Master en Evaluación de Proyectos

Presentación del tema: "Master en Evaluación de Proyectos"— Transcripción de la presentación:

1 Master en Evaluación de Proyectos
Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 9: Monitoreo y Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

2 Master en Evaluación de Proyectos
Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

3 Monitoreo y Comunicaciones
La función de Control en Proyectos. Manejo de variaciones. Análisis de causas y consecuencias. Programas crash : análisis de iniciativas para acelerar el proyecto. Reportes de variaciones. Gráficos de Progreso. Informes de Progreso. Cambios en el Proyecto: procedimientos y documentación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

4 La función Control Es la función que se ejerce para comprobar el cumplimiento de políticas, planes, objetivos o estándares. Control Estratégico: relacionado con las decisiones del negocio Control de Gestión : relacionado con los resultados de los procesos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

5 La Función Control Registro y monitoreo variables Analizar variaciones
Iniciar acciones correctivas Verificar su eficacia Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

6 Control de Costos Estimación Contabilización
Flujo de caja del proyecto Flujo de caja de la Organización Costos directos Overhead Otros incentivos penalidades reparto de utilidades Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

7 Sistemas de Control Propósito establecer
políticas procedimientos y técnicas para aplicarlas en la gestión diaria del control de proyectos y programas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

8 Sistema de planeamiento y control
FASE PLANEAMIENTO Planeamiento Autorización y Lanzamiento Tarea Recolección Información y Reporte Contabilización Costos Reportes a Clientes y Gerencia FASE OPERATIVA Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

9 Form Autorización de Tareas describe el trabajo a realizar
Descripción Trabajo o Form Autorización de Tareas describe el trabajo a realizar su organización y el marco de tiempos de WBS Se usa para: liberar el contrato autoriza el planeamiento registrar las descripciones y lanzar las tareas a los departamentos operativos Autorización y Lanzamiento Tarea Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

10 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo

11 WBS Empresa Manufactura Ingeniería Laboratorio Diseño
Paquete de Trabajo Cuenta Nro. Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

12 Como herramienta de Planeamiento
Debe permitir: Planificar y programar el trabajo Identificar los indicadores para medir el progreso Establecer presupuesto costos directos overhead Identificar reservas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

13 Comprensión de Estándares
RESULTADOS PROCESOS Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

14 Estándares PROCESOS Cualitativos Personas Funciones
Relaciones entre factores RESULTADOS Cuantitativos Cantidades Costos Nivel de Calidad Tiempo para finalizar Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

15 Información a proveer Visión del progreso del proyecto
Relaciones entre los costos y los resultados de la programación Identificar problemas potenciales con las fuentes de recursos Proveer información a un nivel de síntesis práctico para el project manager Demostrar que los hitos son válidos, se pueden cumplir sus fechas y pueden auditarse Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

16 Planeamiento de las Distribución de la Información Información de
Determinación de la información y comunicaciones de quienes tienen intereses en el proyecto: destinatarios, plazos y medios Planeamiento de las Comunicaciones Distribución de la Información Lograr la disponibilidad de la información en tiempo Gestión de Comunicaciones Obtener y diseminar la información de resultados; estado progreso estimaciones Información de Resultados Obtener, generar y diseminar información relativa a fases formales del Proyecto o su culminación Cierre Administrativo Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

17 Plan de Gestión de Comunicaciones
Estructura de archivos: información, procedimientos, actualización y corrección. Estructura de distribución Descripción de la Información: formatos, contenidos, convenciones y definiciones Programas de emisión de informes Métodos de acceso Métodos de actualización y refinamiento del Plan de Comunicaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

18 Como herramienta de Control
Debe permitir: Medir los recursos consumidos Medir estados y cumplimientos Comparar los resultados con las proyecciones y los estimados Proveer la base para el diagnóstico y la reprogramación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

19 Requerimientos de diseño del sistema
Marco de referencia donde se integren tiempos, costos y resultados Capacidad de monitoreo de los parámetros críticos Rápida respuesta Capacidad de predecir resultados finales Datos apropiados y precisos para la toma de decisiones para cada nivel de responsabilidad Información por excepción por análisis de problemas de capacidad Evaluación cuantitativa inmediata de alternativas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

