1 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras Secretaría General Informe de Viajes 2007.

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1 1 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras Secretaría General Informe de Viajes 2007

2 2 Tabla de Contenido ¿Por qué viajamos?¿Por qué viajamos? Nuestro MandatoNuestro Mandato Memorando Administrativo 79 Rev.3Memorando Administrativo 79 Rev.3 Transformación de los Servicios de Viajes y Logros en 2007Transformación de los Servicios de Viajes y Logros en 2007 Estadísticas de ViajesEstadísticas de Viajes Cumplimiento del Mandato de Política de ViajesCumplimiento del Mandato de Política de Viajes Mirando al Futuro - La Transformación Continúa en 2008Mirando al Futuro - La Transformación Continúa en 2008

3 3 ¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio Una inversión para lograr los objetivos de la Organización. Una inversión para lograr los objetivos de la Organización. Permite a la OEA ejecutar sus mandatos reuniendo a la gente, tanto en la Sede como en el resto de la región, para fortalecer la cooperación y avanzar en los intereses comunes. Permite a la OEA ejecutar sus mandatos reuniendo a la gente, tanto en la Sede como en el resto de la región, para fortalecer la cooperación y avanzar en los intereses comunes. Como principal foro político de la región y elemento clave en el desarrollo de América Latina y el Caribe, la OEA utiliza su exclusivo poder de convocatoria. Para ello, los viajes facilitan la participación en Cumbres, Reuniones Ministeriales y de alto nivel, así como en foros de redes regionales. Como principal foro político de la región y elemento clave en el desarrollo de América Latina y el Caribe, la OEA utiliza su exclusivo poder de convocatoria. Para ello, los viajes facilitan la participación en Cumbres, Reuniones Ministeriales y de alto nivel, así como en foros de redes regionales.

4 4 La OEA tiene la legitimidad, credibilidad y los mandatos para prevenir conflictos, garantizar la paz y proteger los valores democráticos; los viajes son un elemento clave para desarrollar estas funciones. Solamente en el 2007 se llevaron a cabo 6 observaciones electorales y misiones exploratorias, así como varias misiones de paz que se llevaron a cabo a los más altos niveles. La OEA tiene la legitimidad, credibilidad y los mandatos para prevenir conflictos, garantizar la paz y proteger los valores democráticos; los viajes son un elemento clave para desarrollar estas funciones. Solamente en el 2007 se llevaron a cabo 6 observaciones electorales y misiones exploratorias, así como varias misiones de paz que se llevaron a cabo a los más altos niveles. El diseño e implementación de las actividades de cooperación para el desarrollo se realizan en función de los países donde se ejecutan los programas, lo cual requiere viajar extensamente. El diseño e implementación de las actividades de cooperación para el desarrollo se realizan en función de los países donde se ejecutan los programas, lo cual requiere viajar extensamente. ¿Por Qué Viajamos? Una parte integral de nuestro negocio

5 5 Nuestro Mandato Encomendar a la Secretaría General a que presente al Consejo Permanente, a más tardar el 29 de febrero de 2008, un informe de progreso que describa en detalle las mejoras alcanzadas en el proceso de compra de pasajes aéreos a raíz de la nueva relación contractual entre la Secretaría General y el proveedor exclusivo de servicios de agencia de viajes, así como los procedimientos operativos que ésta entidad sigue para procurar dichos servicios de manera satisfactoria, eficiente, y en cumplimiento con las recomendaciones hechas por la Junta de Auditores Externos en su informe al Consejo Permanente JAE/doc.37/07 en materia de viajes, y con los reglamentos y procedimientos de la Organización.Encomendar a la Secretaría General a que presente al Consejo Permanente, a más tardar el 29 de febrero de 2008, un informe de progreso que describa en detalle las mejoras alcanzadas en el proceso de compra de pasajes aéreos a raíz de la nueva relación contractual entre la Secretaría General y el proveedor exclusivo de servicios de agencia de viajes, así como los procedimientos operativos que ésta entidad sigue para procurar dichos servicios de manera satisfactoria, eficiente, y en cumplimiento con las recomendaciones hechas por la Junta de Auditores Externos en su informe al Consejo Permanente JAE/doc.37/07 en materia de viajes, y con los reglamentos y procedimientos de la Organización. Encomendar a la Secretaría General que implemente mecanismos más efectivos para asegurar el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios, administrados por la Secretaría General, sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente, e informar trimestralmente al Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta disposición.Encomendar a la Secretaría General que implemente mecanismos más efectivos para asegurar el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios, administrados por la Secretaría General, sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente, e informar trimestralmente al Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta disposición. * Los Auditores Externos recomendaron un mayor control sobre los adelantos de viaje. Resolución AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07),Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11, llama a la Secretaría General a: Resolución AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11, llama a la Secretaría General a:

6 6 Memorandum Administrativo No 79 Rev. 3 Cubre los viajes oficiales, estatutarios, para la Asamblea General y otros viajes de grupos.Cubre los viajes oficiales, estatutarios, para la Asamblea General y otros viajes de grupos. Provee los procedimientos administrativos y financieros para la de compra de pasajes aéreos y las reservas de viaje.Provee los procedimientos administrativos y financieros para la de compra de pasajes aéreos y las reservas de viaje. Determina los procedimientos para adelantos de viaje para el pago de per diem y gastos terminales, así como el registro de las obligaciones correspondientes en el sistema financiero.Determina los procedimientos para adelantos de viaje para el pago de per diem y gastos terminales, así como el registro de las obligaciones correspondientes en el sistema financiero. Guía a los viajeros que usan el documento oficial de la OEA para viajar y determina los procedimientos para solicitar y devolver dicho documento.Guía a los viajeros que usan el documento oficial de la OEA para viajar y determina los procedimientos para solicitar y devolver dicho documento. Provee las instrucciones para reportar a tiempo los resultados de viajes y para la presentación del Reporte de Gastos de Viaje (TEC).Provee las instrucciones para reportar a tiempo los resultados de viajes y para la presentación del Reporte de Gastos de Viaje (TEC). La Política de Viajes revisada el 03 de Marzo de 2006 provee las reglas e instrucciones para todo los viajes a nombre de la Secretaría General. Tanto los auditores externos como internos monitorean la adherencia y el cumplimiento de estas reglas.

7 7 Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en el año 2007 - Ejecutando el Mandato -

8 8 Transformación de los Servicios de Viaje y Logros en el año 2007 Dic. 06 Ene. 07 Feb. 07 Nov. 07 Ene. 08 El comité de adjudicación de contratos recomendó la selección de Omega World Travel para proveer externamente servicios de viajes a la SG/OEA. Se firmó el contrato con Omega. Se inició la implementación total de los servicios contratados externamente. Se firmó un acuerdo con American Express para la facturación centralizada de servicios relacionados a viajes. American Express inició sus servicios.

9 9 Logros Alcanzados en 2007 Administración Efectiva de Costos Oficina en Sede: Costo Aprox. Anual (2006) Dos posiciones G6 @ aprox. $55,000 / año $ 110,000 Costo de oportunidad de espacio arrendado actualmente $ 55,200 Cargo por boleto $25 x 3,525 boleto $ 88,125 Costo Anual de mantener la Oficina de Viaje en la Sede $ 253,325 Oficina fuera de Sede: Costo Aprox. Anual 2007 Un G6 a tiempo parcial @ aprox. $55,000 / año $ 27,500 $ 27,500 Cargo por boleto: $37 x 3,525 boletos $ 130,425 Costo Anual de mantener la Oficina de Viaje fuera de Sede $ 157,925 Ahorro total anual por tener la oficina fuera de Sede $ 95,400* * Los ahorros representan la diferencia en costo anual de tener una oficina dentro o fuera de la Sede.

10 10 Logros Alcanzados en el año 2007 Como parte de la Transformación Otras Áreas de Mejoras: Servicios de viaje centralizados para mejorar la responsabilidad, la supervisión y los informes.Servicios de viaje centralizados para mejorar la responsabilidad, la supervisión y los informes. Estadísticas más exactas para identificar y medir los costos de viaje, así como para validar el cumplimiento con las normas.Estadísticas más exactas para identificar y medir los costos de viaje, así como para validar el cumplimiento con las normas. La SG/OEA logró negociar pasajes y tarifas con las aerolíneas (por ej. COPA Airlines).La SG/OEA logró negociar pasajes y tarifas con las aerolíneas (por ej. COPA Airlines). Se cuenta con servicios de emergencia de viaje 24/7.Se cuenta con servicios de emergencia de viaje 24/7. Servicio especial con líneas dedicadas 24/7 para VIPs.Servicio especial con líneas dedicadas 24/7 para VIPs.

