CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O ELECTRONICA.

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1 CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O ELECTRONICA

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3 1. INTEGRAR EXPEDIENTES (ARCHIVOS) DE MANERA FISICA Y/O ELECTRONICA, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA

4 1.1 EXPEDIENTES

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6 El historiador H.G. Wells, en algunos de sus textos habla del
OBJETO DE LA MATERIA FINES DE LA MATERIA El historiador H.G. Wells, en algunos de sus textos habla del “archivo de las rocas”

7 Esto quiere decir que el archivo, es mas viejo que la humanidad, ya que data de las de las eras geológicas del planeta

8 En nuestros días, el trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sido designado con frecuencia con el nombre de “sistema nervioso”

9 Ya que es una parte vital e integral de la misma
Ya que es una parte vital e integral de la misma. En empresas unitarias hasta la muy compleja encontramos dos clase de actividades bien distintas:

10 Actividades de la empresa
Actividades primordiales fundamentales o primarias Actividades están representadas por la administración Ósea sus finalidades o propósitos de que se trate la producción En la oficina de mayor o menor amplitud y con trabajos de diversa índole

11 En general, la labor de la administración es de servicios y dentro de esos servicios esta el archivo

12 Este servicio es de INFORMACION; por tal razón y en un moderno concepto, esta actividad debe considerarse como el “registro de la información”

13 La mayoría de actividades están presididas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y trasmisión de datos.

14 Antes de tomar decisiones se necesita de información necesaria y es así como la dirección en el momento oportuno dictar medidas para incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal etc.

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16 Entre los servicios que presta la oficina esta la del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones publicas y privadas

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18 La oficina elabora una multitud de documentos que son manejados ordenadamente, en los archivos con el propósito de proporcionar información

19 Sus faltas provocan desorden en negocios entorpecen la marcha institucional. El no conceder la importancia de este y la falta de preparación del personal, imposibilitan la correcta resolución de asuntos.

20 Hoy en día los archivos en un concepto actual un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa la historia de la institución.

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22 Los archivos en su aspecto informativo tiene, una múltiple función:
Histórica Analítica previsora supervisora

23 TERMINOLOGIA

24 ARCHIVONOMIA Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos

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26 LA PLANEACION LA CONSTITUYEN: Las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales

27 LA ORGANIZACIÓN representada por los programas de trabajo y procedimientos de ejecución para la conexión y ejecución y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

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29 LA INTEGRACION Que con apoyo en lo anterior, pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para aún mejor aprovechamiento.

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31 LA EJECUCION Ósea la aplicación de los sistemas y de los métodos de archivo guiados por una serie de normas generales, o particulares que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos

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33 CONTROL Como instrumento de medición y corrección de lo planteado, de lo organizado, de lo dirigido y de las tareas y su ejecución.

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35 El termino archivonomia, Como expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado (a semejanza de la voz Biblioteconomía)

36 Con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome (gr
Con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome (gr.) que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como “REGISTRO DE LA INFORMACION”

37 ARCHIVO DEL LATIN archivum Significa lugar o paraje que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos. Fig. lugar secreto y reservado, deposito de cosas de cierta importancia o curiosidad

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39 De lo anterior se dan tres conceptos sobre archivo: Primer concepto Conjunto de documentos

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41 Segundo concepto: Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta

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43 Tercer concepto: Lugar destinado a contener los documentos, se llama también por extensión.

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45 Archivar: Es la acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.

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47 Archivista El que tiene a su cargo un archivo o que, o como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

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49 Archivero. Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

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52 EXPEDIENTE Conjunto de documentos relativos a un mismo asunto, ordenados coherentemente, foliados y cocidos dentro de una carpeta.

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55 EXPEDIENTE es un término con origen en el vocablo latino : expedĭens, que procede de expedīre (“dar curso”, “convenir”).

