Curso de Introducción al Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Escuela de Capacitación, Abril 2016 En colaboración.

Presentación del tema: "Curso de Introducción al Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Escuela de Capacitación, Abril 2016 En colaboración."— Transcripción de la presentación:

1 Curso de Introducción al Modelo de Gestión Documental de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Escuela de Capacitación, Abril 2016 En colaboración con

2 Tabla de contenidos Módulo 1: Transparencia, Acceso a la Información y la Gestión Documental y Administración de los Archivos - Introducción - Vinculación de la gestión documental a la transparencia y al acceso a la información pública - Aspectos normativos Módulo 2: Introducción al Modelo de Gestión Documental de la RTA -MGD/RTA -Experiencia piloto MGD/RTA Chile: casos destacados de implementación de componentes del MGD Módulo 3: Estrategias para implementar el MGD-RTA y su aporte al Gobierno Abierto, la Transparencia y la Innovación -Estrategias para la implementación del MGD/RTA en instituciones públicas -MGD/RTA Gobierno abierto, Transparencia e Innovación en Gestión Documental Módulo de Cierre -Recomendaciones del CPLT en Gestión Documental

3 1. TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS Escuelas de Capacitación, Abril 2016 Leslie Montoya Riveros Unidad de Normativa y Regulación lmontoya@consejotransparencia.cl

4 ASPECTOS A TRATAR  INTRODUCCIÓN  VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA TRANSPARENCIA Y AL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA  ASPECTOS NORMATIVOS

5 I. INTRODUCCIÓN RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (RTA) Y CREACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL http://www.redrta.org/

6

7 Generar un espacio permanente de diálogo, cooperación e intercambio de conocimientos y experiencias entre autoridades en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública. Misión Visión Lineamientos estratégicos Ser un referente en el intercambio y aprendizaje en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública que contribuye a la rendición de cuentas y el fortalecimiento de la gestión pública.

8 La RTA actualmente cuenta con 23 miembros representantes de 14 países, entre los que se cuentan organismos autónomos de fiscalización, entidades de gobierno responsables de coordinar la implementación de legislación de acceso a la información pública y entidades internacionales. PAÍSES Argentina Brasil Bolivia Costa Rica Chile Colombia Ecuador España El Salvador Guatemala Honduras México Perú Uruguay ORGANISMOS INTERNACIONALES Programa de Cooperación Regional EUROsociAL Organización de Estados Americanos, OEA Sus miembros

9 GESTIÓN DOCUMENTAL YARCHIVOS TEMA PRIORIZADO POR LA RTA TRANSPARENCIA ACCESO A LA INFORMACIÓN CAUSALES DE RESERVA CAUSAL DE RESERVA DE HECHO

10 Objetivo del Modelo de Gestión Documental de la RTA  Desarrollar un Modelo de Gestión Documental con la finalidad de que pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como una contribución a las comunidades de acceso a la información y archivos.  Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de implementación y estándares de aplicación convenientes a las diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de archivística y gestión documental. Proyecto en alianza Órganos Garantes – Archivos Nacionales

11 Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación de Perú ; Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN) de México ; Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación de Uruguay ; Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centro América de Guatemala ; Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina ; Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de Brasil ; Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile ; Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador ; Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador ; Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia ; Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de Estados Americanos ( OEA ). Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación de Perú ; Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN) de México ; Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación de Uruguay ; Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centro América de Guatemala ; Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina ; Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de Brasil ; Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile ; Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador ; Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador ; Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia ; Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de Estados Americanos ( OEA ). Instituciones participantes en la iniciativa:

12 Modelo de Gestión Documental de la RTA Productos comprometidos del Modelo de Gestión Documental y administración de archivos de la RTA  Documento Marco, explicativo del MGD.  Guías de Implementación  Directrices  Anexo con Cuestionario de Autoevaluación, que permite a cada organización conocer su nivel en cada proceso  Anexo con un Diagnóstico por país.  Anexo de Glosario de términos.

