Conciliaciones de Recaudos y Bancarias Conceptos Básicos Entidad de Recaudo Entidad encargada de recibir los pagos de las facturas emitidas por la empresa.

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2 Conciliaciones de Recaudos y Bancarias Conceptos Básicos Entidad de Recaudo Entidad encargada de recibir los pagos de las facturas emitidas por la empresa de servicios. Existen entidades de recaudo financieras y comerciales. Punto de Pago Sucursales, agencias u oficinas de la entidad de recaudo por medio de las cuales se realiza la recaudación de los pagos de las facturas de los clientes. Entidad Centralizadora (de Conciliación) Es la entidad designada por la entidad de servicios para consolidar, procesar y remitir la información física y magnética proveniente del proceso de recaudo.

3 Conciliaciones de Recaudos y Bancarias Conceptos Básicos Conciliación Agrupador de los recaudos gestionados por una entidad centralizadora. Documento Soporte de Recaudo Documentos que soportan los movimientos que afectan los valores recaudados por la empresa de servicio por concepto de pagos de sus facturas. Por ejemplo: Control de cupones, Sobrantes, Faltantes, Devolución de documento de pago, etc. Transacciones Bancarias Son los movimientos que se realizan sobre las cuentas bancarias de la empresa de servicio y que la entidad financiera le reporta a través de los extractos bancarios.

4 Conciliaciones de Recaudos y Bancarias Conceptos Básicos Partida Conciliatoria Diferencia entre la información de los movimientos bancarios reportados por la entidad financiera y la información de las conciliaciones de recaudo registradas en el sistema.

5 Conciliación de Recaudo Modelo Conceptual Valores InformadosValores Procesados Vs ARCHIVOS APIs CAJAS INDIVIDUAL VALIDACIÓN ARCHIVO CONCILIACIÓN DOCUMENTO SOPORTE Conciliación de Recaudo Crea (CC,SO,FA) Requiere

6 Conciliación de Recaudo Cambios Relevantes en el proceso Se permite registrar pagos de diferentes entidades de recaudo y puntos de pago a una conciliación. En la conciliación se eliminó el punto de pago y se unificaron los flag de procesado y cerrado. Se eliminaron los Convenios de Recaudo, debido a que las entidades de recaudo se gestionarán como contratistas. Se crea solo una conciliación por archivo de recaudo. Los documentos soporte Control de Cupones son creados por el proceso de Conciliación de Recaudos. La definición de Sobrantes y Faltantes se establece desde la óptica de la empresa de servicios.

7 Ejemplo DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTO1 TIPO DOCUMENTOCONTROL CUPON CONCILIACIÓN1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA11-Oct-11 VALOR $ 1.200 PAGOS ENTIDAD DE RECAUDOLA 14 PUNTO DE PAGOPASOANCHO FECHA DE PAGO10-Oct-11 VALOR $ 450 PAGOS ENTIDAD DE PAGOLA 14 PUNTO DE PAGOPASOANCHO FECHA DE PAGO09-Oct-11 VALOR $ 350 CONCILIA CONSECUTIVO1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN11-Oct-11 VALOR INFORMADO $ 1.200 CUPONES INFORMADOS3 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTO2 TIPO DOCUMENTOFALTANTE CONCILIACIÓN1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA11-Oct-11 VALOR $ 400 $ 1,200$ 800 Vs Conciliación de Recaudo

8 Legalización del Recaudo Modelo Conceptual Valores InformadosValores Procesados Vs ARCHIVOS APIs CAJAS INDIVIDUA L VALIDACIÓN ARCHIVO CONCILIACIÓN DOCUMENTO SOPORTE Conciliación Recaudo Crea (CC,SO,FA) Requiere Legalización Recaudo Asocia Doc. Soporte Legalizados Movimientos Conciliación

9 Conciliación de Recaudo Cambios Relevantes en el proceso Se elimina la generación de Documentos Soporte por Legalización. Se almacena la asociación entre los documentos soporte que se legalizan.

10 Ejemplo DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOC1 TIPO DOCUMENTOCONTROL CUPON CONCILIACIÓN1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA11-Oct-11 VALOR $ 1.200 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOF1 TIPO DOCUMENTOFALTANTE CONCILIACIÓN1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA11-Oct-11 VALOR $ 400 Conciliación de Recaudo DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOS2 TIPO DOCUMENTOSOBRANTE CONCILIACIÓN2 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA12-Oct-11 VALOR $ 600 MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN DOC. ORIGENDOC. LEGALIZACIÓNFECHA LEG.VALOR F1S212-Oct-11$400 S2F112-Oct-11$400 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOC2 TIPO DOCUMENTOCONTROL CUPON CONCILIACIÓN2 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA12-Oct-11 VALOR INFORMADO$ 1.500 VALOR PROCESADO$ 2.100

