DEFINICIÓN DEL RESPOSITORIO INSTITUCIONAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA CÁMARA DE CUENTAS DE ANDALUCÍA. III Foro Tecnológico de los OCEX Vitoria 6 y.

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1 DEFINICIÓN DEL RESPOSITORIO INSTITUCIONAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE LA CÁMARA DE CUENTAS DE ANDALUCÍA. III Foro Tecnológico de los OCEX Vitoria 6 y 7 de Mayo del 2009

2 MARCO CONCEPTUAL El uso avanzado de la Administración electrónica está yendo más deprisa que la implantación lógica y necesaria de su tratamiento documental. Confianza en la capacidad de las máquinas donde se almacenan documentos indiscriminadamente sin valoración archivística Cámara de Cuentas de Andalucía Repositorio institucional III Foro Tecnológico de los OCEX

3 Tratamiento documental Tratamiento documental: Aplicación de normas legales y especificaciones técnicas que garanticen la: Autenticidad Confidencialidad Calidad Protección y conservación de los ficheros almacenados. Y la gestión racional de los documentos Cámara de Cuentas de Andalucía Repositorio institucional III Foro Tecnológico de los OCEX

4 Importancia de la gestión documental en AUDITORIA : Normas Técnicas Importancia de la evidencia documental Técnica de lenguajes documentales normalizados : referencias Custodia de documentos Cámara de Cuentas de Andalucía Repositorio institucional III Foro Tecnológico de los OCEX

5 Ley 11/2007, de 22 de junio, acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (BOE N. 150 de 23 de junio ). Art. 31.3 - Fomento tramitación administrativa electrónica - Impacto sobre la gestión documental de las AA.PP. - Garantizar: Integridad Autenticidad Confidencialidad Calidad Protección Conservación de los documentos almacenados de los archivos electrónicos Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

6 Estado actual: Inseguridad respecto a la validez de los documentos electrónicos Se sigue gestionando en papel paralelamente. Iniciativas de digitalización para crear copias originales existentes en papel con el propósito de facilitar el acceso u uso. Nadie se ha atrevido a eliminar el papel. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

7 A partir de ahora Crecimiento exponencial de la masa de documentación electrónica original producida por la tramitación La gestión documental se hace imprescindible para hacer frente a esta necesidad La gestión documental es un aspecto esencial de la tramitación del procedimiento electrónico. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

8 Posibilidades tecnológicas: Se archiven dispersos en múltiples aplicaciones Se archiven en un repositorio único organizado Desaparezcan como “objeto documento” y se conviertan en datos de las aplicaciones de gestión. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

9 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ISO 15489-1: diseño de un sgde. implementación de un sgde. requerimientos en materia de gestión de documentos. revisión posterior a la implementación Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

10 ISO STANTARD 14721:2002 OAIS: Captura de documentos ISO 23081-1:2006: Guía para implantar metadatos en el marco de la Norma ISO 15489 Moreq 2001, 2008 Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

11 Moreq especificaciones 2001,2008 Especificación diseñada con la experiencia de varios países europeos. Intenta ser compatible no sólo con los países de la Unión Europea, sino también con todos aquellos donde se empleen sistemas para gestionar la información electrónica. Está pensada para ser completamente genérica. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

12 Moreq : Principales objetivos Que los documentos electrónicos puedan mantenerse accesibles y legibles a lo largo del tiempo. Que mediante su contenido, contexto y estructura den evidencia fidedigna de las actividades de su creador, salvaguardándolos de las posibles manipulaciones o alteraciones. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

13 Cámara de Cuentas de Andalucía: Primeros documentos “nacidos” electrónicos : RENDICIONES TELEMÁTICAS. Octubre del 2005 2500 cuentas digitales de corporaciones locales aproximadamente Documentos digitales de la Cuenta General : Empresas Públicas, Organismos Autónomos, Fundaciones Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

14 La opción técnica de la Cámara de Cuentas de Andalucía para cumplir con este requisito de la Administración electrónica Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

