PortalVecinos Distribuir Documentos entre los comuneros PortalVecinos (Fácil, útil y económico)

Presentación del tema: "PortalVecinos Distribuir Documentos entre los comuneros PortalVecinos (Fácil, útil y económico)"— Transcripción de la presentación:

1 PortalVecinos Distribuir Documentos entre los comuneros PortalVecinos (Fácil, útil y económico)

2 PortalVecinos Dentro del menú de Comunidades tenemos un botón para generar ficheros con formato CSV. CSV es un formato de ficheros planos, que se abrirá con Microsoft Excel. Pulsando el botón Generar Fichero CSV se abrirá la pantalla que se muestra en la siguiente diapositiva, donde elegiremos la comunidad de propietarios y los documentos a subir contra esta comunidad.

3 PortalVecinos 1.- Seleccionamos la comunidad en la que queremos distribuir los documentos individualizados por comuneros 2.- Seleccionamos en nuestro PC los ficheros a distribuir. Atención si no viese este botón contacte con nosotros o consulte diapositiva nº 12. PortalVecinos

4 Los ficheros aparecerán en la pantalla de la siguiente forma. Pinchando la opción Transportar, se subirán al portal. También podemos limpiar la selección de forma individual o conjunta (en caso de haber seleccionado ficheros de forma incorrecta) pulsando en el aspa roja a la derecha del fichero o el botón Limpiar. Una vez transportados todos los archivos, se generará un ficheros CSV con estado No Enviado, tal y cómo se muestra en la imagen de la siguiente diapositiva.

5 PortalVecinos Obligatoriamente hay que descargar en nuestro PC el fichero CSV para manipularlo y así asociar documentos con comuneros. Es decir, corregir el fichero para su envío. Se descarga haciendo doble click sobre el nombre del fichero, Ficheros CSV.

6 PortalVecinos Abrimos el fichero CSV (con Microsoft Excel), apareciendo un documento cómo el de la imagen, donde tenemos 5 columnas; (No se puede suprimir ninguna columna) Comunidad de propietarios, Fichero, e-mail, Propietario y Observaciones Fichero A continuación tenemos que asociar el Fichero (columna B) al comunero que le corresponda (columnas C y D). Lo importante es la columna C, email destinatario del fichero. Lo que sí se puede hacer es dejar contenido de celdas de filas en blanco, o eliminar filas. No se pueden añadir, ni manipular Ficheros en columna B, que no hayan sido subidos previamente al portal Web con el programa de Generar CSV. Ejemplo: En esta imagen los ficheros a distribuir son fondo.png, logo.jpg y logo1, puedo crear nuevas filas para nuevos destinatarios pero siempre distribuyendo estos ficheros, no otros, contra la comunidad elegida.

7 PortalVecinos Una vez actualizado el fichero, pulsamos la X de arriba a la derecha de nuestro Excel para salir, nos pedirá grabar el documento, Atención, lo guardamos con el mismo nombre. Un vez guardado el fichero, nos aparecerá un mensaje cómo el de la imagen inferior, pulsamos Si y entonces se cerrará el Excel.

8 PortalVecinos Una vez guardado en nuestro PC el fichero CSV ya manipulado, tenemos que subir los cambios al portal, para ello pulsaremos el botón Subir Fichero CSV Corregido.

9 PortalVecinos Se nos abre una pantalla como esta, donde pulsando el botón Examinar, buscamos en nuestro PC el fichero CSV corregido, para así subirlo al portal. Un vez seleccionado pulsaremos el botón de Actualizar CSV Corregido, subiéndolo definitivamente. Automáticamente nos llevará a la pantalla donde están registrados todos los ficheros CSV, modificándose el estado del fichero, de No Enviado, a Actualizado.

10 PortalVecinos Ya solo nos queda preparar el fichero para su envío y distribución entre comuneros. Para ello pulsamos el botón marcado en imagen como paso 1, pasando entonces el estado del fichero de Actualizado a En Cola. Existe un proceso diario que realiza esta tarea, consistiendo en mandar un email a cada comunero que existe en el fichero CSV con el documento asociado. El comunero también podrá acceder a estos documentos en el apartado Mi Buzón dentro de la plataforma. Paso 1 Antes de que se ejecute la tarea de distribución, podemos evitar que este fichero se distribuya, volviendo a pulsar el botón de Paso 1, cambiando entonces el estado del fichero CSV de En Cola a No Enviado (estado inicial), por lo que si lo queremos volver a poner En Cola, tendremos obligatoriamente que repetir los pasos explicados previamente.

11 PortalVecinos Sabremos que el proceso diario que realiza la tarea de distribución se ha ejecutado, porque ha cambiado el estado del fichero CSV de En Cola a Enviado. También asociado al fichero, tendremos un fichero LOG.csv donde podremos ver el resultado de la distribución.

12 PortalVecinos Para que los comuneros de una comunidad determinada tengan acceso a su buzón personal, tendremos que modificar uno de los parámetros de la comunidad. Editaremos los datos de la comunidad de propietarios y marcamos cómo SI la opción de Buzón del Comunero. Por defecto en todas las comunidades ya creadas esta opción está a NO. Una vez marcado el SI, aparecerá en todas las opciones del menú comunero un enlace a su buzón, tal y cómo se ve en la imagen Mi Buzón. Pulsando Mi Buzón, cada comunero tendrá acceso a sus documentos personales, cada comunero SOLO verá los suyos.

13 PortalVecinos Si no funciona el programa de subir ficheros, o no vemos el botón de Ficheros, vamos a la siguiente dirección: (Descargamos el programa y lo instalamos) http://get.adobe.com/es/flashplayer/otherversions/ Seleccionamos nuestro Sistema operativo PortalVecinos

14 Sistema Operativo Según sea el navegador que utilizamos, Seleccionaremos una opción u otra. Lo desmarcamos Si continua con problemas contacte con nosotros y díganos el sistema operativo, navegador de Internet y su versión.