Iniciativa y Autodirección Organización Fecha: 17/06/2011 Práctica: Implementación de las 5s Parte 1 Capturista Junior Nivel 1 Semestre 1.

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1 Iniciativa y Autodirección Organización Fecha: 17/06/2011 Práctica: Implementación de las 5s Parte 1 Capturista Junior Nivel 1 Semestre 1

2 Instrucciones Para llevar a cabo esta actividad, las instrucciones son sencillas: 1.Hemos dividido la práctica en 3 partes para que puedas aplicar las 5s de manera paulatina. 2.Toma una foto de tu lugar de trabajo, toma un PRINT SCREEN de tu OUTLOOK (inbox) y de la carpeta de MIS DOCUMENTOS en tu computadora. 3.Lleva a cabo la práctica de acuerdo a las instrucciones de la diapositivas 5 y 6 de este archivo. 4.Toma una fotografía de como queda tu lugar después de la actividad y toma un PRINT SCREEN de tu OUTLOOK y de la carpeta MIS DOCUMENTOS después de la actividad. 5.En PowerPoint, pega las imágenes como un álbum de ANTES y DESPUES de las 5s. 6.Entra al SharePoint de Desarrollo Organizacional. Solo da clic a esta liga 1.http://mxdcw082w03:38239/sitios/desarrolloorganizacional/5S%20ANTES%20Y %20DESPUS%20CAP/Forms/AllItems.aspxhttp://mxdcw082w03:38239/sitios/desarrolloorganizacional/5S%20ANTES%20Y %20DESPUS%20CAP/Forms/AllItems.aspx 2.En el menú principal, del lado izquierdo de la pantalla, encontraras el submenú DOCUMENTOS 1.En los DOCUMENTOS, encontrarás la opción “5s ANTES Y DESPUES CAP”, selecciona esa opción 2.Selecciona la opción CARGAR, lo que te llevará a una pantalla donde debes dar clic en EXAMINAR para buscar el documento en tu computadora 3.Una vez que encuentres el archivo le das clic en ACEPTAR 4.De allí te enviará a un formulario, ingresa tu nombre como nombre del archivo, en TÍTULO, pon “5S CAP” ingresa la ciudad en la que te encuentras y la fecha. Después da clic en ACEPTAR y LISTO!!! 7.Para registrar tu participación: 1.Entra al portal de la Universidad, da clic en APRENDER y después en PROGRAMA DE FORMACIÓN. 2.Ubica el nombre de esta actividad y lánzala dando clic sobre la flecha blanca con recuadro verde y cuando te pregunté si ya concluiste la actividad, da clic en SI.

3 Como se indicó en las instrucciones, esta práctica se dividirá en 3 partes que te permitirán la implementación y evaluación paulatina de las 5s. Iniciaremos aplicando la primera S: SEIRI, en nuestro lugar de trabajo. La aplicación de SEIRI tendrá 3 dimensiones: CORREO ELECTRÓNICO ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (Unidad C:\\) ESPACIO FISICO DE TRABAJO Conozcamos más acerca de esta etapa. SEIRI: Significa que debemos diferenciar entre los elementos necesarios y los innecesarios, y descartar estos últimos. Una mirada minuciosa revela que sólo necesitamos un pequeño número de objetos, ya que muchos de ellos no los utilizaremos nunca o solo serán necesarios en un futuro lejano. Es aconsejable retirar los elementos que no utilizaremos en los próximos treinta días, pues generan gastos innecesarios de gestión, de personal o de falta de espacio. Con base en el conocimiento del proceso, debemos clasificar los elementos y agruparlos según un común denominador: su utilidad para desarrollar el trabajo, y cuál es el tiempo de uso. Para eliminar lo innecesario nos enfrentamos a dos grandes obstáculos: el apego a las cosas y el temor que muchas personas sienten cuando corren el riesgo de perderlas. Deshacerse de lo innecesario es el secreto de una buena organización. Sin embargo, es mucho más complicado de lo que parece, ya que no tenemos un método que nos permita liberarnos de lo que no necesitamos; consideramos que el tiempo para discernir si algo es o no necesario es tiempo perdido; a lo innecesario le asociamos un valor sentimental y por ello nos resistimos a tirarlo. Para eliminar los objetos innecesarios, se pone en práctica una campaña de grandes etiquetas rojas, que debemos colocar sobre todos los elementos que retiraremos del sector que hemos delimitado.