56 El concepto tiene diversos usos y significados de acuerdo al contexto.

57 Un expediente es el conjunto de los papeles y documentos que corresponden a un determinado asunto o negocio. También puede tratarse de la serie ordenada de actuaciones administrativas o judiciales

58 ARCHIVO Conjunto de documentos pertenecientes a una persona o institución, ordenados siguiendo un método establecido.

59 DIVISION DE ARCHIVO

60 LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN Y SUBDIVIDEN:
PRIMERO. POR SU ORGANIZACIÓN: Archivos Centrales B) Archivos Locales

61 SEGUNDO POR SUS ASUNTOS Archivos generales archivos parciales

62 Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES
TERCERO Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES ARCHIVOS ESPECIALES ARCHIVOS PARTICULARES

63 CUARTO POR SU DESTINO: ARCHIVOS PUBLICOS B) ARCHIVOS PRIVADOS C) ARCHIVOS SECRETOS

64 POR AL METODO EMPLEADO EN SU MANEJO: B) ARCHIVOS INDIRECTOS
QUINTO POR AL METODO EMPLEADO EN SU MANEJO: ARCHIVOS DIRECTOS B) ARCHIVOS INDIRECTOS

65 POR LA CALIDAD O CANTIDAD DE DOCUMENTOS: ARCHIVOS CUANTITATIVOS
SEXTO POR LA CALIDAD O CANTIDAD DE DOCUMENTOS: ARCHIVOS CUANTITATIVOS B) ARCHIVOS CUALITATIVOS

66 POR ASIGNATURA EMPLEADA: ARCHIVOS NUMERICOS B) ARCHIVOS ALFABETICOS
SEPTIMO POR ASIGNATURA EMPLEADA: ARCHIVOS NUMERICOS B) ARCHIVOS ALFABETICOS

67 PRIMERO POR SU ORGANIZACIÓN:

68 POR SU ORGANIZACIÓN: A) Archivos Centrales B) Archivos Locales

69 A) Archivos centrales Son unidades de servicios que, que concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias;

70 es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada por la transmisión hecha por las diversas dependencias

71 B) Archivos Locales Son contrarios a los anteriores en servicio se localiza en cada dependencia de la institución, como consecuencia, se forman tantos expedientes,

72 como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

73 SEGUNDO POR SUS ASUNTOS

74 POR SUS ASUNTOS Archivos generales archivos parciales

75 Archivos generales Contienen todo el genero de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien, a una unidad de concentración de expediente de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus archivos locales en proceso de operación.

76 archivos parciales Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.

77 TERCERO Por la documentación que contiene:

78 Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES
ARCHIVOS ESPECIALES ARCHIVOS PARTICULARES

79 Contienen documentos de las instituciones publicas o gubernamentales.
ARCHIVOS OFICIALES Contienen documentos de las instituciones publicas o gubernamentales.

80 Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades
B) ARCHIVOS ESPECIALES Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades

81 ARCHIVOS PARTICULARES Contienen documentos de las personas o familias.

82 CUARTO POR SU DESTINO:

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86 Integración de los archivos:

87 Integración de los archivos: 5.- higiene de los archivos
Local 2. Mobiliario y equipo 3. Documentación 4. Personal 5.- higiene de los archivos

88 Local Es necesario que el archivista tenga una idea general sobre este particular; en primer lugar, debe buscar la funcionalidad del local

89 debe buscar la funcionalidad del local a las necesidades propias de la oficina y no la oficina

90 3.- LA DOCUMENTACION

91 Es el elemento mas importante entre los que integran los archivos, la archivonomía y sus técnicas están destinadas a aquella.

92 La documentación como ciencia, según Otlet, se divide en cinco grandes ramas: Bibliografía Biblioteconomía Enciclopedia Archivística museografía

93 La documentación en las oficinas, se origina, por una parte, en lo que llamamos correspondencia (acción de corresponderse, según la academia de la lengua)

94 Y, por la otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas. Todos van a constituir el acervo de los archivos.

95 Si por documento se entiende “todo aquello en que se haga constar un hecho”, sin importar la metería, en el archivo, la mayoría se presenta en papel, conteniendo una serie de datos para referirse

96 A ese “hecho” se traduce en lo mas importante para el archivista: El ASUNTO, es decir, de aquello que trata el documento: su parte medular, fundamental y su contenido

97 La documentación tiene una gran variedad de nombres, de formas o características:

98 Así hay documentación Oficial, Mercantil, Industrial, Financiera, Contable, Particular etc.

99 4.- EL PERSONAL

100 Técnico en la materia, osea en la archivonomía, debe ser archivista
Técnico en la materia, osea en la archivonomía, debe ser archivista. Dominio completo en la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.

101 5.- HIGIENE EN LOS ARCHIVOS

102 Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias.

103 Hay que someterlos a periódicas fumigaciones y abolir estrictamente, la practica viciosa de humedecer, con esponja los documentos.

