Claves para la gestión de documentos de archivo

Presentación del tema: "Claves para la gestión de documentos de archivo"— Transcripción de la presentación:

1 Claves para la gestión de documentos de archivo
Mapas, planos y fotografías en un entorno digital Encuentro 2 . Preservación del documento original . Generación y preservación del documento digital

2 GESTION DE FONDOS DOCUMENTALES
acceso a la información en un entorno digital “SISTEMA DE MÚLTIPLES PROCESOS” ordenados y vinculados entre sí Métodos Parámetros técnicos Recursos Políticas y objetivos Plazos “PROPUESTA O PROYECTO” abordaje integral del tema

3 MAPA DE INTERRELACION DE LOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL
DIGITALIZACIÓN Preservación digital Archivo sustentable Almacenamiento ORGANIZACION Clasificación Ordenamiento físico de los documentos CONSERVACION Evaluación y diagnóstico Acciones preventivas EDICION DIGITAL Ordenamiento lógico de los archivos digitales Automatización de los procesos Requerimientos de seguridad y acceso DOCUMENTO DE ARCHIVO SISTEMATIZACION Datos y Metadatos Gestión de vocabularios controlados ACCESO A LA INFORMACION Necesidad de los usuarios Servicio Web service (buscar info) DIFUSION Pagina web Portales Redes sociales Twitter

4 criterio conceptualización sentido común
Para poder implementar estos procesos en forma metodológica y sistemática tuvimos que capacitarnos y asesorarnos en diversas aspectos: Archivística Conservación Digitalización Sistematización Acceso a la información metodología inserción sentido común criterio conceptualización

5 Preservación del documento original Lo primero que nos ocupó
Claves para la gestión de documentos de archivo Mapas, planos y fotografías en un entorno digital Preservación del documento original Lo primero que nos ocupó

6 PRESERVACION DEL DOCUMENTO ORIGINAL
Dos frentes de procesamiento: - ORGANIZACIÓN CLASIFICACION INTELECTUAL + ORDENAMIENTO FISICO Evaluación de los documentos según la clasificación archivística (orden original, fondos, series ) y de su ordenamiento original - CONSERVACION PREVENTIVA Evaluación del estado de los documentos para implementar acciones de Conservación preventiva

7 organización

8 ¿Qué es un documento de archivo? Organización / Clasificación
Es toda expresión testimonial generado en cualquier fecha, en cualquier lenguaje, forma o soporte: Oral o escrita, textual o grafica, manuscrita o impresa. Es de carácter autentico: viene dado por la custodia permanente en archivos, confiada a profesionales. Es objetivo e Imparcial: reflejo de las funciones y actividades del hombre, producto y testimonio de una gestión Es producido, recibido y acumulado de forma automática y espontánea: como resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad en cumplimiento de sus funciones o fines Es seriado: unido a otro por un vinculo originario y necesario, relacionado con los que anteceden y los que sigue Forma parte de un conjunto orgánico: no puede estar nunca aislado, solo tiene valor testimonial probatorio e informativo en ese contexto. Es único e irrepetible

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11 ALGO PARECIDO PARA FOTOS

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15 Organización / Clasificación

16 Documento de archivo: Documento y su contexto – fondo Libro : unidad en si misma Se describe en si mismo… no importa el contexto Fondo > determinado a priori Colección > organizada a posteriori

17 Niveles de descripción archivística
Organización / Clasificación Niveles de descripción archivística FONDO Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades“. SERIE DOCUMENTAL Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad. UNIDAD DOCUMENTAL Elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente. (simple o compuesta)

18 SUBSERIE Expedientes de Obras
Organización DOCUMENTO SERIE FOTOGRAFIAS FONDO M.O.P. SERIE PLANOS SUBSERIE Expedientes de Obras DOCUMENTO

19 ARCHIVO HISTORICO DE EDENOR
BIBILOTECA GALVEZ MOP BERETERBIDE MUSEO MITRE DGSYEG

20 Dos principios que afectan a los documentos de archivo
Clasificación y Ordenamiento Dos principios que afectan a los documentos de archivo Procedencia determina su clasificación, ordenación, su descripción, su difusión, valoración Cada doc debe estar situado en el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen. Los documentos se constituyen en fondos, de tal manera que unos no se pueden mezclar con otros. Cada doc. dentro de cada fondo tiene que mantener la relación de dependencia con el “órgano” (división o unidad administrativa) que lo ha producido, manteniendo el respeto por la estructura jerárquica de la institución y al orden secuencial de producción natural o regulado Procedencia = productor del fondo Ciclo vital -Primera edad: tramitación administrativa o producción -Segundad edad en plena vigencia administrativa (archivo central) -Tercera edad: no habiendo prescripto el valor administrativo, su uso es poco frecuente (archivo intermedio) -Cuarta edad: los docs. adquieren dimensión histórica a partir de la conservación permanente (archivo histórico)

