Mesa 3: Elementos generales de preservación de archivos y documentos. Ing. Jesús Ramón Moya Grijalva Director General de Administración H. Congreso del.

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1 Mesa 3: Elementos generales de preservación de archivos y documentos. Ing. Jesús Ramón Moya Grijalva Director General de Administración H. Congreso del Estado de Sonora jrmoyag@yahoo.com.mx

2 Panorama que permita considerar a la preservación como un punto fundamental del Sistema Institucional de Archivos.

3 Nacional Ley general de transparencia y acceso a la información pública Lineamientos técnicos generales para la publicación, homologación y estandarización de la información

4 Estado de Sonora Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de Sonora. 28 de abril de 2016 Art. 23, fracción IV: Constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivos y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable.

5 Estado de Sonora Transitorios: Artículo Segundo: “…Título Quinto, Capítulo Único, relativo al Sistema de Archivos, permanecerá vigente hasta en tanto se aprueben las leyes generales en la materia y se armonice el marco normativo estatal correspondiente”. 28 de abril de 2016

6 Ley de archivos públicos para el Estado de Sonora. 1.- Artículo 5 : Fracción III “Propiciar el uso de las tecnologías de la información para la mejor administración de los archivos de los sujetos obligados”

7 S istema I ntegral de A rchivos del C ongreso

8 Justificación del Proyecto Etapas del Proyecto Presentación del Sistema

9 El H. Congreso del Estado de Sonora, en cumplimiento con la legislación vigente en materia de archivo y la relativa a las responsabilidades de los servidores públicos, implementó formalmente un sistema integral de archivos automatizado “SIAC”, con base en normas aplicables y estándares de calidad. En este sentido, se espera que el Sistema permita una adecuada administración de los bienes públicos, mediante procedimientos estandarizados para la gestión, administración, uso y conservación de los documentos públicos que se generan y resguardan en el Congreso del Estado de Sonora y que son parte de la historia, cultura y patrimonio del estado.

10 Justificación del Proyecto Los Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, emitido por el Archivo General de la Nación, en su Capítulo II, apartado Cuarto, relativo a los Lineamientos generales señala, que “Las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las TIC para mejorar la administración de sus archivos.” DOF. Julio 3 de 2015.

11 Justificación del Proyecto Los archivos bien estructurados son unidades estratégicas en las organizaciones, su existencia garantiza la transparencia, el cumplimiento del derecho de los ciudadanos al acceso a la información, reflejan la gestión de documentos y asuntos, además de que fomenta la preservación del patrimonio documental en la institución a la que pertenecen. DOF. Julio 3 de 2015.

12 Justificación del Proyecto EL Congreso del Estado de Sonora, asume su responsabilidad de mantener debidamente organizados sus archivos para proporcionar un servicio de información oportuno y de calidad, tanto al interior de la Institución para apoyo a la administración, como a la sociedad en general. Por lo anterior el Congreso del Estado de Sonora desarrolló el proyecto para implementación del Sistema Integral de Archivo (SIAC) con los objetivos de cumplir con la legislación en materia de Archivo y Transparencia, mejorar la calidad de los procesos archivísticos y de gestión de documentos, aprovechando las innovaciones tecnológicas, para coadyuvar en la eficiencia de los servicios de información solicitados por los ciudadanos y preservar la memoria histórica. El SIAC implica el uso de las TICs para la mejor administración de los documentos generados y recibidos, el seguimiento de asuntos, el eficiente uso y manejo de la información; el sistema automatizado influirá de manera positiva en uso de los recursos y la resolución de asuntos.

13 Justificación del Proyecto LEY 77 ORGÁNICA DEL PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE SONORA LEY DE BIENES Y CONCESIONES. LEY DE ENTREGA RECEPCIÓN PARA EL ESTADO DE SONORA. LEY DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR PARA EL ESTADO DE SONORA. LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL ESTADO Y DE LOS MUNICIPIOS. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL ESTADO DE SONORA (Arts. 66-73). DEROGADA. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE SONORA (28 de Abril de 2016) Fundamento legal del SIAC. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO DE SONORA

14 Justificación del Proyecto LEY DE ARCHIVOS PUBLICOS PARA EL ESTADO DE SONORA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DE SONORA LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE ARCHIVOS (D.O.F. 04/05/2016) CODIGO FISCAL DEL ESTADO DE SONORA. LEY GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL LEY DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DEL ESTADO DE SONORA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACION DE SERVICIOS RELACIONADOS CON BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA ESTATAL. Fundamento legal del SIAC.

