Redacción Comercial y su Importancia en los Negocios

Presentación del tema: "Redacción Comercial y su Importancia en los Negocios"— Transcripción de la presentación:

1 Redacción Comercial y su Importancia en los Negocios

2 La comunicación Vivimos en la era del conocimiento, lo que demanda una clara comunicación tanto oral como escrita

3 La comunicación Puesto que gran parte del trabajo realizado en la oficina se hace oralmente, será necesario que los diálogos, mensajes, preguntas e instrucciones, sea claros, seguros, comprensibles y corteses.

4 Modos de comunicación Hoy día los modos de comunicación son menos formales. Los compañeros se llaman entre sí por su nombre de pila y algunos proveedores, clientes y personal en general, también lo hacen Se ha producido una relajación en el lenguaje empleado, con un aumento en el uso de frases coloquiales

5 Modos de Comunicación Sin embargo, a algunas personas puede no gustarles ese tipo de trato y debemos tener el tacto suficiente para reconocer este tipo de situaciones.

6 Consideraciones generales: comunicación escrita
La escritura, es uno de los medios de comunicación más antiguos de la humanidad.

7 Consideraciones generales: comunicación escrita
Poco a poco, a través del tiempo, los escritos han ido evolucionando hacia la despersonalización

8 En la comunicación escrita
Hay que asegurarse de: Que los detalles están claros Tener a mano cualquier documentación que se necesite consultar Dar los detalles con un orden lógico Transmitir la información en palabras y expresiones precisas y apropiadas del oyente

9 La comunicación escrita: Presentación de ideas
Se divide en tres partes: la apertura, el cuerpo y la conclusión.

10 La Apertura del Mensaje
Persigue captar la atención del lector Trata de dejar una buena sensación Debe tener una estructura lógica y un orden secuencial

11 El Cuerpo del Mensaje Consiste en el desarrollo del mensaje
Debe despertar el interés

12 Conclusión Debe resumir el contenido
Proponer o resolver algo que se presenta en el documento (objetivo) Agradecimiento y despedida

13 CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN
Al escribir, mucha gente intenta impresionar. Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, más bien lo contrario.

14 CÓMO DAR BUENA IMPRESIÓN
Sus lectores desean que la lectura sea fácil y directa, para así poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo. El secreto de una buena redacción pasa por conseguir una propuesta sencilla y fácil de leer.

15 Solución Como regla general, si no emplea una palabra en su lenguaje diario, no la use en la propuesta. Si no acostumbra a decir: "Permítame que llame su atención sobre el punto antes citado..." no lo escriba. Simplemente inicie con un: "Como ya he mencionado antes..."

16 PRIMERA REGLA DE LA BUENA REDACCIÓN
Escribir de forma sencilla: Párrafos cortos Frases cortas Palabras cortas

17 Utilízalos sólo cuando no dispongas de otro recurso.
ALGUNAS PALABRAS SON CULPABLES DE QUE CIERTAS CARTAS RESULTEN DIFÍCILES DE ENTENDER Conectores como: "hasta este momento", "a pesar de" y "etcétera" Términos pomposos como: "de ahora en adelante", "de este modo! " y "sucesivamente“ Utilízalos sólo cuando no dispongas de otro recurso.

18 EJERCICIO 1 autoevaluación de habilidades de escritura
.

19 RECOMENDACIONES para una buena redacción
Utilice un lenguaje normal Sustantivos concretos que den una imagen clara de algo específico (palabras que denominen cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico).

20 RECOMENDACIONES para una buena redacción
Evitar: Términos abstractos, especialmente los que no aportan una imagen visual. Por ejemplo: situación, actividades, actuación. A la gente le aburre leerlos, y le resultan más difíciles de entender.

21 LO QUE SE DEBE HACER Utilizar verbos en voz activa.
Un verbo es un término que remite a una acción: correr, ayudar, encontrar, utilizar, exagerar, etc. Los verbos en voz activa son los que se utilizan cuando el sujeto de la frase hace algo: "ayer conocí a un cliente muy importante".

