Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria CURSO BASICO DE EXCEL 2002 XP PROFESOR LEONARDO CASANOVA M. MERIDA DICIEMBRE 2003.

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1 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria CURSO BASICO DE EXCEL 2002 XP PROFESOR LEONARDO CASANOVA M. MERIDA DICIEMBRE 2003

2 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.2 ¿Qué es EXCEL? Es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos.

3 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.3 Operación suma Celda E7 En Excel no es muy traumatizante si nos equivocamos al introducir un dato, simplemente corregimos el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

4 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.4 INICIO DEL PROGRAMA El programa EXCEL se inicia de forma similar a programa PowerPoint, o a los programas de Microsoft Office, por lo tanto ya debemos estar familiarizados con este tema. Desde el Botón de inicio  Todos los Programas  Microsoft EXCEL. Cuando se ha ejecutado recientemente.

5 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.5 Barra de título Barra de MenúsBarra de Herramientas Barra de Formato Barra de Fórmulas Barra de Etiquetas Barras de Desplazamiento Panel de Tareas PANTALLA INICIAL

6 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.6 Barra de Título En la Barra de título aparece el nombre de la hoja con la cual estamos trabajando. Si es la primera sesión de trabajo de una nueva hoja de cálculo, como aun no se ha archivado ni se le ha asignado nombre, el programa le asigna el nombre provisional [Libro 1]. Barra de Menús donde aparecerán todas las opciones de las diferentes operaciones que podemos realizar con EXCEL. Estos menús son desplegables y han sido agrupados de acuerdo a sus funciones.

7 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.7 Barra de Herramientas Aparecen en forma de iconos los comandos más utilizados como copiar, pegar, alinear texto etc., y las funciones propias de EXCEL. Barra de Formato Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, alinear texto, formato de cuadros, etc.

8 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.8 Barra de Formulas Nos muestra el contenido y la operación de la celda activa. Barra de Etiquetas Nos indica la hoja activa y nos permite desplazarnos entre las diferentes hojas de trabajo del libro de trabajo.

9 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.9 Barras de Desplazamiento Nos permiten los desplazamientos vertical y horizontal a lo largo de toda la hoja de cálculo. Panel de Tareas El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Lista de Paneles disponibles en la barra de tareas

10 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.10 Ayudante de Office Es un gráfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc. ¿Qué es Esto? Al hacer clic con el ratón sobre la ayuda ¿Qué es esto?, aparecerá una flecha con signo de interrogación que al posicionarla sobre algún elemento de la pantalla de EXCEL y hacer clic con el ratón, aparecerá una breve descripción del comando.

11 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.11 La tecla F1 del Teclado o el Botón de la Barra de Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla una ventana animada de ayuda desde la cual podremos buscar, mediante preguntas directas la ayuda necesaria.

12 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.12 Escribir Pregunta desde la Barra de Menú Esta opción es similar a la anterior. Para hacer uso de la misma, activamos la celda con el ratón, escribimos la palabra o palabras relacionadas con el tema solicitado y presionamos [ENTER]. Aparecerá una pantalla con los diferentes temas relacionados con nuestra pregunta. Al seleccionar una de las opciones que aparecen en pantalla, por ejemplo [Mover o copiar celdas], aparecerán las diferentes opciones posibles con dicho comando. De esta forma podemos desagregar la información hasta encontrar la ayuda

13 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.13 Inicio de trabajo con ECXEL Crear un Documento. Para crear un nuevo libro de trabajo con ECXEL se debe elegir dentro del menú archivos la opción [Nuevo…], o seleccionar de la barra de herramientas el icono de la página en blanco. Guardar Documento Si esta creando el documento EXCEL y aún no le ha dado nombre, EXCEL le asigna por defecto el nombre libro1. Los archivos EXCEL tienen la extensión.xls. Si el documento ya tiene nombre, se puede guardar directamente desde el menú archivo > Guardar o desde la barra de herramientas seleccionando el icono Abrir Documento Para abrir un documento existente se selecciona en la barra de menús la carpeta Archivos Abrir… [Ctrl + A] y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo con el navegador de Windows:

14 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.14 Ubicamos el archivo a utilizar en la carpeta correspondiente y hacemos clic en abrir. Nótese que al lado de la opción abrir aparece [Ctrl + A], esto significa que presionando la tecla CONTROL simultáneamente con la tecla A, se puede efectuar la misma operación sin necesidad del ir a la barra de menús. Otra forma de abrir un documento existente es seleccionando el icono de la barra de herramientas.

