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Principales conceptos del Lenguaje Técnico Correspondencia Documento Registro Archivo Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca.

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1 Principales conceptos del Lenguaje Técnico Correspondencia Documento Registro Archivo Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

2 1. Correspondencia Correspondencia La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales. Tipos: Comercial Oficial Particular Privada Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

3 Actividad: Dentro del paréntesis, escriba la letra que identifique el tipo de correspondencia a que se refiere cada párrafo. A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada. ( ) Las mercancías de su pedido 584 serán remitida el lunes próximo. ( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompañarán con copia para acuse de recibo. ( ) Te agradeceré que me comuniques cuando llegarás a esta ciudad ( ) En el departamento de educación vial se recibieron varias solicitudes para que, proporcionen instructores en escuelas de la delegación Benito Juárez ( ) Agradezco su amable felicitación con motivo de mi ascenso en la empresa ( ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petróleos mexicanos ( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste ( ) Me agradaría mucho colaborar en el proyecto de ampliación de nuestra empresa ( ) Ya hemos abonado a su cuenta los $ que nos envió ayer ( ) Me complacería que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara. Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

4 2. Documento Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

5 3. Registro Clases de registros: Registro general: Registro general de entrada Registro general de salida * Registro auxiliar Registro de archivo.- Contenido de los registros: Numero de inscripción. (Orden temporal de recepción.) Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento. Identificación del interesado. Funciones: Testimonio Destino Final Lugar concreto Datos más significativos Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca De registro único De registro múltiple

6 4. Archivo Forma en que se organizan los archivos: – Centrales – Locales Por los asuntos que tratan – En Tramitación – Generales y definitivos Por la documentación que contiene – Oficiales – Especiales – Particulares Por su destino – Público – Privado ó limitado – Secreto Por el método que se emplea en su manejo. – Método directo – Método indirecto Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

7 Ejercicios: Clasifique los documentos o archivos que aquí se mencionan en el grupo correspondiente: 1.- El informe del presidente de la republica 2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad 3.- Una carta de Ricardo Méndez, para sus papás 4.- El expediente de una auditoría practicada en almacenes Ruiz hace dos años 5.- Las publicaciones periodísticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional 6.- Una solicitud de crédito presentada ayer 7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular 8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen 9.- Los expedientes que están bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a las labores de esa oficina 10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

8 Documento Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo. Tendrán la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración Pública determinará reglamentariamente los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias autenticas de documentos públicos o privados. Las copias de cualesquiera documentos públicos gozarán de la misma validez y eficacia que estos siempre que exista constancia de que sean auténticas. El documento oficial reúne, en general, las mismas características que los demás documentos aunque con algunas salvedades: En ellos se establece una relación entre las personas físicas o jurídicas con la Administración Pública o de diferentes organismos públicos entre sí. La mayoría de estas relaciones se realizarán a través de unos impresos ya preestablecidos o normalizados; Ha de quedar constancia de la fecha de recepción del documento. Como se desprende de lo visto hasta ahora, el soporte material puede ser muy variado y cada vez con más frecuencia se utilizan los soportes audiovisuales, gráficos, informáticos, nos centraremos en el documento escrito que sigue siendo el más utilizado y el que con más frecuencia vamos a manejar. El documento, al mismo tiempo que fuente de información, se reconoce legalmente como prueba de que un acto ha sido o no ejecutado, aunque no todos los documentos se encuentran regulados adecuadamente. Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

9 Impreso Elementos que lo forman: Parte superior o encabezamiento: figuran los datos relativos a la definición del impreso; un número de referencia correlativo que permitirá su identificación; identificación del organismo que lo emite; instrucciones: pueden ir en el encabezamiento y en caso de que san muy extensas se recogerán al dorso. Parte central o cuerpo: está directamente relacionado con la finalidad con la que ha sido elaborado el informe. Contienen los datos a cumplimentar por cada interesado y referidos directamente con el asunto de que tratar el impreso (por ejemplo solicitud para acceder a pruebas de oposición, declaración del I.R.P.F....) Parte inferior o pie: incluye: la fecha en le que fue cumplimentado; la firma del interesado; el sello del organismo que recibe el impreso. Una vez que éste ha sido cumplimentado, firmado y sellado por el órgano competente adquiere la consideración de documento. Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

10 Tipos de Documentos TEXTUAL Un documento textual cumple las siguientes funciones: 1. Comunicativa, establece una forma y un estilo de comunicación entre emisores y receptores. 2. Informativa, con todo lo que supone de discriminación y de selección. 3. Organizativa y estructural del aprendizaje. 4. Orientativa en la elaboración de conocimientos que pueden adquirirse dentro o fuera de un marco institucional. Un documento es un medio que permite establecer una relación comunicacional entre emisor y receptor y, para ello, se requiere que el repertorio de signos utilizados sea común para ambos. Richadeau afirma que se retienen mejor las informaciones que se pueden visualizar porque de todas las formas de memoria (visual, auditiva, olfativa, táctil) la memoria visual es la que resulta más eficaz. Un documento puede estar conformado por signos icónicos, acústicos y lingüísticos. Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca

11 GRAFICO PRESENTAR DATOS EN UN GRAFICO. En Office Word incluye muchos tipos distintos de gráficos que puede utilizar para informar a su audiencia acerca de los niveles de inventario, los cambios organizativos, las cifras de ventas, etc. Los gráficos están totalmente integrados con Office Word Al instalar Excel, podrá crear gráficos de Excel en Word haciendo clic en el botón Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y, a continuación, utilizar las herramientas de gráficos para modificar o dar formato al gráfico. Los gráficos creados se incrustarán en Office Word 2007, y los datos de dichos gráficos se almacenarán en una hoja de cálculo de Excel que se incorporará al archivo de Word. NUMERICO El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como son las siguientes: 1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite. 3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa Multiversidad Torreón 2014 Profr. Fabricio Moreno Baca


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