104 El uso de dedales de goma es una obligación de quienes los consulten o los manejen

105 6.- LOS ELEMENTOS AUXILIARES PARA EL ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

106 Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o método que se adopte para su clasificación, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpeta,

107 Las guías principales, y auxiliares o sub guías, los marbetes y los jinetes. La capeta Entra en la formación del expediente, recoge en su interior los documentos que lo foman, hechas en cartoncillo o cartulina en tamaño de oficio o de carta.

108 Las guías principales y auxiliares o sub guías
Las guías principales y auxiliares o sub guías. De material muy resistente (cartón), en tamaño carta u oficio, o que para los catálogos, tienen en su borde superior una pestaña o apéndice que, contando de izquierda a derecha, son los diversos cortes que se conocen según su numero:

109 Guía del primer corte guía del segundo corte, del tercero etc
Guía del primer corte guía del segundo corte, del tercero etc. Existen de uno, dos tres o mas cortes y esas pestañas están destinadas a contener la inscripción ya alfabética, ya numérica o combinadas que van a servir como guía. (tal como su nombre lo indica)

110 los marbetes de las gavetas o de las guías Son metálicos y están destinados a indicar, en el primer caso, el contenido de la gaveta mediante letras o números y,

111 en el segundo caso sustituyen ventajosamente, por su durabilidad, a los apéndices o pestañas de las guías en sus diversos cortes

112 Los jinetes metálicos y en varios colores
Los jinetes metálicos y en varios colores. Indican, mediante el color clave,, los distintos accidentes que se requiera señalar en los expedientes o en los catálogos.

113 7.- la organización de los archivos en relación con las instituciones.

114 Las oficinas, dentro las instituciones, adoptan generalmente una organización departamental o una centralizada.

115 en la organización departamental Se encuentra una unidad que se basta a si misma para todos sus servicios; todas las diversas actividades están bajo el control de un jefe,

116 provisto de la capacidad y autoridad necesarias, para atender íntegramente todas las labores; esta forma de organización cuenta dentro su departamento con sus propios taquimecanógrafos, sus corresponsales, sus agentes de compras etc (archivo especial)

117 En la organización centralizada Todas las tareas comunes a las diversas dependencias se realizan o ejecutan en unidades centrales de servicios, y cada labor de finalidad especifica corresponderá a un departamento o sesión.

118 9.- Sistema de archivos:

119 El análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos:

120 Una numeración; un lugar; una fecha; día; mes y año; un nombre o nombres de personas físicas o morales; y sobre todo un asunto como parte esencial.

121 De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los sistemas de archivo.

122 La elección del sistema de archivo , descansa en el principio de ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución.

123 De allí la existencia de los sistemas de archivo:
Archivo Numérico b) archivo Alfabético c) Archivo Geográfico d) Archivo Cronológico e) archivo Por asuntos f) Las combinaciones entre si

124 1.- archivo Numérico en este sistema se le asigna un numero progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta ningún otro elemento.

125 cada asunto esta constituido por la serie de documentos que al mismo tiempo se refieran.

126 En este sistema presenta prácticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores técnicas en su empleo.

127 Para su localización u ordenación de los expedientes en los muebles archivadores, se usan guías divisionarias

128 en las que se distribuyen estos
en las que se distribuyen estos. Anotando en sus pestañas las series numéricas de 50 en 50 o de 100 en 100

129 b) Archivo Alfabético En este sistema de archivos, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres son,

130 En este caso el factor o elemento preponderante
En este caso el factor o elemento preponderante. De tal manera que cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas,

131 O morales estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de los nombres de los individuos o instituciones.

132 Este ordenamiento de los expedientes se hace por un arreglo sucesivo de palabras, es decir,

133 El orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y al no de las letras sucesivas de dos o mas palabras. ejemplo

134 Instituto superior de estudios contables Instituto tecnológico de monterrey

135 López, Andrés López , Apolonio López, López Aurelio López , Martínez López, Martínez Carlós

136 c) Archivo Geográfico En este sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos, es decir,

137 Los documentos de un solo asunto para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea, naciones, estados, ciudades, provincias etc.

138 Para su ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guias divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas

139 Se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política, nación o estado o ciudad o pueblo etc.

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141 LA CATALOGACION

142 LA CATALOGRAFIA. De catalogo y graphein
LA CATALOGRAFIA. De catalogo y graphein. Describir: descripción y estudio de los catálogos- arte de formar los catálogos..

