ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Dewey University Recinto de Hato Rey ORGANIZACIÓN Y RECURSOS PARA EL ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA Y EL MANEJO DE DATOS Patria M. Castro Palmero Francheska M. Cruz Ramos 3/06/2014ADOF 209

Organización del archivo de Correspondencia equipo materiales tecnología P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Correspondencia Todas las instituciones: Es todo el conjunto de cartas, informes, memorandos, presupuestos, contratos, mensajes, catálogos, periódicos y toda comunicación que se reciben o se envían por medios electrónicos o en papel. externa – que procede de fuera de la empresa interna – que se maneja dentro de la empresa se archiva en expedientes manuales o electrónicos El expediente contiene documentos relacionados a un asunto, individuo o firma. Todas las instituciones: Producen, manejan, distribuyen y archivan mucha cantidad de correspondencia, datos y formularios comerciales. Lo hacen de forma manual o electrónica. Todo empleado de oficina debe saber manejar esa información. Deben estar al día con los equipos, materiales y la tecnología. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Equipo, materiales y tecnología para los archivos Estos deben satisfacer las necesidades de la empresa. Deben proveer bienestar físico y mental a los empleados. Para seleccionarlos se deben analizar aspectos tales como: tendencias en el manejo de documentos tecnología actual nuevos sistemas y procedimientos frecuencia en el uso de los documentos material del documento (físico) capacidad y característica del equipo y sistema necesidades presentes y futuras P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Equipo, materiales y tecnología para los archivos Para seleccionarlos se deben consultar diferentes fuentes de información: Internet, periódicos, revistas, catálogos, literatura, asistiendo a ferias o exhibiciones Para comprarlos se debe: consultar varios distribuidores contratar un consultor buscar asesoramiento con fabricantes hacer estudio de viabilidad sobre todo lo que hay en el mercado (empresa grande) P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Gabinete de archivo vertical Sistemas Manuales Todas las empresas conservan documentos en papel. Se archivan en gabinetes laterales o verticales. Gabinetes especiales para documentos como: microfichas, radiografías, mapas, planos, etc. Gabinete de archivo vertical Las carpetas descansan en el lado izquierdo, en posición vertical, una detrás de la otra. Los rótulos se leen en la parte superior. Los más usados son de cuatro a cinco gavetas. Se guardan documentos tamaño carta (8.5” x 11”) o legal (8.5” x 14). La profundidad varía entre 24” a 28.5”. La disponibilidad por gaveta es de 21” a 25” dejando espacio para el manejo de documentos. Algunos tienen cerraduras con llaves y correderas para fácil manejo, evitando accidentes, como caerse las gavetas. Se pueden añadir marcos de metal con rieles paralelos para sostener carpetas suspendidas. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Gabinete vertical P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Gabinetes Especiales P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Gabinete de archivo lateral Más usado en oficinas médicas, hospitales y compañías de seguros. Los expedientes van en las tablillas en posición vertical con la parte inferior hacia el frente. Las pestañas y los marbetes quedan en el lado inferior del expediente que usualmente son de colores. Disponibles para tamaño carta o legal. Se conservan más documentos en menos espacio. Más de una persona puede trabajar al mismo tiempo. Facilita el archivar y localizar los documentos. Se clasifican en diversos gabinetes como: archivos laterales estanterías abiertas P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Archivos laterales Estanterías abiertas Son cerrados y con llaves dando mayor seguridad. Algunos tienen puertas que se mueven hacia atrás permitiendo ver su contenido. Algunos con gavetas que se mueven hacia al frente y el contenido se ve de lado que son de dos a cinco gavetas. Algunos con mecanismo de seguridad que no permite abrir dos gavetas a la vez. Se pueden usar carpetas suspendidas. Estanterías abiertas Son económicas, proveen menos protección. Tienen divisiones separadas verticales para sostener la carpetas verticalmente. Algunas tienen compartimientos removibles para archivar cómodamente en su escritorio. Pueden tener puertas corredizas en ambos lados de las tablillas, incluso con cerraduras para protección. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Estanterías abiertas de filas movibles Se mueven manualmente, con electricidad o mecánicamente para abrir espacio entre filas de gabinetes. Requieren rieles empotrados en el piso o en plataformas. Economiza espacio porque las estanterías están pegadas unas al lado de otras. El espacio se crea al mover la estantería. Archivos giratorios Unidades de tablillas giratorias conectada en una estantería abierta. Se le da vuelta y puedes acceder a los expedientes que están detrás. Puede haber dos personas accediendo a ambos lados a la par. Facilita la tarea de archivar y acceder a los documentos. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Gabinete Lateral y Estanterías abiertas P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Archivos laterales con control electrónico Tiene panel de control electrónico para acceder a las secciones deseadas. Las secciones giran para facilitar el acceso. Cumple con las leyes que protegen a las personas con limitaciones físicas. Resumen Los equipos, materiales y tecnología para el sistema de archivo depende del tamaño de la empresa y la información que manejen. Antes de diseñar o adquirir estos equipos, materiales y tecnología se debe informar sobre todo lo que existe en el mercado y tener en cuenta las necesidades actuales y la futura expansión. Todo el personal debe conocer como funciona el sistema que elijan para asegurar el mejor uso y efectividad del mismo. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Materiales para organizar la gaveta del archivo Estas son las guías, las carpetas, los marbetes para gavetas y carpetas. Las carpetas y las guías están hechas de cartón, cartón corrugado, plástico o material reciclado y los marbetes de papel engomado con colores y barras de colores, según sea el caso. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Las Guías Carpetas tarjetas indispensables para dividir el archivo indican donde archivar o localizar las carpetas se colocan al principio de la sección dan cuerpo y sostén a las carpetas vienen en diversos tamaños la cantidad de guías depende del uso tienen pestaña para colocar el rótulo viene en diferentes materiales viene en corte de tres o de cinco Carpetas cubiertas dobladas donde se guardan documentos dan cuerpo y sostén a los documentos vienen en varios tamaños, colores y materiales usualmente tienen dobleces en su base para poder expandir tienen diversos cortes en su parte superior o lateral los marbetes se colocan en las pestañas, al igual que las barras de colores las carpetas para archivos laterales lleva rótulo en ambos lados de la pestaña hay carpetas regulares, suspendidas, acordeón y tipo sobre P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Carpetas P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Organización de la gaveta del archivo Marbetes Donde se imprime el rótulo para pegarlo a la carpeta, gaveta o medios electrónicos. El rótulo es el título que identifica el contenido de la gaveta, carpeta o medio electrónico. Vienen en diferentes diseños, colores y tamaños. Vienen en hojas para prepararlos en la computadora mediante un programa. También puede crear un código de barra que son líneas verticales de colores de diferente altura y con espacios que se leen por un escáner porque representan datos. Organización de la gaveta del archivo Se organiza con guías principales, guías especiales, carpetas individuales y misceláneas. Cada gaveta debe estar rotulada adecuadamente, según el sistema de archivo en uso. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Carpetas individuales y misceláneas Guías principales van al principio de cada sección dividiéndola se colocan en la primera sección o al extremo izquierdo sencillo o doble rótulos cortos, letras, palabras o números se usan tantas como el sistema lo necesite se lleva estricto orden alfabético y numérico Guías especiales se usan para subdividir una sección principal destacan nombres, apellidos, fechas, áreas geográficas o asuntos en estricto orden alfabético en la posición cuarta o quinta Carpetas individuales y misceláneas se abre una carpeta individual cuando se tienen cinco documentos relacionados con una persona, empresa o asunto hay casos en que la ley requiere que se abre carpeta individual para un solo documento como una oficina médica P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Posiciones de Guías y Carpetas P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tecnología para el archivo electrónico se organiza similar al archivo manual con la tecnología de la computadora con un sistema operativo, los dispositivos y los programas de aplicaciones el sistema operativo varía según el tamaño y la capacidad de la computadora de bolsillo – es de uso personal personal – de escritorio o cuaderno (Lap top) para pequeños negocios u oficinas centrales – miles de usuarios usando muchas pantallas o computador personal supercomputadores – aplicaciones complejas la selección del programa de aplicaciones se basa en el uso de la información y la compatibilidad con otros programas la compatibilidad reduce el volumen de datos e información a registrar y conservar para producir otros documentos permite exportar e importar la información producida en otros programas y producir documentos combinando esa información paquete integrado es más económico y práctico que programas individuales, se pueden actualizar y están protegidos por Ley de Derecho de Autor P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

los dispositivos o medios externos son: memoria flash o USB – gran capacidad de almacenaje (915 disquetes) discos ZIP – gran capacidad de información (180 discos flexibles) cintas – para copias de respaldo del disco duro discos compactos grabables (CD-R) – solo se graba una vez y no se cambia discos compactos regrabables (CD-RW) – se regraba DVD-ROM – disco de video digital, copias de respaldo de los programas, bases de datos, etc. P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjeteros y formularios comerciales recursos para manejar los datos cuando es mucha la información en base de datos y formularios se usan para manejar y comunicar datos puede ser base de datos electrónica u organizada en tarjetas archivadas en ficheros o tarjeteros los formularios comerciales se pueden imprimir en papel o tarjetas o crearlos, procesarlos y archivarlos