Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POS-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE MARILIA, SP, AGOSTO , 2015

RPRESENTACIÓN DE LA ENTIDADDOCUMENTO: NUEVOS CÁNONES

LA REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ISAD(G) ISAD(G) ISAD(G) Acervos Fondos / Subfondos Sección / Subsección Series / Subseries Unidad de instalación Processo/Dossier Item Colección Documentos de Archivos

ISAD(G): FINALIDAD Norma creada para identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivos con el fin de hacerlos accesibles. Los elementos de información sobre los documentos de archivos se asignan en cada una de las fases de su gestión; para conservarlos de forma segura y para facilitar su accesibilidad.

ISAD(G): FINALIDAD Las reglas generales de descripción archivística de esta norma se aplican a todos los documentos de archivo sin importar el tipo documental o el soporte físico de los documentos.

NORMAS PARA LA REPRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ISAD(G) RAD2 DACS MAD3 ODA NOBRADE NEDAI MDM NODAC NOGADA IGAD NUDA

ELEMENTOS PARA REPRESENTAR DOCUMENTOS 1. Área de identificación 1.1 Código de referencia 1.2 Título 1.3 Fechas 1.4 Nivel de descripción 1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones) 2. Área de contexto 2.1 Nombre del productor 2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica 2.3 Historia archivística 2.4 Formas de ingreso 3. Área de contenido y estructura 3.1 Alcance y contenido 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos ingresos 3.4 Organización 4. Área de condiciones de acceso y uso 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.3 Lengua/escritura de los documentos 4.4 Características físicas y requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de descripción 5. Área de documentación asociada 5.1 Existencia y localización de originales 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de descripción relacionadas 5.4 Nota de publicaciones 6. Área de notas 6.1 Notas 7. Área de control de la descripción 7.1 Nota del archivero 7.2 Reglas o normas 7.3 Fecha de la descripción

ELEMENTOS OBLIGATORIOS Estos elementos son considerados elementos obligatorios para la descripción de cualquier documento. Los elementos obligatorios facilitan el intercambio de información a nivel internacional; además, brindan la información necesaria para representar y describir el contenido de las unidades de descripción a un nivel básico.

ELEMENTOS OBLIGATORIOS 4. Área de condiciones de acceso y uso 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.3 Lengua/escritura de los documentos 4.4 Características físicas y requisitos técnicos 4.5 Instrumentos de descripción 5. Área de documentación asociada 5.1 Existencia y localización de originales 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de descripción relacionadas 5.4 Nota de publicaciones 6. Área de notas 6.1 Notas 7. Área de control de la descripción 7.1 Nota del archivero 7.2 Reglas o normas 7.3 Fecha de la descripción 1. Área de identificación 1.1 Código de referencia 1.2 Título 1.3 Fechas 1.4 Nivel de descripción 1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y dimensiones) 2. Área de contexto 2.1 Nombre del productor 2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica 2.3 Historia archivística 2.4 Formas de ingreso 3. Área de contenido y estructura 3.1 Alcance y contenido 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.3 Nuevos ingresos 3.4 Organización

DACS: DESCRIPCIONES MÍNIMAS, OPTIMAS Y CON VALOR AÑADIDO Single-Level Minimum (Descripciones independientes, nivel mínimo) Reference Code Element Name and Location of Repository Element Title Date Extent Name of Creator Scope and Content Conditions Governing Access Language and scripts of the material

RAD2: NIVELES DE DETALLE EN LAS DESCRIPCIONES Primer nivel de detalle para descripción de fondos, colecciones y series: Título propio.___Detalles específicos del tipo de material.___Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___Historia Administrativa/Reseña biográfica.___Historia archivística.__Alcance y contenido.___Notas

CÓDIGO DE REFERENCIA

Nombre oficial: República Federativa do Brasil Nombre común: Brasil Código Numérico: 076 Código alpha-2: BR Código alpha-3: BRA

DATAS

DATAS

NIVEL DE DESCRIPCIÓN

NIVEL DE DESCRIPCIÓN 2 Grupo de Fondos 3 Fondo / Colección 4 División de Fondos/ Subfondos/Subsecciones 5 Serie 6 Subserie 7 Fracción de serie 9 Processo/Dossier 11 Componente Documental 1 Archivo/Acervo 1 al 7 Niveles Intelectuales: Forman la estructura archivística que se organiza según el principio de procedencia. Su uso, generalmente, va ligado a la identificación del agente, sus divisiones y funciones. 8 al 11 Niveles Físicos: Se corresponden con unidades tangibles “físicamente”, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que en su conjunto componen los niveles intelectuales. 8 Unidad de Localización 10 Item

EXTENSIÓN Y SOPORTE

ALCANCE ¿Por qué es necesaria una norma para describir documentos archivísticos? Facilita la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas. Facilita y agiliza la recuperación y el intercambio de información contenida en los documentos de archivos. La norma se aplica para compartir datos de autoridad. Facilita la integración de las descripciones procedentes de diferentes sistemas de archivos. Cooperación archivística. Facilita el acceso a archivos y documentos separados o dispersos ISAD(G), p.13

NORMAS PARA DESCRIBIR COLECCIONES O MATERIALES ESPECIALES MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION. MAD3 (2000) RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION. RAD2 (2008) MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL. MDM (2000)

MAD3: PARTE IV FORMATOS ESPECIALES TÍTULOS DE PROPIEDAD CARTAS Y CORRESPONDENCIA FOTOGRAFÍAS DOCUMENTOS CARTOGRÁFICOS (MAPAS) DOCUMENTOS ARQUITECTÓNICOS (PLANOS) DOCUMENTOS SONOROS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS FILMES

MAD3: PARTE IV FORMATOS ESPECIALES IDENTITY AREA 1. Reference code 2.Title Term for form/type/genre Name element Simple data 3. Extent CONTENT AND STRUCTURE AREA 1. Production 2. Caption 3.Contents note 4. Physical description Material designation Dimensions Process used 3. MANAGEMENT INFORMATION AREA 1. Conservation

RAD 2: PARTE I DESCRIPCIÓN 1. FONDOS MULTIMEDIA 2. DOCUMENTOS TEXTUALES 3. MATERIALES GRÁFICOS 4. MATERIALES CARTOGRÁFICOS 5. DIBUJOS ARQUITECTÓNICOS Y TÉCNICOS 6. FILMES. 7. DOCUMENTOS SONOROS 8. DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 9. MICROFORMAS 10. OBJETOS 11. DOCUMENTOS FILATÉLICOS 12. DOCUMENTOS SUELTOS

RAD 2: PARTE I DESCRIPCIÓN 11.2 EDITION AREA 11.2A Preliminary rule 11.2B Edition statement 11.2C Statements of responsibility relating to the edition 11.3 CLASS OF MATERIAL SPECIFIC DETAILS AREA 11.3A Preliminary rule 11.4 DATE(S) OF CREATION, INCLUDING PUBLICATION, DISTRIBUTION AREA 11.4A Preliminary rule 11.4B Date(s) of creation 11.4C Place of publication, distribution, etc. 11.4D Name of publisher, distributor, etc. 11.4E Statement of function of publisher, distributor, etc. 11.4F Date of publication, distribution, etc. 11.4G Place of manufacture, name of manufacturer, date of manufacture 11.0 GENERAL RULES 11.0A Preliminary rule 11.0B Sources of information 11.0C Punctuation 11.0D Levels of detail in the description 11.0E Language and script of the description 11.0F Inaccuracies 11.0G Accents and other diacritical marks 11.1 TITLE AND STATEMENT OF RESPONSIBILITY AREA 11.1A Preliminary rule 11.1B Title proper 11.1C General material designation 11.1D Parallel titles 11.1E Other title information 11.1F Statements of responsibility

MDM: CONVENCIONES FONDOS FOTOGRÁFICOS DOCUMENTOS DE FE PÚBLICA DOCUMENTACIÓN JUDICIAL (PARTES I Y II) PROYECTOS DE ARQUITECTURA, OBRAS PÚBLICAS Y RESTAURACIÓN.

DESCRIPCIÓN DE PRODUCTORES Y CREACIÓN DE REGISTROS DE AUTORIDADES.

