LIQUIDACIÓN LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS Es el acto de administración a través del cual FONCODES determina formalmente el monto efectivamente gastado en un.

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1 LIQUIDACIÓN LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS Es el acto de administración a través del cual FONCODES determina formalmente el monto efectivamente gastado en un Proyecto concluido y operativo en concordancia con el Convenio de Financiamiento. Se sustenta en: El proyecto ejecutado, reflejado en la valorización final Rendición Final de Cuentas, que demuestra la correcta utilización de los recursos recibidos. Los gastos que corresponden a la Transferencia del Proyecto no formarán parte del monto de liquidación, serán considerados contablemente como gastos. PRELIQUIDACIÓN Cuando se haya efectuado el cambio del Tesorero del ORNE En el caso de los proyectos que contemplen el Componente de DDCCPP, se preliquidará cuando se concluya la obra física con la documentación prevista para obras de infraestructura La Presentación de la preliquidación se realizará en un plazo perentorio de 10 días calendario. El EZ podrá ampliar el plazo por lejanía de la obra. Rendición de Cuentas Parciales (mensual Guía de Ejecución y Liquidación). Se aprueban por cada componente con una Ficha suscrita por el Jefe Zonal 1

2 2 ORNE Y RESIDENTE/ ESPECIALISTA DDCCPP FLUJOGRAMA DE PRELIQUIDACIÓN DE CONVENIOS POR APROBAR SUPERVISOR DE PROYECTOS/SUPERVI SOR DDCCPP REVISOR DE RENDICIONES DE CUENTAS EQUIPO ZONAL PRESENTAN LA RENDICIÓN MENSUAL HASTA EL ÚLTIMO DÍA DEL MES, DENTRO DE LOS 4 PRIMEROS DÍAS CALENDARIO DEL MES SIGUIENTE SUPERVISOR ZONAL -ENTREGA LA DOCUMENTACI ÓN CONTABLE AL REVISOR -REVISA LA DOCUMENTACI ÓN TÉCNICA, EN UN PLAZO DE 3 DÍAS CALENDARIO -REVISA DENTRO DE LOS 3 DÍAS CALENDARIO DE RECIBIDA LA DOCUMENTÁCIÓN CONFORM E NO - NOTIFICA -INFORMA AL EZ ADJUNTANDO EL CARGO DE LA NOTIFICACIÓN CONFO RME -INFORMA AL SUPERVISOR PARA SU NOTIFICACIÒN – HACE SEGUIMIENTO HASTA SU REGULARIZACIÓ N EN EL PLAZO OTORGADO - REMITE COPIA DEL INFORME AL EZ RECOMIEND A LA APROBACIÓ N, EMITE INF FINANC, FICHA (F26) Y ENTREGA CON LA DOCUMENT ACIÓN VISADA NO SI -EMITE INFORME DE CONFORMIDAD -Y CON LA CONFORMIDAD DEL REVISOR PRESENTAN LA RENDICIÓN AL EZ SI HASTA EL DÍA 7 DEL MES SIGUIENTE AL INICIO Y/O EJECUCIÓN -REGISTRA EN SISTEMAS LA PRESENTACIÓN -- DERIVA AL SUPERVISOR ZONAL REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA RENDICIÓN MENSUAL CONFO RME NO SI OBSER VA Y NOTIFI CA EMITE INFORM E DE CONFOR MIDAD EL JEFE ZONAL SUSCRIBE LA FICHA DE APROBACIÓ N DE PRELIQUIDA CIÓN (F26)

