Préstamo 1362/OC-VE Preparación y Proceso de Desembolsos.

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1 Préstamo 1362/OC-VE Preparación y Proceso de Desembolsos

2 ¿Cuándo se inician realmente los desembolsos? Al cumplir las condiciones previas al primer desembolso, el Banco otorga la elegibilidad para desembolso. Al declararse la elegibilidad se incorporan las categorías de inversión y su presupuesto en el sistema interno del BID para la administración de préstamo (LMS), con lo cual se abre la contabilidad de la operación (sumario contable LMS1) y se puede iniciar el trámite de transacciones financieras. Anexo A (presupuesto) = Categorías de Inversión = LMS1= Sumario Contable

3 Registros Contables Las UE deben mantener un sistema adecuado de contabilidad, control interno y archivo, que facilite la identificación de las fuentes y los usos de los fondos del Programa. Los registros contables del Programa se llevarán de manera de permitir la obtención de la siguiente información por fuente de financiamiento (Art. 7.01 – Control Interno y Registros): -Fondos asignados y disponibles -Inversiones realizadas por categoría de inversión del Programa -Monto del Fondo Rotatorio y su utilización -Bienes adquiridos y servicios contratados

4 Tipos de Desembolsos CODIGO BID Constitución del Fondo Rotatorio ADF Reposición del Fondo Rotatorio RRF Reembolso de Pagos Efectuados DPB Pagos directos a proveedores y consultores DPS Justificación del Fondo Rotatorio AFJ (no hay movimiento de fondos) Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito RGO,RGM,RGI y RGC

5 Constitución del Fondo Rotatorio Objetivo: Destinado a proporcionar liquidez a la UE para pagar puntualmente los gastos elegibles de la contribución.

6 Constitución del Fondo Rotatorio Características principales:  Los recursos del fondo rotatorio y su utilización deben distinguirse en todo momento de los otros recursos administrativos de la UE, por lo tanto: - Preferiblemente, los recursos del fondo rotatorio deben depositarse en una cuenta bancaria abierta para este propósito, o -Si ello no es posible, esos recursos deberán registrarse en la cuenta general de la UE correspondiente al proyecto y figurar en una subcuenta separada.

7 Constitución del Fondo Rotatorio Características principales:  Si los depósitos del fondo rotatorio en la cuenta bancaria generan intereses, estos deberán ser invertidos en el Proyecto como parte de la contrapartida local.

8 Constitución del Fondo Rotatorio Límite: –Hasta el 5% del monto de la contribución (Art. 4.07(b) del Contrato). –Puede ser renovado cada vez que se justifiquen los gastos efectuados con recursos del fondo rotatorio. –Los recursos del fondo rotatorio deben ser utilizados exclusivamente para gastos elegibles del Proyecto. –Se estima que el fondo rotatorio debería permitir cubrir gastos a realizarse en un período de 4 a 6 meses.

9 Constitución del Fondo Rotatorio Mantenimiento del valor: –El fondo rotatorio mantiene su valor, es decir, que no deberá efectuarse ningún ajuste en su equivalencia debido a fluctuaciones en la tasa de cambio. Ejemplo: Si con fecha valor 1 de enero de 2002 se deposita en la cuenta Bs. 762.000, equiv. a USD 1.000, se deberá justificar al Banco los gastos por el equiv. de USD 1.000, y no Bs. 762.000, mismo si por ejemplo al 5 de mayo de 2002, los Bs. 762.000 sólo equivalen USD 894.

10 Constitución del Fondo Rotatorio Pasos a seguir: - Solicitud de desembolso: -Formulario Solicitud de Desembolso: RE1-729-S, con firma autorizada (Anexo I) -Cronograma de gastos a realizarse en los próximos seis (6) meses.

11 Reposición del Fondo Rotatorio Objetivo: –Reponer el fondo rotatorio por concepto de pagos efectuados por la UE con recursos del fondo rotatorio.

12 Reposición del Fondo Rotatorio Observaciones en algunos casos: –El BID, antes de aprobar la reposición del fondo rotatorio, solicitará un cronograma de pagos o aplicará parte o la totalidad de la solicitud de reposición para justificar el fondo rotatorio.

