R E S U M E N En el año 2001, el Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) logró la certificación de 5 de sus áreas: Sistemas de Calidad, Ambiente.

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2 R E S U M E N En el año 2001, el Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE) logró la certificación de 5 de sus áreas: Sistemas de Calidad, Ambiente y Seguridad, Análisis de Redes, Energía Nuclear, Sistemas Informáticos y la Coordinación del Programa de Calidad. Asimismo, la Gerencia de Supervisión de Procesos atendió satisfactoriamente dos auditorías de vigilancia, logrando con ello mantener su certificación. El organismo certificador seleccionado para verificar la implantación del Sistema de Calidad en las áreas antes mencionadas fue el Instituto Mexicano de Normalización y Certificación (IMNC). De igual manera, se realizó la revisión 2 del Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad (MIAC), al que se integraron comentarios del Comité de Calidad, así como notificaciones de cambio para atender las observaciones de la auditoría externa del año 2000, entre otros. Se cuenta con 19 procedimientos institucionales, de los que se emitió uno nuevo y se actualizó otro. Se terminó la base documental institucional comprometida, que ahora cuenta con 972 documentos emitidos de un total de 966 identificados. Se llevó a cabo el programa anual de auditorías internas atendidas por nueve equipos de auditores. Se efectuaron un total de 34 auditorías de las 36 programadas, logrando un cumplimiento del 94% del programa. Durante el 2001, la Oficina de la Coordinación del Programa de Calidad (CPC) desempeñó un papel fundamental en el proceso de certificación, apoyando con el control de documentos y el seguimiento del programa de auditorías internas, participando además en todas las auditorías de certificación como observadores y apoyo para las áreas auditadas. 1

3 I. MANUAL INSTITUCIONAL DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Con el objetivo de apoyar la certificación de las Gerencias de Sistemas de Calidad, Análisis de Redes, Energía Nuclear, Sistemas Informáticos y la Coordinación del Programa de Calidad, se elaboró la revisión 2 al Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad (MIAC), al que se integraron los comentarios del Comité de Calidad y 3 notificaciones de cambio derivadas de la auditoría externa que hizo el IMNC en el año 2000. De la misma manera, se actualizó la misión, la visión, el nombre del Director Ejecutivo, se integraron algunos cambios de ortografía y se hizo una corrección de estilo. Actualmente se cuenta con 19 procedimientos institucionales, este año se emitió el P-COC-015 Elaboración, ejecución y seguimiento de los programas anuales de capacitación por áreas y se realizó la revisión 1 al P-COC- 004 Procedimiento para controlar los documentos del SIAC. II. BASE DOCUMENTAL DEL SIAC Para finales del 2001, el Sistema Electrónico para el Control de Documentos (SECOD) contó con 972 documentos emitidos, de un total de 966 identificados. Con estos resultados se tiene terminada al 100% la base documental comprometida, 331 documentos cuentan ya con la revisión 1, 82 con la revisión 2, 20 tienen la revisión 3 y otros 2 con la revisión 4. Del total de documentos emitidos, 65 se han dado de baja como resultado de las auditorias, así como del proceso de mejora continua, en especial por el mayor uso de documentos institucionales y porque algunos documentos ya no reflejan el proceso actual o simplemente porque se sobre-documentaron algunos procesos o actividades. La cantidad de documentos programados y emitidos por área/división, son los siguientes: 2

4 Del total de documentos identificados, la Oficina de la CPC tiene registrados y controlados 972 documentos; de los cuales 19 son institucionales emitidos por el COC y el resto pertenecen a las áreas que los generaron. Área / División Documentos programados 2001 Documentos emitidos Diferencia Dirección Ejecutiva 2613-13 Contraloría Interna 60-6 COC 01 Sistemas Mecánicos 6658-8 Sistemas Eléctricos 5356+3 Sistemas de Control 1831+13 Energías Alternas 2137+16 Planeación y Apoyo Técnico 2741+14 Administración y Finanzas 7460-14 T O T A L291297+6 3

