Lecciones aprendidas Septiembre 2008 Programa de Apoyo al Fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación Contrato de Préstamo BID 1459/OC-CO.

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1 Lecciones aprendidas Septiembre 2008 Programa de Apoyo al Fortalecimiento de la Procuraduría General de la Nación Contrato de Préstamo BID 1459/OC-CO

2 Fortalecimiento de las funciones misionales a nivel central y territorial Mejoramiento del servicio a la ciudadanía y a la comunidad estatal y de la imagen de la PGN Función Preventiva Función Disciplinaria Función de Intervención Programa Integral de Descentralización Relaciones Interinstitucionales Soporte Estratégico Institucional Nuevo Modelo de Gestión Pública Gerencia Estratégica del Talento Humano Tecnología de la información Planeación Control Interno Instrumentos Financieros Reingeniería de Procesos Gestión Documental Servicio al ciudadano Imagen de la PGN Fortalecimiento del sistema de gestión AdecuacionesCapacitación Esquema del Programa Inversión del Programa : USD $20 millones 70% 70% (USD $14 millones) → Recursos de crédito externo (BID) 30% 30% (USD $ 6 millones) → Recursos de la Nación (Contrapartida) Plazo de ejecución Cuatro años

3 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 1: CAMBIO CULTURAL

4 Cambio cultural En los programas de modernización debe prestarse más atención y otorgar mayor relevancia al tema del capital social. Si de forma paralela a la ejecución de las actividades de modernización se implementan proyectos que permitan crear, consolidar y fortalecer el capital social de los miembros de una institución, se podrán superar muchos de los obstáculos para replicar buenas prácticas e incluso se podrán reducir algunos de los costos de ejecución y contar con mejores resultados. En este sentido, es indispensable acometer el diseño y ejecución de una estrategia de manejo del cambio cultural desde el inicio de los programas de modernización, para garantizar el acceso a la llave fundamental de todo cambio institucional: la voluntad y el compromiso de las personas.

5 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 2: GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

6 Es indispensable incluir dentro del alcance de todos los proyectos que tengan incidencia en las labores de los funcionarios el diseño de estrategias enfocadas a desarrollar las competencias requeridas para diseñar, desarrollar e implementar los nuevos modelos de trabajo, estableciendo mecanismos de evaluación que permitan determinar el grado de transferencia de conocimiento realizado y vinculando los proyectos de formación con el sistema de evaluación del desempeño de los funcionarios. Gestión del conocimiento

7 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 3: SINERGIA ENTRE LOS ACTORES CLAVE

8 Para el logro de los objetivos y metas de un programa de modernización es indispensable articular correctamente la relación organismo multilateral/entidad beneficiaria/contratistas, lo cual supone flexibilizar los procesos de ejecución de los programas de modernización y adaptarlos a las realidades y dinámicas propias de una entidad específica; diseñar los mecanismos operacionales que ayuden a crear, guiar, promover y controlar la debida articulación de los esfuerzos de todos los actores; el acompañamiento permanente del ente financiador, desde la etapa de formulación y planeación del programa, hasta las de ejecución y evaluación del mismo. Y finalmente articular un cuerpo de contratistas que garantice la calidad de los proyectos a ejecutar. Sinergia entre los actores clave

9 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 4: UNIDADES EJECUTORAS INTERNAS

10 Contar con unidades ejecutoras internas, conformadas por especialistas de alto nivel, que articulen el desarrollo de los programas de modernización de manera integral, vinculando activamente los funcionarios de la entidad beneficiaria, asegura el compromiso con los objetivos, la verificación de resultados a largo plazo y la sostenibilidad de las acciones. La apropiación de los procesos solamente puede darse en la medida que los integrantes de las unidades ejecutoras interioricen los resultados posibles y participen desde el inicio en el desarrollo de los programas. Unidades ejecutoras internas

11 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 5: ACOMPAÑAMIENTO Y MONITOREO DE PROYECTOS COMPLEJOS

12 En proyectos que impliquen conocimiento y experiencia especializados, más allá de las capacidades de una organización, es conveniente ampliar, mejorar y reestructurar algunos de los procesos tradicionales de auditorias, de los programas de modernización estatal. La realización de alianzas operativas y programáticas con universidades, centros de investigación, asociaciones profesionales, gremios y/o ONG´s, ha comprobado ser una estrategia exitosa para legitimar los programas, cumplir con los objetivos de manera más efectiva, construir sinergias alrededor de temas comunes, aprovechar la experiencia e información de otras entidades e incluso para ayudar a replicar lecciones aprendidas y buenas prácticas. Este tipo de alianzas pueden significar para los programas de modernización un mayor conocimiento del funcionamiento y dinámicas informales de las entidades, y la posibilidad de generar metodologías de seguimiento y evaluación de mayor impacto. Acompañamiento y monitoreo de proyectos complejos

13 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 6: GESTIÓN DE RIESGOS

14 Los programas de modernización, desde la fase de su formulación, deben incluir un planteamiento de los posibles riesgos y un plan de contingencia asociado, información que debe ser actualizada en forma permanente, a medida que se avanza en la ejecución. De la misma manera, es necesario establecer una calificación de riesgo, como forma de priorizar los proyectos en cuanto al nivel de atención que debe otorgárseles. Gestión de riesgos

15 Lecciones aprendidas LECCIÓN No. 7: SOSTENIBILIDAD DE RESULTADOS

16 Los programas de modernización que acometen las instituciones como conjunto de acciones para alcanzar un objetivo, deben perseguir no sólo el cumplimiento de una meta específica frente a los recursos asignados, sino alinearse con las etapas, líneas y componentes que conforman un plan de fortalecimiento institucional. Esto significa que las consultorías, proyectos de asistencia y/o asesoría en métodos, modelos y herramientas de gestión, operación y control, capacitación, instrucción o formación del recurso humano, así como inversión física y tecnológica, deben alinearse necesariamente con los planes de fortalecimiento. Sostenibilidad de resultados