LA REPRESENTACIÓN DE LOS PRODUCTORES ISAAR(CPF), DACS, ODA, MDM, ARANOR Productor Persona Institución Familia ISAAR(CPF) ISAAR(CPF)

NORMAS PARA DESCRIBIR LA ENTIDAD PRODUCTOR ISAAR(CPF) DACS ODA MDM ARANOR

PRODUCTOR

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

ISAAR (CPF): FINALIDAD Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a instituciones, personas y familias Norma creada para “elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos”.

Registro de autoridad (Authority record) “Forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados” ISAAR (CPF) .

¿ Cuándo existen varios puntos de accesos normalizados , qué operación se está realizando. ?

CONTROL DE AUTORIDADES (Authority control) “Control de los términos normalizados, que comprende los nombres (de personas, entidades o lugares geográficos) utilizados como puntos de acceso.” ISAAR (CPF)

Sistema de autoridades Interacción entre el fichero de autoridades y el fichero de descripciones.

ESTRUCTURA DE DATOS PARA LA CREACION DE REGISTORS DE AUTORIDAD.

ELEMENTOS PARA REPRESENTAR PRODUCTORES 1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Formas normalizadas del nombres según otras reglas 1.5 Otras formas del nombre 1.6 Identificadores para instituciones 2. Área de descripción 2.1 Fechas de existencia 2.2 Historia 2.3 Lugar(es) 2.4 Estatuto jurídico 2.5 Funciones, ocupaciones y actividades 2.6 Atribución(es/Fuente(s) legal(es) 2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía(s) 2.8 Contexto general 3. Área de relaciones 3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas 3.2 Naturaleza de la relación 3.3 Descripción de la relación 3.4 Fechas de la relación 4. Área de control 4.1 Identificador del registro de autoridad 4.2 Identificador(es) de la institución 4.3 Reglas y/o convenciones 4.4 Estado de elaboración 4.5 Nivel de detalle 4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 4.7 Lengua(s) y escritura(s) 4.8 Fuentes 4.9 Notas de mantenimiento

ELEMENTOS PARA DESCRIBIR PRODUCTORES Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos. Identificadores o códigos Título de los recursos relacionados Tipos de recursos relacionados (fondo, colección, monografía, articulo) Naturaleza de las relaciones (productor, autor) Fechas de los recursos relacionados

Fuente: Subirección General de los Archivos Estatales. Archivo General de Simancas. España. 2003. Cit. En: ISAAR(CPF). 2ª ed.

ELEMENTOS OBLIGATORIOS 1. Área de identificación 1.1 Tipo de entidad 1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Formas normalizadas del nombres según otras reglas 1.5 Otras formas del nombre 1.6 Identificadores para instituciones 2. Área de descripción 2.1 Fechas de existencia 2.2 Historia 2.3 Lugar(es) 2.4 Estatuto jurídico 2.5 Funciones, ocupaciones y actividades 2.6 Atribución(es/Fuente(s) legal(es) 2.7 Estructura(s) interna(s)/Genealogía(s) 2.8 Contexto general 3. Área de relaciones 3.1 Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas 3.2 Naturaleza de la relación 3.3 Descripción de la relación 3.4 Fechas de la relación 4. Área de control 4.1 Identificador del registro de autoridad 4.2 Identificador(es) de la institución 4.3 Reglas y/o convenciones 4.4 Estado de elaboración 4.5 Nivel de detalle 4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 4.7 Lengua(s) y escritura(s) 4.8 Fuentes 4.9 Notas de mantenimiento

1.1 Tipo de entidad Objetivo: Indicar si la entidad que se está describiendo es una institución, una persona o una familia Regla: Indicar el tipo de entidad (institución, persona o familia) que se está describiendo en el registro de autoridad”.

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre Objetivo: Crear un punto de acceso normalizado que identifique de manera unívoca a una institución, persona o familia. Regla: Registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se está describiendo, siguiendo las normas o convenciones nacionales o internacionales que haya utilizado el servicio de archivos responsable del registro de autoridad. Utilizar todos los calificadores necesarios – fechas, lugar, jurisdicción, ocupación, epíteto, etc.- para distinguir la forma autorizada del nombre de los de otras entidades que tengan nombres similares. Este elemento presenta un problema terminológico. En la versión española de la Norma se ha traducido la expresión “authority entry” como “entrada autorizada”. En el ámbito de la biblioteconomía se utiliza la expresión “entrada de autoridad” o “encabezamiento de autoridad”. También es posible usar la expresión “punto de acceso de autoridad”.