21 Clasificación y Ordenamiento

22 -El documento tiene sentido y valor en su contexto
Claves -El documento tiene sentido y valor en su contexto -Se recopila información (básica y obligatoria) para la correcta descripción del documento (según normas internacionales)

23 Sobre el documento seleccionado…
Actividad Sobre el documento seleccionado… Indicá 5 características que lo definen -

24 Conservación preventiva

25 ¿Para qué conservamos? -Preservar el original
Conservación Preventiva ¿Para qué conservamos? -Preservar el original Ponemos en valor el documento original, como único testimonio No lo descartamos, aun habiendo sido digitalizado Solo hacemos intervenciones de conservación preventiva y estabilización. Decidimos no hacer intervenciones que puedan ser irreversibles Respetamos el criterio difundido de hacer las mínimas intervenciones sobre originales Evaluamos la tercerización por proyecto Para hacer accesible el documento a partir de la digitalización Muchas de las intervenciones que hacemos tienen que ver con este objetivo del proyecto

26 ¿Qué conservamos? Todos los documentos :
Conservación Preventiva ¿Qué conservamos? Todos los documentos : Hacemos conservación y estabilización básica: limpieza superficial, guarda en contenedores libre de acido, espacio con H° y TR estables. -A los que vamos a digitalizar: Les hacemos una limpieza mas intensiva -Intervenciones especiales: Reparación de roturas, eliminación de cintas, consolidación de soportes…

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28 DISTRIBUCION DE LAS AREAS DE TRABAJO Y GUARDA DEL MATERIAL DOCUMENTAL
Conservación Preventiva DISTRIBUCION DE LAS AREAS DE TRABAJO Y GUARDA DEL MATERIAL DOCUMENTAL

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30 Conservación Preventiva
PLANTA DE LA OFICINA - AREAS

31 Conservación Preventiva

32 conservación Preventiva DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO
- conservación Preventiva DOCUMENTOS DE GRAN FORMATO

33 Deterioros del Documento
Acercamiento a la conservación Preventiva Deterioros del Documento . Rotura o debilitamiento en zona de dobleces . Arrugas . Rotura con faltante . Soporte seco y quebradizo . Craquelado . Presencia de goma y/o pegamento . Rasgados . Acidificación del material de soporte . Tintas de composición ferrosa químicamente inestable

34 INTERVENCIONES ESPECIALES
Conservación Preventiva INTERVENCIONES ESPECIALES

35 Conservación Preventiva
GUARDA DEFINITIVA

36 Conservación Preventiva DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS
- Conservación Preventiva DOCUMENTOS FOTOGRAFICOS

37 Deterioros del Documento
Criterios de la conservación Preventiva Deterioros del Documento Perdida de la emulsión Roturas Desprendimiento de la emulsión Distorsión dimensional Cambio de color Craquelado Emulsión brillante Espejamiento Etiqueta deteriorada Huellas digitales Imagen lechosa Óxido de reducción Retocado Partículas indesprendibles Picado

38 Conservación Preventiva

39 INTERVENCIONES ESPECIALES
Conservación Preventiva - INTERVENCIONES ESPECIALES

40 Conservación Preventiva
GUARDA DEFINITIVA

41 Definir el “Objetivo” de la conservación dentro del proyecto
Claves Definir el “Objetivo” de la conservación dentro del proyecto Definir que alcance tendrá la conservación en nuestro proyecto Evaluar los recursos disponibles, equipamiento, espacio físico, personal especializado Definir la metodología propia según lo evaluado anteriormente

42 CLASIFICACIÓN + CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Resumen CLASIFICACIÓN + CONSERVACIÓN PREVENTIVA Con la información que surge de la clasificación + la información acerca del estado de conservación del documento original, se elaboran planillas de inventario que son los primeros: Instrumentos de descripción por unidad documental A partir de aquí se desencadenan otros procesos: SISTEMATIZACIÓN + DIGITALIZACIÓN

43 Resumen Instrumentos de descripcion Inventarios (planillas de cálculos, bases de datos, inventarios en papel, etc). Previo: Cuantificar las cantidades , estimar plazos y en consecuencia armar planes de trabajo.

44 Proyecto flexible y abierto:
Consideraciones Generales Proyecto flexible y abierto: - Simultaneidad de procesos con diferentes actividades Plazos rigurosos para ciertas circunstancias , alterando el orden habitual de las tareas (pedido extraordinario / necesidad de terminar con alguna temática particular) -Cada una de las herramientas auxiliares que diseñemos debe responder a un objetivo -Una descripción mas completa, permite evaluar mayor cantidad de variables

45 Corte&Café