13 Reposición del Fondo Rotatorio Pasos a seguir: –Solicitud de desembolso: Formulario RE1-729-S con firma autorizada (Anexo I) –Estado de Gastos o Pagos: Formulario RE1-731 con firma autorizada (Anexo II) –Cuadro de Control de Desembolsos y Aportes Locales (Modelo 1E) con firma autorizada (Anexo III) –Documentación de soporte.

14 Informe Semestral del Fondo Rotatorio Presentación de informes semestrales al 30 de junio y al 31 de diciembre de cada año para mostrar: –Uso de los recursos del fondo rotatorio en estas fechas –El saldo en la cuenta del fondo rotatorio Plazo para la presentación: 31 de agosto y 28 de febrero

15 Informe Semestral del Fondo Rotatorio Pasos a seguir: –Formulario RE1-733 “Informe Semestral del Fondo Rotatorio” (Anexo IV) –Estados de gastos efectuados con recursos del fondo rotatorio –Estados de Cuenta al 31 de diciembre o 30 de junio

16 Justificación del Fondo Rotatorio –Dentro de un plazo de 180 días, contados a partir de la fecha del desembolso final de la Contribución, no se procesarán solicitudes de Constitución del Fondo Rotatorio. –Toda solicitud de Reposición del Fondo Rotatorio deberá ser justificada según compromisos ya adquiridos. –La justificación total del Fondo Rotatorio deberá ser presentada 30 días antes del plazo del último desembolso (Art. 4.07(d)). –Los montos del fondo rotatorio no justificados deberán ser reintegrados al Banco antes del plazo del último desembolso (Art. 4.07(d)).

17 Justificación del Fondo Rotatorio Pasos a seguir: –Solicitud de desembolso: formulario RE1-729-S, con firma autorizada (Anexo I) –Estado de gastos o pagos: formulario RE1-731, con firma autorizada (Anexo II) –Cuadro de Control de Desembolsos y Aportes Locales (Modelo 1E) con firma autorizada (Anexo III) –Documentación de soporte

18 Fondo Rotatorio – Resumen Fecha plazo último desembolso Límite ADF = Constitución del Fondo Rotatorio RRF =Reposición del Fondo Rotatorio, incluye AFJ y un ADF conjuntamente AFJ = Justificación del Fondo Rotatorio 30 días

19 Devolución de Fondos En ciertos casos, la UE debe devolver fondos desembolsados por el BID. Estos casos pueden ser: - Saldos de fondo rotatorio no utilizados en el Proyecto - Fondos utilizados para gastos no elegibles Los fondos deben ser depositados en la cuenta bancaria respectiva del BID. La Representación del BID proveerá la información bancaria correspondiente.

20 Reembolso de Pagos Efectuados Objetivo: -Reembolsar a la Entidad Ejecutora los pagos efectuados con recursos propios por bienes y servicios elegibles, de acuerdo a las normas del BID. -Los fondos utilizados para los pagos no deben provenir del fondo rotatorio.

21 Reembolso de Pagos Efectuados Reembolso de gastos con cargo al financiamiento (Cláusula 3.07 del Contrato) Con la aceptación del Banco, se podrán utilizar recursos del financiamiento para reembolsar gastos efectuados o financiar los que se efectúen en el Programa a partir del 14 de noviembre de 2001 y hasta la fecha del presente Contrato (28 de diciembre de 2001), siempre que hayan cumplido requisitos sustancialmente análogos a los establecidos en este mismo instrumento.

22 Reembolso de Pagos Efectuados Pasos a seguir: –Solicitud de desembolso: Formulario RE1-729-S con firma autorizada (Anexo I). –Estado de gastos o pagos: Formulario RE1-731 con firma autorizada (Anexo II). –Cuadro de Control de Desembolsos y Aportes Locales (Modelo 1E) (Anexo III). –Documentación de respaldo

23 Pago Directo al Proveedor o Consultores Objetivo: –Pagos efectuados directamente por el BID a la cuenta bancaria de los proveedores o consultores de bienes y servicios de origen externo o local, pagaderas en US$. –Se efectuarán por cuenta y orden de la UE.

24 Pago Directo al Proveedor o Consultores Dos casos que se pueden presentar: Pagos directos de bienes y servicios de origen externo. El BID puede pagar por cuenta de la UE: -Montos fijos expresados en divisas: El equivalente en la moneda de la operación se determina utilizando la tasa de cambio vigente en la fecha del desembolso. Ejemplo: Pagar FF 7.000 exactos. En este caso, - Monto pagado = FF 7.000 - Monto cargado a la Contribución = USD equiv. a FF 7.000 * tasa de cambio de FF/USD a la fecha valor del pago.

25 Pago Directo al Proveedor o Consultores -Montos en divisas por un equivalente en la moneda de la operación. Ejemplo: Pagar el equiv. de USD 1.000 en FF. En este caso, - monto pagado = FF * tasa de cambio de USD a la fecha valor del pago - monto cargado a la Contribución = USD 1.000

26 Pago Directo al Proveedor o Consultores Pagos directos a proveedores o consultores en bolívares: -Con recursos del fondo rotatorio. -Si no es posible, el BID puede efectuar, excepcionalmente, un pago directo a un proveedor o consultor en bolívares. -El monto de la solicitud de desembolso debe estar expresado en la moneda de la Contribución.

27 Pago Directo al Proveedor o Consultores Pasos a seguir: –Solicitud de desembolso: Formulario RE1-729-S con firma autorizada (Anexo I). –Estado de gastos o pagos: Formulario RE1-731 con firma autorizada (Anexo II). –Cuadro de Control de Desembolsos y Aportes Locales (Modelo1E) (Anexo III). –Factura del proveedor o consultor. –Instrucciones bancarias emitidas por el proveedor o consultor. –En el caso de un pago en divisas o en moneda local (diferente a la moneda de la Contribución) se solicita un banco corresponsal en USA. –Evidencia de entrega de los bienes o servicios o fianza. –Certificado de origen para bienes de origen externo: Formulario RE1-510 (Anexo VI).

28 Pagos Directos a Proveedores o Consultores 1 3 2 ENTREGA LOS BIENES O SERVICIOS Y FACTURA APRUEBA LA SOLICITUD DE DESEMBOLSO PARA GASTOS ELEGIBLES Y PROCEDE A PAGAR DIRECTAMENTE A LA CUENTA DEL PROVEEDOR O DEL CONSULTOR PRESENTA SOLICITUD DE DESEMBOLSO PARA PAGO AL PROVEEDOR O CONSULTOR PROVEEDOR UE BID

29 Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

30 Manejo de Riesgo de Pagos

31 Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito Objetivo Es aplicable en los casos en que el prestatario y el proveedor optan por utilizar una carta de crédito comercial para cubrir el costo de los bienes u servicios de origen externo

32 Procedimiento –El BID emite las garantías de reembolso a un banco comercial que: Expida una carta de crédito irrevocable = banco emisor o confirme una carta de crédito = banco confirmador –Consecuentemente, a solicitud de la UE, el BID puede emitir una garantía de reembolso a un banco comercial emisor o confirmador de una carta de crédito a favor de un proveedor en el exterior –Formulario a utilizar: RE1-730-S Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

33 Prestatario Ejecutor Banco Emisor Prestatario Ejecutor Proveedor Beneficiario de la Carta de Crédito Banco Confirmador BID 5 3 2 1 4 Contrato de Bienes y servicios Forma de pago: Carta de crédito Solicitud de Carta de Crédito Emite carta de crédito y la transmite al Banco confirmador Solicita garantía Emite la garantía Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

34 Limitaciones –La garantía de reembolso del BID se otorga solamente para la porción en divisas del préstamo –Monto igual o superior a US$ 100.000 –La carta de crédito puede emitirse en cualquier moneda –La garantía de reembolso se emite en dólares –Formulario de garantía de reembolso: RE1-491-S Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

35 Limitaciones –La carta de crédito debe vencer 60 días antes de la fecha del último desembolso –La fecha de vencimiento de la garantía de desembolso se fija: 180 días desde la fecha de vencimiento de la carta de crédito o 30 días antes de la fecha del último desembolso –Los cargos, comisiones o intereses no son cubiertos por la garantía de reembolso Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

36 Información Básica en las Cartas de Crédito –Fecha de expiración de la carta de crédito –Breve descripción de los bienes o servicios –Origen de los bienes o servicios (la garantía del BID cubre solamente bienes o servicios de países miembros) –Información sobre medidas de transporte: origen medio, fecha de expiración –Destino de los bienes –Nombre y dirección completa del banco comercial emisor y del banco confirmador –Nombre y dirección de la entidad que solicitó la carta de crédito Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