15 Etapas del Proyecto Diagnóstico (junio 2013) 1 Con el propósito de determinar las necesidades para la implementación del SIAC, especialistas en materia archivística e informática determinan que el Congreso del Estado requiere de los siguientes recursos y acciones para llevar a cabo el proyecto: Instrumentos de organización y control actualizados (Cuadro de clasificación archivística y Catálogo de disposición documental) Creación de un Comité de Archivo Jornadas de capacitación Requerimientos informáticos

16 Etapas del Proyecto Acciones derivadas del diagnóstico 2 Actualización y verificación del Cuadro de clasificación archivística y el Catálogo de disposición documental, con fundamento legal, mismos que fueron aprobados por el comité de archivo en noviembre de 2014. Designación oficial de los responsables de Archivos de Trámite en diciembre de 2014. Jornadas de capacitación para actualizar al personal del Congreso del Estado en la organización, descripción y conservación de los Archivos Administrativos como base para la implementación de un Sistema Integral de Archivos. Diseño de la gestión documental con base en los ciclos de elaboración, revisión, aprobación, publicación y ejecución de instrucciones con el propósito de eliminar las copias e impresiones innecesarias. Diseño de mapa topográfico para a asignación de ubicaciones, áreas y responsables de documentos, definición de folios y controles de seguimiento para la generación de los documentos.

17 Etapas del Proyecto Acciones derivadas del diagnóstico 2 (2015) Se dieron de alta 60 usuarios asignándoles una clave que es su número de empleado, series documentales (únicamente las que usa para facilitar el manejo del sistema), área de adscripción (para que se genere la ubicación topográfica documental) y todos los datos generales de trabajo, así como todas las configuraciones de acceso y control específicas para cada tipo de usuario. Se diseñaron 96 plantillas de uso común y especificas las cuales contienen: Folio (se genera por área y en algunos casos por documento), fecha, destinatario, remitente, c.c.p., logotipos autorizados, leyenda del año. (2016) Capacitación para el uso del sistema a 60 usuarios del Sistema que generan documentos de manera interna y externa.

18 Etapas del Proyecto Presentación de Sistema 3 Módulo de Elaboración y seguimiento de documentos, tiene como objetivo tener un control del documento desde que se genera como borrador, es revisado por el remitente, lo aprueba y se envía para publicación, lo que evita las impresiones para revisión y corrección. El Sistema cuenta con plantillas específicas para cada área, dependiendo de sus funciones sustantivas y comunes, el usuario podrá editar, modificar o actualizar los formatos de su ámbito de acción; las plantillas corresponden a oficios, memorándums, solicitudes de servicio, entre otros, con los logos institucionales, la leyenda correspondiente al año en curso, los membretes que identifican a cada área, campos automáticos para folio y fecha.

19 Etapas del Proyecto 3 Módulo de Elaboración y seguimiento de documentos, Es posible seleccionar una plantilla del menú correspondiente e iniciar con la captura de los campos variables según la plantilla, al momento de guardar los cambios se genera el folio correspondiente, que es único y en lo sucesivo será el identificador del documento.

20 Etapas del Proyecto 3 Una vez creado el documento es enviado a la persona que lo autorizará para su revisión y aprobación, mismo que puede realizar observaciones en caso necesario y regresarlo para su corrección o bien corregirlo el mismo si lo considera pertinente, autorizarlo y publicarlo. Al recibirlo el destinatario se genera un aviso de recepción, tanto para el generador como para la persona que autorizó el documento, una vez que el destinatario lo visualiza, se registra el reporte en la auditoria de seguimiento del documento. Autor: KARINA MUNGARRO GARIBAY/CES Ultimo editor: KARINA MUNGARRO GARIBAY/CES Registro de auditoria: 12/05/2016 10:42:49 a.m.: Documento enviado a aprobación por KARINA MUNGARRO GARIBAY 12/05/2016 10:48:53 a.m.: Documento aprobado por KARINA MUNGARRO GARIBAY 12/05/2016 10:48:57 a.m.: El documento ha sido enviado a su destinatario (Publicado) por KARINA MUNGARRO GARIBAY

21 Etapas del Proyecto 3 Una ves aprobado el documento se envía a publicar, lo que significa que el destinatario, recibió su documento. Publicado el documento, es posible archivarlo, generando un nuevo expediente o bien integrarlo a un expediente ya existente, atendiendo a los campos que para este efecto solicita la pantalla correspondiente y generando simultáneamente el inventario de Archivo de Trámite. Este módulo nos permite obtener los metadados que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración, a través del tiempo, que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de accesos, conforme lo establecen los Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, publicados en el D.O.F, el 04 de mayo del 2016