22 LO QUE SE DEBE HACER Los verbos en voz pasiva, son aquellos en los que el sujeto recibe la acción: "ayer fui conocido por un cliente muy importante". Son lentos y pesados, en contraposición a los verbos en voz activa que le confieren a la propuesta mayor vida, dinamismo y acción

23 Solución Para estar seguro de que utilizas un verbo en voz activa, pregúntate quién lleva a cabo la acción y colócalo en primer lugar. Si fueses pisoteado por un elefante, el elefante es quien lleva a cabo el pisoteo. Inicia la frase con el sujeto y, entonces, lograrás una frase mucho más natural: el elefante me pisoteó.

24 EVITAR El abuso de frases hechas hace que éstas pierdan significado y que el lector las obvie. Piensa que si recurres a expresiones como "cubrir las necesidades del cliente" o "una amplia variedad de productos y servicios", tu argumentación perderá fuerza. Casi siempre hay un modo mejor de decir lo mismo sin variar la frase.

25 CÓMO ESCRIBIR CARTAS Normas Generales
Si no nos gusta escribir cartas, lo menos que podemos hacer es seguir unas normas elementales a la hora de escribir nuestra correspondencia Hay que contestar lo antes posible a las cartas recibidas Si la carta contenía una pregunta, la carta enviada puede limitarse a su respuesta, ya que la persona que nos envió la carta espera nuestra respuesta con impaciencia

26 Las 3 claves en todo escrito son
Claridad Concisión Sencillez En general, las cartas no han de ser demasiado largas. Lo esencial es que se escriba la idea correctamente, aunque sea en pocas lineas.

27 EJERCICIO 2 Escoja un tema para escribir una carta: presentación, búsqueda de empleo o renuncia, queja, acuse de recibo, etc.

28 LA CORRESPONDENCIA La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.

29 La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.

30 LA CARTA COMERCIAL Actualmente, la correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas

31 Ventaja de la carta comercial
La carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de comunicaciones comerciales. Es mucho menos costosa que una visita personal. Su costo en relación con una llamada telefónica dependerá del tiempo y la distancia. La carta llegará al destinatario, mientras que una llamada telefónica puede correr el riesgo de no ser aceptada. La carta proporciona, además, un registro escrito de una transacción, que puede ser utilizado legalmente como una prueba. La carta comercial tiene la ventaja adicional de ser confidencia

32 Importancia de la Habilidad para Escribir Cartas Comerciales
En primer lugar, si usted puede escribir una buena carta comercial, le será mucho más fácil conseguir empleo Su habilidad para comunicarse claramente por escrito le ayudará a ascender en su trabajo y a obtener aumentos de salario. El mantenimiento de flujo de información es esencial para el funcionamiento de las empresas comerciales de hoy y del futuro.

33 Partes de una carta comercial
El membrete Logotipo (optativo). Nombre completo de la empresa o la persona. Breve identificación (por ejemplo, maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicóloga, etc.). Dirección (calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, país). Apartado postal. Número de teléfono

34 La fecha La fecha se escribe en el ángulo superior derecho del papel dejando de dos a tres líneas después del membrete, debe incluir el día, mes y año. Se escribe exactamente debajo del membrete, procurando que armonice con éste.

35 El destinatario Es muy importante que se cite al destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de la carta

36 El saludo En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario.

37 El saludo Se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas: Señor: Muy señor mío: Estimado cliente: Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan

38 El Saludo Otro tipo de fórmulas son aquéllas empleadas en los casos que la carta se dirija a personalidades o que sean de carácter oficial. En estos casos se puede utilizar: Excelentísimo señor. Honorable señor.

39 La introducción Sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación, pero también directo.

40 La introducción Debe escribirse en forma clara y concisa:
La presente tiene por objeto el comunicarle... En respuesta a su carta del día .... Acusamos recibo de su carta del ..... Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto... De conformidad con su atento pedido de fecha... Sentimos mucho no poder contestar Confirmándole nuestra carta del día A nuestro pesar nos vemos obligados a reclamarles Me es grato comunicarle que

41 Cuerpo de la Carta Consta de tres partes: Introducción Desarrollo
Conclusión

42 Cuerpo de la Carta INTRODUCCIÓN: en ella se dirá algo que atraiga la atención del lector. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.

43 Cuerpo de la Carta DESARROLLO: en esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el objeto, que debe transformarse en el deseo de obtenerlo.

