Políticas de inventarios. Decisiones sobre políticas de inventarios Ver PDF y RTF.

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1 Políticas de inventarios

2 Decisiones sobre políticas de inventarios Ver PDF y RTF

3 Factores que afectan a los inventarios  Uno de los aspectos que nos encontramos habitualmente, cuando nos acercamos a prestar nuestros servicios en muchas compañías, es el hecho que el proceso de aprovisionamiento se encuentra basado en la experiencia de la persona encargada de realizar esa tarea dentro de la empresa, eso conlleva que los errores en el inventario se mantengan de manera habitual o cuando realicemos un cambio en la persona encargada de ese proceso que tengamos un periodo de incertidumbre con muchos errores, hasta que esa persona adquiere la suficiente experiencia.  Es, por tanto necesario en primer lugar identificar previamente los factores relevantes, es decir, las variables que explican el comportamiento y evolución de las situaciones de inventario. Estos pueden agruparse básicamente en tres grandes apartados:

4 Factores que afectan a los inventarios  DEMANDA.- El comportamiento del inventario de un artículo está condicionado por la demanda de dicho artículo. además, las características de la demanda influyen de forma decisiva en la importancia relativa de los distintos tipos de inventarios: el Stock de seguridad de un artículo será mayor o menor en función del grado de variabilidad de la demanda, la existencia de estacionalidades en las ventas dará lugar a la aparición de existencias estacionales, entre otros.  Las características más importantes de la demanda de un artículo son las siguientes:  La unidad de medida.  El tamaño y frecuencia de los pedidos  Uniformidad de la demanda  Independencia de la demanda  Posibilidad de diferir la demanda insatisfecha  El sistema de distribución física  La calidad de las previsiones

5 Factores que afectan a los inventarios  COSTOS.- El costo de mantener un artículo en inventario dependerá, entre otros factores de su valor. El valor unitario de un artículo mantenido en inventario es, en el caso de un artículo suministrado por un proveedor externo, simplemente el precio pagado por el artículo a su proveedor que, puede depender del tamaño del pedido.  Si, por el contrario, se trata de un artículo que ha sufrido alguna transformación en la empresa, como es el caso de los productos en curso de fabricación o de los productos terminados, el valor del mismo es más difícil de determinar.  Recordemos los costos relevantes a tener en cuenta en los modelos de inventarios:

6 Factores que afectan a los inventarios  Costo de aprovisionamiento.– Es el costo total que se origina cada vez que se efectúa un pedido de un artículo. Este concepto de costo se desglosa, a su vez, en otros dos:  Costo del pedido  Costo de emisión del pedido  Costo de almacenaje.- En este se incluyen todos aquellos conceptos de costo en que incurre la empresa como consecuencia de mantener una determinada cantidad de artículo en inventario. Se pueden identificar los siguientes elementos integrantes del costo de almacenaje:  Obsolescencia  Robos y desperfectos.  Seguros  Almacén.  Capital

7 Factores que afectan a los inventarios  Costo asociado a la existencia de demanda insatisfecha. – Es el costo en que se incurre cuando no se puede atender la demanda debido a que cuando esta se presenta no hay existencias en el almacén, situación que se denomina rotura de Stock.  Se pueden distinguir dos casos de demanda insatisfecha:  Demanda insatisfecha diferida  Demanda insatisfecha perdida

8 Factores que afectan a los inventarios  PLAZOS.- El plazo de entrega o tiempo de espera es aquel que transcurre desde que se lanza una orden de pedido hasta que esta se recibe en almacén. El tiempo de espera se puede subdividir en cinco componentes distintos:  Tiempo empleado en trabajos administrativos relativos al lanzamiento de la orden de pedido.  Tiempo de tránsito de la orden de pedido hasta el proveedor.  Tiempo empleado por el proveedor.  Tiempo de tránsito del pedido, que dependerá del tipo de transporte utilizado.  Tiempo que transcurre entre la recepción del pedido y su disponibilidad.

9 Método ABC de los inventarios  La CLASIFICACIÓN ABC de los inventarios es una técnica administrativa que consta en segmentar, categorizar o agrupar las múltiples referencias de inventarios en clases A, B o C de acuerdo a criterios como la demanda, el costo o la multiplicación de ambos criterios.  La técnica de la CLASIFICACIÓN ABC se basa en el principio de PARETO o regla del 80-20, la cual dice que un pequeño porcentaje (20%) de las referencias serán responsables del mayor porcentaje (80%) de la demanda o del costo.  Esta clasificación ayuda a los administradores de inventarios o compradores a tomar mejores decisiones y priorizar los recursos de compras y de almacenamiento hacia los productos de mayor impacto en la organización (Clase A), en lugar de focalizar esfuerzos y recursos por igual en todos los productos lo que resultaría algo desgastante y contraproducente en los artículos de menor impacto (Clase C).