22 Etapas del Proyecto 3 Para darle seguimiento al asunto que corresponde al documento en cuestión, se cuenta con la aplicación Instrucciones para ejecución, cuya función es turnar el asunto a quien corresponda, girando las instrucciones pertinentes; se generará un folio de instrucción con fecha y hora, además de tener un filtrado de ejecuciones emitidas y recibidas con un controlador visual que indica si las instrucciones fueron atendidas; este controlador es a través del uso de colores. INSTRUCCIONES PARA EJECUCIÓN Folio de seguimiento:23 Fecha:22/04/2016 11:30 a. m. Elaboro:KARINA MUNGARRO GARIBAY/CES Información del documento: Folio:CGC-0003/2016 Fecha:22/04/2016 09:34:00 a. m. Asunto: Reunión de comité Área: Coordinación de Gestión de Calidad Remitente: SARA ARTEMISA LICANO FELIX/CES Destinatario: Instrucciones: solicitar los servicios requeridos Ejecutor(es):SARA ARTEMISA LICANO FELIX/CES

23 Etapas del Proyecto 3 Módulo Sistema Integral de Archivos, el objetivo de este módulo es normalizar los archivos administrativos del Congreso del Estado de Sonora para una mejor administración, organización, conservación y recuperación de documentos de archivo e información documental, con base en la normatividad archivística, de transparencia y acceso a la información. En este módulo cada archivo de trámite genera los expedientes necesarios y le adjunta los documentos electrónicos que ya tenga cargados en su equipo de cómputo, los generados por el sistema, automáticamente los integra desde el módulo de documentos sin necesidad de capturar los datos de origen, ya que el sistema automáticamente los adquiere.

24 Etapas del Proyecto 3 Una vez integrado el expediente, se imprimen los marbetes con la información legal requerida para su archivo y control: Unidad Administrativa, serie documental, clave de clasificación archivística, título, asunto, clasificación, valor, vigencia, legajo, folios, fecha de apertura y cierre del expediente.

25 Etapas del Proyecto 3 De la misma manera, permite llevar un control de los préstamos internos de los expedientes, emitiendo alertas en caso de los vencimientos de fecha y modificando los períodos de guarda en el caso de que los documentos hayan sido sujetos de consulta de información a través del portal de transparencia.

26 Etapas del Proyecto 3 Las vigencias documentales están previamente configuradas en las series documentales, lo que permite que el sistema emita una alerta cuando los expedientes cumplen con su vigencia o período de guarda y es factible proceder a la realización de trasferencias.

27 Etapas del Proyecto 3 Módulo Administrador de Reuniones

28 Etapas del Proyecto 3 Al igual que el módulo de documentos, genera un registro de auditoria de la reunión que abarca la creación, revisión, aprobación, publicación de quien realiza la reunión, lo que genera un mayor compromiso en las responsabilidades de los servidores públicos en cuanto a las funciones encomendadas. Creador por: KARINA MUNGARRO GARIBAY/CES 29/03/2016 10:54:09 a.m.: Reunión enviada a revisión por KARINA MUNGARRO GARIBAY 29/03/2016 10:54:20 a.m.: Revisión aprobada por KARINA MUNGARRO GARIBAY 29/03/2016 10:54:25 a.m.: Reunión enviada a aprobación por KARINA MUNGARRO GARIBAY 29/03/2016 10:54:30 a.m.: Reunión aprobada por KARINA MUNGARRO GARIBAY 29/03/2016 10:54:38 a.m.: Reunión publicada e invitaciones enviadas por KARINA MUNGARRO GARIBAY

29 El uso de las TICs en la gestión de documentos, mejora la comunicación interna, disminuye el uso de papel, contribuye a mejorar el ambiente y si nos permite que los archivos sean tomados en cuenta en estos procesos de modernidad tecnológica desde la generación de los documentos, indudablemente estamos evolucionando hacia un correcto manejo de la información pública generada por las instituciones en el desarrollo de sus funciones y se convierte en la parte toral del SIAC, toda vez que garantiza su localización y disposición inmediata, permite dar cabal cumplimiento del ciclo vital del documento, el seguimiento de asuntos y la definición de responsabilidades a la vez que favorece el cumplimiento de la legislación en materia de archivo y transparencia.

30 “Los servidores públicos somos transitorios; los archivos que dejamos, hablan como servimos.” Muchas gracias por su atención. Ing. Jesús Ramón Moya Grijalva