CAPÍTULO IV DEFINIR EL PROYECTO.

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1 CAPÍTULO IV DEFINIR EL PROYECTO

2 SE INICIA EL VIAJE… ¿Cuál es la primera parada en nuestro viaje a la Avenida “Gestión de Proyectos”? Es saber cómo definir claramente un proyecto y cómo evaluar la definición del proyecto realizada por otras personas… …Es decir, saber si está completa antes de comenzar cualquier esfuerzo que requiera la planificación detallada del proyecto.

3 ¿Cuál es la importancia de esta fase del proyecto?
Que ella (definición del proyecto) es la que funda los cimientos para construir el resto de las actividades y crea el marco para nuestro posible éxito en el proyecto (o el fracaso). Ella reside en el hecho de que: ¿Qué dice la ironía? Según la organización El sector empresarial Ud. (el gerente de proyectos) puede ser el primer agente en realizar esta tarea, o puede que no se vea envuelto en esta labor hasta que se haya realizado toda la definición del proyecto.

4 ¿Cómo definir claramente un proyecto? En cualquier caso debe saber:
Continuación….! EN OTRAS PALABRAS: ¿Cómo definir claramente un proyecto? En cualquier caso debe saber: ¿Cómo evaluar la definición del proyecto realizada por otras personas? ES COMO: Saber si está completa antes de comenzar cualquier esfuerzo que requiera la planificación detallada del proyecto.

5 Teniendo todos los factores en cuenta, revisaremos:
Continuación….! ¿Qué haremos ahora? Teniendo todos los factores en cuenta, revisaremos: la alta importancia que tiene este paso las cuestiones principales a solucionar acordar los elementos obligatorios del documento de definición del proyecto y los criterios de éxito para el proceso de definición del proyecto

6 Establecer las bases del éxito
¿Cuáles son las siete (7) preguntas básicas con las cuales todos los participantes principales del proyecto deberán estar de acuerdo, en la fase de definición del proyecto? Continuación….! Establecer las bases del éxito ¿Por qué estamos haciendo esto? (Propósito) ¿En qué objetivo de la organización se centra este proyecto? (Metas y objetivos) ¿Cómo encaja este proyecto con otros proyectos que están en marcha? (Alcance, Contexto del proyecto, Dependencias del proyectos). ¿Qué beneficios esperamos obtener de este proyecto? (Beneficios esperados, Caso de negocio, Valor, Criterios de éxito).

7 Establecer las bases del éxito
Continuación….! Establecer las bases del éxito ¿Qué es lo que vamos a hacer? (Alcance) ¿A quién va a afectar esto y quién va a estar implicado? (Implicado) ¿Cómo sabremos cuándo se ha terminado o si el proyecto ha tenido éxito? (Criterio de éxito)

8 ¿Porqué es importante alcanzar un consenso en estas cuestiones?
Continuación….! ¿Porqué es importante alcanzar un consenso en estas cuestiones? Es primordial para gestionar los factores, a nivel de la organización, que pueden presentar problemas en el proyecto (como la alineación con la organización y el apoyo de gestión). ¿Para que más? Para controlar algunos factores fundamentales a nivel del proyecto que afectan al éxito del proyecto: las expectativas de los implicados y la gestión del alcance.

9 ¿En qué se relaciona la definición de un proyecto con la planificación del mismo?
Mucha gente piensa que la “definición de un proyecto” forma parte del proceso de planificación del mismo, y no se equivocan!!!!!!! NOTA IMPORTANTE Para que sirva de pauta, diremos que el 20% de la duración total del proyecto debería invertirse en actividades de definición y planificación.

10 El Documento de definición del proyecto
¿Qué significa “alcanzar el consenso” y “conseguir un acuerdo” en estas cuestiones relacionadas con la definición de un proyecto… …Y cómo se consigue esto? Se escribe en un papel y se consigue que todos lo firmen, y eso se llama documento de definición del proyecto. Hay muchos nombres diferentes para el documento de definición del proyecto. Advertencia: Resumen del proyecto Iniciación del proyecto Declaración del alcance Declaración del trabajo. En este curso se utilizará “Definición del proyecto” porque este término describe mucho mejor el propósito del documento.

11 ¿Cuáles son los elementos imprescindibles en el documento de definición del proyecto?
Son los siguientes: Propósito: Esta parte responde al ¿Por qué? Metas y objetivos: Esta parte responderá a ¿Qué vas a cumplir con esto? Factores críticos de éxito. Contexto del proyecto. Dependencias del proyecto.

12 Especificaciones fuera del alcance.
Continuación….! Especificaciones del Alcance: Nota Importante: Siempre que se quiera definir lo que está dentro del “alcance”, es interesante incluir lo que está fuera de él en relación al trabajo relacionado. Este ayudará a clarificar la comprensión y las expectativas en cuanto al alcance del proyecto. Especificaciones fuera del alcance. Limitaciones. Riesgos.

13 Nota Importante: Implicados.
Continuación….! Nota Importante: El proceso de “definición y planificación” de un proyecto consiste en un refinamiento constante (o como define el PMI, de elaboración progresiva)…así que un borrador facilitará las discusiones, negociaciones y modificaciones que tienen que ocurrir entre los implicados (Stakeholders) Enfoque: Esta parte deberá contener las estrategias principales, metodologías y las tecnologías que se van a utilizar.

