Dirección Financiera Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Informes y Conceptos Básicos Informe diario de recaudo: relación que genera el sistema a través del Conformador, sea Folio o SIR. Boletín diario de caja: relación diaria de ingresos, con sus respectivos soportes (incluye saldos bancarios). Cuadro de ingresos mensual: resumen de los dineros recaudados. Cuenta producto: Cuenta Bancaria. Cuenta gastos: Cuenta corriente. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Mediante Resolución No.4346 del 02 de mayo de 2013. Los ingresos corresponden al producto generado por la venta de servicios de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Dichos recursos deberán ser depositados en la cuenta producto. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Libro Bancos (Cuenta Producto) Debito: consignaciones. Créditos: Ttraslados a la cuenta del NC. Todos los movimientos se deben reflejar en el Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF Nación). Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

CONTROL DE LOS INGRESOS Resolución No.4346 del 02 de mayo de 2013 Controlar el recaudo de los recursos. Velar porque dichos ingresos se custodien y manejen de forma adecuada. Controlar, revisar y verificar los ingresos contra el boletín diario de caja, comprobando que los recaudos correspondan al valor de los recibos oficiales expedidos por el servicio prestado durante el día. REGISTRADOR DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS Y AL COORDINADOR DE GRUPO ADMINISTRATIVO Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

PAGOS BENEFICIARIO FINAL Abono a cuenta bancaria previamente registrada y validada en el mismo. Traslado de Fondos Resolución No.4346 del 02 de mayo de 2013 Los denominadas “Cuentas Producto", podrán ser transferidos, una vez por semana, para atender el Programa Anual Mensualizado de Caja y flujo de efectivo de la entidad.  La Dirección Financiera podrá gestionar una vez por semana, el traslado de los dineros de las cuentas bancarias "Producto" de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, a través de la plataforma virtual del banco. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

RESPONSABILIDAD REGISTRADOR DE INSTRUMENTOS PUBLICOS. efectuar el traslado mensual de fondos a la Superintendencia de Notariado y Registro. Informar cualquier movimiento de fondos diferente a los autorizados por la SNR en la cuenta producto. Dentro de los cinco (5) primeros días calendario de cada mes, enviar reporte de ingresos recaudados. REGISTRADOR DE INSTRUMENTOS PUBLICOS. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Devoluciones Resolución No.4907 del 30 de junio de 2009, Capitulo III Articulo 10, por la cual se reglamenta la Devolución de dineros cobrados por exceso. La Oficina de Registro Seccional o Principal radica la solicitud al usuario que legalmente acredite el pago o su apoderado representante legal debidamente acreditado. Se analiza la documentación presentada con todos los soportes y copia del acto administrativo contentivo de las razones de orden legal en que se fundamenta la negativa de registro cuando a ello haya lugar. El Registrador ordenará la devolución y el pago del dinero mediante resolución motivada que contendrá las razones de hecho y de derecho que la fundamentan. Las Oficinas Seccionales, remitirán la documentación a la Oficina Principal, para la elaboración de la Cadena Presupuestal. La Oficina Principal, igualmente realizara el trámite de las presentadas en su propia Oficina. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Devoluciones 5. Registrador enviará la solicitud, la relación y copia de la resolución motivada, al Grupo de Tesorería - Dirección Financiera, con el fin de que se le sitúe en la cuenta gastos los dineros correspondientes. 6. Recibidos los documento por parte del Grupo de Tesorería, se envían A Contabilidad para la elaboración de las CxP y Acreedores. Seguidamente Tesorería elabora las Ordenes de Pago no Presupuestales y se remiten al funcionario correspondiente para el respectivo endoso. Nuevamente regresan a Tesorería para finalmente elaborar la Orden Bancaria y posterior giro de los recursos. 7. Recibidos los recursos, la Oficina de Registro termina la cadena presupuestal y cancela los dineros al usuario. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Servicios Públicos Memorando No.153 del 24 de abril de 2012 Enviar la solicitud de los pagos de servicios públicos a Tesorería. Enviar la factura y el archivo en Excel llamado bitácora. Este archivo debe permitir identificar la solicitud de la Oficina de Registro, el tercero beneficiario del pago, valor, medio de pago que usa (ACH, cheque de gerencia, traspaso a pagaduría. Memorando No.153 del 24 de abril de 2012 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Servicios Públicos Memorando No.153 del 24 de abril de 2012 Los soportes deben ser enviados con un mínimo de tres (3) días de anticipación al pago oportuno del servicio público, tiempo que requiere la tesorería para realizar el proceso de verificación y pago del servicio. Documento que llegue extemporáneo no se tramitara. Memorando No.153 del 24 de abril de 2012 Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Servicios Públicos Cuando la Oficina de registro realice los pagos con cheque electrónico, esta debe confirmar con la empresa el nombre para la elaboración del cheque, ya que el tercero puede ser diferente al que esta creado en SIIF. Las Oficinas que tengan la cuenta bancaria de la empresa de servicios públicos deben tener presente las instrucciones dadas en el Memorando 136 del 10 de abril de 2012, para que la cadena llegue con la cuenta al beneficiario final El medio de pago seleccionado por la Oficina de Registro en el inicio de la cadena presupuestal no podrá ser modificado por la Oficina y tampoco por el Nivel Central Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

