PRESENTACIÓN DEL SOFTWARE

Presentación del tema: "PRESENTACIÓN DEL SOFTWARE"— Transcripción de la presentación:

1 PRESENTACIÓN DEL SOFTWARE
MEJORACCION para Acciones correctivas, preventivas y de Mejora (proyectos) Para implantar cultura de Mejoramiento Continuo Presentación MejorAccion versión Derechos Reservados 2011

2 MODELO BASADO EN PROCESOS
INTRODUCCIÓN OBJETIVO Reduzca costos de fallos, prevenga riesgos y genere proyectos de mejora PRINCIPALES FUNCIONALIDADES Administración de proyectos tipo: acciones correctivas, preventivas y mejoras Envía s a los responsables, recordatorios y alertas por atrasos Permite registrar proyectos por Diferentes fuentes como: Quejas, Producto No conforme, Actas, Inspecciones, Evaluación de competencias, evaluación de proveedores, riesgos, equipos, Incidentes informáticos, etc. Más de 20 gráficos estadísticos para el análisis de datos sobre mejoramiento Medición, análisis y mejora Realización del producto Satisfacción Requisitos Si va a utilizar esta Presentación para Practicar en el Demo, Entre a la pagina web SALIDAS ENTRADAS Productos o servicios MODELO BASADO EN PROCESOS

3 Auditorias Talento Humano
MODELO CONCEPTUAL ESTRATEGIA CORPORATIVA Misión (Política) Objetivos Mejoramiento continuo Red de procesos Auditorias Talento Humano Evaluación Proveedores Control Equipos Medición Análisis de Datos (gráficos) Revisión por la Dirección Producto No Conforme Gestión del Riesgo Quejas clientes Kaisen Datos de otros sistemas

4 EXPLICACIÓN MODELO CONCEPTUAL DE MEJORACCION (grafico anterior)
En la figura, en el centro del anillo se encuentra el Mapa de procesos de la organización. Los elementos del anillo representan algunos de los eventos que se generan del funcionamiento de los procesos y que pueden afectar los objetivos estratégicos. El sistema Mejoraccion suministra gran cantidad de informes y gráficos que permiten analizar datos para determinar las decisiones de mejora. Estas decisiones que surgen de problemas, riesgos y mejoras se manejan en el software Mejoracción (representado en bloque azul superior en el gráfico) a través de los métodos de Acciones correctivas, preventivas y de mejoras.

5 P H V A MEJORA ACCIONES CORRECTIVAS Solicitud N C Real
Inicialmente observe las ETAPAS DEL METODO propuesto por Mejoraccion ACCIONES CORRECTIVAS Solicitud N C Real Corrección (opcional) Evaluar Investigar causa ACCIONES PREVENTIVAS Solicitud N C potencial Prevención (opcional) Evaluar Investigar Causa MEJORA Solicitud Sugerencia Mejora rápida (tarea) Evaluar Investigar beneficio P H Solución (plan de acción) Solución (Plan de acción) Mejora (plan de acc.) V Revisión Revisión Revisión A Estandarizar Estandarizar Estandarizar

6 Ejemplo de un proyecto de ACCIÓN CORRECTIVA
Para hablar el mismo idioma, recordemos un ejemplo de Acción correctiva Distribuido en las diferentes etapas Ejemplo de un proyecto de ACCIÓN CORRECTIVA No conformidad (problema, incidente, anomalia): “Desperdicio de aceite en la máquina M5. Bota aceite por el tubo XL. Ocurre en cada turno diurno de la obra del Tunel “El soplo” Origen: Inspección Proceso: Mantenimiento Corrección: “Limpieza máquina y suministro de más aceite”

7 Investigación de la causa raíz: Medio ambiente (temperatura) Solución:
Evaluación: El Evaluador decidió hacer la acción dado que el impacto del problema afecta los costos de la empresa Investigación de la causa raíz: Medio ambiente (temperatura) Solución: Verificar: Si se eliminó la causa

8 …Ahora un recorrido por el proyecto de acción (ciclo Deming, método mejoramiento, PHVA,etc) en donde están los métodos para acción correctiva, acción preventiva y acción de mejora. A continuación mostraremos cada paso del método mejoramiento continuo en tiempo real. Ingrese por Mejora/Acciones/Solicitud Oportunidad de Mejora

