Lic. Raquel Nocerino Bossi Octubre 2003 Gerencia de Compras y Suministros Sesi ó n 3: Selecci ó n de proveedores. Los procesos de negociaci ó n.

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1 Lic. Raquel Nocerino Bossi Octubre 2003 Gerencia de Compras y Suministros Sesi ó n 3: Selecci ó n de proveedores. Los procesos de negociaci ó n

2 Estrategias de an á lisis de costos y de fijaci ó n de precios:  El precio es una expresi ó n de valor, y en el medio competitivo de hoy la fijaci ó n de precios es un “ juego ”  La participaci ó n de mercado “ pudiera ” estar concentrada cr í ticamente en el precio. Esto no necesariamente cierto en todos los casos  La toma de decisiones de precios puede establecerse “ en alg ú n punto ” entre lo cuesta hacer y vender el producto, y su valor para el cliente o comprador Esto hace que el precio se convierta en una decisi ó n estrat é gica para el proveedor Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

3 Factores que influyen en la fijaci ó n de precios: Visi ó n del Proveedor  Costos de hacer y vender el producto:  Antes: Costo + Ganancias = Precio  Ahora: Precio – Costo = Ganancia  Valor para el cliente: Percepci ó n – Expectativas mayor o igual a cero  Estrategias producto/precio de los competidores  Restricciones gubernamentales impuestas (Ej. Control de Precios)  Sentido “ de lo que es justo ” tanto para el comprador como para el proveedor  Objetivos de Mercadeo  La fijaci ó n de precios “ per se ”, vista como un proceso din á mico Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

4 Factores que influyen en la fijaci ó n de precios: Visi ó n del Proveedor  La fijaci ó n de precios “ per se ”, vista como un proceso Din á mico: CONTROLAR EL REFLUJO “ El arrepentimiento que se genera después de cada compra, El cual será mayor cuanto más grande y/o frecuente sea la compra” ¿ C ó mo lo resuelve el comprador? Tres maneras: Devuelve el producto Se resigna: “ Todos son igual de malos ” Se deja manipular Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n Basado en: Direcci ó n por Servicio. La otra calidad. J. Ginebra y R. Arana de la Garza

5 Un Cliente es un comprador adicto Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n Basado en: Direcci ó n por Servicio. La otra calidad. J. Ginebra y R. Arana de la Garza Experienciasatisfactoria del Comprador La satisfacción induce a la repetición Una repetición satisfactoria crea adicción El Comprador se convierte en cliente RequerimientosdeCompras

6 Factores que influyen en la fijaci ó n de precios: Visi ó n del Comprador  Contribuci ó n de una buena gesti ó n de compras: Enfoque integral y compromiso gerencial Identificaci ó n de oportunidades de ahorro  El proveedor como un eslab ó n m á s en nuestro esquema de satisfaci ó n al cliente: ¿ Qu é tan productiva es la Log í stica del Proveedor? la cual impacta en el precio ofrecido  El proveedor como fuente de competitividad. Empujar hacia atr á s las mejoras de nuestro negocio  Relaciones de largo plazo: Compromisos comerciales m á s permanentes, con fundamento: requisitos m ú ltiples de SERVICIO Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

7 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Sistema de Compras o Contractual Ciclo de b ú squeda de Proveedores Ciclo de definici ó n y an á lisis necesidades Ciclo de Licitaci ó n/ Solicitud Cotizaciones Ciclo de Selecci ó n de Proveedores Ciclo de Gerencia de Contratos/ Gerencia de la O/C PASO 1PASO 2PASO 3 PASO 4PASO 5

8 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Ciclo de definici ó n y an á lisis necesidades PASO 1 Enfoque tradicional ¡Pero hay compradores de tantos tipos!. “No es posible resolver al cliente lo que cliente quiere resolver” Poca participación de la Gerencia de Compras Descansa en Mercadeo o Calidad La responsabilidad del cumplimiento de las especificaciones es del proveedor

9 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Ciclo de definici ó n y an á lisis necesidades PASO 1 Enfoque actual La gente compra procesos no productos. “Satisfacer las necesidades y expectativas del cliente a su manera” Participación activa de toda la empresa La responsabilidad del cumplimiento de las especificaciones es tanto de la empresa como del proveedor

