REVISION POR LA DIRECCION

Presentación del tema: "REVISION POR LA DIRECCION"— Transcripción de la presentación:

1 REVISION POR LA DIRECCION

2 PRIMERA ENTRADA AUDITORIA

3 OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA
Auditorias de Gestión Atención al Ciudadano Registro Gestión Financiera Auditoria al SIG Programa de Auditoria MEJORAMIENTO Levantamiento de Acciones Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional

4 OBJETIVO PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE INFORMES Y/O REQUERIMIENTOS
Evaluación del Sistema de Control Interno Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional Programa de Auditoria al SIG Desarrollo de Auditorias de Gestión Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano Informe de Austeridad Derechos de Autor Evaluación Audiencia Pública Rendición de Cuentas Cultura Autocontrol

5 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Análisis del indicador de eficacia establecido en el plan de acción, en la estrategia de evaluación de los procesos y procedimientos. Analizar la posibilidad de modificar los procedimientos en el punto cuatro ¨Marco Legal¨, de tal forma que cada vez que se modifique o adicione alguna norma solo se deba cambiar de versión el Normograma y no los procedimientos que tienen que ver con la normatividad objeto de la modificación.

6 RETROALIMENTACION DEL CLIENTE
SEGUNDA ENTRADA RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

7 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
Durante el 1 semestre del 2015 se aplicaron 917 encuestas en los diferentes puntos de atención presencial de la Entidad, con una calificación de 1 a 5, donde 5 es excelente, 4 bueno, 3 regular, 2 malo y 1 deficiente. Calificación Calidad de la Información Tiempo de Respuesta Oportunidad Entrega de la Información Facilidad Para Acceder a la Información Cordialidad en la Atención Brindada Satisfacción Con el Servicio Recibido % Total 5 76% 66% 73% 77% 85% 79% Satisfactorio 4 22% 25% 23% 20% 13% 19% 3 2% 7% 1% 3% No satisfactorio 2 0% 1

8 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN
Aspectos Favorables Aspectos Desfavorables Tiempo para la obtención de los trámites. Tiempos de envíos de las Tarjetas Profesionales.  Atención telefónica y el tipo de información suministrado por este medio. La apertura de las seccionales a nivel nacional. Coordialidad del personal de las Oficinas Seccionales.

9 DERECHOS DE PETICIÓN (PQRS)
Durante el primer semestre del 2015 la UAE Junta Central de Contadores recepcionó Derechos de Petición clasificados de la siguiente manera: TIPOS DE DERECHOS DE PETICIÓN CANTIDAD Peticiones 3.396 Petición de información 4.446 Sugerencias 23 Quejas 25 Reclamos 33 Denuncias Consultas 259 Solicitud de fotocopias 148 Felicitaciones 14 TOTAL 8.344 CANALES CANTIDAD Físico 667 Correo Electrónico 2.383 Página web 4.594 Redes Sociales 127 Chat 558 Buzón de Sugerencias 15 TOTAL 8.344

10 DERECHOS DE PETICIÓN (PQRS)
De los Derechos de Petición recepcionados se dio contestación en términos de oportunidad a peticiones es decir, en promedio al 50%. AREA DERECHOS DE PETICION VENCIDOS Q1 VENCIDOS Q2 TOTAL PROMEDIO RESPUESTA DÍAS HÁBILES Q1 PROMEDIO RESPUESTA Q2 REGISTRO 3747 1614 1172 2786 29 17 SISTEMAS 1084 454 165 619 ATT CIUDAD 2617 372 76 448 27 16 JURÍDICA 544 183 64 247 CONTRATACIÓN 147 55 2 57 30 COMUNICACIONES 130 3 6 4 11 DIR GENENAL 58 1 5 GES HUMANA 10 31 CONTABILIDAD INSP VIGILANCIA 9 8 TESORERIA TOTAL GENERAL 8.344 4.170

11 DERECHOS DE PETICIÓN (PQRS)
De los Derechos de Petición que ingresaron a la Entidad 58 de ellas hacen referencia a las Quejas y Reclamos, es decir, que solo el 1% de los peticionarios manifiestan una percepción desfavorable frente al nivel de satisfacción: El envío de la tarjeta profesional. La expedición de la tarjeta profesional. Expedición del Certificado digital. La atención telefónica.

12 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Debido a que el procedimiento a cargo del área de Atención al Ciudadano es transversal, se hace necesario que toda modificación o actualización de este, sea socializada con el personal de las áreas involucradas Generar mesas de trabajo constantes enfocadas al cumplimiento de las metas de los indicadores del área. Metas que requieren de un esfuerzo y compromiso de toda la Entidad. Con el objetivo de mejorar la satisfacción del usuario y su percepción frente a la atención y la información suministrada, se sugiere generar jornadas de capacitación con el personal de las seccionales. Utilizar las redes sociales como mecanismo para suministrar información de interés general a partir de la identificación de los temas con mayor cantidad de consultas por parte de los usuarios.

