivos esenciales de las gerencias, de cualquier empresa, es contar con unidades de trabajo que realicen sus labores de manera mas efectiva. Pero para poder alcanzar dicho objetivo, los jefes y gerentes de los departamentos requieren contar con herramientas que le permitan conocer de manera confiable la manera en la cual el personal esta ejecutando sus labores de manera acertada. La Oficina de Tecnología y Sistemas de Información de SITSSA, es una unidad de trabajo que sufrió un incremento acelerado, en un corto lapso de tiempo, en las actividades que realiza dentro de la empresa, por tal motivo, sus herramientas de seguimiento y control de gestión administrativo y de personal deben ajustarse a las nuevas necesidades y a los nuevos objetivos estratégicos de la empresa. El establecimiento de metodologías y estrategias de seguimiento y control que perduren a lo largo de los cambios gerenciales por los que pueda pasar esta oficina de apoyo, permitirá asegurar que las actividades efectuadas por el personal de dicha oficina, queden documentadas y sean base de conocimiento para la empresa y para otras oficinas de tecnología que quieran mejorar su desempeño administrativo y gerencial. JUSTIFICACION

16 DELIMITACION Y ALCANCE EL PROBLEMA

17 El SITSSA, es una empresa del Estado venezolano que tiene su centro de operaciones y oficinas administrativas en el Terminal de oriente “Antonio Jose de Sucre”, a las afuera de la ciudad de caracas. En esta ubicación se encuentra la sede central de la Oficina de Tecnología y Sistemas de información. Desde los comienzos operativos y administrativos de la empresa, esta oficina comenzó a funcionar con solo cuatro (4) personas y actualmente cuenta con un total de veintisiete (27). El seguimiento de las actividades, tanto operativas como administrativas, del personal adscrito a la oficina debe reflejarse en resultados de eficiencia a través de elementos cuantificables y de procedimentales, basados en metodologías claramente establecidas, que perduren a largo plazo, y que no sean desechados o ignorados producto de cambios de las personas que dirigen la oficina. Pero para los actuales momentos ocurre todo lo contrario a lo descrito anteriormente. Esta oficina posee una carencia de herramientas gerenciales que brinden soporte a la toma de decisiones y respaldo a la gestión administrativa y operativa que se está efectuando actualmente. DELIMITACION

18 Con el desarrollo de esta investigación se tiene como meta, establecer una propuesta metodológica gerencial de trabajo para el seguimiento y control de la Gestión administrativa y operativa, para la Oficina de Tecnología y sistema de Información de la empresa SITSSA. Se cuenta con el apoyo del Gerente de dicha oficina para implementar las estrategias que surjan de este proceso investigativo, pero el mantener a largo plazo los mecanismos de control y seguimientos puestos no es garantizado por esta persona. Se espera que los resultados que se obtengan de la puesta en marcha de la propuesta, brinden frutos a corto plazo y así cosechar frutos que permitan a la oficina llevar una gestión más organizada y con resultados concisos y fidedignos de la gestión que se está llevando a cabo. ALCANCE