13 Proyecto Archivos RTA

14 Desafíos del Modelo de Gestión Documental de la RTA CapacitarDifundirImplementar

15 II. VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON LA TRANSPARENCIA Y EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN IMPACTO DE LAS LEYES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS

16 Contenido del principio de la transparencia Respetar y cautelar la publicidad de los actos, resoluciones, procedimientos y documentos de la Administración, así como la de sus fundamentos Facilitar el acceso de cualquier persona a esa información, a través de los medios y procedimientos que establece la ley Transparencia Activa Derecho de acceso a la información

17 Derecho de Acceso a la Información (DAI) El DAIP es un derecho reconocido el cual es exigible a los organismos que señala la ley

18 Objeto sobre el cual se ejerce el derecho de acceso o respecto del cual puede exigirse su disposición de manera permanente  Información debe “obrar en poder” de la Administración  Información debe encontrarse en un “soporte”  No existen reglas referidas al registro /conservación/eliminación Aspectos que se debieron considerar

19 Causal de hecho para denegar la información INFORMACIÓN NO EXISTE INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRA INFORMACIÓN FUE DESTRUIDA SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

20 III. ASPECTOS NORMATIVOS NORMATIVA CHILENA QUE REGULA LOS ARCHIVOS Y LINEAMIENTOS JURISPRUDENCIALES EMITIDOS POR EL CONSEJO PARA LA TRANPARENCIA

21 Normas e institucionalidad en materia de archivos En Chile, el Archivo Nacional es la institución pública que desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el D.F.L. N° 5.200 de 1929. Está constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional. NO SE DISPONE DE UNA NORMATIVA ACTUALIZADA

22 Medidas adoptadas con ocasión de la Ley de Transparencia  Circular N° 51 de 9 de febrero de 2009, la que tuvo por objeto refundir las disposiciones y recomendaciones referentes a la conservación, transferencia y eliminación de documentos. Se señaló que el conocimiento y observancia de la Ley de Transparencia de los funcionarios públicos y los encargados de la gestión documental y archivos, incidirá en el cumplimiento de los objetivos fijados por dicha norma.  Informe sobre Política Nacional de Archivos de la Comisión de Probidad y Transparencia  Informe Diagnóstico Situación de los archivos institucionales en organismos del Estado.

23 Principales conclusiones diagnósticas Formación archivística Normas de descripción archivística Planes de contingencia frente a siniestros Procedimiento de eliminación documental Localización de archivos

24 Deficiencias detectadas por el Consejo para la Transparencia No existen medidas de resguardo ni conservación de datos con valor histórico Información histórica Estándares para su acreditación son de antigua data Eliminación

25 Se requiere un marco conceptual básico y la definición e implementación de procesos homogéneos Aplicación de la Ley de Transparencia No siempre se ajusta a los principios orientadores No se consideran las normas de gestión y eliminación

26 2. INTRODUCCIÓN AL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (RTA) Ursula Schultz Tapia Unidad de Gestión Documental uschultz@consejotransparencia.cl Escuelas de Capacitación, Abril 2016

27 Una adecuada Gestión Documental es uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública

28 ¿De qué manera contribuye este Modelo a mejorar la realidad de nuestro país en torno a la Gestión Documental? Contribuye a la adecuada implementación de los sistemas de gestión documental y a generar las condiciones que faciliten el desarrollo de la Gestión Documental como uno de los soportes básicos para la implementación de las leyes de transparencia y acceso a la información pública. Facilita la comprensión y la inserción de buenas prácticas en Gestión Documental y la implementación de procesos archivísticos normalizados en las organizaciones Facilita la conservación y disponibilidad de los documentos

29 Finalidad del Modelo Normalizar los procesos de gestión documental y archivo para contribuir y garantizar la adecuada creación, tratamiento, conservación, acceso y control de los documentos, especialmente en tanto que soporte de las políticas de transparencia, acceso a la información y gobierno abierto de las organizaciones públicas. Convertirse en soporte y apoyo para la gestión documental y de archivos de distintas organizaciones, así como garantizar la accesibilidad a los documentos.