15 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.15 Alimentando de datos la hoja de cálculo Haciendo clic en otra celda cualquiera Seleccionando el icono que aparece en la barra de fórmulas Pulsando la tecla [RETORNO] o [INTRO] o [  ] del teclado según sea el caso. Para introducir información en una celda, se selecciona la celda deseada haciendo clic sobre ella, luego se introduce el dato y finalmente se confirma la operación de cualquiera de las siguientes maneras: En caso de querer introducir una fórmula, esta debe comenzar con el signo igual (=).

16 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.16 A manera explicativa introduciremos datos en las columnas A hasta la E. En la columna A  ApellidoTexto En la columna B  NombreTexto En la columna C  Nota del primer parcial Numérico En la columna D  Nota del segundo parcialNumérico En la columna E  Promedio de notasFórmula Clic Aquí para ver el ejemplo

17 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.17 Cortar, Copiar y pegar Estas funciones constituyen herramientas útiles para manejar datos y hacer operaciones en EXCEL. Estas operaciones se pueden ejecutar directamente desde la barra de herramientas mediante los iconos También podemos realizar estas operaciones desde la barra de menús, opción Edición. Pegado Especial… Con la opción Cortar, quitamos los datos de una o varias celdas para mudarlos a una localización diferente. La opción Copiar es similar a la de cortar solo que no borra los datos de las celdas de origen. La opción Pegar nos permite ubicar los datos seleccionados en las opciones anteriores en las celdas de interés.

18 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.18 Pegado Especial… Es una función complemento de la opción Pegar, al seleccionarla aparece: En caso de valores En el caso de imágenes o archivos gráficos

19 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.19 Mover (otra forma de cortar y pegar) Supongamos que en nuestro ejemplo nos interese colocar primero el nombre y luego el apellido. Para realizar esta operación se deben seguir los siguientes pasos: Colocar el cursor en la celda 1A o en cualquier celda de la columna A Ir a la Barra de Menús y seleccionar [Insertar]  [Columnas]. Esta opción insertará una nueva columna A desplazando las anteriores un lugar hacia la derecha. Seleccionar las celdas 1C a 8C manteniendo presionado el botón izquierdo del ratón.

20 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.20 FORMATOS Desde la Barra de Formatos podemos dar formato al tipo de letra, tamaño de la fuente, calidad, posición, etc. Celdas En el menú Formato  Celdas Formato Fila, Columna, Hoja, etc.

21 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.21 Cálculos y Fórmulas Una de las características mas resaltantes de EXCEL es la facilidad de efectuar cálculos los cuales se realizan mediante fórmulas. Las fórmulas pueden hacer referencia a valores o celdas. Cuando en una fórmula se hace referencia a celdas, el resultado se actualizará automáticamente al modificar la celda referenciada. En EXCEL se pueden realizar cálculos con más de 300 funciones predefinidas las cuales están clasificadas en las siguientes categorías; financieras, de tiempo, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, de búsqueda y referencia, base de datos, texto, lógicas, información y las definidas por el usuario.

22 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.22 Gráficos EXCEL cuenta con una poderosa herramienta para crear y representar gráficos. A fin de ilustrar el proceso de creación de un gráfico representaremos el siguiente gráfico correspondiente a la Tasa de Subempleos por Sexo Según Grupos de Edad.

23 Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria Curso Básico de EXCEL 2002-XP Prof. Leonardo Casanova M.23 IMPRESIÓN EXCEL dispone de diferentes opciones para la impresión de documentos propios del programa. Se debe definir el área de impresión y configurar la página para la impresión. Todo este proceso se puede hacer desde la Barra de Menús opción Archivo.