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad Forma(s) autorizada(s) del nombre Forma normalizada de un punto de acceso. Es preciso: 1. Elegir un nombre entre todos los posibles 2. Normalizar la forma del nombre elegido Para la normalización es necesario: 1. Utilizar unas reglas o normas 2. Usar varias fuentes de información 3. Controlar las sinonimias 4. Controlar las homonimias

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad Reglas o normas Describing Archives: A content standard. Chicago: Society of American Archivists, 2004 (DACS) Manual de descripción mulltinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales de descripción archivística. Valladolid: Junta de Castilla y León, 2006. Norma para la elaboración de los puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materia en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2010. Orientações para a descrição arquivística. 2ª. ver. Lisboa: Direcção Geral de Arquivos, 2007. Règles pour la Description des Documents d’Archives. Version revisée Ottawa: Bureau Canadien des Archivistes, 2008. Reglas de catalogación angloamericanas. 2ª ed. rev. 2002, act. 2003. Bogotá, D.C.: Rojas Eberhard editores Ltda, 2004. Reglas de catalogación. Madrid: Ministerio de Cultura. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, 2007. Rules for the construction of personal, place and corporate names. London: NCA, 1997.

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad Fuentes de información Documentos de la unidad de descripción Fichero de autoridades del servicio de archivos Instrumentos de descripción redactados de acuerdo a las normas Listas o ficheros de autoridades elaborados por otros organismos Obras publicadas de una persona Documentación informativa publicada de carácter institucional Estudios monográficos relativos a una persona, institución o familia Obras de referencia de carácter general 1. Documentos de la unidad de descripción. En el caso de nombres de entidades es fundamental la consulta de la legislación, estatutos o cualquier otro documento de carácter constitutivo o fundacional del mismo tipo. 4. Listas o ficheros de autoridades elaborados por otros organismos. La Biblioteca Nacional comenzó a elaborar en 1985 un fichero manual de nombres y de títulos. El cual fue incorporado en 1988 a una base de datos automatizada, que recoge aproximadamente 30.000 registros de autoridad. Existe una versión en cd rom: Autoridades de la Biblioteca Nacional. 6. Documentos de carácter institucional tales como guías, directorios, memorias de actividades, etc. 7. En el caso de las entidades, una fuente importante son los organigramas de estructuración.

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad Control de sinonimias: Nombres de instituciones Instituciones con varios nombres (Ayuntamiento de Gijón, Exc. Ayuntamiento de Gijón, Príncipe de Asturias o Su Alteza Real Príncipe de Asturias. Instituciones que cambian de denominación Instituciones diferentes que se unen, se separan. Nombres de personas Personas con varios nombres Personas que cambian de nombre Nombres de familias Familias con varios nombres (apellidos, títulos de nobleza...)

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad Calificador “Información que se añade a un elemento de descripción y que ayuda a la identificación, comprensión y/o utilización del registro de autoridad” ISAAR(CPF)

Requisitos para la normalización de la entrada de autoridad INSTITUCIONES PERSONAS FAMILIAS Nombre geográfico (sede, área jurisdiccional....) Fechas Número de identificación Tipo de entidad Otros calificadores Fechas de nacimiento y muerte Forma desarrollada del nombre Siglas de órdenes religiosas Profesión o cargo Otros calificadores Fechas Formas desarrolladas De nombres. Lugares

1.5 Otras formas del nombre Objetivo: Registrar cualquier nombre(s) existente(s) de la institución, persona o familia, que no se haya mencionado en ningún otro lugar del Área de Identificación”. Regla: “Registrar otros nombres por los que puede ser conocida la entidad”. Este elemento presenta un problema terminológico. En la versión española de la Norma se ha traducido la expresión “authority entry” como “entrada autorizada”. En el ámbito de la biblioteconomía se utiliza la expresión “entrada de autoridad” o “encabezamiento de autoridad”. También es posible usar la expresión “punto de acceso de autoridad”.