13 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS
TERCERA ENTRADA DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

14 PLANEACIÓN Se identificaron 14 flujos de trabajo institucionales, de acuerdo al Listado de Flujos de trabajo, desarrollando 6 flujos a la fecha del seguimiento, en orden al cronograma de trabajo planteado No se conto con la contratación del recurso humano desde los inicios del mes de enero, una vez contratadas las personas es necesaria su capacitación; proceso que puede mostrar resultados en un periodo de 20 a 25 días para que el inspector desarrolle su experticia para cumplir con las diligencias de inspección y vigilancia.

15 El plan fue elaborado, aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y publicado en la página web de la Entidad. Se conformó el grupo de trabajo para la elaboración de la estrategia de Rendición de Cuentas, plasmada en el plan de Participación Ciudadana. En concordancia, se publicó el informe de rendición de cuentas de la vigencia 2014 y el 6 de mayo se efectuó la Audiencia Pública, realizando videoconferencia con cinco oficinas seccionales. Se estableció el programa de Auditoria Interna del Sistema Integrado de Gestión, agendada para el segundo semestre del 2015.

16 Se realizó el análisis de la planta actual de personal donde se realizó un estudio sobre la disponibilidad interna de personal. Se han venido realizando varias capacitaciones como en Excel, las capacitaciones con ARL, con el Fondo Nacional del Ahorro y con Fodecoop sobre Educación Financiera Se está realizando el recibimiento al servidor público donde se identifica el nuevo personal para la inducción y entrenamiento

17 Se han realizado sensibilizaciones a nivel de líderes de área en cuanto a levantamiento y seguimiento de las ACP/M. Se realizó difusión del Manual de Buenas Practicas y Eficiencia Administrativa por medio de la intranet. Adicionalmente, se publican y envían tips ambientales en la intranet y correo electrónico y establecieron como fondo de pantalla. Se realizan diariamente pruebas de acceso a la plataforma por parte de los usuarios. La socialización a los usuarios se realizará una vez se tenga desarrollado la totalidad del portal electrónico. Se esta desarrollando la actualización de las TRD, de la cual, a la fecha se ha realizado el cronograma de trabajo; e informa el área que se entregaran la tablas al AGN a mas tardar el 30 de Julio.

18 Comprometió el 33% del presupuesto asignado para la vigencia 2015
Comprometió el 33% del presupuesto asignado para la vigencia La oficina de presupuesto realiza seguimiento constante por medio de la herramienta de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal – SEP, del MinCIT. A Junio 30 el PAC presenta una ejecución del 41,4%, aclarando que el PAC Vigente es menor al valor total del presupuesto aprobado. El PAA muestra una ejecución del 59% en cuanto a los procesos de contratación establecidos y un 35% en cuanto a los recursos económicos proyectados

19 INSPECCIÓN Y VIGILANCIA
INDICADORES MISIONALES 𝑫𝒊𝒍𝒊𝒈𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂𝒔 𝒅𝒆 𝒊𝒏𝒔𝒑𝒆𝒄𝒄𝒊ó𝒏 𝒚 𝑹𝒆𝒈𝒊𝒔𝒕𝒓𝒐 𝑹𝒆𝒂𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒂𝒔 𝑫𝒊𝒍𝒊𝒈𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂𝒔 𝒅𝒆 𝒊𝒏𝒔𝒑𝒆𝒄𝒄𝒊ó𝒏 𝒚 𝑹𝒆𝒈𝒊𝒔𝒕𝒓𝒐 𝑨𝒔𝒊𝒈𝒏𝒂𝒅𝒂𝒔 ∗𝟏𝟎𝟎=% Mide en porcentaje las diligencias practicadas frente al total de las diligencias de inspección y vigilancia que fueron decretadas. INDICADOR – Periodo Enero a junio de Año Año 2014

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22 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Evaluación de resultados. Seguimiento mediante revisión de informes. Capacitación personalizada (nuevos y antiguos) . Seguimiento de diligencias asignadas y realizadas a cada uno de los inspectores. Coordinación con supervisor de Contrato la realización de diligencias frente a la meta de Entidad.

23 REGISTRO PERSONAS NATURALES
SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Y EXPEDICION TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 TOTAL SOLICITUDES APROBADAS TOTAL SOLICITUDES NEGADAS SOLICITUDES PENDIENTES 6474 4226 11 2237(1) Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 1707 Solicitudes en revisión: 377 Solicitudes en proceso de diligencias de inspección: 26 Solicitudes pendientes por listados de graduados de universidades: 127

24 SOLICITUDES DE DUPLICADOS DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.
SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 DUPLICADOS ELABORADOS DUPLICADOS PENDIENTES DE CUMPLIR REQUISITOS LEGALES 571 554 17 SOLICITUDES DE RENOVACIÓN DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 RENOVACIONES ELABORADAS 9

25 CORRECCIONES DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO.
Nota: Las correcciones realizadas se efectuaron por error en la captura de los datos del Contador Público al momento de la radicación de su solicitud. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 CORRECCIONES ELABORADAS 7 REPOSICION DE TARJETA PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO. Nota: La reposición realizada se efectuó por que la empresa de mensajería 4-72 perdió el documento durante el proceso de entrega al Contador Público. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 REPOSICIONES ELABORADAS 1