electrónicamente Tarjeteros más usados en bibliotecas y oficinas forma más sencilla de mantener información específica de forma manual ocupan poco espacio, se puede mantener en el escritorio para ser consultado al trabajarse en otro documento en la computadora según su uso hay dos tipos: tarjetero índice tarjetero de asiento P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjetero índice sirve para proveer información de referencia relacionada a los asuntos o localización de expedientes o cierta información direcciones de clientes autores o títulos de libros (bibliotecas) suplidores (bienes y servicios) es una base de datos que provee información de referencia de los corresponsales nombre, dirección postal, correo electrónico, número de teléfono, número de cuenta y otra información necesaria en sistemas numéricos, geográficos y por asunto es necesario organizar una base de datos en forma electrónica y un tarjetero de apoyo la base de datos se hace alfabéticamente al localizar la base de datos se busca la zona geográfica, el asunto o el número asignado P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjetero índice Zona Geográfica ID del Cliente CONSTRUCTORA NACIONAL 345-460 CONSTRUCTORA NACIONAL CALLE 53 15-35 BOGOTÁ COLOMBIA FÁBRICA DE BLOQUES Asunto P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjetero de asiento o registros de anotaciones sirve de referencia en las operaciones diarias se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente tarjetas cuando se separa mercancía llevar cuentas de clientes o suplidores llevar mantenimiento y reparación de equipo uso de libros en bibliotecas tarjetas de vacunas tarjetas de presentación con reverso para anotar citas programas de base de datos para conservar y procesar esa información lo que facilita el añadir, eliminar o clasificar los datos P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjetero de asiento P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Organización de los archivos verticales de tarjetas se requiere un tarjetero, las guías y las tarjetas Tarjetero caja o gaveta pequeña donde se colocan las tarjetas el tamaño varia de acuerdo con la cantidad de información Guías dividen el tarjetero en secciones facilitando el archivar o localizar las tarjetas la cantidad de guías dependerá de la frecuencia de uso y de la cantidad de tarjetas que se tenga la pestaña facilita la localización de la tarjeta y pueden estar en diferentes posiciones la guía tiene un rótulo puede incluir un número de control al final indicando el orden de colocación P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Tarjetero, guías y tarjetas A-AL 1 P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Formularios comerciales impreso con espacios en blanco para anotar datos eficaz para anotar, recopilar, analizar, procesar y tramitar información repetitiva medio de insumo para obtener información medio de egreso para proporcionar información solicitantes de empleo – ingreso, datos importantes para la empresa órdenes de compra – ingreso, mercancía que los clientes quieren comprar factura de compra – egreso, datos detallados y clasificados importantes para facturación y cobro Ventajas del uso de formularios uniformidad en presentar los datos hace fácil su manejo, localización y procesamiento procesos y tramitar en menos tiempo información necesaria sin olvidar datos es importante para la efectividad en las operaciones de la empresa fácil para la búsqueda de datos muchas instituciones tienen formularios en sus páginas de internet, facilita a la persona que los necesita P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Formularios P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Aspectos básicos de los formularios tienen palabras o frases estáticas impresas como: nombre, dirección, fecha, teléfono, lugar de accidente, numero de póliza y sueldo anual tienen espacios en blanco que es información variable pueden estar impresos en diversos materiales o medios: papel, tarjetas, medios electrónicos se conservan en tarjetas, papel o electrónicos los programas de base de dato proveen para diseñar formularios facilitando la entrada y administración de los mismos las carpetas tiene información estática impresa o se les puede imprimir para que sirvan también como formularios de asiento se anota información relacionada al contenido del expediente usadas en oficinas medicas y empresas de seguros las carpetas de los tribunales de Puerto Rico están impresas en todos sus lados (obtienes información sin abrir la carpeta) se diseñan formularios en las computadoras según su necesidad y se debe identificar con una clave o numeración se pueden comprar formularios según su necesidad P. Castro y F. Cruz 16/09/2018

Resumen los materiales para organizar las gavetas de archivo varían en tamaños, colores, material, posición y espacio para archivo dependiendo de las necesidades de la empresa la tecnología a usarse también dependerá del tamaño de la empresa y el tipo de información que maneje los formularios y la organización de los archivos manuales o electrónicos son fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa las bases de datos y los formularios manuales o electrónicos se usan para registrar, comunicar, procesar y facilitar la información necesitada todo el sistema de archivo permite que las instituciones puedan funcionar efectivamente teniendo sus datos clasificados, organizados y conservados adecuadamente P. Castro y F. Cruz 16/09/2018