143 CATALOGOS SU OBJETO E IMPORTANCIA

144 El objetivo primordial de los catálogos es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos

145 Pues en ellos existe una descripción sintética de sus asuntos con el contenido de sus características esenciales.

146 CATALOGO DEFINICION

147 Registro o lista ordenada conforme a un sistema o plan determinado, que se forma anotando en tarjetas los principales datos documentarios que puedan caracterizar a un asunto.

148 CATALOGACION

149 Es enumerar y describir sistemática y metódicamente los documentos que forman los archivos

150 la numeración y descripción se hace mediante “asientos” o “noticias” que se redactan en tarjetas de cartulinas de forma rectangular de 127 x 76mm. (3 x 5´´)

151 DIVISION DE LOS CATALOGOS

152 Se dividen en dos grandes grupos: 1. - Catálogos Generales 2
Se dividen en dos grandes grupos: 1.- Catálogos Generales 2.- Catálogos Especiales

153 Catalogo sistemático o metódico b) Catalogo diccionario
1.- Catálogos Generales Se subdividen en: Catalogo sistemático o metódico b) Catalogo diccionario

154 2.- Catálogos Especiales Son de gran variedad, sujetos a su formación a las necesidades, o modalidades, de las instituciones o de los archivo.

155 Los diversos nombres de los catálogos Especiales los toman de su finalidad y de la clase de cedulas que los integren, según se detalla en el capitulo siguiente:

156 LAS CLASES DE LOS CATALOGOS

157 Los catálogos son resultantes del conjunto de asientos o noticias ordenadas según la clasificación adoptada. En consecuencia los catálogos son de las clases y de las finalidades siguientes:

158 1.- CATALOGO SISTEMATICO O METODICO Es el que ordena sus asientos según los números clasificadores, asignados a los documentos o a los expedientes de acuerdo con un sistema de clasificación determinado.

159 2.- CATALOGO DICCIONARIO Es el que ordena alfabéticamente las cedulas de catalogación de nombres, materias, asuntos, lugar, analíticas y adicionales.

160 3.- CATALOGO ONOMASTICO El que arregla sus asientos en un orden alfabético de apellidos y nombres de las personas que intervienen en los asuntos.

161 4.- CATALOGO CLASIFICADO O DE CLASES El que arregla sus registros o asientos de acuerdo con las grandes ramas de los conocimientos humanos, que ordenan alfabéticamente.

162 5.- CATALOGO DE MATERIAS Y ASUNTOS Es el ordenamiento alfabético de las cedulas de las materias o de los asuntos que se tratan los documentos y los expedientes.

163 6.- CATALOGO TOPOGRAFICO Es el que ordena sus asientos de acuerdo con la colocación que tienen los expedientes en los estantes.

164 7.- CATALOGO GEOGRAFICO Es el que ordena sus noticias por la región o lugar relativos a los asuntos.

165 8.- CATALOGO CRONOLOGICO Es aquel que arregla sus cedulas por orden de fechas relativas a los documentos o a los expedientes.

166 LA FORMACION DE LOS CATALOGOS

167 El catalogo es el elemento de consulta, no de lectura, y sus recursos son para las investigaciones que conducen de un punto a otro, por eso su presentación tiene una importancia extrema:

168 una legibilidad máxima, de modo que la vista pueda descubrir fácilmente el elemento deseado, con atracción de otros

169 1.- ASIENTO O NOTICIA Es el registro por el cual se describe un asunto, documento, expediente etc.

170 En un catalogo anotando sus principales datos por todas aquellas partes por donde las investigaciones sean posibles.

171 Existen dos clases de asientos: 1. - principales 2
Existen dos clases de asientos: 1.- principales 2.- auxiliares o secundarios

172 1.- Asientos principales
Materia o asunto b) Onomásticas C) alfabéticas

173 Los asientos principales tienen generalmente como encabezado el nombre o nombres, asunto o materia y del cual se derivan.

174 2.- asientos Auxiliares o secundarios
Adicionales b) Analíticos c) De referencia d) De extensión

175 ELEMENTOS DE LA REDACCION DE LOS ASIENTOS DE LOS CATALOGOS

176 ELEMENTOS En la redacción de los asientos de las cedulas de catalogación de los archivos, generalmente se anotan:

177 1.- la clasificación 2.- el encabezamiento 3.-el subencabezamiento 4.-la fecha y 5.- el extracto del asunto

178 1.- La clasificación Constituida por una formula, una clave o simplemente una serie numérica, escrita en el Angulo superior izquierdo de la cedula. Determina el ordenamiento de los asuntos, documentos o expedientes.