26 PERSONAS JURÍDICAS SOLICITUDES DE INSCRIPCIÓN Y EXPEDICIÓN TARJETA DE REGISTRO DE ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS CONTABLES. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 SOLICITUDES APROBADAS EN EL AÑO 2015 SOLICITUDES NEGADAS SOLICITUDES PENDIENTES 1° VEZ 85 ACT REG 25 42 17 15 28 (1) 8 (2) 1° VEZ: Solicitud de inscripción y expedición de tarjeta de registro por primera vez. ACT REG: Solicitud de actualización del registro. 1. Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 19 Solicitudes en revisión: 3 Solicitudes en proceso de diligencias de inspección: 6 2. Las solicitudes pendientes corresponden a: Solicitudes pendientes de cumplir requisitos: 7 Solicitudes en revisión: 1

27 CORRECCIONES DE TARJETA DE REGISRTO DE PERSONAS JURÍDICAS.
SOLICITUDES DE DUPLICADOS DE TARJETA DE REGISRTO DE PERSONAS JURÍDICAS. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 DUPLICADOS ELABORADOS 1 CORRECCIONES DE TARJETA DE REGISRTO DE PERSONAS JURÍDICAS. SOLICITUDES RADICADAS AÑO 2015 CORRECCIONES ELABORADAS

28 ACCIONES DE VIGILANCIA REALIZADAS
Se han realizado un total de 51 requerimientos por presunto ejercicio ilegal de la profesión contable, conminando a las sociedades a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1510 de 1998, so pena de iniciar de oficio las investigaciones disciplinarias pertinentes y dar traslado de los hechos a las autoridades penales correspondientes. Como resultado del envío de los 51 requerimientos, se obtuvieron los siguientes resultados: RESULTADO No. DE SOCIEDADES Radico inscripción ante UAE- JCC 4 Modifico su objeto social 7 En diligencia de inspección 2 Entrega efectiva - Sin respuesta (Pendiente reiterar) 36 Va a liquidar 1 Remitida a la oficina jurídica para posible investigación disciplinaria y/o denuncio TOTAL 51

29 ENVÍO DE TARJETAS PROFESIONALES A NIVEL NACIONAL
Durante lo corrido del año 2015 se han realizado un total de 2428 envíos de tarjetas profesionales a las oficinas seccionales de la UAE Junta Central de Contadores a nivel nacional. SECCIONALES CANTIDAD CALI 706 BARRANQUILLA 514 BUCARAMANGA 312 MEDELLIN 246 PEREIRA 208 PASTO 200 ARMENIA 101 VALLEDUPAR 78 CUCUTA 46 IBAGUE 10 RIOHACHA 4 LETICIA 3 TOTAL 2428

30 Adicionalmente, se realizaron un total de 1679 envíos de tarjetas profesionales a las diferentes ciudades a nivel nacional, donde la UAE JCC no tiene presencia a través de oficinas seccionales. DEPARTAMENTOS CANTIDAD ANTIOQUIA 370 BOLIVAR 162 VALLE 111 NORTE DE SANTANDER 105 HUILA 104 CORDOBA 102 BOYACA 77 META 69 TOLIMA 62 SUCRE 58 SANTANDER 50 MAGDALENA 49 CASANARE 44 CALDAS 40 CESAR CAUCA 36 GUAJIRA 30 CAQUETA 29 NARIÑO CHOCO 22 ARAUCA 19 CUNDINAMARCA 15 ATLANTICO 14 RISARALDA 13 PUTUMAYO 11 GUAVIARE 8 QUINDIO 7 VICHADA 3 TOTAL 1679

31 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Determinar el mecanismo e implementar la herramienta tecnológica a través de la página web de la entidad que permita realizar las solicitudes de registro vía internet. Realizar acompañamiento y capacitación constante a las oficinas seccionales para que se preste una adecuada atención y se desarrollen las actividades conforme a los lineamientos de la entidad. Adecuar los puestos de trabajo de forma física con las herramientas y espacios necesarios para un adecuado desarrollo de las actividades diarias.

32 1. DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN
JURIDICA 1. DESCRIPCIÓN DE LA GESTIÓN 1. Procesos Disciplinarios Procesos Activos : 977 Sanciones registradas 2015: 67 Aperturas en el año 2015: 141 Quejas e Informes radicados: 236

33 2. Defensa y Representación de la entidad
Demandas contra la entidad: 15 Tutelas 2015: 13 Denuncias: 3 INDICADORES: todas las demandas y tutelas se han respondido dentro del término legal (100%) 3. Conceptos de extranjería: 10

34 RECOMENDACIONES PARA MEJORA
1. Se plantean las siguientes recomendaciones para la mejora del área para la defensa de la entidad: 2. Servicio de mensajería inmediata (hoy mismo) con el propósito de dar oportuna respuesta a las demandas, tutelas y trámites judiciales a nivel nacional, que requieren respuesta en menos 24 horas. Dicho servicio no lo presta la empresa de correspondencia (472) 3. Se requiere un presupuesto mínimo para cancelar los emolumentos causados por gastos notariales, fotocopias y envíos a otras ciudades en los trámites en contra de la entidad. 4. Unificación de criterios en el área de derecho disciplinaria.