20 Actividades de Planeamiento
Estructura de Trabajo Descripción de tareas Programación Presupuesto Análisis contratos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

21 Relación Beneficio Costo
Coordinación Comunicación Reconocimiento riesgos Base para toma de decisiones Nuevos sistemas Recursos adicionales Entrenamiento en el uso de técnicas Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

22 Resultados de la disciplina
Políticas y procedimientos apropiados Fuerte énfasis en el cumplimiento de los resultados Reuniones efectivas con una agenda formal Revisiones periódicas de la alta gerencia de la situación técnico financiera Simplificación de la auditoría de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

23 Función Control: Primer propósito
Verificación cumplimiento proceso vs. los planes predeterminados los objetivos han sido traducidos exitosamente a estándares de resultados los estándares de resultados son una representación confiable de actividades y eventos Se han establecido presupuestos representativos que permiten comparaciones Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

24 Función Control: segundo propósito
Control toma de decisiones Plan, programa y presupuesto Comparación entre la estimación y el uso real de recursos La estimación del trabajo remanente La estimación de los recursos a utilizar para completar el trabajo Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

25 Análisis de reducción de costos
Proyecto Posible Reducción Costos Costo del Cambio ETAPA CICLO DEL PROYECTO Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

26 Aceleración: programa de costo mínimo
Se determina el camino crítico Se identifican las actividades que tengan el costo de intensificación más bajo por semana Se reducen los tiempos hasta que no sea posible reducirlo más, otra ruta se convierta en crítica o el aumento de costos directos sea mayor que los ahorros resultantes del acortamientos

27 Programas Crash: aceleración de proyectos
Tiempo Normal TN: el necesario para completar la actividad en tiempos normales Costo Normal CN: el relacionado con el tiempo normal Tiempo Intensivo TI: tiempo más corto posible Costo Intensivo CI: relacionado con el tiempo intensivo Suponiendo una relación lineal entre tiempos y costos, el costo de intensificación para acortar una semana Costo de intensificación por semana= CI – CN / TN - TI

28 Relaciones entre costos y tiempo
Costo Intensivo Suposición de costo lineal Costo directo (pesos) Costo de reducir el tiempo dos semanas Costo Normal Tiempo Intensivo Tiempo Normal

29 Búsqueda de información y comunicaciones
EV - Informe Mensual - Informe semanal de Tareas - Informes comparativos - Informes Variaciones INFORMACION Tareas Materiales Otras cargas directas Overhead AC PV Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

30 Variaciones Desviación respecto del Plan
Programa Costos Resultados técnicos Permiten verificar los sistemas de planeamiento y presupuestación Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

31 PV EV AC Función Definición Valor Planificado
Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT EV Valor Ganado Es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completada de una actividad o componente de la EDT AC Costo Real Es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o componente de la EDT

32 Valor negativo= costo>al presupuestado
Variación Sigla Obtención Variación de Costos CV CV = EV – AC Valor negativo= costo>al presupuestado Variación de Programación SV SV= EV – PV Valor negativo= atraso programa Porcentual CVP CVP= (CV / EV)*100 Variación de Programación Porcentual SVP SVP= (SV / PV)*100

33 Gestión de Costos PV Variación de Costos AC Variación Programa EV
Valores acumulados [$] Presupuesto Costo Real PV Variación de Costos AC Variación Programa Trabajo realizado a costo presupuestado EV Tiempo [Período]

34 PV EV AC Porción del presupuesto equivalente al Trabajo realizado
Earned Value Costo directo e indirecto incurrido en el el trabajo realizado Porción del costo estimado aprobado asignado a una actividad PV EV AC Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

35 Trabajo real a costo presupuestado (EV) =
Indice de costos Trabajo real a costo presupuestado (EV) = Trabajo real a costo real (AC) se usa para proyectar el costo “para completar el proyecto” Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

36 Indice de programación Trabajo real a costo presupuestado (EV) =
Trabajo programado a costo (PV) presupuestado se usa para proyectar la fecha de finalización del proyecto Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

37 13 Nov 2007 18:30 a 21:30 PM Aula 3004 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

38 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo

39 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo

40 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo