UPRAVLJANJE PERSONALNOM TRANZICIJOM ZAPOSLENIH Prof dr Nebojša Janićijević Ekonomski fakultet Beograd

PROCES UPRAVLJANJA ORGANIZACIONIM PROMENAMA Iniciranje Dijagnoza Kreiranje vizije Planiranje promena Motivisanje za promene Upravljanje strukturom moći Sprovodjenje promena Upravljanje personalnom tranzicijom Stabilizacija promena Praćenje i kontrola promena FAZA ODMRZAVANJA FAZA POKRETA FAZA ZAMRZAVANJA

PROMENE I PERSONALNA TRANZICIJA Promene izazivaju emocionalnu reakciju u vidu stresa čak i kod onih koji ih prihvataju i čak i onda kada su pozitivne Tokom procesa promena svaki član organizacije prolazi kroz personalnu tranziciju Korisne i štetne emocionalne reakcije Agent promena mora da Prepoznaje faze i stanja personalne tranzicije Vodi proces personalne tranzicije i pruža podršku zaposlenima u tom procesu

FAZE U PROCESU PERSONALNE TRANZICIJE I Faza završavanja Razdvajanje (ljutnja, bes i očajanje) Gubitak identiteta Razočarenje II Neutralna faza Dezorijentacija Dezintegracija Otkriće III Faza novog početka

MODEL TOKA PERSONALNE TRANZICIJE Svest i šok: povišena anksioznost, panika, paraliza Odbijanje realnosti: okretanje prošlosti, izbegavanje Priznavanje, odbrana i depresija: odbijanje promena i osećaj žaljenja, uvredjenosti, ljutnje, konfuzije i povlačenja Napuštanje: simbolička “smrt” Testiranje i adaptacija: aktivni, kreativni pristup promenama, eksperimentisanje i prihvatanje promena Konsolidacija Internalizacija i potiskivanje u potsvest prihvaćenih normi

MODEL TOKA PERSONALNE TRANZICIJE Raspoloženje, energija Šok Odbijanje Priznavanje promena i depresija Napuštanje prošlosti Testiranje, adaptacija Konsolidacija Internalizacija Vreme

SPECIFIČNOSTI PERSONALNE TRANZICIJE Variranje uspona i padova energije i raspoloženja u zavisnosti od karaktera ličnosti, pozicije pojedinca i ponašanja menadžmenta i agenta promena Variranje vremena koje je potrebno za prolazak kroz pojedine faze Regresija – povratak pojedinca iz naredne u prethodnu fazu ili ostajanje u nekoj fazi

POUKE ZA MENADŽMENT PROMENA Potrebno je vreme da se ljudi prilagode promenama Ljudima će pomoći da znaju da su njihove reakcije i emocije normalne Proces tranzicije može biti kontrolisan i upravljan Vremenski zaostatak (time lag) izmedju objavljivanja promena i reakcije na njih Ljudi mogu biti u isto vreme u različitim fazama procesa lične tranzicije i da traže drugačiju reakciju menadžmenta Menadžeri prolaze kroz tranziciju pre svojih zaposlenih Proces tranzicije je neizbežan

ZADACI MENADŽMENTA I AGENTA PROMENA U PROCESU TRANZICIJE Faza šoka stvaranje klime prihvatanja promena rano uključivanje zaposlenih u donošenje odluka Izbor lica, vremena i načina objavljivanja promena Odbijanje konfrotirati zaposlene sa realnošću ali obazrivo i pažljivo Uporno davati informacije o neophodnosti promena Depresija Omogućiti iskazivanje emocija:ljutnje, konfuzije, besa Ohrabrivati zaposlene i ne dozvoliti očajanje i samosažaljenje

ZADACI MENADŽMENTA I AGENTA PROMENA U PROCESU TRANZICIJE Napuštanje kreirati šanse i izazove, postavljati cijleve i rokove Testiranje Obezbediti prostor i vreme za eksperimentisanje promovisati kreativno mišljenje dozvoliti greške stimulisati preuzimanje rizika Konsolidacija Prepoznati i nagraditi uspehe Internalizacija Razumevanje procesa promena i izvlačenje zaključaka

ZADACI UČESNIKA PROMENA Prihvatiti promene kao prirodne dati sebi pravo i priliku da se ispolje emocije i to posebno tuga, žaljenje bes uspostavi osećaj kontrole u privatnom životu Upravljati stresom preduzimati fizičku aktivnost, dobro spavati, baviti se hobijima, izlaziti sa prijateljima pribavljati informacije o promenama Ispoljavanje odgovornosti za svoje stanje tokom tranzicije

ZADACI MENADŽMENTA Posmatrati otpor promenama kao prirodnu reakciju na promene, vid samoodbrane i neizbežan deo procesa adaptacije Davanje prve pomoći Pomoći zaposlenima da prihvate svoje emocije kao prirodne Znati slušati i pružati podršku zaposlenima Stvarati sposobnosti za učenje i promene : kreirati šanse, tolerancija grešaka, nagradjivanje uspeha

OBEZBEDJENJE PARTICIPACIJE Neophodnost participacije Smanjenje otpora i opstrukcije Generisanje kreativne energije i ideja Nivoi participacije zaposlenih u promenama Nivo 1: zaposleni je senzitizovan na promene. On je upoznat i razume viziju i generalne pravce promena. Nivo 2: zaposleni je ubedjen u neophodnost promena i spreman je da participira ukoliko ga pozovu.

OBEZBEDJENJE PARTICIPACIJE Nivo 3: zaposleni je participirao povremeno u promenama ali ne traži nove šanse za participaciju. Nivo 4: zaposleni je motivisan da participira i regularno traži šansu da se uključi u proces promena. Nivo 5: zaposleni je inicijator promena, on je šampion promena Stopa participacije odnos broja aktivnih učesnika u promenama prema ukupnom broju zaposlenih Mora da raste i da u svakoj fazi dostigne kritični nivo

KRETANJE STOPE PARTICIPACIJE TOKOM PROCESA PROMENA Kreiranje i objava vizije Mobilisanje i motivisanje za promene Sprovodjenje prvog ciklusa promena i početni uspeh Sprovodjenje ostalih ciklusa promena Zavrsetak i instituciona lizacija promena Stopa participacije zaposlenih u promenama 0% 50% 100% 75% 25%

STRATEGIJE I METODI OBEZBEDJENJA PARTICIPACIJE Strategije obezbedjenja participacije Menadžment i agent promena treba da vode zaposlene bez želje da ih kontrolišu - ključni uslov za participaciju jeste autonomija Menadžment prve linije je kritična karika u stvaranju uslova za participaciju Praćenje i reagovanje na inicijative zaposlenih Tolerancija grešaka Metodi obezbedjenja participacije Timovi Komuniciranje

TRENING I SAVETOVANJE (TRAINING AND COACHING) Promene uvek traže učenje novih znanja, i veština (kompetencije) Otpor promenama je često izazvan strahom od nekompetentnosti Trening i savetovanje su dva načina da se prevazidje otpor i obezbedi sticanje novih kompetencija

POTREBE ZA TRENINGOM I SAVETOVANJEM Željena pozicija Visok Savetovanje Nivo kompetentnosti -vezane za posao - vezane za promene Trening i savetovanje Trening Nizak Slabo Dobro Prilagodjavanje ponašanja viziji i promenama

PROCES REALIZACIJE TRENINGA Analiza potrebe i planiranje treninga Identifikovanje ciljnih znanja i veština Analiza i ocena postojećih znanja i veština Analiza jaza i definisanje sadržaja treninga Identifikovanje učesnika – ciljne grupe Definisanje trajanja i metoda treninga Utvrdjivanje budžeta treninga Organizovanje i realizacija treninga Vreme i mesto treninga Izvodjači: interni vs eksterni on-the-job-training VS of-the-job-training In house training vs public training Trening učesnika vs trening trenera Treća faza jeste sprovodjenje treninga i njegova evaluacija

SAVETOVANJE (COACHING) Pružanje podrške i davanje saveta kako da se unapredi sopstveno ponašanje u cilju efikasnijeg vodjenja promena ili prilagodjavanja njima u oblastima Forma savetovanja: serija sesija trenera ili savetodavca (Coach) sa menadžerom Forma savetovanja ali slabijeg intenziteta jeste davanje povratne informacije (feedback) zaposlenima o njihovom ponašanju tokom promena

OTKRIVANJE I PREVLADAVANJE OTPORA PROMENAMA Najvažniji zadatak menadžmenta tokom promena Svesni i nesvesni otpori Racionalni i iracionalni otpori Menadžeri ne smeju pružati otpor otporu promenama Otpori postoje uvek, čak i kda su promene neizbežne Otpore prvo treba otkriti da bi bili prevladani

PRINCIPI PREVLADAVANJA OTPORA Otpori su prirodni i neizbežni te ih treba uvek očekivati. Otpori se ne pokazuju uvek eksplicitno i otvoreno. Zato ih treba pronaći. Ima mnogo izvora otpora, otpor će pokazivati i oni koji gube i oni koji dobijaju promenama. Najčešće ljudi na promene reaguju emocionalno. Ne treba reagovati logikom na emocije. Ima više načina da se savladaju otpori. Treba

VRSTE OTPORA PROMENAMA Prikriven otpor Preživeli Saboter Nesvestan otpor Svestan otpor Zombi Demonstrant Otvoren otpor

IZVORI OTPORA PROMENAMA Izvori otpora promenama mogu biti povezani sa problemom, sa situacijom ili sa sredstvima za rešavanje problema Nedostatak svesti o postojanju problema Nedostatak svesti o značaju problema Nerazumevanje rešenja Odbijanje rešenja Strah od konsekvenci rešenja problema Odbijanje sredstava za rešenje problema Nedostatak interesa za problem i njegovo rešavanje

IZVORI OTPORA PROMENAMA Izvori otpora promenama mogu biti vezani za inherentne karakteristike pojedinaca i organizacija Navika, rutina, inercija Sigurnost Strah od nepoznatog Strah od nekompetentnosti. Strah od gubitka posla, pozicije ili moći Nedovoljno informacija Povećavanje obima posla Ubedjenje da promene nisu dobre za organizaciju

IZVORI OTPORA PROMENAMA Organizacioni izvori otpora promenama Strukturalna inercija Struktura moć Organizaciona kultura

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA Strategija informisanja i indoktrinacije Pružanje neophodnih informacija zaposlenima o promenama i ubedjivanje u neophodnost i korisnost promena. Korisna kada su izvori otpora u nepoznavanju i nedostatku informacija Nedostatak: vreme Strategija obrazovanja, učenja, treninga. Pomoći zaposlenima da steknu kompetencije Primenjuje se kada je primarni izvor otpora promenama strah od nekompetentnosti. Efikasna i garantuje dugotrajne efekte Traži velike resurse i dugo vreme

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA Strategija participacije: uključivanje zaposlenih u proces promena Strategija komuniciranja: redukovanje stepena neizvesnosti kroz komuniciranje Strategija podrške i nagradjivanja napora zaposlenih da izvedu promene. Strategija kooptacije: uključivanje u proces promena onih aktera za koje se veruje da su moćni i da mogu da ugroze taj proces

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA Strategija pregovaranja i kompromisa: davanje ustupaka nekim moćnim akterima da bi se zauzvrat od njih dobila saglasnost za promene Strategija manipulacije rizična strategija promišljenog iznošenja ili prikrivanja informacija Prednost: mali troškovi i brzina efekata Nedostatak: dugoročni problemi Strategija prinude: pretnje sankcijama ukoliko se ne prihvate promene.

STRATEGIJE SAVLADAVANJA OTPORA Strategija pomaganja Strategija informisanja Kognitivna strategija Politička strategija Sadržaj Trening i obuka, emocionalna i tehnička podrška u promeni ponašanja, Pružanje informacija o potrebi promena, toku promena, progresu Ubedjivanje indoktrinacija, promena stavova Prinuda, kooptacija, manipulacija, kompromis Vreme Traži mnogo vremena, mada može da varira Traži malo vremena, mada može da varira Traži mnogo vremena Traži malo vremena Svest o potrebi promena Postoji Ne postoji Posvećenost promenama Širina promena Široke promene Široke i uske promene Uske promene Dubina promena Duboke promene Duboke i plitke promene Plitke promene Agent promena Raspolaže znanjem i resursima Raspolaže liderskim sposobnostima Agent mora da raspolaže moći