4 Ante la menor duda, debemos colocar una tarjeta roja, con un espíritu crítico y de acuerdo con estándares preestablecidos. Seguramente, al final de la campaña el área estará cubierta con centenares de etiquetas. La tarjeta roja indica que los elementos deben ser trasladados a un depósito lejano implementado para tal fin o desechados si no agregarán valor. Al retirar esta montaña de cosas innecesarias, quedará un mayor espacio libre, lo que incrementa la flexibilidad en el uso del área de trabajo. Se debe dar seguimiento a los objetos identificados: así, si a los tres meses no se han utilizado se deben trasladar a un lugar apartado dentro de la empresa, pero si a los seis meses siguen sin ser utilizados, deben venderse o regalarse. Imaginemos que aplicamos esta práctica a nuestro guardarropa: seguramente nos daríamos cuenta de la gran cantidad de prendas que no utilizamos según pasan los años, y que siguen ocupando un lugar vital en nuestros espacios aparentemente pequeños. No solamente utilizaremos tarjetas o señalamientos rojos, también utilizaremos tarjetas azules y fosforescentes. Tarjetas de Color Azul: pueden destacar elementos que pertenecen al trabajo realizado, que reducen el espacio en el lugar de trabajo y se debe buscar un sitio mejor para colocarlo. Utiliza este color para señalar objetos que SI deben permanecer en tu área de trabajo, pero acomodadas en un lugar diferente o de mejor manera. Tarjetas de Colores Intensos: Utiliza estos señalamientos para ubicar rápidamente los objetos o archivos de uso frecuente y diario. Ejemplo: si hay un archivo que continuamente utilizas, como incapacidades, las puedes poner todas en un folder de color verde intenso, identificado con letras mayúsculas: INCAPACIDADES

5 INSTRUCCIONES PARA IMPLEMENTAR SEIRI: CORREO ELECTRÓNICO 1.Revisa tu inbox y borra todos los correos cuyo asunto ya hayas atendido y cuyo contenido no vayas a requerir en los siguientes 3 meses. 2.Haz una carpeta para cada una de las áreas con las que intercambias correos continuamente. EVITA HACER CARPETAS POR PERSONA, las personas se mueven de área o de empresa por lo que la mejor manera de dar seguimiento es por ÁREA. 3.Crea las reglas necesarias para que los correos que recibas se dirijan automáticamente a la carpeta que les corresponde. 4.Depura cada 3er día tu inbox, contemplando lo siguiente: 1.NUNCA debes tener más de 50 correos en tu inbox 2.NUNCA debes de tener más de 10 correos NO Leídos 5.Abandera los correos que requieran seguimiento y remueve la bandera cuando hayas atendido el asunto pendiente. ARCHIVOS ELECTRÓNICOS 1.Analiza los archivos que tienes grabados en tu computadora: 1.Agrúpalos por tema. 1.Ejemplo: INCAPACIDADDES, FINIQUITOS, FACTURAS 2.Ejemplo: puedes buscar que tenga relación con la organización de las carpetas de tu correo electrónico 2.Borra todos los que YA NO USES, o contengan información OBSOLETA 2.Si manejas archivos que son periódicamente actualizados, identifica el nombre del archivo con una versión y cada 6 meses borra las versiones obsoletas. 1.Ejemplo: Base de Datos MeCA vs01 o Base de Datos MeCA Agosto 2011 3.Revisa los archivos que tienes guardados en el ESCRITORIO y ubícalos en la carpeta que les corresponda, no debes tener más de 5 accesos directos en tu ESCRITORIO. ESPACIO FÍSICO DE TRABAJO 1.Revisa los papeles que tienes en tu lugar. 1.Desecha los que sean obsoletos o no agreguen valor 2.Identifica los de uso poco frecuente y acomódalos en un lugar todos juntos, pero identificados 3.Identifica los archivos de uso frecuente y acomódalos en un lugar de fácil y rápido acceso, hazlos visibles con señalamientos de colores vivos

6 2.Revisa tu papelería y artículos de oficina 1.Desecha las plumas y plumones que ya no tengan tinta 2.Coloca en un lugar de fácil acceso los objetos que usas con frecuencia: engrapadora, cuaderno de notas, resaltador, etc 3.Guarda en una gaveta los que solo uses ocasionalmente: clips, tijeras, pegamento. 3.Revisa los artículos personales que decoran tu lugar: 2.Procura tener 3 como máximo.