30 Características del Modelo Contempla un modelo de implementación modular, gradual y flexible Abierto y en continua mejora: la implementación del MGD en distintos contextos facilitará los procesos de retroalimentación y que el modelo se enriquezca a partir de los mismos. Tiene en cuenta las necesidades generales de las instituciones de los países de la región latinoamericana, recogidas a partir de encuestas. Está basado en normas y buenas prácticas internacionales.

31 Modular Gradual Flexible

32 Se articula a través de una serie de compromisos agrupados en torno a líneas de actuación temáticas plasmadas en guías, por otro lado contiene directrices que facilitan la adopción de esos compromisos. Modular Cada línea de actuación contempla tres niveles de mejora para la consecución de los compromisos: básico, intermedio y avanzado. Gradual El modelo supone un esquema teórico ideal basado en compromisos generales; resultará necesario, en cada caso, adaptar su implementación a la diversidad de la organización, su legislación, reglamentos vigentes entre otros aspectos. Flexible

33 Aplicación del Modelo Puede aplicarse durante toda la vida del documento (ciclo de vida) y, por tanto, sirve para toda clase de archivos (administrativos, históricos etc.)

34 Destinatarios del Modelo « Transversal» Alta direcciónCoordinadoresTécnicosUsuarios internosUsuarios externos

35 Estructura y Componentes del Modelo Modelo de Gestión Documental Política de Gestión Documental Gobierno Abierto y Transparencia Administración Electrónica Valoración Control intelectual y de representación Control de acceso Control físico y conservación Guía de servicios de archivo 3 Guías Gerenciales 5 Guías Operacionales Modelo de Gestión Documental: http://mgd.redrta.org http://mgd.redrta.org La Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) dispone este sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD). Modelo de Gestión Documental: http://mgd.redrta.org http://mgd.redrta.org La Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) dispone este sitio web que contiene todos los documentos del Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD).

36 GUIAS Y DIRECTRICES «GERENCIALES» Ofrecen a la alta dirección y a los responsables de coordinar la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para diseñar e implantar una política de gestión de documentos y archivo de la organización, que permita implementar el MGD-RTA

37 Guías y Directrices Gerenciales Planes estratégicos G01/D01/G Roles, responsabilidades y competencias G01/D03/G Normalización y análisis de procesos G01/D02/G Indicadores de evaluación G01/D05/G POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS G01/G Requisitos para un SGD G01/D03/G La finalidad de esta Guía es proporcionar líneas de actuación para articular una correcta Política de gestión de documentos y archivos dentro de la institución, que permita sentar las bases en esta materia. Algunos Productos: Política de Gestión Documental – Determinación de Roles y Responsabilidades – Formación Continua (Capacitaciones)

38 Relevancia de una Política de Gestión Documental dentro de las instituciones

39 Guías y Directrices Gerenciales Acceso a los documentos públicos G02/D01/G Reutilización de la información G02/D03/G Transparencia activa y datos abiertos G02/D02/G Participación pública y colaboración: Archivo 2.0 G02/D04/G GOBIERNO ABIERTO Y TRANSPARENCIA G02/G Esta Guía de implementación proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las políticas de gobierno abierto y transparencia (incluida las dimensiones de participación pública y colaboración). Algunos Productos: Estrategias de Transparencia Activa y Datos Abiertos – Instancias de Participación en el Archivo

40 Guías y Directrices Gerenciales Interoperabilidad G03/D01/G Administración de documentos electrónicos G03/D03/G Seguridad de la información G03/D02/G ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA G03/G Esta Guía proporciona una metodología a través de recomendaciones técnicas para una adecuada implementación de la administración electrónica de los documentos. Algunos productos: Política de Seguridad de la Información – Procesos de Digitalización normalizados

41 GUIAS Y DIRECTRICES «OPERACIONALES» Ofrecen a los coordinadores técnicos encargados de la implementación del MGD las líneas generales de actuación y los compromisos necesarios para implementar los procesos y controles técnicos del Modelo de gestión de documentos de la RTA.

42 Guías y Directrices Operacionales Identificación y clasificación G04/D01/O Descripción G04/D02/O CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTACIÓN G04/O Algunos Productos: Cuadros de Clasificación Documental Descripción Documental Instrumentos para la valoración G05/D01/O Eliminación de documentos G05/D03/O Transferencia de documentos G05/D02/O VALORACIÓN G05/O Algunos Productos: Plan de Transferencias Documentales Planes de Eliminación Documental

43 Guías y Directrices Operacionales Análisis de accesibilidad legal G06/D01/O Restricciones y controles de acceso G06/D03/O Gestión de las solicitudes de acceso G06/D02/O CONTROL DE ACCESO G06/O Algunos Productos: Procedimientos de Control de Acceso a los documentos Plan Integrado de conservación G07/D01/O Gestión de contingencias G07/D03/O Custodia y control de las instalaciones G07/D02/O CONTROL FÍSICO Y CONSERVACIÓN G07/O Algunos Productos: Programa de Conservación Plan de Contingencias

44 Guías y Directrices Operacionales Atención a la Administración G08/D01/O Difusión G08/D03/O Atención al público: servicio de referencia G08/D02/O GUÍA DE SERVICIOS DE ARCHIVO G08/O Algunos Productos: Servicios de Atención al Usuario (interno/externo)

45 Medidas a implementar Políticas de Gestión Documental, planes estratégicos y normalización de procesos Capacitación y formación a funcionarios Administrar/gestionar los documentos físicos y electrónicos Realizar control intelectual y valoración documental Establecer planes de control de acceso, control físico y conservación documental Desafíos Considerar la Gestión Documental como un elemento estratégico de las instituciones públicas Comprender la importancia de la GD para la institucionalización de una cultura de transparencia

46 EXPERIENCIA PILOTO DE IMPLEMENTACIÓN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN CHILE, 2015

47 Objetivo de la Implementación Piloto Desarrollar un proceso integral de implementación del MGD en modalidad Piloto con la finalidad de sistematizar una metodología de implementación, probar el conjunto de componentes del MGD, analizar y evaluar el proceso para hacer los ajustes y adaptaciones que surjan de dicha implementación.

48 Organismos coordinadores del proyecto Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia –SEGPRES Archivo Nacional-DIBAM Consejo para la Transparencia AcompañamientoCapacitaciones Monitoreo y Seguimiento Visitas a terreno Reuniones de seguimiento

49 Presidencia de la República Ministerio de Salud Gobierno Regional de Santiago Dirección General de Aguas M. Calera de Tango M. La Pintana Consejo para la Transparencia Organismos participantes piloto

50 Casos destacados Institución Principales productosGuías MGD asociadas GORE Metropolitano Aprobación de “Política de Gestión de Documentos y Archivos” y Aprobación de “tipo y uso de Tabla de Descripción Documental” Elaboración de formato de Tabla de Consulta y Préstamo de Documentos Plan de Contingencia y Gestión de Riesgos Creación del Comité de Archivos del GORE G01/G – Política Gestión de Documentos y Archivos G04/O – Control intelectual y representación G07/O – Control Físico y Conservación Municipalidad Calera de Tango Elaboración de “Reglamento de Gestión Documental y Archivos Municipales” Identificación de documentos producidos por la institución Elaboración de Presupuesto referencial para re-habilitación de recinto municipal para almacenaje de documentos Capacitaciones a Directores de Departamento y encargados de archivo Presupuesto Sistema de Digitalización. G01/G – Política Gestión de Documentos y Archivos G04/O – Control intelectual y representación Presidencia de la República Nombramiento de Encargados de Archivo Local Revisión de Resolución de expurgo de documentos Actualización de manual de procedimientos Capacitaciones a encargados de Archivo Revisión de la Política de Gestión Documental y actualización del Cuadro de Clasificación Documental G01/G – Política Gestión de Documentos y Archivos G05/O - Valoración Documental

51 Conclusiones de esta experiencia Lo más relevante para lograr una implementación exitosa es el compromiso gerencial/directivo dentro de la organización. Cada institución establece sus compromisos, y elabora su plan de trabajo o proyecto de implementación, de acuerdo a sus necesidades, recursos disponibles etc. La organización debe definir un responsable que lidere el equipo de trabajo y asegure el cumplimiento de los compromisos. Lo más relevante para lograr una implementación exitosa es el compromiso gerencial/directivo dentro de la organización. Cada institución establece sus compromisos, y elabora su plan de trabajo o proyecto de implementación, de acuerdo a sus necesidades, recursos disponibles etc. La organización debe definir un responsable que lidere el equipo de trabajo y asegure el cumplimiento de los compromisos.