3 3 ORNE Y RESIDENTE/ ESPECIALISTA DDCCPP FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS POR APROBAR SUPERVISOR DE PROYECTOS/SUPERVI SOR DDCCPP REVISOR DE RENDICIONES DE CUENTAS EQUIPO ZONAL PRESENTAN LA DOCUMENTACIÓ N COMPLEMENTAR IA A LAS PRELIQUIDACION ES MENSUALES PRESENTADAS EN UN PLAZO NO MENOR DE 7 NI MAYOR DE 15 DÍAS CALENDADRIO POSTERIORES A LAFECHA DE TERMINO DE LA OBRA SUPERVISOR ZONAL -ENTREGA LA DOCUMENTACIÓ N CONTABLE AL REVISOR -REVISA LA DOCUMENTACIÓ N TÉCNICA -VERIFICA LA PRESENTACION DE LA CARTA ORDEN (FDO LIQ) -REVISA DENTRO DE LOS 3 DÍAS CALENDARIO DE RECIBIDA LA DOCUMENTÁCIÓN CONFORM E NO - NOTIFICA -INFORMA AL EZ ADJUNTANDO EL CARGO DE LA NOTIFICACIÓN CONFO RME -INFORMA AL SUPERVISOR PARA SU NOTIFICACIÒN – HACE SEGUIMIENTO HASTA SU REGULARIZACIÓ N EN EL PLAZO OTORGADO - REMITE COPIA DEL INFORME AL EZ RECOMIEND A LA APROBACIÓ N, ELABORA INF FINANC, FICHA (F 27) PREVIA CONCILIACI ÓN CONTABLE Y ENTREGA CON LA DOCUMENT ACIÓN RECIBIDA VISADA NO SI -VISA LA DOCUMENTACIÓN -EMITE INFORME DE CONFORMIDAD - Y CON LA CONFORMIDAD DEL REVISOR PRESENTAN LA DOCUMENTACIÒN AL EZ EN UN PLAZO NO MAYOR DE 7 DÍAS CALENDARIO DE SU RECEPCIÓN SI EL PLAZO MÁXIMO PARA LIQUIDACIÓN ES 15 DÍAS CALENDARIO Y NO HUBIERA OBSERVACIONES -REGISTRA EN SISTEMAS LA PRESENTACIÓN - DERIVA AL SUPERVISOR ZONAL - REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA DOCUMENTACI ÓN CONFO RME NO SI -OBSER VA Y NOTIFI CA -REGIS TRA EN SISTEM AS -EMITE INFORME DE CONFORMI DAD -REGISTRA EN SISTEMAS -ANEXA FICHAS DE DEV Y DOCUM PARA TRANSF -EL JEFE ZONAL SUSCRIBE LA FICHA DE APROBACIÓ N DE LIQUIDACIÓ N (F 27) - INAUGURACI ÓN DEL PROYECTO SI

4 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACION PRELIQUIDACIÓN Técnico y Económicos: Resumen de las principales ocurrencias en la ejecución Valorización del Avance del Proyecto Resumen del Estado Financiero Manifiesto de Gastos Documentación sustentatoria de los gastos en original Autorización de Gastos Valorización del Aporte Comunal (Comunidad y Terceros) Cuadro Resumen de Movimiento de Almacén Relación de Material en Cancha y Sobrantes de Obra Copia de los Cuadernos de Obra y de DDCCPP, del mes que corresponda Resultados de laboratorio de diseños y control de calidad de ser el caso Fotografías (con fecha) con presencia del Residente, Supervisor de Proyectos. En el primer informe fotos antes del inicio de la obra. Acta de Rendición Mensual de Cuentas (adjuntar 2 fotografías) Documentos emitidos por la entidad bancaria Ficha de Control Ambiental Informe del Capacitador Social Registro Único de Usuarios de la Capacitación Técnica/Asistencia Técnica para el caso del Residente/Especialista de DDCCPP 4

5 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTACION LIQUIDACIÓN Técnico y Económicos, adicionales a los presentados mensualmente: Informe Final de Desarrollo Físico del Proyecto (Residente/Especialista DDCCPP) Acta de Terminación Acta de Compromiso de Operación y Mantenimiento de la Obra Memoria Descriptiva Valorizada, con los requisitos mínimos cuando la obra sea inscribible o no sea inscribible Minuta Declaratoria de Fábrica (sólo para edificaciones) Fotografías (con fecha) de la obra concluida y operativa con presencia del Residente y Supervisor Planos de Replanteo Plano de Ubicación y Plano Perimétrico de la Obra (sólo para edificaciones) Plano de Ubicación de la obra georeferenciado. Constancia de Devolución al Equipo Zonal del monto no ejecutado. 5

