BPR Business Planning & Reporting Maria Fernanda Benavides BPR Training and Audit Specialist MDF Team HP Costa Rica

Agenda Qué es BPR? Cuáles son los beneficios? Flujo de Operaciones - Roles & Responsabilidades Pantallas Principales & Funcionalidades (Step by Step) Contactos de Soporte

Qué es BPR? …. Business Planning & Reporting Business Planning and Reporting (BPR) es una aplicación a nivel mundial, por lo que está configurado con la hora mundial (GMT). BPR está diseñado para facilitar la Planeación y Control de Fondos que son ejecutados contra un plan de inversión colaborativa, y que son otorgados al Canal como beneficio del programa PartnerONE. Interfase On-line para usuarios [Partners e Internos] compartiendo la misma base de datos, reflejada en tiempo real. Acceso a Partners por el Portal de Partner Portal.

Beneficios B E N E F I C I O S Visibilidad On-line de Fondos, Claim Status, Notas de Crédito y Fechas de Expiración. Planeación en tiempo real entre HP & Partners. Visibilidad en Tiempo Real de Actividades Planeadas y Utilización de Fondos. Visibilidad On-Line del proceso de aprobación por parte de HP. Documentación de Soporte On-Line para el manejo de Claims. Equipo de Soporte bilingüe dedicado a BPR. Incremento en la disciplina y la propiedad de la utilización de los fondos y tiempos críticos.

Entrenamiento Canales Flujo de Operaciones: Roles & Responsabilidades BPR

BPR – Roles & Responsabilidades GBS (Global Business Services) Asignación de Fondos a Canales Sales Specialist (Especialista de Vendas) El representante de Ventas de HP quien tiene relación directa con el Partner. Usuario de Partner Manager Usuario del canal que planea y maneja las actividades. DM (District Manager) Director de grupo de Sales Specialists / PSS. Representante de HP en cada país. Channel Mktg Responsable de Supervisión del plan. Inicio GBS Publica los Fondos PDF e IB-PDF para los Partners Crea los Planes, Objetivos, Actividades y FR por cada fondo. Sales Specialist aprueba las Planeaciones. Ejecuta las actividades Partner crea el “Claim”, anexa los comprobantes y somete para aprobación El equipo de Auditoría de CR aprueba el “Claim”. Partner recibe comunicado de aprobación Inicia proceso de pago Final

Estructura del QBA en BPR

Tópicos del Entrenamiento

Tópicos del Entrenamiento E s c e n a r i o 1.1 Acceso a Partner Portal por GPP 1.2 Crear el Plan 1.3 Crear el Objetivo 1.4 Ingresar una actividad relacionada al objetivo 1.6 Ingresar un Fund Request relacionado a una Actividad 1.7 Crear un Claim 1.8 Adjuntar una POP a un Claim 1.9 Enviar un Claim a Aprobación

Acceso a través de HP PARTNER PORTAL

1.1 Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal Haga click en el link correspondiente a su país.

Ingrese su usuario y contraseña Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal Ingrese su usuario y contraseña

Acceso a BPR a través de GPP Partner Portal Se puede ingresar por: Programas o Aplicaciones

Acceso a BPR a través de: A p l i c a c i o n e s Hacer click en el link de Business Planning Ingresando a travez de la liga de Aplicaciones .

Acceso a BPR a través de: P r o g r a m a s Hacer click en el link de Business Planning and Reporting

Información de la Compañía Partner Portal Menú Principal & Información de la Compañía

Partner Portal - Fondos Hacer click en el link de Funds Para ver los fondos disponibles. Vemos los detalles de cada fondo. Escogemos el fondo con el que vamos a trabajar.

1.2 Partner Portal – Crear el Plan Regresamos al menú principal y seleccionamos Plans para empezar a cargar la planeación.

Partner Portal – Crear el Plan En la sección de Plans encontraremos: Listado de los planes previamente cargados O Sección vacía en el caso de ser la primera carga de planes. Podemos hacer click en el botón de New, para cargar un nuevo plan.

