EL PROCESO CONTABLE GENERAL El proceso contable general, o ciclo contable anual, es el conjunto ordenado de tareas desarrolladas por el contable a lo largo de un ejercicio. El objetivo del Proceso Contable es que la información contable refleje una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa: que cada elemento patrimonial se encuentre correctamente valorado. La correcta valoración de los EP se consigue aplicando los PRINCIPIOS CONTABLES (normas básicas que buscan la imagen fiel) y las NORMAS DE VALORACIÓN (aplicación de los PC a elementos patrimoniales concretos). Algunas operaciones del PC vienen “directamente inducidas” por hechos económicos muy obvios como compras, ventas, cobros y pagos. Otras se deben a la aplicación de principios contables a hechos económicos menos obvios. Es el caso de las amortizaciones, periodificaciones, etc. O a razones técnicas como los traspasos a resultados. De aquí la importancia de conocer en detalle el proceso contable general.

FASES DEL PROCESO CONTABLE INVENTARIO FÍSICO FASES DEL PROCESO CONTABLE EMPRESA (PATRIMONIO) Control DECISOR EXTERNO ESTADO DE RESULTADOS ASIENTOS LIBRO DIARIO CUENTAS LIBRO MAYOR HECHO CONTABLE BALANCE TRASPASO DE SALDOS DE INGRESOS Y GASTOS A PY G Al asiento de apertura del próximo ejercicio Del asiento de cierre del ejercicio anterior ASIENTO DE APERTURA ASIENTO DE CIERRE Identificación, Valoración y Registro de los hechos contables del ejercicio. Antes de elaborar los estados contables: Los saldos de las cuentas deben representar adecuadamente el valor de los Elementos patrimoniales = diferentes actividades (periodificación, amortización…) Después: Asientos por los que se saldan las cuentas

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: la fase de registro La fase de registro ocupa prácticamente la totalidad del ejercicio, consiste principalmente en: Identificar, valorar y registrar los hechos contables originados en las transacciones con el exterior al recibir o remitir los documentos acreditativos de las transacciones (normalmente facturas). Este comportamiento establece un criterio claro sobre el momento en el que deben efectuarse las anotaciones y hace que éstas se registren cuando se disponen de los datos necesarios aunque nos obliga a realizar “ajustes de devengo” como la periodificación Identificar, valorar y registrar las pérdidas ocasionadas por circunstancias extraordinarias (accidentes, robos, catástrofes). Elaborar periódicamente el balance de comprobación o de sumas y saldos.

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: El cierre del ejercicio Durante el cierre del ejercicio se efectúan una serie de actividades encaminadas a elaborar el estado de resultados y el balance y a cerrar la contabilidad. a) Reconocimiento de operaciones no formalizadas b) Periodificación de ingresos y gastos c) Clasificación correcta (p.e. traspasos de deudas de L/p a C/P) d) Adecuación de saldos (ajuste de existencias iniciales/ finales) e) Correcciones valorativas: amortizaciones, deterioros, otras (valor razonable, coste amortizado) f) Elaboración del estado de resultados g) Traspaso de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a pérdidas y ganancias. h) Elaboración del balance i) Cierre de los libros contables

EMPRESA Bienes/ servicios: corriente real Bienes/ servicios: REGISTRO DE GASTOS E INGRESOS: EL PRINCIPIO DEL DEVENGO Y LA PERIODIFICACIÓN Bienes/ servicios: corriente real Bienes/ servicios: corriente real EMPRESA PAGOS: corriente financiera COBROS: corriente financiera EL REGISTRO CONTABLE DE GASTOS E INGRESOS SE PRODUCE DE ACUERDO CON LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) CON INDEPENDENCIA DE LA CORRIENTE FINANCIERA ASOCIADA (PAGO/COBRO)

EMPRESA EJEMPLO PAGOS: corriente financiera 01/01/01 REGISTRO EL GASTO 05/01/01 REGISTRO EL INGRESO 01/01/01 CONSUMO EL GASOIL A CREDITO 05/01/01 VENDO PASAJES A CREDITO Consumo de Bienes/ servicios: corriente real: Venta de Bienes o prestación de servicios: corriente real EMPRESA PAGOS: corriente financiera COBROS: corriente financiera 31/01/01 PAGO EL GASOIL 27/01/01 COBRO LOS PASAJES

Vamos a analizar algunas situaciones relacionadas con el principio de devengo que se pueden producir AL FINAL DEL EJERCICIO 31/12. FIN DE EJERCICIO AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE FINANCIERA (FACTURA/ COBRO/ PAGO) AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) CONSUMO en el EJERCICIO 2 COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio) LO PRESTO en el EJERCICIO 2 SON HECHOS CONTABLES Y DEBO REGISTRARLOS EL EJ1 PERO EL GASTO O INGRESO CORRESPONDEN AL EJ2 Puede que la empresa sin haber prestado cierto servicio lo cobre; o que, sin haber consumido determinada prestación, la pague.