5 III. AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS Con la finalidad de establecer los nuevos lineamientos para las auditorias del 2001, se realizó una reunión con los auditores donde se remarcó la importancia de revisar los planes de calidad de los proyectos, estableciendo como principales objetivos los siguientes: · Verificar el grado de implantación de los procedimientos (planes de calidad entre ellos). · Determinar el grado de desarrollo del SIAC aplicado a cada área de acuerdo con el MIAC y para fines de certificación. · Efectuar seguimiento al programa de desarrollo y revisión de procedimientos del SIAC para el 2001. · Dar seguimiento al cumplimiento de auditorías previas. Para verificar el nivel de implantación del SIAC, se programaron 36 auditorias internas y se integraron 9 grupos auditores, que realizaron 34 auditorías internas, logrando así un cumplimiento del 94%. Las áreas que cuyas auditorias quedaron pendientes son: Supervisión y Auditoría y Quejas y Responsabilidades. Durante las auditorías realizadas se constató el nivel de sensibilización del personal, se revisaron las evidencias de la implantación de los documentos, tanto institucionales como los propios de cada área y se emitieron las no conformidades encontradas, incluyendo las recomendaciones y observaciones. Cada área planteó su programa de atención a las no conformidades y cada auditor hizo el seguimiento correspondiente. En total se cerraron 16 auditorias. Se conformó una tabla para consolidar los resultados de las auditorías y se elaborará un informe al Comité de Calidad con el análisis de dichos resultados. 4

6 IV. CERTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS Para cumplir con una de las metas establecidas en el plan estratégico para el 2001, se contrató al Instituto Mexicano de Normalización y Certificación (IMNC) para llevar a cabo las auditorías requeridas. Se logró la certificación de las siguientes áreas: Sistemas de Calidad, Ambiente y Seguridad, Análisis de Redes, Energía Nuclear, Sistemas Informáticos y la Coordinación del Programa de Calidad. Asimismo, la Gerencia de Supervisión de Procesos atendió dos auditorías de vigilancia correspondientes al presente año, para mantener la certificación. V. OFICINA DE LA CPC Durante el 2001 la Oficina de la Coordinación del Programa de Calidad (CPC) desempeñó un papel fundamental en el proceso de certificación de las áreas, apoyando con el control de los documentos del sistema y la administración del programa anual de auditorías internas y asesoría a las áreas auditadas. También se hizo la revisión y control de la emisión de documentos generados, de la información más relevante del SIAC, como tablas, gráficas, minutas del COC y del estado de auditorias. VI. DIFUSIÓN Considerando la importancia que tiene el SIAC para el IIE y como una acción adicional de apoyo a la política institucional, durante la ceremonia de entrega del certificado a la Gerencia de Supervisión de Procesos, el 26 de enero, el Director Ejecutivo Ing. Oswaldo Gangoiti Ruiz, hizo énfasis en que a través de la certificación de todas las áreas lograremos el IIE que todos queremos, es decir, más competitivo, reconocido nacional e internacionalmente, y que los beneficios no sólo se tendrán al mejorar la eficiencia en el trabajo, sino también en la remuneración y bienestar de la comunidad institucional. Por medio de la difusión, se ha logrado transmitir al personal un concepto más claro del SIAC y de los beneficios que aporta, logrando así una actitud más comprometida con la calidad. Algunas actividades de difusión se realizaron a través del órgano informativo interno Noticias IIE, en donde se presentaron varias notas informativas sobre auditorías, el proceso de certificación de una gerencia, el Sistema Electrónico para el Control de Documentos (SECOD), la compactación de documentos de acuerdo con los requisitos de la norma y el proceso de certificación ISO-9001. 5