52 Organismos participantes proyecto piloto 2015

53 3. ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Y SU APORTE AL GOBIERNO ABIERTO Y LA INNOVACIÓN Maximiliano Núñez Analista Unidad de Gestión Documental pmnunez@consejotransparencia.cl Escuelas de Capacitación, Abril 2016

54 ESTRATEGIAS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO

55 Fases de la Implementación DefiniciónPlanificaciónEjecuciónEvaluación Diagnóstico Detección de Necesidades Establecer compromisos Determinar objetivos Formalizar Equipo de Trabajo Multidisciplinario Elaborar Carta Gantt Determinar Planes de Acción Levantar indicadores de monitoreo o seguimiento Identificar Guías del MGD-RTA necesarias para la implementación Ejecutar actividades Reportar avances Reuniones periódicas del equipo de trabajo Cerrar Planes de Acción Evaluar resultados Proyectar continuidad y nuevos alcances del MGD

56 ¿Cómo deben ser los objetivos de la implementación? Ajustados en el tiempo Mensurables Concretos Realistas Consensuados

57

58 Tips para la implementación La participación de al menos un representante de la Alta Dirección de la institución Equipo de trabajo debe ser multidisciplinario (compuesto por una diversa gama de profesionales: Abogados, Bibliotecólogos Documentalistas, Administradores Públicos, Ingenieros, Informáticos, Archiveros, técnicos etc.) Definir y planificar la implementación de manera gradual, flexible y modular (principios del MGD/RTA), tomando en cuenta las necesidades detectadas dentro de la organización.

59 Ejemplo Práctico Diagnóstico y necesidades Revisión de Guías MGD Elaboración de Planes de Acción Productos G05/O Valoración G01/G Política de Gestión Documental G02/G Gobierno Abierto y Transparencia G03/G Administración Electrónica Plan de Valoración Documental Plan de Formación Continua Plan de Requisitos de un SGD Plan de Administración Electrónica Elaboración y validación de CCD y TRD Proceso de Valoración Capacitaciones Revisión de metadata, vocabulario y semántica. Diseño de interoperabilidad externa. Capacitación y nivelación de los conocimientos del personal Implementar procesos transversales de GD Consolidar un cambio en la cultura organizacional Reconocer la relevancia del documento como recurso estratégico dentro de la institución

60 MGD/RTA: GOBIERNO ABIERTO, TRANSPARENCIA E INNOVACIÓN

61 Gobierno Abierto i) Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información mediante la apertura de datos públicos y la reutilización de la información del sector público ii) Facilitar la participación de la ciudadanía en el diseño y la implementación de las políticas públicas (e incidir en la toma de decisiones) iii) Favorecer la generación de espacios de colaboración entre los diversos actores, particularmente entre las administraciones públicas, la sociedad civil y el sector privado, para co-diseñar y/o co- producir valor público Dassen y Ramirez-Alujas (2012) señalan que el Gobierno Abierto hace referencia a 3 principios: Ver Guía MGD-RTA “Gobierno Abierto y Transparencia” G02/G http://mgd.redrta.org/guia-de-implementacion-gerencial-gobierno-abierto-y-transparencia/mgd/2015-01-26/154502.html TransparenciaParticipaciónColaboración