44 Cuerpo de la Carta CONCLUSIÓN: por último, hay que lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta o mudar de opinión.

45 INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN
En esta estructura se irán montando las distintas piezas que formarán todo el cuerpo de la carta El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. El contenido no debe tratar más de un tema

46 INTRODUCCIÓN - DESARROLLO - CONCLUSIÓN
El contenido no debe tratar más de un tema Se deben redactar párrafos cortos, que irán precedidos o no de sangría, dependiendo del tipo o estilo de la carta Es norma dejar una línea en blanco entre párrafos.

47 Fórmulas de cierre y despedida
El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo o despedida, que introducirá la firma: Le saluda atentamente Sin otro particular, le saludo atentamente Reciba un cordial saludo Muy atentamente

48 Fallos de correspondencia
Hay que suprimir todo lo que sea superfluo, sea en información u adjetivos.

49 Fallos de correspondencia
No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases: Agradeciéndole por anticipado En respuesta a Les anticipamos las gracias Prontas noticias Aprovechamos la ocasión Quedamos a su disposición

50 Fallos de correspondencia
No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases: En espera de Quedo de usted Muy señores nuestros Muy señor mío De nuestra consideración Espero verme honrado Quedamos a sus órdenes Nos complace Ponemos en su conocimiento

51 Anexos Aquellos documentos que se adjuntan a la carta.
Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el tipo de documentos que son

52 Los estilos de mecanografiado
La forma tradicional de escribir cartas es en ESTILO SEMIBLOQUE , es decir párrafos sangrados, pero cada vez más se impone la carta en ESTILO BLOQUE

53 Consejos finales 1.Determine claramente el objetivo
2.Evite irritar al lector. 3.Escoja cuidadosamente el tono de la carta. 4.Reúna todos los datos posibles sobre el destinatario 5.EVITE FRASES como ésta: "si ya envió respuesta, ignore este áviso". 6.Procure que no se transparente demasiado el propósito de su carta de modo que no resulte hiriente.

54 Las abreviaturas Use sólo las necesarias y sobre todo las obligatorias, como Sr., Sra., Srta., en las direcciones. Sin embargo, estas mismas abreviaturas no deben utilizarse en el saludo ni dentro del texto. afmo. (afectísimo) atta. (atenta) attmte. (atentamente) q.b.s.m. (que besa su mano) s.s.s. (su seguro servidor) Ud., V., Uds., Vds. (usted, ustedes)

55 Las abreviaturas Algunas de las más usuales en el ámbito comercial:
a/c. a cuenta admón. administración com. comisión ch/ cheque apdo. apartado art. artículo D., Da. don. doña atn. atención D/A documentos contra aceptación depto. Departamento B.O. Boletín oficial D/L Decreto Ley doc. docena, documento c/ cargo

56 Las mayúsculas Se escribe con mayúscula la primera letra de la palabra inicial Incorrecto: con Cordiales Saludos, Reciba Nuestros Atentos Saludos, Se Despide Muy Atentamente Correcto: Reciba atentos saludos, Se despide muy atentamente.

57 Signos de Puntuación La coma (,) es la representación de una breve pausa que haríamos si la frase escrita fuera pronunciada. Se usa para unir elementos en una descripción y se elimina cuando se llega al elemento final y debe ser usada la conjunción "y": la casa, los árboles y el automóvil.

58 Signos de Puntuación El punto y coma (;) define una pausa mayor que la de la coma. Es el término medio entre la pausa representada por la coma y la representada por el punto. Suele separar oraciones de sentido opuesto o que, siendo largas, guarden entre sí estrecha relación Se utiliza también para separar ideas cuando sirven de explicación a los elementos de una descripción

59 Signos de Puntuación Los dos puntos (:) son una pausa un poco más larga que el punto y coma que funciona como anuncio de que una frase que debe ser tomada en cuenta para entender la anterior está por ser pronunciada (lo comprendí entonces: había llegado mi fin), o para hacer una cita textual Algo importante es que la presencia de los dos puntos no quiere decir que la palabra siguiente deba iniciar con mayúsculas. Este es un error bastante común.

60 Signos de Puntuación El punto representa la pausa más larga de todas. Marca el final de una frase y el inicio de otra. Exclamación e interrogación: identifican una exclamación o una pregunta directamente. Se escriben al abrir y al cerrar la exclamación o la pregunta: ¿está muy cerca? ¡ya viene!

61 Signos de Puntuación Paréntesis: se utilizan abriendo y cerrando una expresión que amplía la posibilidad de comprender una frase específica. El hombre caminó (nunca había corrido) lo más rápido que pudo.

62 Signos de Puntuación Comillas: destacan palabras o giros (le llamó “Juan”) y reproducen citas textuales (dijo: “No tienen nada que ver”). También encierran títulos de partes de obras, títulos de revistas y periódicos.

63 Tipos de cartas comerciales
Hay muchos tipos de cartas comerciales, dependiendo del tipo de negocio o servicio Órdenes de pedidos Cotizaciones Permisos Reclamos Atención al cliente Solicitudes a otras organizaciones

64 Reclamaciones Los escritos de reclamos son aquellos que dirige un particular o empresa a otra firma para expresar su queja en los servicios (mercancías en mal estado, facturas equivocadas, cambios en los pedidos de género...) El tono de la carta debe ser cortés pero exigente -se está usted quejando, no saludando a la empresa

65 El Mensaje de correo electrónico
Al escribir un mensaje de correo electrónico nos haremos las mismas preguntas que nos hacemos ante cualquier otro tipo de comunicación: ¿Cuál es el motivo del mensaje? ¿Quiénes son los destinatarios del mensaje? ¿Qué queremos obtener de ellos?

66 Como Redactar un e-mail
El es una forma de comunicación que debe ser corta, clara y consisa

67 El Asunto El asunto resulta mucho más importante en un correo electrónico que en cualquier otro tipo de comunicación. El asunto le permitirá al receptor reconocer el tema del mensaje y decidir si abre ese mensaje de inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzón de correo.

68 El Asunto Este resulta mucho más importante en un correo electrónico que en cualquier otro tipo de comunicación. Le permitirá al receptor reconocer el tema del mensaje y decidir si abre ese mensaje de inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzón de correo.

69 Los destinatarios Una de las grandes ventajas del correo electrónico es la facilidad para enviar un mensaje a varias personas simultáneamente. Sin embargo, esta ventaja no está exenta de riegos. No hay que caer en la tentación de enviar mensajes a una persona simplemente porque resulte fácil hacerlo.

70 Los destinatarios Si adoptamos la costumbre de enviar los mensajes únicamente a aquellas personas a quienes les interesa de verdad, los receptores de nuestros mensajes terminarán por darse cuenta de que nuestros mensajes merecen la pena ser leídos en cuanto se reciban.

71 No hay que olvidar que el correo electrónico, si bien consigue la inmediatez de la comunicación oral, también presenta la permanencia de la comunicación por escrito. No hay que escribir nada en un mensaje que no incluiríamos en un memorándum.

72 El motivo del mensaje Dada la facilidad de envío del correo electrónico, resulta fácil caer en la trampa de enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes o no, o a quién no. Esto lleva a pérdidas de tiempo, tanto a nosotros como al receptor del mensaje,

73 La respuesta a un correo electrónico
Sólo hay que responder cuando se necesite una respuesta No debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la lista de correo. En muchos casos, sólo unos cuantos necesitarán conocer la respuesta. Para las respuestas breves, debemos usar el título para enunciarlas, aunque luego las incluyamos en el mensaje, ya que muchas personas abren los mensajes sin leer su título.

74 Ejercicio 3 Redacte un correo electrónico como lo hace habitualmente

75 Resumen El correo electrónico se ha convertido en la principal forma de comunicación en la mayoría de las oficinas. Con el correo electrónico también han surgido problemas, como el envío masivo de mensajes y el descuido del estilo y de la estructura de los mensajes

76 Resumen Al igual que haríamos con cualquier otro tipo de comunicación escrita, antes de enviar un mensaje por correo debemos pensar en nuestro propósito. Hay que decidir qué personas necesitan recibir la información contenida en el mensaje, y estructurarlo del modo más adecuado.

77 Resumen Debemos utilizar nuestro programa de correo electrónico para ordenar nuestros mensajes, y así poderlos controlar de modo más efectivo.