9 Va a solicitar una No conformidad real, o potencial o una Sugerencia; estas pueden venir de incidentes, anomalías, riesgos, ideas, accidentes y de otras múltiples fuentes. Si es aprobada se convertirá en un proyecto de acción correctiva, preventiva o de mejora respectivamente. Las dos primeras filas son usadas por el sistema. En el campo Tipo de Solicitud, puede escoger uno de los tres tipos: correctiva, preventiva y mejora. Si escoge Mejoramiento se activa Objetivos, Lo que encasilla las mejoras o sugerencias que haga el personal hacia el sistema de gestión. Por ejemplo escoja Tipo de Solicitud = correctiva, Origen = queja de cliente, cualquier motivo. ….Seleccione proceso que originó el problema (si esta en Demo seleccione Entrenamiento). Escoja el corrector (persona que corrige) que pertenece al proceso seleccionado (si esta en Demo seleccione usuario2 u otro similar). La actividad de corregir no es obligatoria. Es para mitigar el problema, es la acción inmediata (“apaga el incendio”). Escoja al evaluador. Es quien decide si la solicitud amerita investigación (convertirse en proyecto) de acuerdo al impacto.(Si esta en demo escoja usuario3 u otro similar) ….Y llene el resto. Describa la solicitud de la No Conformidad. Si desea Ingrese el Efecto. El último campo Información Adicional, tampoco es obligación pero allí se puede colocar el nombre del cliente que se queja o precisar mas información de la Solicitud.

10 Al guardar se envían s y pendientes por Mejoramiso al corrector y al evaluador. El sistema también asigna un consecutivo a la Acción con que se va a identificar en adelante para trazabilidad. En este ejemplo 1717.

11 … ingrese por el responsable de corregir (quien recibió un para que corrigiera la acción). Active el mensaje pendiente “favor dar corrección …”

12 …corrija (tratamiento) describiendo la actividad realizada
…corrija (tratamiento) describiendo la actividad realizada. Al guardar se desaparece el pendiente. (Cuando no aparezcan los pendientes los puede accesar por la opción Usuario). El software maneja control de flujo de tareas, a medida que se evacuan los pendientes estos van desapareciendo.

13 ….ingrese por el evaluador, a quien también le llegó pendiente y correo, active el mensaje pendiente “favor evaluar ciclo de acción,,,”

14 …..de acuerdo con los criterios de la empresa puede escoger No Investigar (no aprobar la solicitud) , en cuyo caso se cierra la acción y consideramos que fue suficiente con la corrección (si se hizo). Es decir, no se aprobó la Solicitud como proyecto de acción, solo se hizo tratamiento a la Solicitud. Pero para efectos de este entrenamiento, decida hacer el ciclo colocando SI en Amerita Investigación ??. El campo Justificación (parametrizable por el addor) le sirve a algunas empresas para que el evaluador justifique su decisión. Luego de dar Si, aparecen más campos por lo que el evaluador debe asignar investigador o puede asignar de una vez a un responsable para que Investigue y solución, en cuyo caso debe nombrar al verificador. Coloque las fechas que demorará el ciclo completo (hasta terminar la acción correctiva) a través de los puntitos (…) que aparecen al lado de las fechas (Las fechas son obligatorias si esta activada la opción de Alertas por parte del Addor) Como puede ver, el Evaluador tiene bastantes responsabilidades importantes, inclusive más adelante tendrá que nombrar al solucionador y verificador en caso de que haya nombrado solo al Investigador cuando este encuentre la causa raíz. Por ello se debe seleccionar estos personajes muy bien en la organización. El Evaluador puede decidir el otro método, el corto, osea nombrar al Investigador como Solucionador también, y de una vez el verificador.

15 Regrese y sálgase por opción Salir.
Después de Guardar desaparece el pendiente del evaluador, y se le envía y pendiente al investigador “favor investigar causa/beneficio ..” Regrese y sálgase por opción Salir.

16 Aquí una muestra del método corto, donde el evaluador decide que una misma persona se encargue de la Investigación y el plan de acción. En este caso el software exigue nombrar al verificador

17 Siguiendo con el ejemplo que traíamos, entre por el investigador.
Observe el mensaje pendiente recibido para proceder a la investigación. Entre por allí.

18 Escoja el tipo de causa encontrada, digite la descripción de la causa raíz, si desea, el método que utilizaron para encontrarla, la fecha de terminación, al Guardar se le desaparece el pendiente al investigador y se envía pendiente al evaluador para que asigne responsables de solucionar y verificar. Recuerde que en esta metodología, el plan de acción (solución) se debe emprender cuando la causa raíz es encontrada. Ya que el plan e acción se establece para eliminar la causa raíz.

19 ……el método de acción correctiva (PHVA) parte de que la solución (plan de acción) se comienza a realizar al encontrar la causa raíz, por ello cuando el investigador termina, es decir, encuentra la causa raíz, se debe nombrar el solucionador y el verificador. Esto le corresponde al evaluador a quien le llega mensaje pendiente automático “favor asignar responsable de solucionar” . ..Entonces favor vaya al evaluador, active el pendiente, y proceda a asignar al solucionador y al verificador.