“a) otras formas del mismo nombre, por ejemplo, acrónimos. b) Otros nombres de instituciones, por ejemplo, los cambios sufridos por el nombre a través del tiempo con sus correspondientes fechas c) Otros nombres de personas o familias, por ejemplo, cambios sufridos por el nombre a través del tiempo, con sus correspondientes fechas, como los pseudónimos, nombres de soltera, etc.; d) Nombres y títulos que preceden o siguen al nombre de personas y familias, por ejemplo, títulos nobiliarios o títulos honoríficos ostentados por una persona o familia”. Este elemento presenta un problema terminológico. En la versión española de la Norma se ha traducido la expresión “authority entry” como “entrada autorizada”. En el ámbito de la biblioteconomía se utiliza la expresión “entrada de autoridad” o “encabezamiento de autoridad”. También es posible usar la expresión “punto de acceso de autoridad”.

REPRESENTACIÓN DE FUNCIONES E INSTITUCIONES CUSTODIADORAS DE DOCUMENTOS.

NORMA PUBLICADA PARA DESCRIBIR LA ENTIDAD FUNCIÓN ISDF NORMA INTERNACIONAL PARA LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

ISDF: FINALIDAD Norma creada como guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y conservación de documentos. La descripción de funciones explica la procedencia de los documentos y ayudan a situar firmemente a los documentos en su contexto de producción y utilización.

de herramienta para la recuperación y análisis de los documentos ISDF: FINALIDAD El análisis de las funciones de las instituciones es importante para la gestión de documentos. Las funciones son más estables que las estructuras administrativas. Por tanto, las funciones sirven: de herramienta para la recuperación y análisis de los documentos

Las descripciones de funciones pueden usarse: ISDF: FINALIDAD Las descripciones de funciones pueden usarse: para describir funciones como entidades dentro de un sistema de descripción archivística, para controlar la creación y utilización de puntos de acceso en las descripciones archivísticas, para documentar las relaciones entre diferentes funciones, entre dichas funciones y las instituciones que las llevaron a cabo, así como entre tales funciones y los documentos que originaron.

ISDF: FINALIDAD Las descripciones de funciones están destinadas a complementar las descripciones de documentos elaboradas de acuerdo con la ISAD(G) y los registros de autoridad creados de acuerdo con la ISAAR(CPF).

ELEMENTOS PARA REPRESENTAR FUNCIONES 4. Área de control 4.1 Identificador de la descripción de la función 4.2 Identificador(es) de la institución 4.3 Reglas y/o convenciones 4.4 Estado de elaboración 4.5 Nivel de detalle 4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 4.7 Lengua(s) y escritura(s) 4.8 Fuentes 4.9 Notas de mantenimiento 5. Vinculación de las funciones con documentos de archivo y otros recursos 5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada. 5.2 Naturaleza de la relación 5.3 Fechas de la relación 1. Área de identificación 1.1 Tipo 1.2 Forma autorizada del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Otras formas del nombre 1.5 Identificadores para instituciones 2. Área de descripción 2.1 Fechas 2.2 Descripción 2.3 Historia 2.4 Legislación 3. Área de relaciones 3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores de la función relacionada 3.2 Tipo 3.3 Categoría de la relación 3.4 Descripción de la relación 3.5 Fechas de la relación

ELEMENTOS OBLIGATORIOS PARA REPRESENTAR FUNCIONES 4. Área de control 4.1 Identificador de la descripción de la función 4.2 Identificador(es) de la institución 4.3 Reglas y/o convenciones 4.4 Estado de elaboración 4.5 Nivel de detalle 4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 4.7 Lengua(s) y escritura(s) 4.8 Fuentes 4.9 Notas de mantenimiento 5. Vinculación de las funciones con documentos de archivo y otros recursos 5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada. 5.2 Naturaleza de la relación 5.3 Fechas de la relación 1. Área de identificación 1.1 Tipo 1.2 Forma autorizada del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Otras formas del nombre 1.5 Identificadores para instituciones 2. Área de descripción 2.1 Fechas 2.2 Descripción 2.3 Historia 2.4 Legislación 3. Área de relaciones 3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores de la función relacionada 3.2 Tipo 3.3 Categoría de la relación 3.4 Descripción de la relación 3.5 Fechas de la relación