Partner Portal - Planes Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un plan por Q y por BU: Ejemplo: Plan Q2FY11 PDF PSG Los campos con asterisco rojo * son obligatorios. Seleccionar el Período

Partner Portal - Planes Aparecerá una ventana (pop up) donde se podrá seleccionar el período al que pertenece el Plan. Se debe hacer una búsqueda o query para seleccionar el período.

Partner Portal - Planes Seleccionar el período y luego hacer click en OK

Partner Portal - Planes Importante: El status del Plan debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro.

Partner Portal - Planes El nuevo plan aparece en la sección de Plans. El siguiente paso es cargar los Objetivos. Hacer click en el texto de la descripción de nuestro plan, que es un hipervínculo.

1.3 Partner Portal – Crear el Objetivo Debajo del Plan aparecerá Plan Objectives. Para crear el objetivo hacemos click en el botón de New.

Partner Portal – Crear el Objetivo Ingresar los datos requeridos. Crear solamente un Objetivo por Q y por BU: Ejemplo: Objetivo Q2FY11 PDF PSG Los campos con asterisco rojo * son obligatorios. Importante: El status del Plan Objetivo debe de quedar en In Progress. Una vez que todo esté listo, hacer click en el botón de Save para guardar el registro.

Partner Portal – Crear el Objetivo El nuevo objetivo aparece en la sección de Plan Objectives. El siguiente paso es establecer la Actividad Hacer click en el texto de la descripción de nuestro objetivo, que es un hipervínculo.

1.4 Partner Portal – Crear una Actividad En la parte superior se podrá ver el objetivo recién creado. Debajo aparece la sección de Plan Activities. Para crear la actividad, hacer click en el botón de New.

Partner Portal – Crear una Actividad Ingresar la información obligatoria. Los campos con asterisco rojo * son obligatorios.

Partner Portal – Crear una Actividad Elegir el Activity Type que corresponda con la actividad realizada.

Partner Portal – Crear una Actividad Seleccionar uno de las opciones que aparecen en Metric dependiendo del tipo de actividad seleccionado anteriormente.

Partner Portal – Crear una Actividad Establecer una meta para la métrica seleccionada. Ejemplo: Actividad: Partner Show Métrica: Attendance PSE Meta: 25 asistentes Importante: El status permanece en In Progres En el espacio Target Customer Segment, se escoge a quién va dirigida nuestra actividad.

Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventana que estará vacía. Los datos se agregan haciendo click en el botón de Add.

Partner Portal – Crear una Actividad Otra ventana aparecerá. Es obligatorio marcar el Target Customer Segment. Seleccionar el segmento al cual va dirigida la actividad. Hacer en click en el botón de Save.

Partner Portal – Crear una Actividad La ventana que había aparecido en un principio ahora tiene los datos de Target Costumer Segment que seleccionamos Si hay más de un segmento de mercado se puede seguir agregándolos. Finalmente hacemos click en Ok.

Partner Portal – Crear una Actividad En Estimated Total Activity Cost se ingresa el costo total que tendrá la actividad. El Target Costumer Segment aparecerá debajo del nombre del campo.

Partner Portal – Crear una Actividad Importante: El currency code SIEMPRE tiene que quedar en USD. De aparecer otro código, cambiarlo a USD. Seleccionar la BU relacionada a la actividad

Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventara que estará vacía. Hacer click en New para agregar la BU.

Partner Portal – Crear una Actividad Aparecerá una ventana donde se seleccionará la Business Unit.

Partner Portal – Crear una Actividad Una vez seleccionada la BU, hacer click en el botón de Ok.

Partner Portal – Crear una Actividad Una vez listo, aparece la BU seleccionada. Hacer click en Save.

Partner Portal – Crear una Actividad La nueva actividad aparecerá debajo de Plan Activities. Para crear otra actividad ligada al mismo plan y objetivo del trimestre, hacer click en New y seguir los pasos mencionados anteriormente.

1.6 Partner Portal – Crear un Fund Request Seleccionar la actividad para la cual crearemos el Fund Request. Ahora se creará el Fund Request. Hacer click en el botón de New

Partner Portal – Crear un Fund Request Importante: El texto del campo Description Debe ser muy breve. Al hacer click en Fund se seleccionará el Fondo del cual reservaremos el dinero para nuestra actividad. Los campos con asterisco rojo * son obligatorios.

