FORMULACIÓN DE PROYECTOS

Presentación del tema: "FORMULACIÓN DE PROYECTOS"— Transcripción de la presentación:

1 FORMULACIÓN DE PROYECTOS
CAPACITACIÓN: FORMULACIÓN DE PROYECTOS

2 Por que es importante capacitarse en Formulación y Gestión de Proyectos????

3 Mejorar la eficiencia del manejo de los recursos.
Situación que se pretende abordar, y superar en el marco de esta propuesta. La formulación de proyectos comprende una serie de técnicas y herramientas que permiten darle forma y respuesta a las ideas y necesidades que se plantean continuamente en cualquier sector o actividad que se desarrolle en el contexto de una sociedad. Adquirir herramientas y de aplicar metodologías para atender necesidades específicas Mejorar la eficiencia del manejo de los recursos. Obtener recursos externos (financiar proyectos)

4 El curso formulación de Proyectos no va a permitir determinar:
Objetivos de un proyecto -qué se pretende hacer o qué problema se intenta solucionar- Metas o resultados que se esperan lograr (productos que deben generarse para alcanzar los objetivos) Actividades que resulta necesario realizar (acciones destinadas a cumplir con un objetivo).

5 ¿Qué significa terminar con éxito un proyecto?

6 Cumplir con los objetivos dentro de las especificaciones técnicas, de costo y de plazo de término.
TIEMPO

7 El éxito del proyecto depende en gran medida de la gestión.
“Estudio de Gerenciamiento de Proyectos 2007, Project Management Institute“, hecha en 185 empresas de 13 sectores (2007),arrojaron los problemas más comunes en la gestión de proyectos. o Plazos prorrogados: 72% o Rehacer el trabajo: 72% o Interrupciones en el ritmo del trabajo: 71% o Cambio de alcance: 69% o Planificación insuficiente: 63% o Control inadecuado: 51% o Aumento de los costos: 46% o Problemas de comunicaciones: 43%

8 La gestión de proyectos se encarga de la planificación y el control de proyectos.
Por planificación entenderemos todas aquellas tareas orientadas a planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio, mientras que el las actividades de control se encargan de la monitorización y seguimiento del progreso del proyecto. La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué.

9 El PMI – Project Management Institute
En 1969 empieza un movimiento en Pensilvania, Estados Unidos, con una reunión de 5 voluntarios interesados en fomentar la carrera de Gerencia de Proyectos, volviéndose el embrión de la creación del PMI - Project Management Institute. Hoy el PMI tiene 250 representaciones, distribuidas por 67 países. En Argentina está en la ciudad de Buenos Aires desde 1996.

10 El PMI es una entidad que congrega a los profesionales, practicantes y organizaciones en actividades en el área de Gerencia de Proyectos, teniendo como objetivo el desarrollo del profesionalismo en Gerencia de Proyectos, y posee hoy cerca de afiliados en todo el mundo, buscando promover y ampliar el conocimiento existente sobre gerenciamiento de proyectos, así como mejorar la capacitación y el desempeño de los profesionales y organizaciones en esta disciplina.

11 El conjunto de conocimientos técnicos de la Gerencia de Proyectos necesarios para el perfecto desempeño de la función, según el PMI en su publicación internacional PMBOK (Project Management Body Of Knowledge), está compuesto de 9 áreas. Estos conocimientos son aplicados a lo largo de los procesos de Gerencia de Proyectos. Los procesos son: Iniciación, planificación, control, ejecución y finalización.

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13 Que nos brinda el PMBOK? “La aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requerimientos del proyecto”

14 Clasificación de Procesos
Procesos de Iniciación: Autorizando el comienzo de todo el proyecto o una de sus fases Procesos de Planificación: Definiendo objetivos, seleccionar las mejores de todas las alternativas o acciones, a fin de cumplir con los objetivos definidos en el proyecto. Procesos de Ejecución: Coordinando los equipos y recursos para ejecutar los planes. Procesos de Control: Supervisando y vigilando las acciones realizadas, a fin de asegurar que los desarrollos cumplen con las especificaciones y objetivos planificados, y, en caso necesario, proponiendo acciones correctoras. 5. Procesos de Finalización: Formalizando la aceptación final de todo el proyecto, o de una de sus fases.