10 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Enfoque tradicional Base primordial: Precio. El costo unitario de la adquisición por LOTES GRANDES es la medición tradicional de un Gerente de Compras Basada en mínimo tres cotizaciones Tender a múltiples proveedores con relaciones a corto plazo, de poca confianza Ciclo de b ú squeda de Proveedores Ciclo de Licitaci ó n/ Solicitud Cotizaciones PASO 2PASO 3

11 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Enfoque actual Base primordial: Calidad, productividad, tiempo y costo Basada en una relación a largo Plazo, de lealtad y confianza Tender a pocos proveedores “La empresa extendida y los modelos colaborativos: (Nuevas estructuras)” : (Alianzas estratégicas): “La empresa extendida y los modelos colaborativos: (Nuevas estructuras)” : Partnerships, Third-Party Logistics (3PL): Operadores Log í sticos, Fourth- Party Logistics (4PL): Integradores Log í sticos Ciclo de b ú squeda de Proveedores Ciclo de Licitaci ó n/ Solicitud Cotizaciones PASO 2PASO 3

12 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Enfoque Tradicional Síndrome: “Nosotros contra ellos” Juego de SUMA NULA: “Lo que uno gana, otro lo pierde” Acuerdos a corto plazo y puntuales Ciclo de Selecci ó n de Proveedores PASO 4

13 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Enfoque actual Ganar por PARTIDA DOBLE: CLIENTES SATISFECHOS para establecer una relación GANAR- GANAR Compromisos comerciales a largo plazo: Comprensión de requisitos y comunicación mutua Ciclo de Selecci ó n de Proveedores PASO 4

14 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Enfoque tradicional CONTROLADOR: El problema es del proveedor Ciclo de Gerencia de Contratos/ Gerencia de la O/C PASO 5

15 Gerencia de Compras Procesos de Compras y Suministros Basado en: Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling. Harold Kerzner, 2001 Ciclo de Gerencia de Contratos/ Gerencia de la O/C PASO 5 Enfoque actual FACILITADOR: Trabajar con el proveedor para asegurar la resolución del problema DEFINITIVAMENTE Trabajo en equipo Confianza mutua Uso efectivo de las evaluaciones de desempeño: Asistencia técnica a proveedores y Desarrollo de Proveedores

16 Herramienta de an á lisis – Precio Objetivo: Es el valor te ó rico, estimado por el á rea de Compras, (o el á rea t é cnica, en su defecto) que deber í a costar un producto o servicio. Se utiliza para compararlo contra los precios de ventas cotizados por los posibles proveedores para negociar, hasta llegar a un precio l ó gico y adecuado a las condiciones imperantes del momento Su c á lculo: PV = MP + MOD + GG + GAyV + OG + U – R CP = MP + MOD + GG Burden = (GG/MOD) * 100 CT = CP + GAyV +OG Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

17 Modalidades de Compras:  Inventario: Refiere al material que est á sujeto a pol í ticas de Reposici ó n de Existencias  Consumo Directo (No inventario): Son materiales que corresponden a necesidades puntuales o espor á dicas, y su utilizaci ó n es inmediata. Contablemente se asientan como un gasto. Ej: Libros y peri ó dicos  Activos Fijos: Entran en esta categor í a Equipos y Maquinarias de Fabricaci ó n, Equipos de Telecomunicaciones e Inform á tica, mobiliario Todos los casos deben codificarse para efectos de Control Interno Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

18 Modalidades de Compras:  Contrataci ó n de Servicios Colectivos: Servicios comunes a todas las á reas de la organizaci ó n. Ej: Mantenimiento de á reas verdes, Servicio de limpieza de oficina, Transporte de valores y encomiendas  Contrataci ó n de Servicios Dedicados: Servicios particulares que se corresponden con necesidades espec í ficas de una determinada Á rea o departamento. Ej: Mantenimiento de equipos del Laboratorio, Nacionalizaci ó n, entre otros Las compras de Servicios deben estar amparadas por Contratos de Servicios u Ordenes de Compras, seg ú n lo defina la pol í tica de la empresa. Ambos tipos de servicios deben codificarse para efectos de Control Interno Gerencia de Compras Selecci ó n de Proveedores. Los procesos de negociaci ó n