11 Conciliación Bancaria Modelo Funcional Valores ConsignadosValores Informados Vs Transferencias Depósitos Pagos SmartFlex Doc. Soporte CC Transacción Bancaria Transacción Conciliada Transacciones Pendientes Doc. Soporte PSO, PFA Transacción Conciliada Partida Conciliatoria

12 Conciliación Bancaria Generalidades del Proceso Carga de archivos de movimientos bancarios (Formato Asobancaria y Multicash) a través de la Interfaz de Archivos de Recaudo. Reglas de Negocio de Conciliación Configurables por entidad de recaudo.

13 Legalización Bancaria Reglas de Conciliación Bancaria Por Número de conciliación: Conciliación 1Depósito 1 Conciliación 1 Depósito 1 Depósito n Caso 1: Caso 2: …

14 Legalización Bancaria Reglas de Conciliación Bancaria Entre Fechas: Conciliación 1 Depósito 1 … Conciliación n

15 Legalización Bancaria Reglas de Conciliación Bancaria Por No. Depósito: Conciliación 1 Depósito 1 Depósito n Cajas Propias: …

16 Ejemplo Conciliación Bancaria TRANSACCIÓN BANCARIA TIPO TRANS.DEPÓSITO NO. TRANS.T1 BANCO TRANS.BANCOLOMBIA ENTIDAD RECAUDOLA 14 CUENTA135792468 FECHA TRANS.12-Oct-11 FECHA REGISTRO13-Oct-11 VALOR$ 1.200 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOC2 TIPO DOCUMENTOCONTROL CUPON CONCILIACIÓN1 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN11-Oct-11 VALOR $ 1.200 MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN DOC. ORIGENFECHA LEG.VALORTRANSACCIÓN C113-Oct-11$1,200T1

17 Ejemplo DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOC2 TIPO DOCUMENTOCONTROL CUPON CONCILIACIÓN2 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN12-Oct-11 VALOR $ 1.500 Conciliación Bancaria TRANSACCIÓN BANCARIA TIPO TRANS.DEPÓSITO NO. TRANS.T2 BANCO TRANS.BANCOLOMBIA ENTIDAD RECAUDOLA 14 CUENTA135792468 FECHA TRANS.13-Oct-11 FECHA REGISTRO14-Oct-11 VALOR$ 1.300 MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN DOC. ORIGENFECHA LEG.VALORTRANSACCIÓN C214-Oct-11$1,500T2 PFA114-Oct-11$200T2 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOPFA1 TIPO DOCUMENTOPART. CONC. FALTANTE CONCILIACIÓN ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN14-Oct-11 VALOR $ 200

18 Legalización Bancaria Modelo Conceptual Doc. Soporte PSO, PFA DOCUMENTO SOPORTE Conciliación Bancaria Legalización Recaudo Asocia Doc. Soporte Legalizados Movimientos Conciliación TRANSACCIÓN BANCARIA

19 Ejemplo Legalización Bancaria DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOS2 TIPO DOCUMENTOSOBRANTE CONCILIACIÓN2 ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN12-Oct-11 VALOR $ 600 DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOPFA1 TIPO DOCUMENTOPART. CONC. FALTANTE CONCILIACIÓN ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN14-Oct-11 VALOR $ 200 MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN DOC. ORIGENDOC. LEG.FECHA LEG.VALOR S2F112-Oct-11$400 PFAS214-Oct-11$200 S2F112-Oct-11$200

20 Legalización Bancaria Automática Modelo Conceptual Doc. Soporte PSO, PFA DOCUMENTO SOPORTE Conciliación Bancaria Legalización Automática Recaudo Movimientos Conciliación TRANSACCIÓN BANCARIA

21 Ejemplo DOCUMENTO SOPORTE CÓDIGO DOCUMENTOPSO1 TIPO DOCUMENTOPART. CONC. SOBRANTE CONCILIACIÓN ENTIDAD RECAUDOLA 14 FECHA CONCILIACIÓN14-Oct-11 VALOR $ 150 MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN DOC. ORIGENDOC. LEG.FECHA LEG.VALOR PSO112-Dic-11$150 Legalización Bancaria Automática

22 Reversión Conciliación Bancaria Modelo Conceptual DOCUMENTO SOPORTE Borrado Transacción Bancaria MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN TRANSACCIÓN BANCARIA Reversión Conciliación Bancaria TRANSACCIÓN BANCARIA REVERSADAS DOCUMENTO SOPORTE REVERSADOS MOVIMIENTOS CONCILIACIÓN REVERSADOS

23 Gracias