35 CONTABILIDAD

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37 RECOMENDACIONES PARA MEJORA
Evaluación y análisis del inventario de propiedad planta y Equipo, con el fin de dar de bajas activos obsoletos y deteriorados por uso y tiempo. Mejorar el proceso de registro de terceros por venta de servicios. Analizar los cambios que impactan el proceso contable, formulando planes de acción que permitan la mejora continua  Generar eficiencia financiera en el uso oportuno de los recursos disponibles. Verificar el registro AUTOMATICA que realiza la gestión de la programación presupuestal, la administración de apropiaciones, la ejecución de gastos, la ejecución de ingresos, el manejo de pagos y recaudos, la gestión de bienes. Realizar Depuración contable de la cuenta como embargo instaurado contra la UAE-Junta Central de Contadores por valor en miles de $

38 DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000)
PRESUPUESTO Presupuesto de Gastos de Funcionamiento aprobado por el Decreto Nro del 26 de diciembre de 2014: DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000) Presupuesto Comprometido / Presupuesto asignado. $ 3,371,159,554/ $ 10,213,100,000= 33%

39 DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000)
Presupuesto de Ingresos aprobados por el Decreto Nro del 26 de diciembre de 2014 DIEZ MIL DOSCIENTOS TRECE MILLONES CIEN MIL PESOS (10,213,100,000) Presupuesto recaudado/ Presupuesto asignado $ 4,955,282,801/ $ 10,213,100,000= 49%

40 Descripción de la gestión (01 Enero al 30 Junio/15)
Se realizo la solicitud del levantamiento provision para gastos institucionales y/o sectoriales contingentes - previo concepto DGPPN para cubrir los gastos de personal indirecto a 24 de Diciembre de 2015 con aprobacion por parte del Ministerio de Hacienda y Credito Publico

41 Se ha realizado el seguimiento a la Ejecucion Presupuestal diaria a traves del aplicativo dispuesto para ello por parte del Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Publicacion en la página WEB de la entidad las Ejecuciones Presupuestales de Gastos a 30 de Mayo de 2015. Elaboracion del Marco Fiscal del Mediano Plazo conjunto con el area de planeacion. Elaboracion de los informes presupuestales requeridos por los entes de control.

42 TESORERÍA SALDOS BANCARIOS ENERO - JUNIO DE 2015
U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES SALDOS BANCARIOS ENERO - JUNIO 2015 (en miles de pesos) MES SALDO ENERO $ FEBRERO $ MARZO $ ABRIL $ MAYO $ JUNIO $ PROMEDIO MENSUAL $ ,66

43 U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Saldos cuentas de recaudo
Enero a Junio de (en miles de pesos) ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO CONSOLIDADO PRIMER SEMESTRE % TARJETAS $ $ $ $ $ $ $ 41 CERTIFICADOS $ $ $ $ $ $ $ 59 FOTOCOPIAS $ $ $ $ $ $ $ 1 TOTAL PERIODO $ $ $ $ $ $ $ 100

44 Desembolsos gastos generales y de personal Enero-Junio 2015
U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES GASTOS GENERALES ENE-JUN (en miles de pesos) MES VALOR ENERO $ FEBRERO $ MARZO $ ABRIL $ MAYO $ JUNIO $ TOTAL $ U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES GASTOS DE PERSONAL ENE-JUN (en miles de pesos) MES VALOR ENERO $ FEBRERO $ MARZO $ ABRIL $ MAYO $ JUNIO $ TOTAL $

45 Comparativo de Recaudos vs. Pagos, enero-junio 2015

46 INVERSIONES EN TES (enero-junio de 2015) U. A. E
INVERSIONES EN TES (enero-junio de 2015) U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES -cifras en miles de pesos- U.A.E. JUNTA CENTRAL DE CONTADORES INVERSIONES EN TES ENE-JUN (en miles de pesos) MES VALOR ENERO $ FEBRERO $ MARZO $ ABRIL $ MAYO $ JUNIO $ TOTAL $

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48 ALMACÉN LOGROS ALCANZADOS
Al corte de Junio, se pueden relacionar de la siguiente manera: Depuración de Activos fijos de la entidad, reubicación y organización de bienes de consumo, actualización de los valores de los activos, verificación de los activos (inventario) para determinar el estado y la responsabilidad de los mismos, Reporte y envió de los informes de inventarios, TACO (Traslado a Contabilidad, Amortizaciones, Depreciaciones con la verificación de Contabilidad); estadísticas de consumos de papel por áreas, reporte de servicio de fotocopiado, consumos de toner e impresiones de la entidad.

49 Al corte de Junio, se pueden relacionar de la siguiente manera:
Contrato de reciclaje por aprovechamiento Verificar el estado de los activos para bajas, actualización de la normatividad de manejo de activos, Contrato por outsourcing en el servicio de fotocopiado Supervisión de los contratos asignados al área Cumplimiento del SIG Digitalización y traslado del archivo del área de Almacén al Archivo Central de la entidad.