6 RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE PAGO 1.Deben cumplir con todos los requisitos y formalidades exigidos por el Reglamento de Comprobantes de Pago. 2.Deben ser originales (a papel carbón o carbonado autocopiado) en copia del usuario. 3.Deben estar girados a nombre del proyecto o Núcleo Ejecutor, el cual se puede abreviar como se muestra: NE – Nº Convenio – Tipo de Proyecto – Nombre de la Localidad 4.Sin enmendaduras, tachas o borrones. No realizar correcciones en el comprobante, cualquier anotación o aclaración hacerlo al pie (fuera del comprobante). 5.Deben estar llenados adecuadamente: fecha de emisión, cantidad, descripción, precio unitario, subtotales y total. 6.Las fechas de emisión deben ser posteriores a la fecha de autorización de impresión. 7.Todos los comprobantes de pago deben tener RUC de 11 dígitos (01/01/2001). 8.Debe corresponder las adquisiciones realizadas y servicios prestados con el giro del negocio 6

7 RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE PAGO 9.Los comprobantes no deben tener errores de cálculo 10.Sólo en casos excepcionales, se podrá presentar la declaración jurada para sustentar viáticos del NE y para la Adquisición de Bienes y/o prestación de servicios deberá presentar el Contrato por Adquisición de Bienes y/o prestación de servicios sustentado con el informe Residente/Especialista de DDCCPP y Supervisor de Proyectos/Supervisor de Proyectos con DDCCPP. Dicho contrato deberá contener como mínimo: Nombre y número del Proyecto; identificación del Proveedor, Presidente, Tesorero y Fiscal ORNE, Residente/Especialista DDCCPP, Supervisor de Proyectos/Supervisor DDCCPP y autoridad local que de fe que el proveedor no es habitual; detalle de los bienes adquiridos (agregados e insumos) o servicios (flete rural, alquiler de equipos pequeños). Adicionalmente, en los proyectos con DDCCPP se podrán presentar declaración jurada por los servicios de transporte y refrigerios considerados en los eventos de capacitación y Asistencia Técnica del Componente DDCCPP. El monto total contratado con un proveedor no deberá superar una (01) UIT. De tener la necesidad de contratar por mayor monto, se requerirá autorización expresa al Equipo Zonal. 7

8 RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE PAGO En el caso de acarreo de material deberá tratarse como se trata la Mano de Obra No Calificada 11.Los comprobantes de pago que sustenten gastos realizados por servicios (Flete o similares), deben detallar el concepto del servicio, tipo de material, cantidad, costo unitario y la identificación de los lugares de transporte de ser el caso 12.El pago por la adquisición de materiales y/o herramientas o servicios, deberá hacerse contra entrega del bien y prestación del servicio, recibiendo el comprobante de pago respectivo. Se recomienda que el pago a los proveedores se realice bajo la modalidad de Transferencia de Cuentas o cheques de gerencia. 13.Sólo en casos especiales se efectuará pagos a cuenta, previa obtención de las garantías necesarias y autorización escrita del Supervisor de Proyectos. 14.En caso de que alguno de los comprobantes muestren signos de adulteración, se debe solicitar la copia legalizada del emisor, sin perjuicio del inicio de las acciones legales de comprobarse la adulteración. 8

9 RECOMENDACIONES RESPECTO A LOS COMPROBANTES DE PAGO 15.Por pérdida de comprobante de pago: a) Regularizar con copia legalizada del emisor (Notario Público o Juez de Paz). b) Adjuntar Denuncia Policial. 16.La documentación sustentatoria del gasto deberá ser visada por el Residente/Especialista DDCCPP, el Presidente y el Tesorero del NE, Así como por el Supervisor de Proyectos/Supervisor DDCCPP y Revisor de Rendición de Cuentas. 17.Verificar vía internet en la página web de la SUNAT, la validez de los comprobantes de pago, principalmente los que correspondan a montos significativos (mayores al 2% del costo total del proyecto), agregar el reporte al comprobante de pago (Memorando Múltiple Nº 027-2006- FONCODES/UGPI/ETLT). 18.Antes de la contratación de un servicio o adquisición, verificar que el proveedor cuente con comprobante de pago. 19.El Residente/Especialista DDCCPP deberá verificar que todo comprobante de pago que se recibe cumpla con los requisitos y formalidades correspondientes. 9