179 2.- el encabezamiento. Esta constituido por la palabra o frases (palabras de orden) por la que se determina el lugar alfabético o clasificado de las cedulas en los catálogos.

180 3.- el subencabezamiento Constituido por la palabra o frase que completamente o aclare el concepto expresado por el encabezamiento.

181 4.- la fecha Es la fecha o año en que se trata el asunto o se cataloga.

182 5.- el extracto del asunto Es una descripción clara, breve y concisa del asunto.

183 Clasificación ENCABEZAMIENTO Subencabezamiento Fecha
Clasificación ENCABEZAMIENTO Subencabezamiento Fecha.- EXTRACTO Iníciales

184 REGLAS CARTOGRAFICAS

185 Estas reglas que se refieren a la redacción de los asientos noticias de las cedulas de catalogación según los diversos sistemas de archivos.

186 Son aplicables a la inscripción o registro que se hace en los apéndices o pestañas de los expedientes. En caso que el método adoptado lo requiera.

187 Encabezamientos. Su redacción 1
Encabezamientos. Su redacción 1.- NOMBRE Escríbase el nombre de la persona anteponiendo el apellido con mayúsculas compactas y dando, a continuación el nombre separado por una coma, con la inicial mayúscula solamente

188 Ejmplo: Eva Hernández Guadalupe Marun HERNANDEZ, Eva MARUN, Guadalupe

189 2.- apellidos compuestos Los apellidos compuestos se consideran como el principal al que sigue inmediatamente después del nombre.

190 Ejemplo: Ernesto Flores Baca FLORES BACA, Ernesto

191 ORDENAMIENTO

192 Es el catalogo sistemático las cedulas se arreglan según el sistema adoptado. Desde el simple orden de la serie numérica progresiva

193 (archivo numérico simple) hasta el de clasificadores y dentro de cada clasificador por numeración progresiva de expedientes.

194 PERSONAL DE BANCO 1 301

195 FORMACION DE LOS EXPEDIENTES

196 EXPEDIENTES

197 El expediente debe formarse, estrictamente, con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio constituyendo su historia completa.

198 Al iniciarse un asunto, se abre la carpeta y las cedulas de catalogación necesarias, completándose con aquellas que exija el desarrollo ulterior de los propios asuntos por nuevas modalidades.

199 BC BB BA B AC AB AA A

200 FORMACION DE EXPEDIENTES 4.- colocación de expedientes
1.- Ordenamiento 2.- costuras 3.- legajos 4.- colocación de expedientes

201 (cartas, oficios, telegramas o escritos de cualquier especie)
1.- Ordenamiento Los documentos (cartas, oficios, telegramas o escritos de cualquier especie)

202 Por riguroso orden cronológico b) Por orden lógico de desarrollo.
Recibidos o redactados por la institución, se ordenan dentro del expediente por dos métodos: Por riguroso orden cronológico b) Por orden lógico de desarrollo.

203 Según la documentación, se emplean los métodos descritos o se combinan.

204 En cuanto al orden, pueden seguirse también dos medios: delante hacia atrás o viceversa, de atrás hacia adelante.

205 En el primer caso , el documento mas antiguo al fondo, y el mas reciente al frente. Este ordenamiento es muy practico,

206 por que generalmente las consultas de antecedentes se refieren a las gestiones o tramites mas recientes

207 2.- costuras Los documentos se deben asegurarse dentro de la carpeta por medio de broches metálicos, aboliendo el obsoleto empleo del hilo y la aguja.

208

209 3. - legajos Los expedientes tienen un grueso, generalmente de 25 mm
3.- legajos Los expedientes tienen un grueso, generalmente de 25 mm. Cuando es mayor el volumen de los documentos,

210 los expediente se dividen en legajos que son parte de un expediente como lo son los tomos a la obra.

211 4.- colocación de expedientes Los expedientes se arreglan siguiendo el orden numérico o alfabético, según el sistema, distribuyéndose entre guías,

212 del tamaño correspondiente a los muebles, en idéntica forma Que las cedulas del catalogo sistemático o metódico.

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214 1.4 Equipo y mobiliario 2. Controlar los Expedientes de acuerdo con los Requerimientos y Lineamientos de la Empresa de manera Manual y/o Electrónica.

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