20 Asigne solucionador y verificador. Guarde
Asigne solucionador y verificador. Guarde. Aquí se le desaparece el pendiente al evaluador y se le envían pendientes y s al solucionador y al verificador

21 .. Entre por el solucionador.
El solucionador activa el plan de acción a través del pendiente “ favor implantar solución…”.

22 ….La pantalla solución tiene plan de acción, los dos primeros campos obligatorios los otros tres no. Debe guardar cada actividad que ingrese. Las puede cambiar poniendo y activando el cursor en la actividad, por ejemplo para adicionar más adelante la fecha real de terminación de una actividad.

23 Luego del plan de acción aparece la funcionalidad para vincular documentos a la solución.
Muchas veces se debe soportar una solución con documentos o registros o fotos. En esta función se puede determinar la ruta del documento o describir el lugar de almacenamiento. En caso de ruta se podrá consultar el documento posteriormente. La caneca es para borrarlo. (En el Demo no funciona este vínculo)

24 …para modificar una actividad del plan de acción o colocar la fecha real cuando se culmine la actividad, debe activar la actividad (color violeta) …Solo cuando coloque el resumen de la solución, fecha real de terminación y guarde, se termina este pendiente.

25 Se envia e-mail al responsable de cada actividad del plan de acción, Además de
alertas de tiempo por de acuerdo al tiempo destinado por el evaluador (en caso de que este activada la opción de Alertas)

26 …Active mensaje pendiente de verificar.
….Ingrese por el verificador quien recibió y pendiente cuando también se asignó el solucionador. …Active mensaje pendiente de verificar. Recuerde que el verificador hace dos actividades: seguimiento a la solución y verifica la eficacia de la solución

27 Luego de registrar seguimientos (fecha y comentarios del avance o estado de la solución), puede verificar la eficacia seleccionando la opción debajo de los comentarios de seguimiento (Opción: Está haciendo) …los comentarios también se pueden modificar (color violeta) activando el mouse en la actividad.

28 ….En ese momento se activa la pregunta “se eliminó definitivamente la causa raíz ?” . Si escoge que No eliminó la causa, el software maneja ciclos (parte superior izquierda de la pantalla aparecerá ciclo 1), se envia al evaluador mensaje automático para que vuelva a evaluar debido a que la causa raiz no era. Si escoge SI, la acción se cierra. En el caso de un mejoramiento en lugar de acción correctiva, la pregunta aquí al final hubiera sido “se logró el beneficio principal ?”, ya que en ese caso no se investiga la causa raíz sino el beneficio principal

29 ….A diferencia de la funcionalidad anterior “Mejoramiento en tiempo real”, con todas sus etapas y pendientes, se dispone de otro método llamado “registro de Acciones Post”, cuyo objetivo es registrar las acciones después de que ya han pasado. Por este método no se envían pendientes ni mails a excepción del verificador. Tampoco maneja el perfil de Evaluador. Útil para empresas cuya cultura de Mejoramiento tiene dificultados o cuando no se tiene acceso libre al software o cuando es mas práctico hacer comités periódicos de hechos pasados y registrarlos, etc. En términos prácticos es un formato grande con toda la información, con pocos campos requeridos fácil de tramitar.Favor consulte las presentaciones de Informes de Seguimiento y Gráficos que son incluidas en este software.

30 Los Métodos de mejoramiento vistos en esta presentación mostraron el aspecto transaccional, sin embargo lo mas importante de un aplicativo es los resultados. Por ello a continuación puede observar las presentaciones de los Informes de Seguimiento sobre el mejoramiento. Los Gráficos para análisis de datos que vienen relacionados con este producto se pueden observar en otras presentaciones. Estas salidas se encuentran en el menú Informes/Estadísticos e Informes/Comparativos. Cada uno de estos bloques tiene una presentación aparte que puede obtener de la pagina Web. (Se separaron por efecto de tamaño de las presentaciones)

31 INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL SOFTWARE MEJORACCION
PRESENTACIÓN DE INFORMES DE SEGUIMIENTO DEL SOFTWARE MEJORACCION Presentación Informes Seguimiento versión Derechos Reservados 2011

32 ….Ahora.. seguimiento y gestión. Entre por Informes/Mejoramiento
….Acciones: El primer informe detallado de acciones sirve para hacer seguimiento a los pendientes por Sistema, origen, persona, proceso y estado, entre rango de fechas.

33 ….Acciones: El primer informe detallado de acciones sirve para hacer seguimiento a los pendientes por Sistema, persona, proceso, origen y estado, entre rango de fechas. Puede combinar todas estas variables- Por ejemplo Si escoge primero a una persona en un rango de fechas, el resultado muestra los pendientes de esa persona en esas fechas.

