Proceso de inventarios Guía para administradores del sistema Visual Software Revisión 1.2 Febrero de 2010.

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1 Proceso de inventarios Guía para administradores del sistema Visual Software Revisión 1.2 Febrero de 2010

2 Proceso de inventarios Kits EnglobeDes englobe Documentos ComprasVentasDevolucionesTraslados Productos Clasificacióngrabación Centros de costo BodegasSucursales Terceros ProveedoresClientes

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4 Terceros Los terceros son todas las personas y entidades con las cuales se realizan transacciones comerciales. Entre ellos están los socios, clientes, proveedores, entidades financieras, del estado y otras. Todas se definen con unos mismos parámetros y se clasifican por clases y grupos.

5 Creación de terceros Incluya los datos del tercero, recuerde que el nit no lleva puntos ni guiones y que el dígito de verificación va en una casilla independiente

6 Selección de Depto/Mpio Si desea asignar un departamento y/o municipio de clic en el nombre del departamento y seleccione de la lista. Recuerde que Bogotá pertenece al Distrito capital.

7 Detalles del tercero A un tercero se le puede asignar un cupo, una cuenta (bancaria, o de afiliación o del seguro), fijar la dependencia de una casa matriz, aplicar una lista de precios determinada, un centro de costo y un vendedor preferido

8 Detalles del tercero Para cambiar de grupo a un tercero, de clic en el nombre del grupo actual, entonces aparecerá una lista de grupos disponible y de clic al cual desea asignar.

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10 Establecimientos Un establecimiento puede ser un centro de costo, una sucursal, una bodega o un departamento de una misma empresa o un centro externo como bodega de aduana o cliente consignatario, o concesionario. También aquí puede definir el grupo de establecimientos y luego el establecimiento. Se podrá tener un grupo de bodegas y otro grupo de centros de costo. Es indiferente, estos grupos se pueden crear de acuerdo a los requerimientos de la empresa. Todos los elementos de CV, se podrán asignar a un establecimiento.

11 Grupos de establecimientos

12 Establecimientos

13 Centro de costo principal Al crear una empresa, el programa crea automáticamente el primer centro de costo. El 1 = Principal, el cual contiene los datos de facturación, relaciona con un registro del tercero que contiene la identificación de la empresa. Generalmente la empresa queda identificado como 4 en la lista de terceros.

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15 Grupos de productos

16 Creación de productos

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18 Tipo de productos Contabilizar Visual, clasifica los productos en tres tipos: Son element os para la venta; como material es, equipos, prendas, objetos, etc. Productos: Son intangibles que la empresa comercializa. Por ejemplo: Mano de obra, servicios de transporte, seguro, etc. Servicios: Son las materias primas que se utilizan en los procesos de producción de la empresa y que generalmente no se comercializan independientemente, si no que se procesan para crear un producto final. Insumos: Máquinas, equipos e inmuebles que forman parte del activo fijo de la empresa. (ver detalle de activos) Activos:

19 Formas de pago CódigoCuentaConcepto 001110505Clientes de contado 002130505Credito – clientes nacionales 004130510Credito clientes exterior 101280505Anticipo de clientes 102220505Credito provedores nacionales 103221005Credito provedores exterior 104133005Anticipo de proveedores 104233525Honorarios 105233535Servicio mantenimiento

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21 Clases de documentos

22 Clase DCNombreDescripción AJAjustesAjustes de inflación y otros AMAmortizaciones CBConsignaciónConsignaciones bancarias CEComp. EgresoComprobantes de egreso / recibos caja CIComp. IngresoComprobantes de ingreso CNNóminaComprobante de pago de nómina CPComp. CierreComprobante de cierre de periodo fiscal DPDepreciaciones FCCompraCompras de mercancías y productos FVFactura VentaVenta de productos DVDevol. VentasDevolución de ventas DCDevol. ComprasDevolución en compras NCNota CréditoNota crédito NDNota DébitoNota débito ODCompr. InicialComprobante inicial TRTrasladoRemisión de mercancías entre bodegas propias CTCotizaciónCotización de mercancías ENEntradaEntrada de mercancías sin factura SASalidaSalida de mercancía sin factura PRProvisiones

23 Contabilización de documentos

24 Contabilización En la tabla de producto se manejan las que comúnmente nos indica el PUC. En la tabla de consumo se utilizan cuentas del gasto, pero realmente la que se necesita en la parte contable es la cuenta de inventario y devoluciones, las demás no las mueve internamente pero las solicita para la creación de la tabla. En la tabla de servicios, se debe crear una cuenta de inventarios que no tenga relación con las reales, debe ser una provisional y una cuenta de ingresos que relacione los dineros recibidos por servicios. CUENTAPRODUCTOCONSUMOSERVICIO Inventario143505171020141805 Costo de inventario613505519530615590 Ingresos413505420505415590 Devoluciones417505420505417505 Ajustes por inflación143599171099141899 Contrapartida470510470525470510

25 Materia prima CódigoCuentaDébitosCréditos 140505Inventario 710505Costo de inventario 420505Ventas 427505Devolución en ventas 140599Ajustes por inflación 470510Cuenta contrapartida

26 Producto terminado CódigoCuentaDébitosCréditos 143005Inventario 612052Costo de inventario 412052Ventas 417505Devolución en ventas 143099Ajustes por inflación 470510Cuenta contrapartida

27 Mercancías no fabricadas x la empresa CódigoCuentaDébitosCréditos 143505Inventario 613505Costo de inventario 413505Ventas 417505Devolución en ventas 143599Ajustes por inflación 470510Cuenta contrapartida

28 Consumo CódigoCuentaDébitosCréditos 171020Inventario 519530Costo de inventario 420505Ventas 427505Devolución en ventas 171099Ajustes por inflación 470525Cuenta contrapartida

29 Servicio de reparación CódigoCuentaDébitosCréditos 141805Inventario 615590Costo de inventario 415590Ventas 417505Devolución en ventas 141899Ajustes por inflación 470510Cuenta contrapartida

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31 Kits - Englobe

32 Kits - Desenglobe