37 Información Básica en las Cartas de Crédito –Tipo de seguro –Monto y moneda de la carta de crédito indicando si el financiamiento es FOB, FAS, C&F, CIF, etc. (excluir las tasas consulares) –Cláusula especificando que el proveedor debe presentar al banco comercial la siguiente documentación: factura, comprobante de embarque, certificado de proveedor, etc. Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

38 Reembolso del Monto Garantizado –El banco comercial confirmador efectúa los pagos al beneficiario de la carta de crédito de acuerdo a los términos de la misma –El banco comercial confirmador envía el BID una solicitud de reembolso junto con el certificado del proveedor( Formulario RE1-511) –El BID verifica que las términos de la garantía de reembolso hayan sido cumplidos y procede con el reembolso al banco comercial certificador Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

39 Reembolso del Monto Garantizado –En los casos en que el monto garantizado por el BID en la moneda del préstamo no sea suficiente para cubrir fluctuaciones cambiarias, la unidad ejecutora puede: S olicitar un incremento de la garantía de reembolso o Solicitar un pago directo al proveedor por el saldo Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

40 Reembolso de la Carta de Crédito Proveedor de Bienes y Servicios Prestatario / Ejecutor Banco Confirmador BID 4 1 2 5 3 Solicitud de reembolso Reembolso PagoDocumentos Entrega de Bienes o Servicios

41 Modificaciones de Cartas de Crédito –Las modificaciones que no requieran la aprobación previa del BID están indicados en el texto del párrafo 3(a) de la garantía de reembolso –Las modificaciones que requieran la aprobación previa del BID están indicados en el texto del párrafo 3(b) de la garantía de reembolso –Formulario a utilizar: RE1-730-S Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

42 Cancelación de Saldos no Utilizados –Un saldo no utilizado de la garantía del BID puede cancelarse solamente en los siguientes casos: Cuando la validez de la garantía de reembolso del BID haya expirado Cuando el banco comercial beneficiario de la garantía de reembolso notifique al BID que el saldo remanente no será utilizado Emisión de Garantías de Reembolso de Cartas de Crédito

43 Resumen: Contenido de una Solicitud de Desembolso Una solicitud de desembolso es un juego de documentos que incluye: –Formulario de solicitud: RE1-729-S (Anexo I) –Cuadro de Estado de Gastos o Pagos: RE1-731 (Anexo II) –Cuadro de Control de Desembolsos y Aportes Locales (Modelo 1E) (Anexo III) –Documentación de respaldo –Firma(s) Autorizada(s) Las solicitudes deben presentarse en forma correlativa

44 Documentación de Soporte Conceptos Básicos: –¿Cómo? (procedimiento de adquisición / contratación) –¿Qué se está pagando? –Evidencia del pago

45 Documentación de Soporte ¿Cómo? Para todos de los gastos efectuados se necesita evidencia que se han respetado los procedimientos de adquisiciones / contratación (no-objeción del Banco).

46 Documentación de Soporte ¿Qué se está pagando? Factura del proveedor o contratista o valuación (copia legible). –Si se solicita reembolso de pagos hechos a título de cuota inicial o abono sobre contratos u órdenes de compra con pagos parciales, debe presentarse al Banco copia de dichos contratos u órdenes de compra. –Si se trata del pago de montos parciales de un contrato por obra realizada o servicios, debe proporcionarse copia de la valorización que certifique el avance de la obra o servicio. En el caso de servicios de consultoría, se solicita anexar el formulario “Registro de Control de Pagos a Consultores Individuales o Firmas Consultoras (Anexo VII).

47 Documentación de Soporte ¿Qué se está pagando? Factura del proveedor o contratista o valuación (copia legible). –Si se trata de pagos que no superen individualmente el equivalente a US$ 1.000, debe proporcionarse un listado de los pagos efectuados (sin comprobantes) (Anexo V)

48 Documentación de Soporte Evidencia de Pago Los Comprobantes de Pago (copia legible) pueden ser: –Factura cancelada o recibo del proveedor o consultor. –Copia del cheque cancelado. –Estado de cuenta del banco o aviso de pago o nota de débito con referencias adecuadas. –Otros comprobantes a satisfacción del Banco, que permitan validar los pagos.

49 Documentación de Soporte Certificado del proveedor (RE1-510) (Anexo VI) para equipos o materiales de origen externo (pagos directos). Conocimiento de embarque para el pago de fletes. Evidencia de entrega de bienes o servicios.