62 El Gobierno Abierto Fuente: http://democratieouverte.org/http://democratieouverte.org/

63 CompromisoResponsable(s) 1. Implementación del Modelo de Gestión de Transparencia Municipal. Consejo para la Transparencia 2. Estrategia de Datos Abiertos y Reutilización Consejo para la Transparencia/Unidad de Modernización del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 3. Concurso Nacional de Datos Abiertos y Reutilización de Información Pública con Foco Ciudadano. Consejo para la Transparencia 4. Portal de TransparenciaConsejo para la Transparencia 5. Desarrollar un modelo de gestión en archivos y gestión documental, que potencie el acceso a la información pública. Consejo para la Transparencia 6. Proceso de seguimiento de los compromisos Presidenciales Ministerio Secretaria General de la Presidencia División de Coordinación Interministerial. 7. Fortalecimiento de los mecanismos de participación ciudadana (Ley 20.500) Unidad de Modernización y Gobierno Digital Ministerio Secretaría General de Gobierno 8. Campaña de mejoramiento de trámites y servicios entregados a la ciudadanía (Chile sin papeleo) Unidad de Modernización y Gobierno Digital, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 9. Constitución del Consejo Nacional de Participación Ciudadana y Fortalecimiento de la Sociedad Civil MINSEGPRES 10. Portal de atención ciudadana de SaludMINSAL 11. Implementación y monitoreo de la ley de lobby. Comisión Defensora Ciudadana y Transparencia, Ministerio Secretaría General de la Presidencia. 12. Fortalecimiento de la democracia ambientalMinisterio del Medio Ambiente Compromisos OGP Chile (2014-2016) *OGP es la “Alianza para el Gobierno Abierto”, por sus siglas en inglés www.opengovpartnership.orgwww.opengovpartnership.org Plan de Acción de Chile ante la Alianza para el Gobierno Abierto: http://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/2015/07/Plan-de-Accion-2014- 16-CHILE-OFICIAL.pdfhttp://www.cdc.gob.cl/wp-content/uploads/2015/07/Plan-de-Accion-2014- 16-CHILE-OFICIAL.pdf

64 La innovación en los archivos se puede contemplar principalmente desde dos criterios: Implantación de un sistema de innovación en la organización Productos y servicios innovadores, participativos y colaborativos *(Archivo 2.0) Innovación en los Archivos Ver: Directrices – Participación pública y colaboración: Archivo 2.0. Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) http://mgd.redrta.org/directrices-participacion-publica-y-colaboracion-archivo-2-0/mgd/2015-01-27/170039.html

65 Promoción del intercambio, colaboración y apertura Giro participativo en la doctrina archivística Innovación y participación en los Archivos Archivo 2.0 Ejemplos: -“Archivo Histórico Municipal Colaborativo”  Participación e Interacción con la comunidad – Contribución ciudadana al Archivo -Consultas e interacción en línea  Uso de Redes Sociales para la toma de decisiones en el Archivo

66 Gestión Documental y la creación de Valor Público Transparencia : Gestión de solicitudes de Acceso a la Información (SAI) y Transparencia Activa (TA) Gestión de Documentos y Administración de Archivos Creación de Valor Público Gestión de Documentos y Archivos aporta a la entrega fiable, oportuna y rápida de información solicitada por la ciudadanía L a satisfacción del usuario/ciudadano ante la respuesta del Servicio aporta a la creación de Valor Público

67 3. RECOMENDACIONES EN MATERIA DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DOCUMENTAL OFICIO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS POR EL CONSEJO PARA LA TRANSPARENCIA EN MATERIA DE ARCHIVOS Y GESTION DOCUMENTAL

68 Recomendaciones Oficio N° 8191, de 23/10/2015 http://www.portaltransparencia.cl/PortalPdT/pdtta/- /ta/CT001/ARCPLT/AREST/1595336

69

70

71 Procedimiento al constatar inexistencia de información solicitada por Derecho de Acceso La alegación debe ser fundada, debiéndose acreditar la inexistencia. Verificar existencia de documento que dispuso la expurgación Deberá agotar los medios para encontrarla. Debiendo señalarlo al solicitante

72 Principales objetivos perseguidos con las recomendaciones Organismos públicos revisen sus procedimientos internos y se ajusten a la Ley de Transparencia Incentivar a los organismos públicos para que adopten buenas prácticas en gestión documental

73 Aspectos esenciales a considerar sobre gestión documental Marco conceptual básico Procesos homogéneos Gerenciales Operativos

74 Link al Modelo de Gestión Documental: http://mgd.redrta.org contacto@cplt.clhttp://mgd.redrta.org contacto@cplt.cl