Source OSHA Website: html Federal OSHA Complaint Handling Process OSHA evaluates each complaint to determine how.

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1 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Federal OSHA Complaint Handling Process OSHA evaluates each complaint to determine how it can be handled best--an off-site investigation or an on-site inspection. Workers who would like an on-site inspection must submit a written request. Workers who complain have the right to have their names withheld from their employers, and OSHA will not reveal this information. This material was produced under grant SH22301-11-60-F-36 from the Occupational Safety and Health Administration, U.S. Department of Labor. It does not necessarily reflect the views or policies of the U.S. Department of Labor, nor does mention of trade names, commercial products, or organizations imply endorsement by the U.S. Government.

2 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html At least one of the following eight criteria must be met for OSHA to conduct an on-site inspection: 1)A written, signed complaint by a current employee or employee representative with enough detail to enable OSHA to determine that a violation or danger likely exists that threatens physical harm or that an imminent danger exists; 2)An allegation that physical harm has occurred as a result of the hazard and that it still exists. 3)A report of an imminent danger. 4)A complaint about a company in an industry covered by one of OSHA's local or national emphasis programs or a hazard targeted by one of these programs 5)Inadequate response from an employer who has received information on the hazard through a phone/fax investigation 6)A complaint against an employer with a past history of egregious, willful or failure-to-abate OSHA citations within the past three years 7)Referral from a whistle blower investigator 8)Complaint at a facility scheduled for or already undergoing an OSHA inspection.

3 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Phone/Fax Investigation OSHA's phone/fax method enables the agency to respond more quickly to hazards where none of the eight criteria listed above are met or where the employee or employee representative requests the phone/fax method. OSHA telephones the employer, describes the alleged hazards and then follows up with a fax or a letter. The employer must respond within five days, identifying in writing any problems found and noting corrective actions taken or planned. If the response is adequate, OSHA generally will not conduct an inspection. The employee who filed the original complaint will receive a copy of the employer's response. If still not satisfied, the complainant may then request an on-site inspection.

4 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Inspection Priorities 1) OSHA's top priority for inspection is an imminent danger-a situation where workers face an immediate risk of death or serious physical harm. 2) Second priority goes to any fatality or catastrophe-an accident that requires hospitalization of three or more workers. Employers are required to report fatalities and catastrophes to OSHA within eight hours. 3) Third priority is employee complaints and referrals. 4) Lower inspection priorities include inspections targeted toward high hazard industries, planned inspections in other industries and, finally, follow-up inspections to determine whether previously cited violations have been abated.

5 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Evaluating Employee Complaints Before beginning an inspection, OSHA staff must be able to determine from the complaint that there are reasonable grounds to believe that a violation of an OSHA standard or a safety or health hazard exists. If OSHA has information indicating the employer is aware of the hazard and is correcting it, the agency may not conduct an inspection after obtaining the necessary documentation from the employer.

6 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Evaluating Employee Complaints (continued) Complaint inspections generally are limited to the hazards listed in the complaint, although other violations in plain sight may be cited as well. The inspector may decide to expand the inspection based on his/her professional judgment or conversations with workers. Complaints are not necessarily inspected in "first come, first served" order. OSHA ranks complaints based on the severity of the alleged hazard and the number of employees exposed. That is why lower priority complaints can often be handled more quickly using the phone/fax method than through on-site inspections.

7 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Worker Involvement in OSHA Inspections The OSH Act gives the workers' representative the right to accompany the OSHA inspector during the inspection. The representative is chosen by the union (if there is one) or by the employees, never by the employer. If the employees are represented by more than one union, each union may choose a representative. Normally, the representative of each union will not accompany the inspector for the entire inspection, but will join the inspection when it reaches the area where those union members work. Workers have a right to talk privately to the inspector on a confidential basis whether or not a workers' representative has been chosen. Workers are encouraged to point out hazards, describe accidents or illnesses that resulted from those hazards and relate past worker complaints about hazards. Workers should also inform the inspector if working conditions are not the same as usually exist in the workplace.

8 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Proceso Federal de OSHA para manejar quejas: OSHA evalúa cada una de las quejas para determinar cual es la mejor forma de atender la queja- Una investigación a distancia o una investigación en el área de trabajo. Los trabajadores que deseen una inspección en el área de trabajo deben hacer una queja escrita. Los trabajadores que sometan quejas tienen el derecho de que su identidad no sea revelada al empleador, si lo desean OSHA no divulgara esa información Este material fue producido bajo la subvención Susan Harwood número SH22301-11-60-F-36 del Departamento de Trabajo de EE.UU., Administración de Seguridad y Salud. El contenido de esta presentación no refleja necesariamente las opiniones o las políticas del Departamento de Trabajo de los EE.UU, ni la mención de nombres comerciales, productos comerciales, u organizaciones implica la aprobación por el Gobierno de los EE.UU..