CONTABLEMENTE ENTONCES: 1.- DEBEREMOS REGISTRAR LA FACTURA, EL COBRO O EL PAGO EN EL EJERCICIO 1 PORQUE SON HECHOS CONTABLES QUE ALTERAN EL PATRIMONIO 2.- DEBEREMOS TRASLADAR EL GASTO O INGRESO AL EJERCICIO 2 QUE ES DONDE SE DEVENGAN 3.- PARA ELLO UTILIZAREMOS CUENTAS de PERIODIFICACIÓN 3.1) Una que expresa ingresos no devengados cuyos importes han sido recibidos/facturados. Es una cuenta de pasivo, al representar la obligación que tiene la empresa de prestar en un futuro ciertos servicios que ya ha cobrado o facturado. 3.2) Una que refleja gastos no devengados cuyas cuantías han sido satisfechas, indica el derecho que tiene la organización de consumir ciertos servicios por los que ya ha pagado o que le han sido facturados, por lo que forma parte del activo.

PERIODIFICACIÓN DE GASTOS PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) CONSUMO en el EJERCICIO 2 100 Arrendamientos (gasto) a Tesorería (o acreed. x ptac. de serv) 100 Gastos Anticipados Arrendamientos 100 Gastos Anticipados (Activo) a Arrendamientos 100 100 100 100 Gastos Anticipados Arrendamientos 100 Arrendamientos a Gastos Anticipados (Activo) 100 100 100 100

PERIODIFICACIÓN DE INGRESOS COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio) LO PRESTO en el EJERCICIO 2 100 Tesorería (o Clientes) a Ingreso x prest. de servicios 100 Ing. X prest.Servicios Ingresos Anticipados 100 Ingreso x Prest. de servicios a Ingresos Anticipados (pasivo) 100 100 100 100 Ing. X prest.Servicios Ingresos Anticipados 100 Ingresos Anticipados (pasivo) a Ingreso x Prest. de servicios 100 100 100 100

PERIODIFICACIÓN DE INGRESOS Y GASTOS ALGUNAS PRECISIONES: En ocasiones alguno de los gastos e ingresos facturados y/o pagados/ cobrados en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente. La periodificación se realizará por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio siguiente). Si periodificamos intereses utilizamos cuentas específicas denominadas: a) Intereses pagados por anticipado. Es una cuenta de activo que representa los intereses, pagados durante el ejercicio, que se devengarán en un ejercicio posterior. b) Intereses cobrados por anticipado. Es una cuenta de pasivo ajeno que representa los intereses, cobrados durante el ejercicio, que se devengarán en un ejercicio posterior. La periodificación requiere un seguimiento a partir de datos extracontables que nos permita determinar periodos de devengo y compararlos con compras y pagos

RECONOCIMIENTO DE OPERACIONES NO FORMALIZADAS   Es práctica habitual que los hechos contables se registren al recibir o emitir los documentos acreditativos de las transacciones. Las facturas se formalizan normalmente varios días después de realizar las compras, ventas o prestaciones de servicios, el reconocimiento contable de activos, pasivos ajenos, ingresos y gastos suele demorarse. Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en el ejercicio, la empresa deberá asentar las operaciones no formalizadas, es decir, aquellas realizadas en los días inmediatamente anteriores al cierre del ejercicio y de las que no se ha recibido o emitido factura u otro documento acreditativo similar.

La situación ahora es la siguiente 31/12. FIN DE EJERCICIO AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) AQUÍ ESTÁ LA CORRIENTE FINANCIERA CONSUMO en el EJERCICIO 1 ME FACTURAN en el EJ. 2 PRESTO el servicio en el EJERCICIO 1 LO FACTURO en el EJ. 2 EL GASTO O INGRESO CORRESPONDEN AL EJ1 ESTOS HECHOS CONTABLES DEBO REGISTRARLOS EL EJ2 Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en el ejercicio es necesario registrar antes del cierre estas operaciones (ej.1)

GASTOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS CONSUMO en el EJERCICIO 1 (alquiler) FACTURA en el EJERCICIO 2 100 Arrendamientos (gasto) a Acreed. x ptac. de servicios facturas Ptes (pasivo) 100 Acreedores x Prestac. Serv Acreedores x Prestac. Serv FP Acreedores x Prestac. Serv FP 100 100 100 Arrendamientos 100 100 100 Acreedores por prest. de servicios a acreedores por prestación de serv 100 A Pérdidas y Ganancias

INGRESOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS PRESTO EL SERVICIO EL EJ.1 LO FACTURO en el EJERCICIO 2 100 Clientes facturas pendientes de emitir (activo) a Ingreso x prest. de servicios 100 Clientes Facturas Ptes Clientes Ing. X prest.Servicios Clientes Facturas Ptes. 100 100 100 100 100 100 Clientes a Clientes facturas ptes. emitir 100 A Pérdidas y Ganancias

ALGUNAS PRECISIONES: En ciertas ocasiones algunos gastos e ingresos pendientes de facturar en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente. Por ejemplo. Si pago el alquiler de mis oficinas cada tres meses y el trimestre diciembre/enero/febrero lo pago a finales de febrero. El ajuste se realizará por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio actual) En el ejemplo 1/3 del gasto se devenga en diciembre y 2/3 en el ejercicio siguiente Por ejemplo si facturo un servicio cada dos meses y la factura correspondiente a diciembre/enero la emito en enero, ½ del ingreso se devenga en diciembre y ½ en el ejercicio siguiente. Si periodificamos intereses utilizamos cuentas específicas denominadas a) Intereses a corto plazo de deudas. Cuenta de pasivo ajeno representativa de deudas por intereses en contra devengados y no pagados. b) Intereses a corto plazo de inversiones financieras. Cuenta de activo representativa de derechos por intereses a favor devengados y no cobrados.