Coordinación de desarrollo SENSOR PMD – Refinería de Cartagena Contingencia para procesos no configurados totalmente a la entrada en vivo (enero 01 de 2007) Coordinación de desarrollo SENSOR Noviembre 2006

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia Estrategia de implementación Creación de una sociedad financiera independiente con aplicación de reglas presupuéstales y de derecho privadas. SAP R/3 ECOPETROL S.A. Manejo independiente en: Finanzas, Costos, presupuesto, Logística, Contratación, Operación Volumétrico Contrato de mandato- Refinería de Cartagena GRC DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia Riesgo de implementación En razón a los plazos tan cortos para realizar la implementación del ERP, la Dirección Corporativa de Informática ha exigido a la firma de consultoría un plan de contingencia para cubrir la operación durante un periodo de tiempo prudencial. Se han establecidos transacciones críticas que deben estar cubiertas por este plan para la entrada en productivo a enero 1° de 2007: Ventas de Refinados propiedad de Mandante. Carga de crudo para la dieta de la refinería Compra de gas para operación de las plantas Procesos de contratación y compras Manejo de inventario de partes y repuestos. DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia Juego de inventarios Materia Prima SAP R/3 Finanzas Base de datos local Ventas Registros manuales Base de datos local POC Contratación ELLIPSE Partes y repuestos Base de datos local DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia OBJETIVO GENERAL Asegurar las operación y el mantenimiento de la Refinería de Cartagena en las primeras semanas del año 2007. (Este plan solo podrá operar hasta el mes de febrero, por efectos del desplazamiento del periodo logístico y el cierre de bimestre) DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia OBJETIVOS ESPECIFICOS Generar los documentos requeridos para las operaciones con clientes: Facturas de Ventas Guías de transporte Registrar las operaciones de carga de crudo para la dieta de la refinería y el gas para la operación de las plantas. Conservar los registros de volúmenes y valores para calcular mediante “juego de inventarios” los siguientes puntos: Inventario de materia prima. Inventario de producto en proceso Inventario de producto terminado Mantener los registros de movimientos de bodega de partes y repuestos. Conservar los documentos fuente que originan las operaciones logísticas de la refinería de Cartagena. Soportar los impuestos generados en las operaciones de la refinería de Cartagena. Registro manual en los módulos financieros de las operaciones logísticas y volumétricas. Mitigar el impacto para clientes y proveedores. DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia PREMISAS Los módulos GL, PSM, CO, AR y AP del ERP deben estar configurados en la línea base y probados por el equipo de proyecto antes del 20 de diciembre de 2006. Se desarrollaran hojas e calculo (Excel) o paquetes en Access para registrar las transacciones y generar los documentos soporte. Los “paquetes de contingencia” serán entregados, en el mes de diciembre, a los usuarios de cada funcionalidad mediante acta. El usuario será capacitado en esa fecha y se le entregara un manual o guia de funcionamiento. Los documentos que se generen desde estos “paquetes” deben mantener las mismas caracteristicas, numeración y textos de los generados por SAP para cada funcionalidad. La información será almacenada en bases de datos para su posterior consulta y auditoria. La información que se procese será la suficiente para soportar y conciliar los ingresos, costos, inventarios e impuestos que luego será digitada en la contabilidad del Mandato. El archivo físico que soporta las transacciones procesadas será mantenido en Cartagena. Las operaciones volumétricas y comerciales entre las dos refinerías deben estar totalmente definidas y documentadas. DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia PLAN DE ACCION Las tareas de modelamiento y desarrollo de los “paquetes de contingencia” se iniciaran paralelamente con el cronograma para SAP y SIV. En el diseño participarán los consultores designados por SAP, un funcional encargado por el área responsable y el especialista de proceso del módulo impactado, quien indicará los datos que requiere para la futura carga en ese modulo. El desarrollo de los “paquetes de contingencia” se hara en dos frentes: Materia prima y ventas: Desarrollado por SAP Contratación y compras: Desarrollado por ECP Las cuentas transitorias utilizadas para el cargue manual serán diferentes a las utilizadas por los módulos logísticos en condiciones de normalidad. Estas cuentas deben ser definidas por UIC en el mes de diciembre de 2006 Una ves el equipo de proyecto entregue los módulos en funcionamiento, se realizará la reversión de estos documentos y se cargaran las transacciones a cada módulo. Se debe verificar la cancelación de saldos en las cuentas transitorias DCI - UDS.

PMD – Ref. Car. - Plan de contingencia RECURSOS DE ECOPETROL S.A. Los equipos asignados para el desarrollo, pruebas, documentación y entrega a la operación, se conformaran por consultores y funcionarios distintos a los del equipo del proyecto VSM=1 VRP=1 GEA=1 UIC=1 Para el registro de la información en SAP se requieren 3 digitadores Ventas = 1 Contratación, Compras de materia prima y gas = 1 Movimiento de partes y repuestos = 1 Se requiere la participación de OCI (control interno) para la verificación de los datos y la consistencia de los procedimientos Se requiere la participación de Normas y procedimientos de UIC para la definición de cuentas transitorias y la validación procedimiento transitorio. DCI - UDS.