15 Proyecto que se desarrolla en el macro del PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN para la Cámara de Cuentas de Andalucía: que tiene como objetivo la obtención de una marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización Proyecto corporativo multidisciplinar : Auditores + Informáticos + documentalista. Impulso : Servicio de Documentación ante la necesidad imperante de las rendiciones telemáticas de cuentas. Concebido como repositorio único institucional Repositorio único e institucional Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

16 Funcionalidades: SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Captura documentos digitales siguiendo una estructura lógica definida Cuadro de Clasificación de documentos : Directorios y archivadores Manual de Procedimientos de Fiscalización: Carpetas Captura documentos digitales en múltiples formatos: Word, excel, pdf, xml, multimedia. Acceso ágil, rápido y concurrente a los expedientes: Herramienta para la difusión. Fácil definición de niveles de acceso para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos, y sin tener que usar las aplicaciones de tramitación. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

17 Búsqueda documental en el texto de los documentos. Documentos en papel digitalizados en pdf, se le pasa un OCR Permite reutilizar documentos capturados como modelos o plantillas para otros expedientes, archivándolos de nuevo en la aplicación que lo soporta. Permite la integración con aplicaciones de tramitación Auditoria del sistema: Trazabilidad de las acciones sobre los documentos. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

18 Valor añadido de su configuración : Normalizar la asignación de responsabilidades en la custodia de los documentos digitales dispersos en distintos servidores o fragmentos de discos. Normalizar la captura de documentos definitivos propios de cada expediente. Normalizar la denominación de los ficheros. Homogeneizar procedimientos para su simplificación y racionalización. Especial utilidad para los expedientes de fiscalización cuyos procedimientos están muy normalizados Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

19 Establecer una política de preservación digital : limpieza de ficheros en los servidores, copias de seguridad y su eliminación tras la valoración técnica oportuna. (Comisión calificadora de documentos) Mayor seguridad y calidad en la información En definitiva es una herramienta que permite de una forma sencilla racionalizar la administración electrónica, y como consecuencia una productividad eficaz. Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

20 METADATOS : Necesarios para que los documentos sean accesibles. Definición de metadatos a nivel de serie Tipos de metadatos según especificaciones MOREQ Metadatos de identificación : administrativos Metadatos de valoración de documentos Metadatos de preservación Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

21 Estado del proyecto: W@rda producción instalado Redacción Manual de usuarios : Guia de uso Anexo normalización nombres de ficheros Anexo mapa de accesos de usuarios Metadatos de preservación Formación de administradores y usuarios pilotos Implantación paulatina Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

22 Análisis para la captura retrospectiva de documentos con la finalidad de aplicarles todas la garantias Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

23 Bibliografía: Administración electrónica y gestión documental: Consideraciones a la luz de la Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos / Carlota Bustelo García del Real, Elisa García-Morales Huidobro.- El profesional de la información, ISSN 1386-6710, vol. 17, nº 1, 2008, pags. 106-111. Documentos electrónicos : Manual para el archivero / Consejo Internacional de Archivos, Ministerio de Cultura, 2006. Estrategias de preservación de documentos digitales/Isidro Laso Ballesteros.-Tábula: revista de archivos de Castilla y León, ISSN 1132-6506, Nº. 5, 2002 (Ejemplar dedicado a: Documentos electrónicos), pags. 131-146 Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

24 Moreq: Modelo de Requisitos Para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo : Especificación Moreq / Preparada Por Cornwell Affiliates Plc. Para el Programa Ida de la Comisión Europea.- [Luxemburgo : Oficina Para las Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas], 2001 La gestión de documentos electrónicos en la norma ISO 15489 sobre gestión de documentos administrativos / Manuela Moro Cabero.- Tabula: revista de archivos de Castilla y León, ISSN 1132-6506, Nº. 5, 2002 (Ejemplar dedicado a: Documentos electrónicos), pags. 97- 130. e-lis.come-lis.com Repositorio institucional de la Cámara de Cuentas de Andalucía III Foro Tecnológico de los OCEX

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31 MUCHAS GRACIAS