19 Hacia un Modelo de una buena Gerencia de Compras “ El comprador y el proveedor deben incluir en su Contrato, sistemas y procedimientos que le permitan solucionar amistosamente las posibles discrepancias cuando surja Cualquier problema ” ¿ C ó mo preparar a los clientes y a los competidores para que acepten cambios de precios? Es un hecho que la gran mayor í a de los aumentos de precios vienen por ajustes de COSTOS o son explicados por MEJORAS AL PRODUCTO Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

20 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) British Electrical (BE) BE es una empresa brit á nica que ha incorporado en su contrato con Allied Manufacturers una cla ú sula de ajuste de precios. El precio del Contrato puede considerarse que est á integrado en tres partes: la primera, que var í a con los costos de mano de obra; la segunda parte, que fluct ú a con los materiales; y la tercera parte, es fija. La ponderaci ó n a estas tres partes es como sigue: Mano de Obra: 40% Materiales: 40% Parte Fija: 20% Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

21 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) British Electrical (BE) La mayor parte de los materiales se paga durante el primer 60% del per í odo de contrato, y la porci ó n m á s importante de los salarios incurridos se pagar á n durante las ú ltimas dos terceras partes del periodo del contrato: Pf= (Precio oferta/100)*(40MB/MA + 40LB/LA +20) Donde: MA= Indice de Materiales de la Industria El é ctrica que haya sido el ú ltimo publicado antes de la fecha de ofrecimiento por el Departamento de Industria y Comercio Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

22 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) British Electrical (BE) Pf= (Precio oferta/100)*(40MB/MA + 40LB/LA +20) Donde: MB= Indice correspondiente cuando el contrato se encuentre a un 60% de grado de avance LA= Indice nacional de ingreso promedio a la fecha de ofrecimiento LB= Cifra correspondiente a la cifra promedio durante las ú ltimas 2/3 partes del periodo del contrato Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

23 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) British Electrical (BE) Pf= (Precio oferta/100)*(40MB/MA + 40LB/LA +20) Ventajas:  Cualquiera de las dos partes puede calcular con facilidad o verificar los ajustes que se deban hacer con base en los datos que est á n disponibles al p ú blico  Sirven como una aproximaci ó n bastante real de los verdaderos aumentos en los pagos salariales, as í como en los precios de los materiales, sin que sin incluyan incrementos injustificados de las utilidades Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

24 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) British Electrical (BE) Pf= (Precio oferta/100)*(40MB/MA + 40LB/LA +20) Algunos inconvenientes:  ¿ Qu é pasa si los tiempos de espera de la emisi ó n del contrato son prolongados?  ¿ Qu é considerar í a en é pocas de inflaci ó n severas?  ¿ Qu é pasa con las ponderaciones en el tiempo? Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

25 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n (Contratos con precio ajustado) Pf= (1+Bf)*Ci[0.7595+0.0447(Mn/Mo)+0.1958(Vn/Vo)] Donde: Ci: Costo Inicial (16.090,00 Bs) Bf: Factor del 25% para cubrir costos de Administraci ó n y Servicios Mo: Indicador de Escalaci ó n para Materiales y Equipos. Indices de Precios al Mayor “ Papel, Libros y Revistas ”, descrito en el Bolet í n Mensual publicado por el Banco Central de Venezuela a una fecha Determinada (14/05/94) Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador

26 Establecimiento de Cla ú sulas Cla ú sula de Precio y Escalaci ó n(Contratos con precio ajustado) Pf= (1+Bf)*Ci[0.7595+0.0447(Mn/Mo)+0.1958(Vn/Vo)] Donde: Vo: Indicador de Escalaci ó n para Viajes y Alojamiento. Indices de Precios al Consumidor, Gastos Diversos, “ Transporte ” descrito en el Bolet í n Mensual publicado por el Banco Central de Venezuela a una fecha determinada (14/05/94) Vn: Indicador de Escalaci ó n para Viajes y Alojamiento. Indices de Precios al Consumidor, Gastos Diversos, “ Transporte ”, descrito en el Bolet í n Mensual publicado por el Banco Central de Venezuela para el mes de facturaci ó n Gerencia de Compras Principios para las Relaciones Proveedor-Comprador