34 Las acciones en que ha sido responsable Paula desde 2005
Las acciones en que ha sido responsable Paula desde Por ejemplo, ella Es quien debe implantar plan de acción de la 349. Desde el nombre de la persona puede poner el cursor y enviar un correo al responsable para recordarle

35 …..Podemos escoger una persona y un proceso para conocer los pendientes o tareas realizadas de esa persona originados por ese proceso

36 Las responsabilidades de Jenny pero de acciones originadas por el proceso Contabilidad

37 …..Luego regrese, escoja todos los procesos, seleccione una persona y seleccione algún estado de la acción, por ejemplo Estado Investigando. El resultado muestra las investigaciones pendientes de esa persona. También se puede filtar por Origen (fuente), por ejemplo las acciones originadas por Queja de Cliente o por Producto No Conforme

38 Las acciones donde Jenny es Investigadora.
En estos informes se puede poner el cursor (manito) en una persona para enviarle un de acoso o recordatorio.

39 Ingrese por Informes/Mejoramiento/Acciones por origen, tipo y usuario
Ingrese por Informes/Mejoramiento/Acciones por origen, tipo y usuario. Puede obtener informe por origen entre rango de fechas, por tipo y aún por quien levantó acciones

40 Listado de acciones preventivas levantadas por Monica Torres
Listado de acciones preventivas levantadas por Monica Torres. Puede Servir para incentivar o hacer un reconocimiento a quien levanta acciones preventivas o de mejora

41 Ingrese por Informes/Mejoramiento/Histórico de la Acción
….Histórico: Es un registro completo de una acción con todos los detalles. Los ciclos dependen de la eficacia de la solución. Trate de seleccionar alguna acción completa para ver detalles. Este no es por fechas sino por número de la acción. En la ilustración aparece apenas el encabezado del registro…sigue…

42 El ciclo 0 corresponde a la primera vez de que se intentó verificar la eficacia de la solución. De no haber sido eficaz la primera vez, aparecerían los datos del ciclo 1 luego los del ciclo 0. Aquí funciona también el si coloca el cursor en el nombre de la persona a la cual quiere recordar algo

43 Para verificar las actividades atrasadas de acuerdo a fechas estimadas establecidas por
El evaluador

44 …el reporte de atrasos permite listar las acciones que tienen alguna fecha estimada atrasada con respecto a la fecha de corte ingresada. La fecha de control es la que ingresa el Evaluador como Fecha Estimada Verificación Eficacia. Se puede enviar a la persona atrasada colocando y activando el cursor en el nombre y permite cambiar las fechas estimadas por medio de quien la ingresó y del administrador. Este reporte aplica solo si se ha activado el parámetro de Alertas

45 Se puede conocer por usuario que pendientes se vencerán y cuando

46 Se selecciono a Javier para conocer sus pendientes desde la fecha actual. Aparece que
Tiene dos investigaciones pendientes a vencerse, una en la semana 3 de Septiembre y La otra en la semana 2 del próximo año

47 La opción Buscar Acciones se estableció para buscar por texto en campos claves de
Las acciones

48 El buscador de acciones permite seleccionar texto en los campos de Descripción de
La solicitud (Nc/Sug), en la Corrección, en la Causa Raíz y en la Solución

49 Ejemplo de acciones que tienen la palabra “Conformidad” en la descripción de la Solicitud
De No Conformidad/Sugerencia

50 En el informe aparecen las inversiones por proceso y otros valores
Ingrese por Informes/Mejoramiento/Inversión en Prevención de la calidad ….. Estos valores salen de la Inversión del plan de acción de las NC. Esto representa el Valor de las inversiones para prevenir los costos de No calidad que se generan en la detección de la NC y en la corrección. Los costos de No Calidad y los costos de Inversión hacen parte de los llamados costos asociados a la calidad. Unos para determinar lo que nos ha costado a través del tiempo el convivir con mala o baja calidad y el otro el costo o presupuesto de inversión, para prevenir los problemas (acciones correctivas y preventivas) En el informe aparecen las inversiones por proceso y otros valores

51 Reporte para conocer las decisiones que los evaluadores han tomado con respecto
a las solicitudes establecidas y el tiempo que se tomaron en tomar la decisión

52 Por ejemplo puede producir un reporte de las Solicitudes que fueron aceptadas
(decidieron investigar) y el tiempo que el Evaluador se tomo en tomar la decisión. Todo esto para solicitudes levantadas en un periodo de tiempo

53 Se cuenta con un reporte para medir la cultura de mejoramiento por persona.
En este se calcula cuantos días lleva una persona sin registrar Solicitudes. Muy Útil para empresas que propenden por una cultura de mejoramiento continuo

54 El reporte también muestra los tipos de solicitudes que ha evaluado

55 SI ESTA INTERESADO EN ESTE PRODUCTO
RECUERDE SOLICITAR LAS PRESENTACIONES DE LOS GRAFICOS QUE COMPLEMENTAN EL SOFTWARE MEJORACCION

56 CUALQUIER INQUIETUD O SUGERENCIA FAVOR
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