11 11 ESTADÍSTICAS DE VIAJES Enero - Diciembre 2007 Cifras No-Auditadas

12 12 ESTADÍSTICAS DE VIAJE – Por Año 1 La eliminación de proveedores genéricos en 2007 resultaron en una mejora en el reporte de Otros Gastos de Viaje que se registraban bajo la cuenta de misceláneos. Hoy en día estas transacciones se registran correctamente usando las cuentas correspondientes como pasajes, per diem y gastos terminales. Monto en Millones Descripción20062007 2007 Por Fondo Ejecución Total de Gastos según Presupuesto 136.7167.9 Fondo Regular Fondos Específicos y Voluntarios Pasajes 4.96.01.05.0 Per Diem 3.84.70.74.0 Gastos Terminales 0.50.60.10.5 Viajes de Becarios 0.6 0.50.1 Otros Gastos de Viaje 1 3.30.80.10.7 Total Viajes 2007 13.112.72.410.3 % Viajes del Presupuesto total 9.6%7.6%1.4%6.2% % Pasajes de Presupuesto total 3.6%3.6%0.6%3.0%

13 13 ESTADÍSTICAS DE VIAJES Pasajes por Capítulos Total Capítulo(En Millones) Oficina del Secretario General0.4 Oficina del Secretario General Adjunto0.5 Entidades Autónomas y/o Descentralizadas0.3 Asuntos Legales Internacionales0.1 Secretaría de Seguridad Multidimensional1.2 Secretaría de Asuntos Políticos1.5 Secretaría Ejecutiva para Desarrollo Integral1.8 Secretaría de Administración y Finanzas0.2 Gran Total6.0

14 14 ESTADÍSTICAS DE VIAJES División de Pasajes por Proveedor DescripciónMonto Omega World Travel3.0 Otros pasajes comprados en Sede0.3 Pasajes Fuera de la Sede*2.7 Total Pasajes 20076.0 * Pasajes fuera de la sede incluye todos aquellos comprados fuera de los EEUU o cualquier agencia en los Estados Miembros. En el 2008 la gran mayoría de estos pasajes se comprarán a través de las oficinas remotas afiliadas a Omega.

15 15 ESTADÍSTICAS DE VIAJES de OMEGA

16 16 OMEGA Resumen de Viajes en 2007 ViajerosPasajes Monto Pagado (aprox.) Monto Pagado (aprox.) Promedio por Pasaje Promedio por Pasaje Total 2007 1,6763,525 $ 3.0 Millones $ 3.0 Millones $ 820 $ 820

17 17 Excepciones a la Tarifa Más Baja Basado en Pasajes Emitidos

18 18 Días por Adelantado para Comprar Grupo Compra anticipadaMonto Pagado# BOLETOS% TOTAL ($) % TOTAL (BOLETOS) 00 TO 02$385,35733812.9%10.6% 03 TO 06$726,24072524.3%22.7% 07 TO 13$678,96276922.7%24.0% 14 TO 20$429,76349014.4%15.3% 21+$768,28387725.7%27.4% Totales:$2,988,6053199*100.0% El número total de boletos es 3,525. Sin embargo, éste no incluye los cambios o reembolsos.El número total de boletos es 3,525. Sin embargo, éste no incluye los cambios o reembolsos.