NORMA PARA REPRESNETAR LAS INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS

NORMA PUBLICADA PARA DESCRIBIR ENTIDADES QUE CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS ISIAH NORMA INTERNACIONAL PARA LAS INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN RECURSOS ARCHIVÍSTICOS

ISIAH: FINALIDAD La información relativa a instituciones que custodian los recursos archivísticos, descritos en los sistemas de descripción archivística, es esencial para el acceso de los usuarios a los documentos de archivo. Esta norma proporciona las reglas necesarias para elaborar la descripción normalizada de las instituciones que tienen la custodia de los recursos archivísticos.

ISIAH: FINALIDAD La norma ofrece orientación práctica a los usuarios sobre la forma de identificar la institución archivística, cómo establecer contacto con ella, qué condiciones y restricción en el acceso se aplican y qué servicios están disponibles. Esta norma ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones archivísticas con la descripción de los documentos que éstas custodian y con sus productores.

ELEMENTOS PARA REPRESENTAR INSTITUCIONES DE CUSTODIA 1. Área de identificación 1.1 Identificador 1.2 Forma autorizada del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Otras formas del nombre 1.5 Tipo 2. Área de contacto 2.1 Dirección 2.2 Teléfono, Fax, mail 2.3 Dirección de internet 2.4 Personal responsable 3. Área de descripción 3.1 Contexto cultural y geográfico 3.2 Historia 3.3 Estructura administrativa 3.4 Política de ingreso 3.5 Edificio 3.6 Fondos custodiados 3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones 3.8 Horario de Apertura 3.9 Condiciones y requisitos para el acceso 3.10 Acceso para discapacitados 3.11 Modo de acceso y transporte 4. Área de servicios 4.1 Servicios de ayuda a la investigación 4.2 Servicios de reproducción 4.3 Facilidades para el público 5. Área de control 5.1 Identificador de la descripción 5.2 Identificador de la institución 5.3 Reglas y/o convenciones 5.4 Estado de elaboración 5.5 Nivel de detalle 5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 5.7 Lengua(s) y escritura(s) 5.8 Fuentes 5.9 Notas de mantenimiento 6. Vinculación de las instituciones con documentos de archivo y sus productores 5.1 Títulos e identificadores de los recursos archivísticos relacionados 5.2 Descripción de la relación 5.3 Fechas de la relación

ELEMENTOS OBLIGATORIOS PARA REPRESENTAR INSTITUCIONES DE CUSTODIA 1. Área de identificación 1.1 Identificador 1.2 Forma autorizada del nombre 1.3 Formas paralelas del nombre 1.4 Otras formas del nombre 1.5 Tipo 2. Área de contacto 2.1 Dirección 2.2 Teléfono, Fax, mail 2.3 Dirección de internet 2.4 Personal responsable 3. Área de descripción 3.1 Contexto cultural y geográfico 3.2 Historia 3.3 Estructura administrativa 3.4 Política de ingreso 3.5 Edificio 3.6 Fondos custodiados 3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones 3.8 Horario de Apertura 3.9 Condiciones y requisitos para el acceso 3.10 Acceso para discapacitados 3.11 Modo de acceso y transporte 4. Área de servicios 4.1 Servicios de ayuda a la investigación 4.2 Servicios de reproducción 5. Área de control 5.1 Identificador de la descripción 5.2 Identificador de la institución 5.3 Reglas y/o convenciones 5.4 Estado de elaboración 5.5 Nivel de detalle 5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación 5.7 Lengua(s) y escritura(s) 5.8 Fuentes 5.9 Notas de mantenimiento 6. Vinculación de las instituciones con documentos de archivo y sus productores 5.1 Títulos e identificadores de los recursos archivísticos relacionados 5.2 Descripción de la relación 5.3 Fechas de la relación

Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação NUEVOS CÁNONES PARA LA REPRESNETACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS CONTEXTOS POST-CUSTODIALES PROF. DRA. DUNIA LLANES PADRÓN PROF. DRA MARIA JOSÉ VICENTINE LLORENTE MARILIA, SP, AGOSTO , 2015