ESTANDARIZACION DE LA MEJORA CONTINUA Metodología para la Ejecución de Proyectos de Mejora.

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1 ESTANDARIZACION DE LA MEJORA CONTINUA Metodología para la Ejecución de Proyectos de Mejora

2 CONTENIDO Método Estándar para la Solución de Problemas Herramientas Básicas a Utilizar Ejemplos, Casos y Ejercicios Implementación de Proyectos

3 METODO ESTANDAR PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS OBJETIVOS. Identificar los problemas y las oportunidades de mejora en sus áreas de trabajo. Participación activa en un equipo de mejora Aplicar el ciclo PHVA en casos concretos de trabajo Identificar los factores 80-20 que generan los problemas, mediante el uso de diagramas de Pareto Aislar causas raíz mediante diagramas de causa-efecto y pruebas. Aplicar graficas de control para monitorear resultados de los procesos productivos. Estandarizar las mejores practicas para asegurar resultados permanentes

4 LA PRIMERA JUNTA ACLARAR LOS ROLES Y RESPONSABILIDADESQUE CADA INTEGRANTE JUEGA DENTRO DEL EQUIPO. LIDER Guia en el método Motiva la participación de todos. Coordina asistencia Vigila que se hagan las tareas Tiene la autoridad / responsabilidad del equipo MIEMBROS DEL EQUIPO MIEMBROS DEL EQUIPO Asistir a las juntas del equipo Llevar información relevante al proyecto Participar activamente en las decisiones Hacer las tareas que se les encomiende Hacer la minuta cuando le toque.

5 PASO 1: DEFINIR EL PROBLEMA OBJETIVO: Se busca definir claramente el problema, las razones de trabajar en él y la meta que se quiere alcanzar. METODO: Se trabaja en una definición clara de cual es el problema en términos de un requerimiento de cliente, o un requerimiento de la organización que no se esta cumpliendo actualmente, o que se cumple pero se quiere superar; Se establece un indicador medible del problema y se establece una meta alcanzable en base a la historia y/o requisitos del cliente o empresa; Definir el plan para lograr la meta. HERRAMIENTAS: Diagrama de Pareto

6 DIAGRAMA DE PARETO - Diagrama para determinar el impacto que tienen determinados elementos sobre un aspecto. - Estructura: eje horizontal: barras de la misma dimension, con el nombre del defecto o problema. Eje vertical derecho muestra el porcentaje relativo acumulado. - Método: 1) Identificar el problema 2) Identificar los factores 3) Definir periodo de recoleccion de datos 4) Recolectar datos en hoja de verificacion (causa y frecuencia) 5) Ordenar los datos de mayor a menor y totalizar 6) Calcular los porcentajes relativos de cada causa 7) Calcular los porcentajes acumulados 8) Construir diagrama: identificar ejes, dibujar barras, graficar porcentajes, decidir factores a considerar

7 PASO 2: DESCRIBIR SITUACION ACTUAL OBJETIVO: Mostrar el comportamiento real del problema, apoyados en hechos y datos que muestren claramente tendencias, comportamientos anormales y variaciones significativas. METODO: Antes de buscar las causas del problema se debe conocer qué esta pasando exactamente para comprender el problema. Usar las 5W's + 1H, apoyados con estadísticas como histogramas y graficas lineales o de barras. HERRAMIENTAS: Estratificación; Histograma, es una grafica de barras que muestra la distribución de un conjunto de datos

8 Describiendo la Situación Actual. Graficas de Barras Graficas lineales

9 ESTRATIFICACION Es una clasificación por afinidad de los elementos de una población, para analizar y determinar facilmente las causas del desempeño de una característica de calidad. Por ejemplo por turno, por maquina, linea, proveedor, tipo de material, sección, método, etc. Usos. 1) Identificar la causa con mayor influencia en la variación. 2) Examinar la diferencia en los promedios y la variación entre los diferentes estratos

10 HISTOGRAMA EJEMPLO

11 PASO 3: ANALIZAR CAUSAS OBJETIVO: Realizar un análisis profundo del proceso para aislar las causas raíz que originan el mal resultado, basado en las experiencias y en los hechos y datos que describen la situación METODO: Determinar causas probables mediante: 1. Análisis de factores: a) Lluvia de ideas, b) diagrama causa-efecto 2. Analisis del diagrama de flujo del proceso 3. Analisis de barreras del sistema en base a las 5M's: Método: Se siguieron los estándares de trabajo?, Se respetan los sistema de seguridad?, Es adecuado el equipo de protección?... Mano de Obra: El personal esta entrenado?, Existió una verificación del cumplimiento ?, Exisitió comunicación entre los involucrados?... Maquinaria y Equipo: Se realizó el trabajo con el equipo adecuado?, Se instaló correctamente el equipo?, Se cumplió el programa de mantenimiento? Materiales: Se realizó inspección de recibo?, Son proveedores autorizados? Hay proveedores alternativos? Medio Ambiente: Existen std's para organización, orden y limpieza?, Es adecuada la iluminacion, ventilación, ruido, etc?