7 CAPÍTULOPRESUPUESTOEJERCIDOSALDO 1000769,6291,270,358-500,729 200023, 0006, 92116,078 3000235, 500187, 26348,236 Total s/indirectos1´028,1291,464,543-436,414 Total con/indirectos1,981,3922,846,825-865,433 CAPÍTULOIIEPROYECTO 11098RELACIÓN 11098/IIE 1000318,136,2001,270,3580.3993% 200023,547,8006, 9210.0293% 300072,906,900187, 2630.2568% Total gasto corriente 414,590,9001,464,5430.3532% VII. ASPECTO FINANCIERO En la siguiente tabla se muestra el ejercicio presupuestal del proyecto institucional (11098) durante el 2001. Porcentaje del gasto del proyecto 11098 con respecto al gasto total del IIE en el año 2001 La causa principal de la desviación en el capítulo 1000 se debió a que se invirtió el doble de tiempo de lo originalmente previsto, sobre todo en auditorias. 6

8 VIII. METAS PARA EL 2002 Las metas establecidas para el 2002 consisten en consolidar el sistema en todas las áreas del IIE, así como en mantener la certificación con base en la norma internacional ISO-9001, mediante la aplicación de los documentos emitidos por las diferentes áreas y continuar con el proceso de ampliación del alcance del certificado de registro de empresa RSC-290. Asimismo de establecerá la estrategia para la transición a la norma ISO 9000:2000. Para enfrentar eficazmente los retos establecidos para el 2002, se han establecido las siguientes actividades para el Comité Operativo de Calidad: a) Revisión del Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad, incluyendo los objetivos de calidad. b) Selección y confirmación de facilitadores y auditores, incluyendo la calificación y recalificación de auditores internos. c) Revisión de los procedimientos P-COC-013, Procedimiento para calificación y certificación de auditores internos y P-COC-014 Procedimiento para realizar auditorías internas de calidad. d) Apoyar a las áreas certificables para el año 2002. e) Preparación de las auditorías de vigilancia. f) Capacitación de los miembros del COC en la norma ISO 9000:2000. g) Revisión de los documentos requeridos para la norma ISO 9000:2000. h) Adecuación del Manual Institucional de Aseguramiento de Calidad a la norma ISO 9000:2000. i) Difusión de la norma ISO 9000:2000. j) Capacitación de los auditores internos en la norma 19011:2000. 7

9 Con relación al presupuesto para el año 2002 del proyecto 11098 “Integración del Sistema de Aseguramiento de Calidad del IIE", se programó lo siguiente: · En el capítulo de personal (1000) $1,657,568.89,. · En el capítulo de materiales (2000) $17,000. · En el capítulo de servicios generales (3000) $515,000. · En el capítulo de servicios intrainstitucionales (10000) $4,000. El proyecto institucional de calidad (11098) contempla dentro de su presupuesto, el 20% del tiempo de los integrantes del Comité Operativo de Calidad y el 5% de los auditores internos, considerando el presupuesto correspondiente a los gastos de certificación de todas las áreas. También se contempla los gastos relativos a la celebración anual del Día de la Calidad del IIE. Cada área o gerencia, abrirá un proyecto de calidad donde se contemplará el tiempo del personal requerido para continuar con el desarrollo, implantación y mantenimiento del SIAC. Política de Calidad La calidad es nuestra forma de vida y determinaLa imagen del IIE. Todos nuestros compromisos,acciones, productos y servicios son identificados como símbolo de nuestra calidad y excelencia. Nuestro compromiso más importante es satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos y superar sus expectativas. 8

10 Preparado por: L.I. Gabriela Franco Pedroza Revisado por miembros del COC: Ing. Oscar Lagunas U. M.C. Javier Martínez H. M.C. Margarita García M. L.A.E. Nohemi Alvarado P. M.C. Javier Moreno R. M.C. Leticia Colín O. Autorizado por: Ing. Ricardo Arceo Mijares F-02/P-CPC-009 rev.0 9