9 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Al menos una de los siguientes criterios debe cumplirse para que OSHA pueda conducir una inspección en su área de trabajo: 1)Una queja escrita y firmada por un empleado actual o por un representante del empleado. La queja debe tener suficiente detalle para permitirle a OSHA determinar si existe una violación, si existe un peligro físico, o si existe un peligro inminente. 2)Una queja de un daño físico a una persona por un peligro que aun continua existiendo. 3)Un reporte de un riesgo inminente. 4)Una queja acerca de una compañía en algunas de las industrias enfocadas por OSHA a nivel local o nacional o un peligro seleccionado por algunos de estos programas. 5)Una respuesta inadecuada de un empleador que ha recibido información de los peligros por medio de una investigación telefónica y por Fax. 6)Una queja contra un empleador con un historial mayor de desacato de cumplimientos requeridos por OSHA dentro de los últimos tres anos. 7)Referencia por un investigador denunciante 8)Queja en una entidad programada para / pasando por una investigación telefónica

10 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Método telefónico/ fax: Lo utiliza OSHA para responder mas eficientemente a riesgos que no cumplen con el criterio necesario para conducir una inspección (1 de las 8 razones) o cuando el empleado o su represéntate pide que se utilice el método telefónico. OSHA se comunica con el empleador telefónicamente, le describe los riesgos que le han sido reportados y hace seguimiento con una carta o un Fax. El empleador entonces tiene 5 días para responder a las quejas detallando en una carta los peligros descritos incluyendo las acciones que se han tomado para enfrentar el peligro o reducirlo. Si la respuesta es adecuada entonces OSHA no hará una inspección del área de trabajo. El empleado que puso la queja recibirá una copia de la respuesta de su empleador, si no es satisfactoria, el querellante puede pedir una inspección del sitio de trabajo

11 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Prioridades de Inspección: 1) La prioridad principal de OSHA al hacer inspecciones es encontrar peligros inminentes- una situación en la cual los trabajadores están en riesgo inmediato de muerte o de serias lesiones físicas. 2) La segunda prioridad va hacia cualquier fatalidad o catástrofe- un accidente que requiere la hospitalización de tres o mas trabajadores. Los empleadores están supuestos a reportar cualquier fatalidad o catástrofe a OSHA dentro de 8 horas. 3) Quejas de empleados o de referidos. 4) prioridades mas bajas de inspección se le dan a industrias de alto riesgo, inspecciones planeadas en otras industrias, y finalmente inspecciones de seguimiento para determinar si previas violaciones han sido corregidas.

12 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Evaluación de quejas de empleados: Antes de poder conducir una inspección, los agentes de OSHA deben poder determinar de la queja que hay suficiente fundamentos para creer que hay violaciones de los estándares impuestos por OSHA o que existen riesgos a la seguridad y salud. Si OSHA tiene información indicando que el empleador tiene conocimiento del riesgo, pero esta tomando pasos para eliminarlo OSHA puede decidir que no hará una inspección, si recibe toda la documentación necesaria del empleador.

13 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Evaluación de quejas de empleados: (continuado) Las inspecciones de quejas usualmente están limitadas a los riesgos identificados en la queja, aunque otras violaciones que estén a simple vista también podrán ser notadas. El investigador podrá expandir sus inspecciones basado en su criterio profesional y en las conversaciones con los empleados Las quejas no son inspeccionadas en “orden de llegada, el primero que llega es el primer atendido”. OSHA clasifica las quejas basado en severidad de los peligros descritos y de el numero de trabajadores expuestos al riesgo. Por esa razón las quejas de baja prioridad pueden ser atendidas mas eficientemente por quejas que sean manejadas por el método telefónico.

14 Source OSHA Website: http://osha.gov/as/opa/worker/complain. html Involucración de empleados en las inspecciones de OSHA El acta OSH le da a los empleados el poder de tener un representante que acompañe al inspector de OSHA durante la inspección. El representante es elegido por la unión (si existe alguna) o por los empleados, nunca es elegido por el empleador. Si los empleados son representados por mas de una unión, cada unión tendrá la oportunidad de seleccionar un representante. Es importante notar que no todos los representantes acompañaran al inspector durante todo el recorrido, estarán presentes con él cuando esté en las áreas de trabajo respectivas a su unión. Los trabajadores tienen el derecho de hablar en privado con el inspector en una forma confidencial, sin importar que exista un representante elegido. Se le motiva a los empleados que señalen peligros, describan accidentes o enfermedades como consecuencia de esos peligros, y a relacionar quejas anteriores con esos mismos peligros. Los empleados también son motivados a decirle al investigador si las condiciones de trabajo son las que existen usualmente en el área de trabajo