19 19 Mandato de Política de Viajes El Reglamento de Personal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11 requiere que todos los pasajes pagados de todos los fondos sean comprados en clase económica, excepto para los viajes del Secretario General, Secretario General Adjuntos, y el Presidente del Consejo Permanente… salvo que una excepción específica se haga por instrucción del Secretario General.El Reglamento de Personal 108.9(a), AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), Párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), Sección III Disposiciones Generales, párrafo A.11 requiere que todos los pasajes pagados de todos los fondos sean comprados en clase económica, excepto para los viajes del Secretario General, Secretario General Adjuntos, y el Presidente del Consejo Permanente… salvo que una excepción específica se haga por instrucción del Secretario General. En algunas oportunidades, el Secretario Generalconcede excepciones a VIPs, incluyendo a oficiales de alto nivel y ex-ministros que sirven como jefes de misiones especiales y de observación. En ocasiones incluso sirven sin cobrar un sueldo, lo que se convierte en un ahorro considerable para la Organización. En muchos casos, el costo de un pasaje de tarifa económica completa no fue muy distinta a la tarifa en clase de negocios.En algunas oportunidades, el Secretario General concede excepciones a VIPs, incluyendo a oficiales de alto nivel y ex-ministros que sirven como jefes de misiones especiales y de observación. En ocasiones incluso sirven sin cobrar un sueldo, lo que se convierte en un ahorro considerable para la Organización. En muchos casos, el costo de un pasaje de tarifa económica completa no fue muy distinta a la tarifa en clase de negocios.

20 20 Cumplimiento del Mandato de Política de Viajes

21 21 Mirando al Futuro La Transformación Continúa en 2008 Uso de reservas en línea y herramientas de reporte de gastos.Uso de reservas en línea y herramientas de reporte de gastos. Más estricto control en el cumplimiento de viajes en clase económica.Más estricto control en el cumplimiento de viajes en clase económica. Incluir las oficinas remotas asociadas a Omega en los Estados Miembros.Incluir las oficinas remotas asociadas a Omega en los Estados Miembros. Mayores estadísticas de las oficinas de la OEA en los Estados Miembros para monitorear y optimizar los gastos de viaje fuera de la sede.Mayores estadísticas de las oficinas de la OEA en los Estados Miembros para monitorear y optimizar los gastos de viaje fuera de la sede. Mejorar las capacidades de presentación de informes para analizar cada vez mejor los gastos de viajes de la OEA.Mejorar las capacidades de presentación de informes para analizar cada vez mejor los gastos de viajes de la OEA. Incrementar la conciencia de nuestro personal sobre la importancia y el impacto de los ahorros derivados de una adecuada planificación de viajes.Incrementar la conciencia de nuestro personal sobre la importancia y el impacto de los ahorros derivados de una adecuada planificación de viajes.

22 22 Millas y Puntos Millas: Por política de las aerolíneas, todas las millas se adjudican al viajero. Puntos: La SG/OEA ha negociado con American Airlines un programa especial de puntos llamado Business ExtrAA Account que otorga a la OEA un punto por cada $10 gastados en pasajes elegibles. Estos puntos se están acumulando y son administrados por la oficina de viajes de la OEA para el uso exclusivo de viajes oficiales. La OEA está en proceso de negociar este tipo de programas con otras aerolíneas durante el 2008.

23 23 Respuesta a la Recomendación hecha por la Junta de Auditores Externos (JAE/doc.37/07) Como parte del proyecto de Transformación y Modernización de la SAF, el proceso completo de registro de gastos de viaje está en revisión.Como parte del proyecto de Transformación y Modernización de la SAF, el proceso completo de registro de gastos de viaje está en revisión. SAF se encuentra evaluando la posibilidad de utilizar herramientas de un proveedor externo para el registro y reporte en línea de los adelantos de viaje.SAF se encuentra evaluando la posibilidad de utilizar herramientas de un proveedor externo para el registro y reporte en línea de los adelantos de viaje. La versión actualizada de Oracle en el módulo de cuentas por pagar (actualmente en periodo de prueba) permitirá registrar y dar seguimiento a los adelantos de viajes y otros anticipos (llamados pre-pagos) por proveedor y por proyecto.La versión actualizada de Oracle en el módulo de cuentas por pagar (actualmente en periodo de prueba) permitirá registrar y dar seguimiento a los adelantos de viajes y otros anticipos (llamados pre-pagos) por proveedor y por proyecto.

24 24 En Conclusión Los viajes continúan siendo una actividad central de la SG/OEA para implementar los mandatos de los Estados Miembros. Si bien los costos van a continuar teniendo un impacto debido a las presiones inflacionarias, anticipamos que las mejoras implementadas o previstas permitirán mantener los costos por viajes bajo control.