Partner Portal – Crear un Fund Request La ventana mostrará un listado de todos los fondos asignados a nuestro canal. Para ver el resto del listado, hacer click en la flecha. Seleccionar el fondo del cual reservaremos el dinero para la actividad.

Partner Portal – Crear un Fund Request Hacer click en Ok

Partner Portal – Crear un Fund Request Importante: Allocated Budget no está marcado como obligatorio pero es necesario ingresar el monto que reclamaremos a HP. Sino la planeación no será aprobada. Aparece el fondo que se seleccionó. Importante: El status permanece en In Progres

Partner Portal – Crear un Fund Request Para crear el Fund Request de la otra actividad, se debe seleccionar y luego hacer click en New Fund Request El nuevo Fund Request aparecerá en la sección de Fund Request.

Partner Portal – Planeación Aprobada Una vez que HP haya notificado al Canal que su planeación ha sido aprobada, se debe regresar al Partner Portal. Hacer click en el link de Plans.

Partner Portal – Planeación Aprobada En la lista de Plans encontraremos el Plan en status Approved. Para revisar la planeación, hacer click en la descripción del plan. Este link nos lleva a la sección de Plan Objectives

En la sección de Plan Objectives veremos el status Approved. Partner Portal – Planeación Aprobada En la sección de Plan Objectives veremos el status Approved. Para seguir resvisando la planeación se hace click en la descripción del Plan Objective

Partner Portal – Planeación Aprobada Plan Activities & Fund Request en status Approved. Una vez que se haya realizado la actividad y tengamos la documentación para soportar la actividad. Hacer click en la descripción del Fund Request.

1.7 Partner Portal – Crear un Claim En la parte superior aparecerá el detalle del Fund Request aprobado. Justo debajo veremos la sección de Claims. Para crear un claim, hacer click en New.

Partner Portal – Crear un claim Importante: Aunque el campo de Claimed Budget no está marcado como obligatorio. Es importante ingresar en monto que reclamaremos a HP. Se creará un número de referencia: Claim Id. El Status queda en In Progress Hacer click en Save

En la sección de Claims aparecerá nuestro nuevo Claim. Partner Portal – Planeación Aprobada En la sección de Claims aparecerá nuestro nuevo Claim.

1.8 Como adjuntar los POPs a la herramienta? Para adjuntar la POP, hacer click en el link de Proof of Performance.

Como adjuntar los POPs a la herramienta? En la sección de POP Attachments Hacer click en New.

Como adjuntar los POPs a la herramienta? Es necesario hacer click en el vínculo.

Como adjuntar los POPs a la herramienta? Hacer click en Browse y una vez localizado el archivo Hacer click en Add Cuando ya se haya subido el documento, debe dejar un comentario. Hacer click en Save

Como adjuntar los POPs a la herramienta?

1.9 Partner Portal – Enviar el claim a Auditoría Una vez que los documentos estén cargados , seleccionamos el claim y hacemos click en Edit.

Partner Portal – Enviar el claim a Auditoría Importante: Cambiar el status del claim a Submitted para poder enviarlo a auditoría. Hacer click en Save. Si un claim se cambia a Submitted pero no se adjuntan POPs, el claim es rechazado. Si un claim se deja en In Progress aunque tenga POPs adjuntos no será auditado.

Partner Portal – Enviar claim a Auditoría Importante: Revisar que el claim aparezca con status Submitted. El Equipo de Auditoría de Costa Rica audita los Claims a la semana siguiente de haber ingresado. Cada claim podrá ser auditado solo DOS veces. Al ser rechazado la segunda vez, esto será definitivo.

BPR Support Teams : Contact Details Mdf.trainingbpr@hp.com BPR Training Team Preguntas relacionadas al proceso de entrenamiento. Preguntas acerca de aprobaciones en BPR, la matriz. HPLAPartnerSupport@hp.com Problemas de usuarios. la.mdf_team@hp.com BPR Audit Team - Team de Auditoría- Envío de POP en caso que no logren subirlas , dudas de auditoría de claims y aprobaciones.

Muchas Gracias !

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