14 Nota Importante: Cuestiones de cambio en la organización.
Continuación….! Cuestiones de cambio en la organización. Costo preliminar. Programa. Estimaciones de recursos. Nota Importante: El documento de “definición del proyecto” es un documento “vivo” y, por lo tanto, deberá ser actualizado para reflejar las circunstancias cambiantes, los problemas y las necesidades que rodean al proyecto.

15 Continuación….! Nota Importante: Los cambios están bien, únicamente necesitan ser anunciados, revisados y aprobados por los implicados más relevantes..

16 LA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
¿Cómo determinar si el proyecto está bien definido y si estamos preparados para pasar a la siguiente repetición de la planificación detallada? Aquí ofrecemos una lista de control que será de gran utilidad… …Si se establece que el proyecto no está bien definido, las siguientes opciones le ayudarán:

17 LA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Continuación….! LA LISTA DE CONTROL DE LA DEFINICIÓN DEL PROYECTO Resuelva cualquier duda con los implicados apropiados antes de pasar a la siguiente fase. Si ya se ha definido el proyecto, es necesario trabajar para resolver esas dudas durante la fase de planificación detallada. Si no se solucionan esos espacios en blanco, hay que considerarlos problemas o riesgos del proyecto (lo que sea más apropiado para esa duda en concreto).

18 EN GENERAL ¿Está claro por qué se lleva a cabo ese proyecto? ¿Existe una visión general de los resultados deseados del proyecto? ¿Entiende quién financiará la iniciativa del proyecto? ¿Hay diferencias entre la financiación necesaria y la disponible? ¿Hay diferencias entre el estado actual y el estado deseado en un futuro, claramente documentado y comprendido? ¿Se han identificado los factores del éxito? ¿Están al completo? ¿Cumplen los requisitos llamados SMART, es decir, ESPECÍFICO, MEDIBLE, ALCANZABLE, GRATIFICANTE Y CON EL FACTOR TIEMPO?

19 ¿Se ha definido algún objetivo de rendimiento y estado como factor de éxito?
Para lo que NO hayan asistido a ningún curso de establecimiento de metas 101, revisaremos brevemente las metas SMART. Nota Importante: En realidad se han registrado dos definiciones diferentes de metas SMART, y ambas son aplicables:

20 Definición # 1: Las metas SMART:
Continuación….! Definición # 1: Las metas SMART: Specific (concretas) Measurable (medibles) Achievable (alcanzables, realistas) Rewarding (gratificantes, que proporcionan beneficios) y Time-based (oportunas relacionadas con el tiempo)

21 Nota Importante: Definición # 2: Las metas SMART son:
Continuación….! Nota Importante: Definición # 2: Las metas SMART son: Specific (concretas) Measurable (medibles) Agreed to (acordadas, establecidas por todos) Realistic (realistas) Time-based (oportunas, dentro del tiempo establecido) Nota: Para los proyectos es mejor la segunda definición ya que aparece el elemento acordadas, establecidas por todos.

22 ¿Se ha identificado alguna o todas las limitaciones?
Continuación….! ALCANCE ¿El alcance del proyecto establece los límites entre los procesos afectados, los sistemas y las organizaciones? ¿Está el alcance lo suficientemente definido para mostrar cuándo se modifica el mismo? ¿El alcance del proyecto incluye elementos relacionados que están fuera del alcance? Si el alcance comprende algún requisito, ¿se han validado completamente los requisitos? ¿Se ha identificado alguna o todas las limitaciones? ¿Se ha identificado alguna o todas las asunciones?

23 ¿Se ha identificado e implicado al patrocinador del proyecto?
Continuación….! IMPLICADOS ¿Se ha identificado e implicado al patrocinador del proyecto? ¿En el equipo del proyecto se ven representadas todas las unidades de negocio afectadas y todos los pasos del proceso? ¿Hay representación de cada uno de los grupos de clientes en el proyecto del equipo? ¿Se ha identificado a todos los implicados en un resumen de la organización del proyecto? ¿Se han descrito y asignado las funciones de cada implicado? ¿Se ha identificado a los implicados que necesitan revisar y aprobar cualquier cambio en la definición del proyecto?

24 Continuación….! ENFOQUE DEL PROYECTO ¿El enfoque recomendado explica por qué se ha seleccionado éste en detrimento de todos los demás? ¿Se han documentado las tecnologías, estrategias y metodologías propuestas?

25 ¿Se han documentado los elementos de definición del proyecto?
Continuación….! OTROS ¿Se han documentado los elementos de definición del proyecto? ¿El documento de definición del proyecto está a cargo de la gestión de configuración (control de la versión)? ¿Se han identificado los riesgos de alto rango y las respuestas planificadas? ¿Se ha establecido el tiempo de duración y el presupuesto del proyecto? ¿Se han documentado las razones y asunciones del apoyo?

26 ¿El proyecto y el gerente de proyectos han sido autorizados?
Continuación….! ACEPTACIÓN ¿Todos los implicados han revisado, acordado y aprobado el documento de definición del proyecto? ¿El proyecto y el gerente de proyectos han sido autorizados?