50 ACTIVOS DE LA ENTIDAD

51 LOGROS DE ALMACEN ENERO A JUNIO DE 2015
EMBALEJE DE ACTIVOS PARA DONACION Y BAJAS REORGANIZACION DE BIENES DE CONSUMO (Esta pendiente de aprobar el Manual del Manejo de los RAEES)

52 LOGROS DE ALMACEN ENERO A JUNIO DE 2015
Coordinación y apoyo de Funcionarios, Contratistas, Gestión Documental, Servicios Generales, Responsabilidad Social y Almacén; se logró reciclar lo siguiente: RECICLAJE DE AZ + ARCHIVO + CARTON + PET + VIDRIO = PAPEL BOND CARTA Y OFICIO (Obtuvo 31 Resmas)

53 ESTADISTICAS SERVICIO DE FOTOCOPIADO ENERO A JUNIO DE 2015
El servicio de fotocopiado mediante el contrato de outsourcing, ha permitido un control en este servicio que se refleja en una reducción del 45% respecto al periodo de Enero a Junio 2014 vs Se continúa llevando el reporte individual del servicio y por dependencias sean de administrativa, Jurídica (Internas y externas que corresponden a las consignaciones por este servicio).

54 ESTADISTICAS EN EL CONSUMO DE RESMAS DE PAPEL
ENERO A JUNIO vs 2015 Se observa una reducción del 50% en el consumo de resmas de papel del periodo de Enero a Junio de 2014 vs 2015; lo que ha generado una reducción del gasto en hojas que valorizado a precios del 2015 son de $ oo.

55 ESTADISTICAS DE IMPRESIONES DE ENERO A JUNIO DE 2014 vs 2015
Las impresiones generadas en la entidad del periodo de Enero a Junio de 2014 vs 2015; obtiene una reducción del 49%, esto en gran medida a la implementación de la digitalización en la información y un manejo más responsable al momento de realizar impresiones, lo que conlleva a impresiones menos en el mismo periodo.

56 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Actualmente no se cuenta con un soporte técnico, respecto a la actualización del Software HELISA, para los módulos de activos e inventarios, lo que puede generar a futuro inconvenientes por no contar con un soporte por los requerimientos del área de almacén, contabilidad o algún ente de control. Proyectar una circular interna para el control del manejo, reubicaciones, salidas y entradas de los activos de la entidad; tanto para funcionarios como contratistas. Citar el Comité de Altas y Bajas de la entidad para proceder a determinar el destino de los activos inservibles, dañados y pendientes de altas. Realizar una encuesta de satisfacción del servicio en los clientes internos de la entidad.

57 GESTIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA
COMUNICACIONES GESTIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA C) Carteleras externas: Seccionales Carta de trato digno Listado de trámites y servicios Procedimiento de trámites y servicios Correo electrónico/contacto Rendición de cuentas A) Cinco visitas institucionales a Universidades dentro de la celebración del día del Contador Público. B) Página web: Publicaciones y noticias Calendario Banner Ventana emergente Enlace Ley de Transparencia D) Rendición de Cuentas Vigencia 2014

58 5158 Seguidores 8363 Seguidores 929 Seguidores E) Redes sociales:
Facebook: UAE-Junta Central de Contadores 5158 Seguidores 8363 Seguidores 929 Seguidores F) Boletín externo, para rendir cuentas sobre la gestión de la Entidad.

59 COMUNICACIÓN INTERNA a) Intranet:
Boletín Interno: 2 ediciones junio y julio Imágenes y archivos de diferentes áreas. D) Calendario de cumpleaños y tarjetas de felicitación E) Perfil JCC y Reflexionemos B) Cartelera interna C) Correo electrónico F) Modificación del Manual de Identidad Corporativa

60 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Fortalecer el cumplimiento de las disposiciones del Programa de Gobierno En Línea - GEL, que facilitará la prestación de los servicios. Adquisición de herramientas que faciliten la creación y edición de imágenes, infografías y videos.

61 CONTRATACIÓN CONTRATAR AL PERSONAL CONTRATISTA PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES MISIONALES DE LA ENTIDAD 127 contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 11 contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 114 contratistas prestando sus servicios profesionales y de apoyo a la gestión a la Entidad.