12 Analizando las Causas Determinar Causas potenciales El grupo de mejora en base a su experiencia y conocimiento del proceso propone hipotesis sobre las posibles causas potenciales, las cuales se deben validar, vía pruebas. Estas pueden ser pruebas para generar el problema, simulación, experimentación, etc. Al final de este proceso se tienen las causas raíz y se genera el diagrama de causa efecto. Al encontrarse las causas potenciales raíz se deben tomar acciones remediales y preventivas. HERRAMIENTAS Lluvia de ideas: definir el problema, elegir un moderador y un secretario, proponer ideas Diagrama Causa Efecto (5M's) Diagrama de Dispersión: Estudia la relación entre 2 variables y probar posibles relaciones

13 Analizando las Causas DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO 1. Anotar en diagrama las 5 categorias de las causas: Mano de Obra, Materias Primas, Metodo, Maquinaria, Medio Ambiente. 2. Anotar todas las causas afines que correspondan a una de las 5 categorias. 3. De aqui se obtienen las causas raíz. EFECTO

14 PASO 4: PLANES DE ACCION OBJETIVO: Deterinar las acciones preventivas para evitar que el proceso sea afectado de nuevo por los problemas y las causas identificadas METODO: Definir propuestas de acción para cada causa raíz: - Acción Preventiva. Que se va a hacer, quien lo va a hacer, donde lo va a hacer, cuando lo va a hacer, y como se va a lograr - Seleccionar las mejores alternativas de acción (en caso de generar efectos secundarios) - Diseñar un plan de ejecución de acciones (5W + 1H) - Diseñar un plan de recolección de datos (frecuencia, tipos de datos, quien, como, etc)/esta información se utilizara en el paso 6 (verificar resultados) - Diseñar un plan de contingencias: que hacer si no se van cumpiendo los resultados

15 Planes de Acción (5.Recolección de Datos) HOJAS DE DATOS La hoja de datos permite manejar la recolección de la información de una manera segura, que sirva para utilizar herramientas mas sofisticadas y ayuda a definir una acción a tomar. 3 tipos. Recolección de datos, localización y lista de verificación

16 PASO 6: VERIFICAR RESULTADOS OBJETIVO: Este paso se da junto con el paso de la ejecución del plan siendo el objetivo la verificación de cada acción respecto al plan y los resultados parciales que se esten dando. METODO: 1. Analizar resultados parciales obtenidos para detectar si se llego a la meta esperada, en caso contrario el grupo debe revisar que esta fallando 2. Comparar los resultados finales contra la meta planeada. Si las acciones se han hecho como se planearon y los resultados son negativos, entonces la solución al problema ha fallado y es necesario regresar al paso 2 (describir situación actual) y desarrollar nuevos análisis y acciones. 3. Comparar el antes contra el después usando los mismos formatos, graficas de barras, paretos, etc. Si es posible convertir a pesos los resultados, incluir defectos adicionales

17 PASO 7: ESTANDARIZAR OBJETIVO: Integrar las acciones que se han realizado y que han dado resultados esperados a la operación diaria en cada area de trabajo. METODO: 1. Establecer procedimientos operativos, reflejando las acciones y condiciones que dieron buenos resultados. 2. Comunicar los nuevos procedimientos o los cambios efectuados. 3. Proporcionar educación y entrenamiento al personal involucrado 4. Establecer un sistema de aseguramiento y verificación para garantizar que los procedimientos se sigan correctamente. HERRAMIENTAS: Graficas de control de resultados. Método gráfico que ayuda a evaluar si un proceso esta o no en control estadístico

18 PASO 8: CONCLUSION Y PROYECTOS FUTUROS OBJETIVO: Revisar todo lo hecho, su análisis y los aprendizajes adquiridos a fin de transmitir a toda la organización. Documentar en reporte final todos los pasos y resultados. METODO: 1. Definir problemas restantes 2. Planear lo que se tiene que hacer con los problemas restantes. 3. Reflexionar sobre el proceso realizado a fin de mejorar continuamente. 4. Preparar informe de actividades y resultados. 5. Evaluación del proyecto.