Microsoft Office System Planificando la estructura de su información usando Microsoft SharePoint Portal Server 2003 José Alberca Acosta Consultor Gesfor Osmos Perú

2 Agenda Principales características de administración de información en SPS 2003 ¿Por donde empezar? Principales áreas de decisión en SPS 2003 – Planificación de búsquedas – Planificación de alertas – Planificación de tópicos y áreas – Planificación de palabras clave – Planificación de perfiles de usuario – Planificación de audiencias – Planificación de sitios personales – Planificación de sitios colaborativos – Planificación de la metada Conclusiones

3 Principales características de administración de la información en SPS 2003 Búsquedas e indexamiento Colaboración en base a documentos Palabras clave y mejores apuestas Áreas y tópicos Sitios personales Audiencias Perfiles de usuario Colecciones de sitios Área de directorio de sitios

4 ¿Por donde empezar? ¿Qué información necesita su organización? ¿Dónde se encuentra esa información?

5 Planificación de búsquedas (1) Componentes de la funcionalidad de búsqueda – Orígenes de contenido – Índices de contenido – Grupos de orígenes – Alcance de las búsquedas

6 Planificación de búsquedas (2) Planificación de índices de contenido – Índices por defecto en SPS 2003 Portal_Content Non_Portal_Cont ent – Factores a considerar: Número de documentos Seguridad Calendarización Propagación Backup y restore

7 Planificación de búsquedas (3) Planificación de alcances de una búsqueda – El usuario final como objetivo – Aplicación de las mejores prácticas

8 Planificación de búsquedas (4) Planificación de orígenes de contenido – En caso se tenga un portal corporativo con múltiples portales divisionales Un origen de contenido para el portal corporativo Un origen de contenido por cada portal divisional Un origen de contenido para las personas de la organización Un origen de contenido por cada servidor divisional de WSS en la organización Planificación de deltas entre grupos de origen e índices de contenido

9 Planificación de búsquedas (5) Propagación de índices de contenido – Aplicable solo a una granja mediana o grande – Consideraciones Actualización de índices de contenido – Completo – Incremental – Incremental (inclusive) – Adaptativo

10 Planificación de alertas Las alertas proveen notificaciones cuando la información que es de interés del usuario es agregada o actualizada Diferencias entre las alertas del WSS y el SPS – Manejo de alertas – Notificación de la alerta – Ítems sobre los cuales puede ser notificado el usuario

11 Planificación de tópicos y áreas Tópicos – Es un área especializada, con web parts y listados Áreas – Plantillas de sites que muestran información estática En SPS existen siete plantillas de áreas por defecto: – TOC – Topic Category – News Category – News Home Category – Community Category – Shared Page – Site Directory

12 Planificación de palabras clave Las palabras clave marcan un contenido especifico como relevante para una palabra en particular Al buscar, los contenidos específicos aparecerán primero en los resultados

13 Planificación de perfiles de usuario Los perfiles de usuario importan la información del AD para explotarla en el portal, como por ejemplo: – Búsquedas de personas – Sitios personales – Manejo de audiencias Importación y actualización de perfiles de usuario

14 Planificación de audiencias Las audiencias permiten focalizar contenido a usuarios en base a cualquier propiedad del AD Reglas de las audiencias Compilación de las audiencias Control de acceso

15 Planificación de sitios personales La opción de My Site provee a cada empleado de la organización un site personal Prerrequisitos para los sitios personales Web parts en los sitios personales Deshabilitación de los sitios personales

16 Planificación de sitios colaborativos Pensado para equipos de trabajo y/o colaboración Configuración de búsquedas con SQL Server 2000 en WSS Administración del almacenamiento de los sitios Propiedad y administración de los sitios Archivado y auto borrado de los sitios colaborativos

17 Planificación de la metadata SPS muestra la metadata (o propiedades) de los ítems que hayan sido indexados Según lo requieran las necesidades del negocio, se puede manejar estas propiedades

18 Conclusiones SPS ofrece una amplia variedad de opciones para administrar la información – Indexamiento y búsquedas – Perfiles de usuario – Audiencias – Sitios colaborativos y personales La calidad de la planificación incidirá directamente en la implementación, de tal forma que la experiencia del usuario en el portal sea positiva

19 Mayor Información Microsoft Office Online: SharePoint Portal Server us/FX aspx SharePoint Products and Technologies SharePoint Portal Server fo/default.mspx Windows SharePoint Services hnologies/sharepoint/default.mspx