62 EJECUTAR EL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
9 Órdenes de compra a través de Acuerdo Marco con Colombia Compra Eficiente 2 Procesos de contratación de Selección abreviada por Subasta Inversa Presencial 11 Procesos de contratación de Mínima Cuantía Convenio de Asociación con la Fundación del Quemado

63 LIQUIDAR LOS CONTRATOS SUSCEPTIBLES DE LIQUIDACIÓN
CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRASPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Transparencia y acceso a Información Pública: -Manual de Contratación -Contratación 2014 -Contratación en curso 2015 -Directorio de información de servidores públicos, empleados y contratistas ENVIAR LOS INFORMES TRIMESTRALES A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA LIQUIDAR LOS CONTRATOS SUSCEPTIBLES DE LIQUIDACIÓN ACTUALIZACIÓN MARCO LEGAL EN EL SIG

64 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Como recomendación de mejora al SIG se sugiere contar con un plan choque alterno al proceso regular que realizan las áreas intervinientes (Calidad y Sistemas) en la actualización de versiones de los formatos y procedimientos que sean objeto de modificación en el evento en que se actualice el marco legal normativo frente a la expedición de una norma reguladora de casos específicos. Lo anterior por cuanto, el Gobierno Nacional expide un decreto que deroga una norma anterior o el Congreso de la Republica expide una ley que a su vez deroga una norma anterior, la Entidad requiere actualizar la adecuación normativa en sus respectivos actos administrativos vinculantes (formatos/procedimientos), por lo cual el proceso administrativo interno de la Entidad para la actualización de versión en el SIG, debe ser expedito y lo menos traumático posible con el fin de que pueda hacerse uso de los formatos previstos en el SIG actualizados con la nueva norma.

65 APOYO A PROCESOS DE CONTRATACION
LOGÍSTICA APOYO A PROCESOS DE CONTRATACION Se refleja que de 20 necesidades de la entidad (Estudios de Mercado) se realizaron 14 Evaluaciones Técnicas y Financieras.

66 CONTROL DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Se refleja el consumo de agua en mtrs cúbicos año 2014 vrs 2015 representando una reducción. Se refleja el consumo de energía en kw año 2014 vrs 2015 representando un consumo estable.

67 CONTROL SERVICIO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
Se refleja una reducción en las llamadas fijas. Se refleja que en el mes de ENERO tiene un mayor facturado justificado en el cambio de plan del Celular del Director General.

68 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Implementación del Software para el Sistema de Integrado de Gestión. Mejorar los procesos para adoptar la política de CERO PAPEL.

69 PLANTA DE PERSONAL DE LA UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
GESTIÓN HUMANA PLANTA DE PERSONAL DE LA UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Julio Cesar Acuña González – Director General Mauricio Umbarila Romero – Asesor John Jairo Quiroga Reyes – Profesional Universitario (Contador) Hilda Esperanza García Peñuela – Profesional Universitario (Presupuesto) (Encargo) Jairo Arturo Romero Copete – Profesional Universitario (Tesorería) Manuel Hernán Zambrano – Profesional Universitario (Abogado) Nubia Flórez Herrera – Secretaria Ejecutiva (Encargo) Magaly Alejandra Manzano Mejía – Técnico Administrativo Alba Lucia González Peña – Auxiliar Administrativo (Encargo) Emelina Pedroza Ramírez – Auxiliar Servicios Generales Resolución N° 0003 del 15 de Enero de 2015 se aceptó la renuncia de Jorge David Zorro Bayona del cargo de Auxiliar Administrativo. Resolución N° 127 del 4 de Mayo de 2014 se nombró a Alba Lucia González Peña en el cargo de Auxiliar Administrativo Código 4044 Grado 10. Resolución N° 0280 con fecha del 25 de Mayo de 2015 se aceptó la renuncia de la Doctora Nelly Julieth Arias Escobar del cargo de Asesora Código 1020 Grado 6.

70 MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES DE LA UAE JUNTA CENTRAL DE CONTADORES
El 31 de Marzo de 2015, se actualizó el Manual de Funciones y de Competencias laborales de los funcionarios de la planta de personal de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores mediante la Resolución N° 175 de 2015.

71 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DEL EMPLEO PUBLICO SIGEP
Se vincularon todos los contratos suscritos hasta el mes de junio de 2015. Se han liquidado 10 contratos terminados por mutuo acuerdo. Se realizaron tres cesiones de contrato. Se realizó la desvinculación de la Ex funcionaria Nelly Julieth Arias Escobar.

72 PLAN DE BIENESTAR Y CAPACITACION
Esta en la etapa de ser firmado. Se han realizado: Capacitaciones Días especiales Olimpiadas Intersectoriales Dichas actividades se reportan al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo dentro del Comité de Fortalecimiento Institucional, trimestralmente.

73 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
En febrero se pactaron los compromisos y el portafolio de evidencias con las dos funcionarias de carrera administrativa. Entre el 1 al 15 de agosto se debe realizar el primer 50% de la evaluación.

74 1. Intervención fondo acumulado
GESTIÓN DOCUMENTAL 1. Intervención fondo acumulado 2. Desocupe deposito No 1 Se ha intervenido el fondo acumulado que se encuentra en el archivo central (Tandem), con el fin de conocer e identificar volúmenes de carpetas, de cajas, estado, conocimiento general de la información que se encuentra en custodia y así definir la relevancia para la UAE – JCC y determinar su disposición final. Desocupe del espacio utilizado como archivo, la cual se denominó Deposito No 1, ya que por observaciones realizadas por auditoria externa se determinó el desocupe por que no cumple con las condiciones técnicas para la conservación y almacenamiento de los documentos. Mes Total de cajas intervenidas Total de carpetas intervenidas Enero 10 600 Febrero 60 3600 Marzo 48 2880 Abril 30 1800 Mayo 33 1980 Junio Eliminación Julio Total 181 10860 Promedio de cajas Promedio de Az/Carpetas 350 2100

75 3. Actualización de las Tablas de Retención Documental
Se inicio con las entrevistas desde el 02 de Junio de 2015 hasta el 15 de Julio de 2015. Se identifico 101 Series, 83 Subseries, 22 dependencias, de las cuales 11 conforman el organigrama aprobado por resolución y que cuentan con el funcionario. Se radico ante el AGN el 18 de Julio de 2015.

