LOS ARCHIVOS COMO EJES DE LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN XVI Jornadas archivísticas RENAIES Dr. Ramon Alberch i Fugueras Director ESAGED-UAB y miembro del Comité Asesor de la Alianza para el Gobierno Abierto (AGA-OGP)

La Alianza para el Gobierno Abierto-Open Government Partnership (AGA-OGP) -Iniciativa multilateral auspiciada por la sociedad civil e iniciada en setiembre del año Integrada por más de sesenta gobiernos y organizaciones. -Trata de generar un programa de compromisos entre los gobiernos y la sociedad civil para impulsar unos Estados que conviertan la participación, la transparencia y la rendición de cuentas en base fundamental de sus políticas públicas. -Cuentas con grupos de trabajo referidos a: Access to information; Legislation Openness; Fiscal openness, Openness in Natural Resources y Open Data.

Declaración de gobierno abierto-AGA -Reconocimiento de una demanda mundial de mayor apertura en los gobiernos. Exigencia de mayor participación ciudadana. -Aceptación de la responsabilidad de aprovechar este momento para fortalecer los compromisos de promoción de la transparencia, la lucha contra la corrupción, el empoderamiento ciudadano y el aprovechamiento de la potencialidad de las nuevas tecnologías para que los gobiernos sean más eficaces y responsables. -Defensa del valor de la apertura del compromiso con los ciudadanos para mejorar los servicios, gestionar los recursos públicos, promover la innovación y crear comunidades más seguras. Adopción de los principios de transparencia y gobierno abierto para una mayor prosperidad, bienestar y dignidad humana.

Los archivos como protagonistas en las políticas de transparencia y acceso a la información -Debemos ir más allá de las acciones puramente declarativas: “sin archivos no hay transparencia”. -De actores secundarios a protagonistas. -Por una archivística metodológicamente renovadora y comprometida en alianzas interdisciplinares.

-Algunas dificultades objetivas -Desarticulación entre las leyes de transparencia y acceso con las leyes de archivos. -Algunos datos mexicanos: -De 32 leyes de transparencia, 19 incorporan a los archivos dentro de sus objetivos - Solo en 6 leyes se relacionan claramente los archivos como parte de las obligaciones de transparencia. -Una visión fundamentalmente jurídica de las políticas de transparencia  supremacismo jurídico

Acciones pro acceso: -El derecho de acceso a la información y la documentación debería salir del ámbito del Derecho Administrativo y pasar a formar parte de los derechos fundamentales recogidos en las Constituciones de los Estados. -Superar la posición secundaria del derecho de acceso si la ponemos en relación con el derecho a la protección de los datos personales. Debemos pasar de un derecho de acceso de baja calidad democrática a un derecho propio de unas sociedades avanzadas. El encuadre de los archivos en las tipologías de transparencia activa, pasiva y colaborativa.

Transparencia activa: obligación de publicar información y hacerla disponible en el marco de las normas de protección de datos y acceso a la información; Transparencia pasiva: derechos de los ciudadanos a consultar los documentos y acceder a los medios, aportando medios personales y tecnológicos; Transparencia colaborativa: obligación de publicar los documentos de manera que puedan ser procesados por los usuarios.  Los archivos deben estar comprometidos en los tres ámbitos.

Postulados fundamentales para una política de gobierno abierto en el marco de los archivos -El concepto de información pública no puede disociarse del concepto de documento público, si queremos garantizar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. Necesidad de una definición clara e inequívoca del concepto. -El sistema general de información en formato electrónico, así como sus instrumentos y la estructuración de sus contenidos, debe basarse en los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD). -El acceso a la información deviene la columna vertebral de las políticas de gobierno abierto. Necesidad de fortalecer y concretar este valor democrático.

Los portales de transparencia, el principio de publicidad activa y el aporte de los archivos Tipología de información: -Información de la organización institucional y la estructura administrativa -Información de las decisiones y actuaciones con relevancia jurídica especial -Información de gestión económica, contable, presupuestaria y patrimonial -Información en materia de planificación y programación -Información sobre contratación pública -Información de la actividad subvencionada -Plena operatividad del Portal -Reutilización de la información pública

La aportación de la metodología archivística -El Sistema de gestión de documentos como eje axial del sistema de información -El Cuadro de Clasificación funcional como sistema estructurado de organización de los documentos públicos -Inventarios y catálogos y su puesta a disposición -Las comisiones de valoración y las tablas de retención documental/acceso -El catálogo de procedimientos y procesos -El catálogo de formatos vs interoperabilidad -La reutilización: facilitar acceso y permitir su tratamiento y explotación. Aportar información estructurada. -Open data y portales de transparencia: los contenidos -La dotación de profesionales y la formación. En ningún caso es solo un “problema” tecnológico. Front office y back office.

En un escenario digital, toma especial importancia el acceso a la información pública y la mediación archivística. Como señala, de manera orientativa la Asociación de Archiveros- Gestores de Documentos de Cataluña- el acceso puede llevarse a cabo de diferentes maneras: -Accediendo directamente a los documentos que contienen la información solicitada. -Accediendo a una copia digital o en papel de los documentos originales. -Accediendo a un extracto informativo, elaborado ad hoc por la Administración, con la información solicitada.

Pero persisten variados obstáculos.... -El rol de los archivistas es determinante para una aplicación efectiva de la transparencia  adaptación de los programas formativos -Supone una carga notable de trabajo: -incremento de las consultas -incorporar datos en los portales -aportar datos abiertos en los canales de información: web y sedes electrónicas -Déficit de los recursos humanos -Necesidad ineludible del trabajo interdisciplinar

Para concluir: ¿Tenemos una administración pública preparada para afrontar estos retos?. ¿Estamos en condiciones de responder a las demandas de información de manera rápida y eficiente? ¿Pueden los servidores públicos asumir las nuevas cargas de trabajo? ¿Existe la preparación necesaria y los recursos humanos y tecnológicos suficientes?