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13 D) HONORARIOS CAPACITADOR, PROYECT, EVALUADOR, RESIDENTE, SUPERVISOR, REVISOR DE RENDICIONES DE CUENTA Y ENCARGADO DE LA TRANSFERENCIA DEL PROYECTO 13

14 - APORTE COMUNALValorización de Aporte Comunal Sustentada con: Hoja de Tareo y/o la Hoja de jornales Valorización sustentada con documento donde se refleje el aporte - APORTE DE TERCEROS cuantificado con identificación de los rubros presupuestarios (materiales, equipo, transporte) 14

15 ORNE Y RESIDENTE FLUJOGRAMA DE PRELIQUIDACIÓN DE CONVENIOS EN EJECUCIÓN SUPERVISOR DE PROYECTOS EQUIPO ZONAL PRESENTAN LA RENDICIÓN MENSUAL HASTA EL ÚLTIMO DÍA DEL MES, DENTRO DE LOS PRIMEROS 5 DÍAS CALENDARIO DEL MES SIGUIENTE A SU EJECUCIÓN SUPERVISOR ZONAL -REVISA LA DOCUMENTA CIÓN EN U N PLAZO DE 2 DÍAS CONFORME NO -OBERVA -NOTIFICA AL ORNE/RESID -EMITE INFORME DE CONFORMIDAD -PRESENTAN LA RENDICIÓN AL EZ HASTA EL DIA 7 DEL MES SIGUIENTE AL INICIO Y/O EJECUCIÓN SI -REGISTRA EN SISTEMAS LA PRESENTACIÓN -DERIVA AL SUPERVISOR ZONAL REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA RENDICIÓN MENSUAL EN 3 DÍAS CONFO RME NO SI OBSER VA EMITE INFORME DE CONFORMID AD -EMITE ITE Y FICHA (F26A) -LA DOCUMENTA CIÓN QUEDA EN CUSTODIA EL JEFE ZONAL SUSCRIBE LA FICHA DE APROBACIÓ N DE PRELIQUIDA CIÓN (26A) LIQUIDADOR ZONAL REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA RENDICIÓN MENSUAL EN 3 DÍAS CONFO RME EMITE INFORM E DE CONFOR MIDAD OBSER VA NOTIFICACIÓN CONJUNTA 15

16 ORNE Y RSIDENTE FLUJOGRAMA DE LIQUIDACIÓN DE CONVENIOS EN EJECUCIÓN SUPERVISOR DE PROYECTOS EQUIPO ZONAL -PRESENTAN LA DOCUMENTACI ÒN COMPLEMETAR IA DENTRO DE LOS 7 DÍAS CALENDARIO POSTERIORES A LA FECHA DE CULMINACIÓN -- ADJ CARTA ORDEN SUPERVISOR ZONAL -REVISA LA DOCUME NTACIÓN CONFO RME NO -OBERVA -NOTIFICA AL ORNE/RESID -EMITE INFORME DE CONFORMIDAD -PRESENTAN LA RENDICIÓN AL EZ HASTA EL DIA 7 DEL MES SIGUIENTE AL INICIO Y/O EJECUCIÓN SI -REGISTRA EN SISTEMAS LA PRESENTACIÓN - DERIVA AL SUPERVISOR ZONAL REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA RENDICIÓN MENSUAL EN 7 DÍAS CONFOR ME NO SI OBSER VA EMITE INFORME DE CONFORMI DAD -EMITE ITE -SOLICITA CONF CONTAB --EMITE FICHA (F27A) -LA DOCUMENT ACIÓN QUEDA EN CUSTODIA EL JEFE ZONAL SUSCRIBE LA FICHA DE APROBACIÓN DE LIQUIDACIÓN (F 27 A ) LIQUIDADOR ZONAL REGISTRA EN EL SISTEMA - REVISA LA RENDICIÓN EN 7 DÍAS CONFO RME -EMITE INFORME DE CONFORMIDA D --ANEXA FICNA DE DEV, FICHA DOC PARA TRANSF -DERIVA LA DOC AL LZ OBSER VA NOTIFICACIÓN CONJUNTA ETC EMITE CONFORMID AD CONTABLE EN UN PLAZO DE 3 DÍAS CON CONFORMIDAD DE AMBOS PROCEDE EL PAGO DEL FDO LIQUIDACIÓN 16