76 4. Manual de radicación de correspondencia externa ccsNet.
5. Manual interno de archivo. El cual contiene el paso a paso de la radicación y distribución de la documentación física y electrónica que es radicado en la UAE-JCC. Establece y difunde las implicaciones jurídicas, disciplinarias, civiles y penales, por la conservación o no de los documentos que están a cargo del servidor público.

77 Cambios que pueden afectar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad
Recomendaciones para la Mejora Manual de Radicación de Correspondencia Externa en el Sistema ccsNet” ingresa nuevo al SIG Manual Interno de Archivo” ingresa nuevo al SIG Se actualiza el cuadro de clasificación. Nueva Versión Se actualiza las Tablas de Retención Documental. Nueva Versión Se ingresa nuevas series documentales que se les debe asignar el código del SIG y el código de retención. Recalcar a los funcionarios y contratistas la necesidad obligatoria de informar a los responsables de los controles documentales (Área de Gestión Documental y Calidad) cuando se presenten cambios en los documentos.

78 ACTIVIDADES ADICIONALES
Control y préstamo de documentos a las diferentes áreas. Apoyo otras áreas. Transferencias secundarias. Inventarios. Digitalización. Eliminación

79 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Recalcar a los funcionarios y contratistas la necesidad obligatoria de informar a los responsables de los controles documentales (Área de Gestión Documental y Calidad) cuando se presenten cambios en los documentos.

80 SISTEMAS OPERACIÓN DE SOPORTE INFORMÁTICO
Creación del botón de actualización de datos con el fin de facilitar la acción a a los usuarios externos. Atención de 282 servicios de incidentes relacionados con hardware y software. Atención de 483 registros de PQRDS por medio de la plataforma de CcsNET 130 Instalación de Fondos de pantalla 130 Mantenimiento de todos los equipos de funcionarios y contratistas 120 Creación de usuarios nuevos en MyJCC, CsNet y Correo electrónico Gestión y soporte en la instalación del canal G-NAP Actualización de datos de la registraduria (Cruce de fallecidos) Instalación de los certificados SSL en dos servidores del software de gestión documental CsNet, software de gestión de registro MyJCC, Servidor pagina Web. Implementación de un nuevo sistema de refrigeración para el Data Center (Aire acondicionado de precisión) Mantenimiento preventivo y correctivo de servidores, planta telefónica y UPS. Monitoreo y ajuste de las políticas de seguridad perimetral y bloqueo a redes sociales y canales de musica y/o video Implementación de las cuentas de correo electrónico de google Apps para los funcionarios.

81 OPERACIÓN DE SOPORTE INFORMÁTICO

82 ATENCIÓN DE ACCIONES SIG
Se mejoró el módulo de actualización de datos, con el fin que el contador público y las sociedades inscritas puedan confirmar que la información registrada en la base de datos es la actualizada en la vigencia correspondiente. Lo anterior para facilitarles a los usuarios el cumplimiento de lo estipulado en el artículo 14 de la Resolución 013 de 2014. Se realizó el análisis de los resultados de la encuesta de satisfacción del usuario para el subproceso de Sistemas al procedimiento de mantenimiento pagina web, según el numeral de la NTCGP 1000:2009 Se mejoro por medio de una encuesta el seguimiento a la medición en la satisfacción del cliente interno frente a la gestión realizada por los procesos según el numeral de la NTCGP 1000:2009

83 PUBLICACIONES PAGINA WEB E INTRANET
Atención de 170 solicitudes de publicación de contenidos en el sitio Web por parte de la oficina de comunicaciones. Atención de 22 solicitudes de publicación de contenidos en la Intranet por parte de la oficina comunicaciones. Atención de 142 solicitudes de publicación de actualización y publicación de mas de 600 archivos del SIG por parte de la oficina de Planeación.

84 SEGUIMIENTO FURAG Y GEL
Seguridad de la información (Alcances y políticas) Revisión con planeación de los resultados de FURAG Avance en la creación de un sitio Web público para la realización de diversas actividades por parte de los usuarios externos y de acuerdo con el plan operativo de la entidad.

85 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Se recomienda la realización de una aplicación para la recepción y control de los requerimientos técnicos a la oficina de sistemas.