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16 Areas de Conocimientos
4. Gestión de Integración del Proyecto 5. Gestión del Alcance del Proyecto 6. Gestión de Tiempos del Proyecto 7. Gestión de Costos del Proyecto 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 11. Gestión de Riesgos del Proyecto 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

17 Objetivos de la Planificación y Gestión de Proyectos
Los objetivos principales de la gestión de proyectos son los siguientes: 1.Definir el Proyecto y establecer la estructura organizativa de los equipos 2.Definir claramente los objetivos y establecer una planificación del Proyecto 3.Realizar estimaciones concretas y reales de tiempos, costes y recursos 4.Controlar y supervisar los trabajos, inversiones, consumo de recursos, costes y tiempos de ejecución del proyecto 5.Establecer unos criterios de calidad sobre los resultados esperados, y comprobar su cumplimiento 6.Prever los posibles riesgos que puedan surgir 7.Permitir la resolución inmediata de los problemas surgidos durante la ejecución del Proyecto 8.Coordinar y supervisar las distintas tareas y actividades de las que consta el Proyecto

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19 Gestión de Integración del Proyecto
Esta área equivale a formar un rompecabezas, donde cada pieza (área del conocimiento)debe ser colocada en su debido lugar, a fin de obtener el resultado final deseado. Cada pieza hace parte del todo, y si es colocada fuera de su lugar, perjudicará el objetivo final. La integración contempla el proceso de toma de decisión vinculado a los objetivos del proyecto, al desarrollo y ejecución del plan completo del proyecto, así como el control de las alteraciones. Sus principales procesos y respectivos objetivos son: Básicamente, es como si la Integración fuese la costura entre todas las disciplinas de la Gerencia de Proyectos.

20 Gestión de Alcance Es el corazón del proyecto. Define lo que debe ser hecho, el objetivo final a ser alcanzado (alcance del producto del proyecto – características y funcionalidades), también el alcance del proyecto, que significa el trabajo a ser realizado para el desarrollo del producto final. El alcance del proyecto debe ser desarrollado a partir del alcance del producto y para tal, utilizamos una metodología titulada EAP – Estructura Analítica del Proyecto, traducción para WBS – Work Breakdown Structure, que descompone el proyecto en elementos, separando los productos en sus partes componentes.

21 Gestión del tiempo Aquí nos preocupamos con lo que debe ser hecho (definido a partir del alcance del trabajo y la EAP), y buscamos organizar el trabajo a lo largo del tiempo. El tiempo tal vez sea el único recurso que es absolutamente irrecuperable Para esto, precisamos: · Definir las actividades, a partir de la EAP desarrollada en Alcance; · Secuenciar las actividades, definiendo sus interdependencias; · Estimar sus duraciones (preferentemente en conjunto con la persona que va a ser la responsable por el desarrollo de la actividad); · Elaborar el cronograma. · Durante todo el ciclo de desarrollo del proyecto, tenemos que controlar el cronograma, garantizando que las actividades estén ocurriendo de acuerdo con lo planificado.

22 Gestión de costes Son 3 procesos básicos de planificación: · Planificación de Recursos: definiir todos los recursos necesarios – personas, equipamientos, insumos, etc. y sus respectivas cantidades y tiempo invertido; · Estimativa de los Costos, donde se elabora el costo de cada recurso para cada actividad; · Presupuesto, donde se distribuyen los costos a lo largo de las actividades de los proyectos. Además de los procesos de planificación, existe un proceso básico de acompañamiento que es el de Control de Costos.

23 Gestión de la calidad El concepto de calidad en proyectos, se encuentra asociado a 2 componentes: · Calidad del producto final a ser desarrollado, asociada a los objetivos técnicos y objetivos humanos alcanzados; · Calidad del proceso de desarrollo del proyecto. Esto básicamente se refiere al logro de los Factores Críticos de Éxito - dentro del tiempo y dentro del presupuesto. · Control de la calidad, donde se monitorean los resultados, de tal forma de garantizar que estén de acuerdo con lo planeado.

24 Gestión de RRHH Esta área del conocimiento procura enfocar la efectiva utilización de los recursos humanos envueltos con el proyecto, esto es, los Stakeholders. Procesos básicos: Planificación Organizacional: definir los papeles y responsabilidades de los miembros del equipo – responder a la pregunta: quién hace qué y cuándo; Formación del Equipo, donde se aborda el montaje del equipo, disponiéndose los recursos humanos necesarios al proyecto;

25 Gestión de Comunicación
Uno de los principales problemas en los proyectos es la falta o la mala comunicación. La gerencia de comunicación busca responder a la pregunta “¿Quién necesita saber qué, cuándo y en qué formato, sobre el proyecto?”. Para tal, a partir de la relación de todos los Stakeholders procuramos identificar qué tipo de información necesita cada uno, cuándo y en qué periodicidad, y en qué formato (informes, intranet, circulares, presentación formal, etc.)