Impuestos Grupo de Tesorería de la SNR, es responsable del pago de los impuestos tanto del Nivel Central como de las Oficinas de registro y seccionales con Nit Unificado. Aquellas Oficinas de Registro que aún no han unificado el Nit, es responsabilidad del Registrador de Instrumentos Públicos el pago de los Impuestos. Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Las Oficinas de registro deben gestionar en los 5 primeros días de cada mes la elaboración de las Órdenes de pago no presupuestales para el pago de las Retenciones en la fuente, Retenciones de Ica, y Estampillas de las oficinas de registro y seccionales. Elaborar la correspondiente bitácora. Informar correctamente el código de la oficina a donde se van a reclamar los cheques. PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Las oficinas que no poseen Bancolombia donde puedan reclamar los cheques deben elaborar las Órdenes de pago: Abono en cuenta -con traspaso pagaduría a la cuenta de Gastos para que así mismo tramiten los pagos correspondientes. Elaborar las Orden de pago presupuestales y no presupuestales que nos afecten la bolsa de deducciones se seleccione el Beneficiario correcto. PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Tener en cuenta el calendario tributario para el pago de los impuestos Municipales, Distritales y Departamentales y generar las ordenes para el pago como mínimo con 4 días de anticipación al vencimiento. PAGO DE IMPUESTOS- OFICINAS DE REGISTRO Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co

PRESUPUESTO Apropiación recursos para Oficinas de Registro Los recursos se asignan mediante Resolución los cuales deben ser comprometidos de acuerdo con el objeto de gasto especificado . La solicitud la deben hacer mediante formato A Retiro de apropiación (60 días después de asignada) La apropiación asignada debe ejecutarse durante la vigencia (no se debe inducir a reservas presupuestales) Registro en SIIF Nación II Las Oficinas de Registro Principales, tramitarán y registraran toda la información financiera de las Oficinas de Registro Seccionales de su círculo. Las Oficinas de registro Seccionales, con el fin de gestionar el pago de: servicios públicos y de más gastos, deben enviar a las Principales, las solicitudes con los documentos soportes (facturas, contratos, etc.) a las Oficinas de Registro Principales para que inicien la cadena presupuestal (Solicitud de CDP, CDP, COMPROMISO, CUENTA POR PAGAR , OBLIGACION Y PAGO) para ser registrados en SIIF. El archivo que deben llevar las Oficinas de Registro será el siguiente: Solicitudes que envían al Nivel Central para su trámite (Formatos A). Carpetas con los documentos generados en la cadena presupuestal que elabora la Oficina Principal en SIIF NACION II Ordenes de Pago con sus respectivos soportes. Ejecuciones presupuestales que genera SIIF NACION II Libros presupuestales de control de apropiaciones y control de pagos en Excel, documentos que deben enviar las Oficinas de Registro Principales a todas sus seccionales.

Muchísimas Gracias Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21 Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co Email: correspondencia@supernotariado.gov.co