86 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y MEJORA
CUARTA ENTRADA ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y MEJORA

87 ACCIONES CERRADAS Fuente Tipo acción Proceso/ subproceso
Estado de la Acción Auditoria Interna Acción Correctiva Control y evaluación Cerrada Acción preventiva Inspección y vigilancia Gestión humana Acción de mejora Atención al ciudadano Logística Acción correctiva Gestión Documental Acción Preventiva Sistemas

88 ACCIONES CERRADAS Fuente Tipo acción Proceso/ subproceso
Estado de la Acción Auditorias de gestión Acción Correctiva Atención al ciudadano Cerrada Contratación Control de procesos Acción de mejora Planeación Acción correctiva Jurídica Acción correctiva sistemas Registro Acción de mejora Sistemas

89 ACCIONES CERRADAS Fuente Tipo acción Proceso/ subproceso Estado de la Acción Resultado de seguimiento y medición de los procesos Acción de mejora Atención al ciudadano Cerrada Gestión documental Acción correctiva Acción Correctiva Inspección y vigilancia Acción de mejora Riesgos Acción Correctiva Revisión por la dirección Para un total de veintitrés (23) acciones cerradas, clasificadas así: acciones correctivas doce (12), acciones preventivas tres (3) y de mejora ocho (8).

90 ACCIONES ABIERTAS Fuente Tipo acción Proceso/ subproceso
Estado de la Acción Auditoria Interna Acción Correctiva Gestión Documental Abierta Acción Preventiva Sistemas Sistemas / Gestión documental Acción de Mejora Comunicaciones Gestión documental Logística Auditorias de gestión Registro Atención al ciudadano Inspección y vigilancia

91 ACCIONES ABIERTAS Fuente Tipo acción Proceso/ subproceso Estado de la Acción Control de procesos Acción Correctiva Comunicaciones Abierta Acción de Mejora Riesgos Acción Correctiva Gestión documental Auditorias Externa Gestión Documental Para un total de dieciséis (16) acciones abiertas, clasificadas en: acciones correctivas ocho (8), acciones preventivas dos (2) y de mejora cinco (5),

92 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SIG
QUINTA ENTRADA CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SIG

93 Implementación del sistema documental.
Cambio en los indicadores de Gestión. Cambio y Desconocimiento de las normas legales vigentes. Inoperancia en la aplicación de los procedimientos y procesos del sistema de gestión de calidad. Actualización de los software que utiliza la Entidad. Los lineamientos que se generen con la actualización de las normas ISO. Actualización de las Tablas de Retención Documental.

94 RECOMENDACIONES DE MEJORA
SEXTA ENTRADA RECOMENDACIONES DE MEJORA

95 Socialización de la actualización de los procedimientos de Atención al Ciudadano con las áreas involucradas. Generar mesas de trabajo constantes enfocadas al cumplimiento de las metas de los indicadores de gestión, Mapa de Riesgos, aplicativo de ccsNet, revisión de informes, entre otras. Generar jornadas de capacitación con el personal de las seccionales, con el objetivo de mejorar la satisfacción del usuario y su percepción frente a la atención y la información suministrada. Utilizar las redes sociales como mecanismo para suministrar información de interés general a partir de la identificación de los temas con mayor cantidad de consultas por parte de los usuarios. Fortalecimiento de los canales de comunicación apoyándonos inicialmente en jefes y líderes de área Fortalecer el compromiso hacia la cultura de gestión por resultados. Contar con personal profesional y con experiencia suficiente en la implementación del Sistema de Gestión Ambiental    Capacitación constante a los funcionarios y contratitas que prestan sus servicios en el área de inspección y vigilancia para cumplimiento de la meta a partir de los procedimientos.

96 SEPTIMA ENTRADA RIESGOS

97 IDENTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL CONTROL
Se cuenta con un mapa de riesgos consolidado y actualizado, resultado de un análisis de cada uno de los objetivos de los procesos y subprocesos, revisión de los lineamientos institucionales, los modelos operativos de los procesos y su operatividad. A corte de Junio 2015 se cuentan con un total de 46 riesgos de los cuales Mejora Continua realizo el seguimiento con el siguiente resultado: IDENTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL CONTROL TOTAL Controles Efectivos y Documentados 23 Controles son efectivos pero no están documentados o están documentados y no son efectivos 16 No existen controles 07

98 RIESGOS PROCESO / SUB/PROCESO NUMERO DE RIESGOS ESTRATEGICOS (Dirección y Planeación) 7 MISIONALES (Registro- inspección y vigilancia) 10 APOYO (Gestión Administrativa, Financiera y jurídica) 25 CONTROL Y EVALUACION 4 TOTAL 46

99

100 SE CUMPLIO EL COMPROMISO
PROCESO: COMPROMISO ADQUIRIDO SE CUMPLIO EL COMPROMISO Planeación Seguimiento a Planes de la Entidad SI Lograr impacto en las estrategias del Plan de Eficiencia Administrativa – Cero Papel Control y Evaluación Realizar el programa para la auditoria interna del Sistema Integrado de Gestión Inspección y vigilancia Realizar 700 visitas al terminar el año 2014 No Teniendo en cuenta que no se cumplió el compromiso se levantó una acción correctiva Gestión Administrativa Realizar capacitaciones a los servidores de la Entidad en el temas de Gestión Documental