26 Gestión de Riesgos Podemos iniciar definiendo Riesgo como un “evento incierto, futuro, que puede tener consecuencias positivas o negativas para su proyecto u organización”. · Identificación de los Riesgos, donde se procura identificar todos los riesgos, positivos o negativos para su proyecto. La descripción del Riesgo debe ser completa y autocontenida, en el texto de la descripción del riesgo se debe contemplar Causa y Consecuencia – cuál es el riesgo y lo qué él provoca. · Dimensionar categorías para el riesgo, tipo Muy Alto (“MA”), Alto (“A”), Medio (“M”), Bajo (“B”) o Muy Bajo (“MB”), creando un proceso para seleccionar los riesgos que deberán ser tratados. · Determinar la Probabilidad y el Impacto de los riesgos en el proyecto, de forma que podamos comparar riesgos de diversos tipos entre sí. · Planificación de Respuestas a los Riesgos: qué vamos a hacer para responder a cada Riesgo.

27 Gestión de Contratación o adquisiciones
Esta área de conocimiento trabaja con los recursos, bienes o servicios externos al proyecto o a la organización, que precisan ser contratados. · Planificación, dónde se decide si vamos a comprar o hacer internamente · Planeamiento de la Solicitación, decidir quiénes son los potenciales proveedores · Selección de las Fuentes y Solicitación de Adquisición, presentación de las propuestas. · Administración del Contrato, donde controlamos el producto o servicio que está siendo adquirido, la relación con el proveedor y el cumplimiento de las cláusulas contractuales. · Finalización del Contrato, donde hacemos la verificación final de lo que fue adquirido, emitimos la aceptación formal y liquidamos el contrato.

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29 Eficiencia En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas. "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles” "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos" "obtener los mayores resultados con la mínima inversión"

30 Eficacia Se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos "está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" "Eficacia es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos“ Por tanto, una empresa, organización, producto o persona es "eficaz" cuando es capaz de hacer lo necesario para lograr los objetivos deseados o propuestos.

31 Entregable: Cualquier cosa o documento producido como el resultado de un proyecto o cualquier parte de un proyecto. El proyecto entregable se distingue de los entregables parciales que resultan de actividades dentro del proyecto. Un entregable debe ser tangible y comprobable. Cada elemento del WBS debe tener unos o más. Un “deliverable” o entregable es el termino usado en gestión de proyectos que describe objeto tangible producido como resultado del proyecto que tiene que ser entregado a un cliente, tanto interno como externo. Un entregable puede ser un informe, un documento, una actualización del servidor,  una parte del programa.

32 Ejemplos de objetivos generales y especificos Trabajo De Investigación Delincuencia en la ciudad de Quito Objetivo general: Conocer que efectos perturbadores produce la delincuencia en la ciudad de quito a través de una investigación de campo   para resolver el problema. Objetivo específico: •Determinar el porcentaje   de delincuencia que existe en la ciudad de Quito •Establecer las causas de la delincuencia en la ciudad de Quito. •Analizar posibles soluciones.

33 Definición de requerimiento y Stakeholders (Interesados)
Según la definición del PMBOK, un requerimiento es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar, especificación, u otros documentos formalmente establecido. Son todas aquellas características observables que cualquier interesado desea que estén contenidas en el sistema. Como requisitos se incluyen las necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente, usuarios, y otros interesados. Como requerimiento se podría establecer: Una capacidad necesaria para un cliente o usuario que soluciona un problema o consigue un objetivo. Una capacidad que debe incluirse en un sistema para satisfacer los objetivos del proyecto Una restricción impuesta por algún interesado

34 Trazabilidad La trazabilidad de los requerimientos se refiere a la documentación de la vida de cada uno de ellos, y debe permitir seguir el historial desde su formulación original hasta el momento actual. Cada cambio realizado debe por tanto ser documentado para conseguir dicha trazabilidad. Incluso la implementación de las características determinadas por los requerimientos debe poder ser trazada.

35 El enfoque de marco lógico (EML) es una herramienta analítica, desarrollada en los años 1970 por la agencia de cooperación alemana, para la planificación de la gestión de proyectos orientados por objetivos. Es utilizado con frecuencia por organismos de cooperación internacional. El Marco Lógico puede definirse sintéticamente como una matriz de planificación que incluye los aspectos básicos de un proyecto institucional, de una política, un plan, un programa o un proyecto de intervención puntual. Es un instrumento básico que facilita el diseño, la ejecución, el seguimiento y la evaluación de las acciones en cualquiera de los niveles mencionados.

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37 Definiendo el concepto de stakeholder (interesado) como alguien que está afectado por el proyecto que se desarrolla, podremos encontrar que hay de dos tipos: Usuarios: Aquellos que utilizaran el sistema. Clientes: aquellos que requieren el sistema y son los responsables de su validación o aprobación.