Lic. Eric A. Peña Sánchez Especialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD.

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1 Lic. Eric A. Peña Sánchez Especialista de Archivos y Gestión Documental de la Oficina de Administración de la Información de la Secretaría General de ESSALUD eric.pena@essalud.gob.pe ¿CÓMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN?

2 - Son los responsables de organizar, conservar y ofrecer el servicio de los documentos EMITIDOS y RECIBIDOS. ARCHIVOS DE GESTION

3 - Por lo general, están a cargo de la secretaria, técnico u auxiliar de archivos. ARCHIVOS DE GESTION

4 Tipos de Documentos - Documentos de Archivo Son aquellos de cualquier tipo de soporte, puede ser emitido y/o recibido por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones y/o actividades. - Documentos de Apoyo a la Gestión Son aquellos cuya característica es mantener informado al personal, pero que no refleja las funciones de la dependencia. ARCHIVOS DE GESTION

5 REVISTAS NORMAS LEGALES LIBROS FOTOCOPIAS PROYECTOS DOCUMENTOS DE APOYO A LA GESTIÓN SI NO

6 NO SON DOCUMENTOS DE ARCHIVO REVISTASPERIODICOS LIBROS

7 Es la agrupación de documentos emitidos y recibidos por una unidad orgánica en el desarrollo de sus funciones y/o actividades. PIEZA DOCUMENTAL SIMPLE: Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplo: planillas, constancias, convenios, etc. PIEZA DOCUMENTAL COMPUESTA: Formado por dos o más tiempos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información. Ejemplo: legajos de personal, comprobantes de pago, etc. DOCUMENTO DE ARCHIVO: SERIES DOCUMENTALES

8 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Clasificar Ordenar Signar

9 Separar o dividir los documentos en grupos de documentos relacionados a la estructura orgánica, funciones ejercidas y actividades desarrolladas por la institución. CLASIFICAR

10 Una serie documental es el conjunto de documentos emitidos y recibidos por una unidad orgánica en el desarrollo de una misma función y/o actividad, denominándose por lo regular en plural CLASIFICAR - EXPEDIENTES: legajos de personal, resoluciones, etc. - REGISTROS: formularios, planillas, partes asistencia etc. - CORRESPONDENCIA: cartas, oficios, memorandos, etc.

11 Unir y relacionar los elementos de cada grupo de documentos, mediante un orden lógico más conveniente: - Alfabético. - Numérico - Cronológico ORDENAR

12 Asignar a los grupos de documentos símbolos de codificación para su identificación y ubicación, pudiendo ser letras, números o la combinación de ambos. SIGNAR

13 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 ORDENAR Y SIGNAR SG/OAI SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADIN/04 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 001 a 100 ENE - ABR 2014 1 Ordenamiento Numérico SG/OAI SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADIN/04 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 101 a 200 MAY - SET 2014 2 SG/OAI SUBGERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADIN/04 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 201 a 300 OCT – DIC 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Signatura o código

14 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 ORDENAR Y SIGNAR GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS APA – CAR 2014 1 Ordenamiento Alfabético GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS DOM – POR 2014 2 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS ROS – SAN 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Signatura o código

15 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 ORDENAR Y SIGNAR GPEyS/GECO SUBGERENCIA DE AUDITORIA CLÍNICA AUCL/02 ACTAS DE SUPERVISIÓN 01/ENE – 30/ABR 2014 1 Ordenamiento Cronológico GPEyS/GECO SUBGERENCIA DE AUDITORIA CLÍNICA AUCL/02 ACTAS DE SUPERVISIÓN 05/MAY – 07/SET 2014 2 GPEyS/GECO SUBGERENCIA DE AUDITORIA CLÍNICA AUCL/02 ACTAS DE SUPERVISIÓN 07/SET – 15/DIC 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Signatura o código

16 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS- 2014 “Al revisarlo veremos que es una unidad orgánica de línea de la Gerencia de Tesorería, que a su vez, depende de la Gerencia Central de Finanzas del Seguro Social de Salud. Entre sus funciones se encarga de emitir comprobantes de pago, recibir los sustentos de viáticos de la institución, gestionar el pago de subsidios de la institución, entre otros”. a) 02 archivadores de cartas emitidas. b) 15 tomos de comprobantes de pago emitidos. c) 05 archivadores de normas legales del peruano y.. copias informativas. d) 03 archivadores de cartas, oficios, informes. recibidos. e) 03 archivadores de folders denominados subsídios.. emitidos. f) 03 archivadores de resoluciones recibidas de la … Presidencia ejecutiva y Gerencia General.

17 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS a) 02 archivadores de cartas emitidas. b) 15 tomos de comprobantes de pago. emitidos. d) 03 archivadores de cartas, oficios,. informes recibidos. e) 03 archivadores de folders. denominados subsídios emitidos. ( expedientes) c) 05 archivadores de normas legales. del peruano y copias informativas. f) 03 archivadores de resoluciones. recibidas de la Presidencia ejecutiva. y Gerencia General. DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTO DE APOYO A LA GESTIÓN CLASIFICACIÓN

18 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS a) 04 archivadores de cartas emitidas. b) 05 archivadores de cartas, oficios,. informes recibidos. ( expedientes) a) 15 tomos de comprobantes de pago. emitidos. b) 05 archivadores con fólderes. denominados subsidios emitidos. (expedientes) CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES CLASIFICACIÓN

19 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 01ENE - 04ABR 2014 1 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 05MAY - 06SET 2014 2 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA RECIBIDA 07OCT – 30DIC 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Ordenamiento Numérico Ordenamiento Cronológico Ordenamiento Alfabético

20 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 001 a 100 01ENE - 05ABR 2014 1 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 101 a 200 06MAY - 07SET 2014 2 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/03 CORRESPONDENCIA EMITIDA CARTAS 201 a 300 09OCT – 29DIC 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Ordenamiento Alfabético Ordenamiento Cronológico Ordenamiento Numérico

21 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS APA – CAR 2014 1 Ordenamiento Alfabético GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS DOM – POR 2014 2 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/02 RENDICIÓN DE VIÁTICOS ROS – SAN 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Ordenamiento Cronológico Ordenamiento Numérico

22 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/01 COMPROBANTES DE PAGO 001 a 100 ENE - ABR 2014 1 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/01 COMPROBANTES DE PAGO 101 a 200 MAY - SET 2014 2 GCF/GT SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS INEG/01 COMPROBANTES DE PAGO 201 a 300 OCT – DIC 2014 3 ARCHIVADORES DE PALANCA Ordenamiento Alfabético Ordenamiento Cronológico Ordenamiento Numérico

23 1 ESSALUD SUBGERENCIA DE INGRESOS Y EGRESOS CARTAS EMITIDAS 101 a 200 MAYO - SETIEMBRE 2014 2 CASO DE LA SUBGERENCIA INGRESOS Y EGRESOS ARCHIVADORES DE PALANCA IZQUIERDA - DERECHAA R I B A ---- A B A J O

24 DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO A LA GESTION RESOLUCIONES FEDATEADAS

25 PARTES DE ASISTENCIA DIARIA DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO A LA GESTION

26 CORRESPONDENCIA – PROYECTOS DE CARTA DOCUMENTOS DE ARCHIVO O DOCUMENTOS DE APOYO A LA GESTION

27 eric.pena@essalud.gob.pe eric.pena@essalud.gob.pe ¡GRACIAS!