AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Objetivo Con la gestión de actos se pueden preparar y efectuar actos para formación y perfeccionamiento de: Conferencias Ciclos de conferencias, etc. Pueden ser actos tanto internos como externos. Existe la posibilidad de: Reservar, Inscribir Anular personas para actos.
Relación con otros componentes AGENDA Actividad Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de Actos Modelo de datos de gestión de Actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Gestión de actos Relación con otros componentes de aplicación: Desarrollo de personal Gestión de personal Gestión de organizaciones Gestión de Materiales Gestión de tiempos Comercial Contabilidad de costes SAP knowledge warehouse Agenda R/3
Procesos dentro de gestión de datos AGENDA Actividad Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de datos Modelo de datos de gestión de datos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Procesos dentro de Gestión de actos Preparación de actos: Crear entorno del acto Crear grupo de acto Crear tipo de acto Catálogo de actos: Crear fechas de actos con y sin recursos Planificar fechas de actos según necesidades Operaciones diarias: Participación Inscribir Reservar anticipadamente Sustituir Cambiar a otro curso Cancelar Correspondencia Tareas repetitivas Actos Fijar/cancelar Bloquear/desbloquear Tratar Retener calificaciones Realizar facturación, asignación y cargos de costes
Modelo de datos de gestión de datos AGENDA Actividad Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de datos Modelo de datos de gestión de datos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Modelo de datos de la gestión de actos
AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Crear el entorno de actos Componente del costo Población/sedes Horario Organización Edificios Tipo de recurso
Crear componente de costos <definición> Se utiliza para almacenar los costes, divididos en componentes de coste, por tipo de recurso, por recurso, por tipo de evento o por evento. <utilización> Componente del costo:Los datos del infotipo Costes se utilizan para registrar y gestionar los costes que se producen en la Gestión de eventos.
Crear horario <definición> Se utiliza para definir un horario o una tabla de tiempos para un evento. <utilización> Se utiliza en las funciones siguientes: El programa fija tiempos de participación para participantes. Estos datos son necesarios para registrar la participación si la integración con la Gestión de tiempos está activada. Se utilizan para visualizar el horario de un evento. El horario también determina la ocupación de recursos de un evento. El horario contienen la siguiente información Cantidad de días Fecha Hora de inicio y final Indicador de días no laborables Duración de días Duración en horas Indicador de horario generalizado
Crear Edificio Crear dirección de edificio. <definición> Dirección de la compañía así como la información de la organización. <utilización> Da mantenimiento a: Unidades organizacional Centro de trabajo Posición Y en eventos de entrenamiento Locaciones de negocios Participantes externos Compañías
Crear población Crear población Crear empresa
Crear Unidad Organizativa
Crear Tipo de recurso Sala Instuctor (persona interna/externo) Otros recursos
Crear Tipo de recurso Ejemplo: crear sala con centro de coste
Crear Tipo de recurso Ejemplo: crear instructor
Crear tipo de recurso Ejemplo: crear recurso
Establecer jerarquía de actos
AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Crear grupo de actos Crear grupo de actos
Crear tipo de acto Crear tipo de acto
Crear tipo de acto Crear tipo de acto
Crear tipo de acto Crear tipo de acto
Crear tipo de acto Crear tipo de acto: Las tasas de participación actualizadas en Precios para el tipo de evento se pueden tomar como valores propuestos cuando crea/planifica un evento. Si resulta necesario, también puede modificar estos precios. Cuando inscribe la participación o liquida los costes de participación, también puede modificar este precio.
Crear tipo de acto Crear tipo de acto
Vinculaciones Vinculaciones
Crear catálogo de actos AGENDA Actividad Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Crear catálogo de actos Crear o planificar fechas de actos para un tipo de acto
Tipo de acto Tipo de acto tiene: Abreviación / Denominación Descripción Capacidad Asignación de precios y costes Valores propuestos, podemos especificar: Fecha Sede Idioma Reserva de recursos
Crear acto Crear acto sin recurso
Crear acto Crear acto con recurso
Acto Acto: Crear acto Con recurso Sin recurso Fijar Anular Bloquear Desbloquear Tratar ulteriormente Calificación Crear Modificar Visualizar Facturación Imputación de activ. Traspaso de costes Propuesta de precio
Crear acto Planificar recursos
Crear acto Planificar Necesidades se utiliza con la función de planificación, Se puede crear una necesidad por trimestre, por sede y por idioma
Necesidad Crear necesidad Especificaciones de validez El período de validez de un registro debería comprender un año entero si es posible. El año de la fecha final debe ser el mismo que el año de la fecha inicial. Como fecha final se propone automáticamente el último día del mismo año.
Necesidad Modificar necesidad de actos
Actos Bloquear y desbloquear actos
Actos Anular actos
Actos Fijar actos
Actos Tratamiento ulterior
Calificaciones Calificaciones de participantes y actos Calificaciones anónimas Generar lista de tareas (preparación de calificación) Modelos de calificación múltiple por forma de calificación Cualificaciones como criterios de calificación Transferir cualificaciones basadas en calificaciones Acceder a calificaciones durante el procesamiento ulterior Buscar objetos aún no calificados
Calificaciones Realizar calificación – calificación del acto
Costes Se debe de traspasar los costes de acto a la contabilidad de costes mediante la función Traspaso. Si algún empleado de la empresa toma parte en actos debe calcular las tasas de participación utilizando la función de imputación en Controlling. Para instructores internos se debe calcular la tasa de participación mediante la función de actividad.
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Inscripciones Inscripciones de participantes: Determinadas por la capacidad y las prioridades de inscripción.
Inscripciones Realizamos una inscripción en los siguiente pasos: Tenemos que verificar: Inscripción o inscripción previa Cualificaciones necesarias Ha participado en actos previos Registros de absentismos Pude asistir a otro acto al mismo tiempo
Inscripciones Inscripción de participaciones:
Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:
Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:
Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:
Inscripciones Inscribir grupo de participantes Inscribir lista: Participante para N actos N Participantes para 1 acto
Inscripciones Realizar una reserva anticipada
Inscripciones Reserva anticipada
Inscripciones Podemos realizar: Sustituir participantes Inscripción individual Inscripción colectiva Cambiar a otro curso Anular participante
Workflow y Employee Self Service AGENDA Actividad Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información
Workflow Correspondencia Documentos para cualquier actividad en gestión de actos que requiera una notificación Salida automática o manual de documentos Numerosas plantillas para notificaciones: Confirmación de participación Confirmación provisional de plaza Rechazos Función de carta estándar Download a Microsoft word (formato RTF) Salida a través de todos los medios estándar (fax, correo electrónico de internet, etc) Workflow para errores en la correspondencia automática Historial de correspondencia
Workflow Workflow en Correspondencia
Workflow Workflow en Correspondencia, salida manual
Workflow Workflow en Correspondencia, salida manual, lista de receptores
Employee Self Service Un empleado puede participar y realizar su propia inscripción al igual que puede consultar sus datos de inscripción. Accediendo a través del menú de navegación ESS en formación
Employee Self Service Se debe definir un usuario y asignarle la autorizaciones necesarias
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Sistema de información La gestión de actos llevada a cabo por el departamento de formación, y perfeccionamiento debe desarrollarse de modo eficiente. Por ello es necesaria la solicitud regular de informes y gráficos para hacer el seguimiento de los participantes, los actos y recursos.
Sistema de información Ejemplo de Lista de participantes
Sistema de información Tienen los menú dinámicos
Sistema de información Ejemplo: Tratar calificaciones
Sistema de información Tienen los menú dinámicos
Sistema de información Ejemplo: Ocupación de recursos