II CONGRESO BINACIONAL DE BIBLIOTECARIOS ECUADOR – COLOMBIA 23, 24 Y 25 DE ABRIL DE 2014

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL? OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la institución, dentro del cumplimiento de sus funciones.   Fortalecer los sistemas de seguridad en los sistemas de la información, para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. Conocer el correcto manejo de un sistema de información, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley 594 / 2000, ley general de archivos). Preservar correctamente la documentación, siguiendo estipulaciones como el manejo de la temperatura y humedad en el lugar dónde se estén almacenados.

¿QUÉ ES DOCUMENTO? CARACTERISTICAS: INTEGRIDAD AUTENTICIDAD INGENUIDAD ES DOCUMENTO CUALQUIER SOPORTE FÍSICO O ELECTRÓNICO, QUE CONTENGA INFORMACIÓN DE LA CUAL POSTERIORMENTE HAREMOS USO Y TENGA CAPACIDAD PROBATORIA (EVIDENCIA). CARACTERISTICAS: INTEGRIDAD AUTENTICIDAD INGENUIDAD

FALSEDAD DOCUMENTAL CÓDIGO PENAL: CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO : ART. 34 ART. 294 Documento. ART. 296-297 Falsedad en documento público. ART. 289 Falsedad en documento privado ART. 291 Uso de documento falso. ART. 34 ART. 35 Dar lugar al acceso y exhibir, documentos, expedientes o archivos a personas no autorizadas.

CLASES DE DOCUMENTOS PÚBLICOS PRIVADOS

TIPOS DE DOCUMENTOS TEXTUALES CARTOGRAFICOS O GRAFICOS IMÁGENES FONOGRAFICOS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

ORGANIZACIÓN PRODUCCIÓN CONSULTA RECEPCIÓN CONSERVACIÓN DISTRIBUCIÓN DISPOSICIÓN FINAL TRÁMITE

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA NORMATIVIDAD CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA ART. 8 ART. 20 ART. 23 ART. 74

SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN LEY 80 DE 1989 SE CREA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ART 1 Créase el Archivo General de la Nación. ART 2 Funciones: Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos. Fijar políticas y expedir los reglamentos Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental controlar la política nacional de archivos Promover la organización y fortalecimiento de los archivos Establecer relaciones y acuerdos de cooperación ART 7 Patrimonio

LEY GENERAL DE ARCHIVOS ART 1 Objeto. ART 2 Ámbito de aplicación. ART 11 Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. ART 18 Capacitación para los funcionarios de Archivo. ART 23 Formación de archivos. ART 24 Obligatoriedad de las tablas de retención.

REGLAMENTA LA PROFESIÓN ARCHIVISTA LEY 1409 DE 2010 REGLAMENTA LA PROFESIÓN ARCHIVISTA ART 1 Definición ART 7 Ejercicio ilegal de la Profesión ART 11 Principios Generales ART 12 Deberes de los Profesionales ART 16 Prohibiciones Generales

CLASES DE ARCHIVO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZAR= CLASIFICAR + ORDENAR + DESCRIBIR ARCHIVO DE GESTIÓN ORGANIZAR= CLASIFICAR + ORDENAR + DESCRIBIR

CLASIFICACIÓN DEPURACIÓN ELIMINACIÓN

ORDENACIÓN FOLIACIÓN DESCRIPCIÓN Y LIMPIEZA MIXTOS Alfanumérico Ordinal Cronológico NUMÉRICOS Ordinal Cronológico ALFABETICOS Temáticos Onomásticos Geográficos

UNIDADES DE CONSERVACIÓN A.G MATRICULACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN A.G

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.G ARCHIVADOR DE AIRE ARCHIVADOR DE PISO ARCHIVADOR HORIZONTAL

SALUD OCUPACIONAL EN EL ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL HIGIENE INDUSTRIAL SALUD OCUPACIONAL EN EL ARCHIVO

PROTECCIÓN, PREVENCIÓN Y RESTAURACIÓN PLAN DE CONTINGENCIA EN ARCHIVOS - PLAN DE SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ARCHIVOS.

MICROORGANISMOS INSECTOS: CUCARACHAS ESCARABAJOS PIOJOS TERMITAS PECECILLOS DE PLATA RATAS Y RATONES

FONDO ACUMULADO CONJUNTO DE DOCUMENTOS DISPUESTOS SIN NINGÚN CRITERIO DE OGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA, NI LAS MÍNIMAS CONDICIONES DE CONSERVACIÓN Y SIN LA POSIBILIDAD DE SER FUENTE DE INFORMACIÓN Y CONSULTA.

UNIDADES DE CONSERVACION A.C UNIDADES DE ALMACENAMIENTO A.C CAJAS DE ARCHIVO INACTIVO ESTANTE METALICO

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

COMITÉ DE ARCHIVO

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso mediante el cual las entidades públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplido el tiempo de retención en las tablas de retención documental (T.R.D) y tablas de valoración documental T.V.D.

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN

GRACIAS