10 Método ABC de los inventarios

11  Análisis ABC  El análisis ABC se basa en el principio de PARETO o regla del 80- 20, vale la pena recordar que, si bien los valores anteriores son una guía aplicada en muchas organizaciones, cada organización y sistema de inventarios tiene sus particularidades, y que quién aplique cada principio de ponderación debe estar sumamente consciente de la realidad de su empresa, pueden usarse relaciones 85-15 o 75-25, lo principal es entender que un pequeño porcentaje de las referencias representa la mayor parte del valor del inventario  A continuación, explicaremos las diferentes categorías:  Categoría A: El 20% de las referencias representan aproximadamente el 80% del valor del inventario (regla 80/20).  Categoría B: Un 30% de las referencias representan aproximadamente el 15% del valor del inventario.  Categoría C: El 50% de las referencias representan sólo el 5% del valor del inventario.

12 Método ABC de los inventarios  Criterios de clasificación ABC  Puedes segmentar cada producto a partir de ciertos criterios. Por lo general se usan los siguientes:  Clasificación por precio unitario  Clasificación por valor total  Clasificación por rotación o consumo (unidades)  Clasificación por aporte a utilidades  Procedimiento elaboración Clasificación ABC  Para la CLASIFICACIÓN ABC se debe contar con el registro o listado de productos de la organización junto con su costo unitario, demanda y/o la multiplicación de ambos criterios, la elección de los criterios depende de la necesidad de clasificación que tenga la organización.

13 Método ABC de los inventarios

14  Paso 1: Ordenar la tabla (registro o listado) de mayor a menor según el criterio de análisis, para caso práctico del ejercicio lo haremos con el costo mensual de ventas que no es más que la multiplicación entre el costo unitario y la demanda mensual.

15 Método ABC de los inventarios  Paso 2: Creamos una nueva columna donde calcularemos el porcentaje (%) de participación individual de los productos, esto lo hacemos tomando el valor del costo mensual de ventas de cada producto, lo dividimos por el valor total y lo multiplicamos por 100%.

16 Método ABC de los inventarios  Paso 3: Creamos una nueva columna donde acumularemos los porcentajes (%) individuales, este cálculo se realiza de arriba hacia abajo en la tabla de la siguiente manera:  El % individual del articulo 5 es 39,8% y el porcentaje individual del artículo 4 que es de 33,9% se suma ambos % dando como resultado acumulado 73,7% este resultado se colocará en la casilla del porcentaje acumulado del artículo 4, ahora, este valor de 73,7% que llevamos acumulado le sumamos el % individual del artículo 9 que es de 10,3% y nos da como resultado 84,01% y así sucesivamente hasta el último artículo.

17 Método ABC de los inventarios  Paso 4: Creamos una última columna donde aplicaremos el principio de PARETO o regla del 80-20 donde todo % acumulado menor o igual a 80% lo clasificaremos como “A”, todos los % acumulados que se encuentren entre el 80% y el 95% lo clasificaremos como “B” y los % acumulados mayores al 95% los clasificaremos como “C”.

18 Método ABC de los inventarios  Después de realizada la clasificación, procedemos a realizar una tabla que de manera consolidada nos demuestra que el 80% del costo mensual de la venta está reflejada en 2 artículos, estos 2 artículos representan solo el 20% del catálogo o del inventario (2/10).

19 Método ABC de los inventarios  La CLASIFICACIÓN ABC en un centro de almacenamiento es ampliamente utilizado debido a que me permite ubicar los productos de acuerdo a su movimiento.  Los productos clasificados como clase “A” serán aquellos de mayor movimiento y estarán almacenados cerca de la zona de carga y descarga y los artículos clase “C” estarán almacenados más lejos de las zonas de cargue y descargue.  La zona «A» debe contar con ventajas de ubicación y espacio respecto a las otras unidades de inventario, estas ventajas son determinadas por el tipo de almacenamiento que utilice la organización.  La zona “B” deberán ser seguidas y controladas mediante sistemas computarizados con revisiones periódicas por parte de la administración.  La zona “C” es la zona con mayor número de unidades de inventario, un sistema de control diseñado con conteos rutinarios es adecuado para su seguimiento.

20 Método ABC de los inventarios

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22 Tipos de de Inventario  Existen diferentes tipos de inventarios que varían según el tamaño o particularidad de cada empresa y el tipo de producción.  Según su forma:  Inventario de productos terminados. Formado por productos elaborados que serán o están puestos a la venta.  Inventario de materias primas. Formado por elementos que una vez procesados serán un producto.  Inventario de productos en proceso de fabricación. Formado por productos que están en un proceso intermedio, no son materia prima ni un producto terminado, es decir, que se están llevando a cabo o formándose.

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25  Según el momento:  Inventario inicial. Realizado antes del comienzo de las operaciones en una empresa.  Inventario final. Realizado por la empresa al final de cada período contable.

26 Tipos de de Inventario  Según la periodicidad:  Inventario perpétuo. Se administra de manera tecnológica a través de un software de base de datos. Los datos se actualizan de manera instantánea en cada entrada o salida de un producto.  Inventario periódico. Se realiza mediante un conteo físico de mercancía cada un determinado período de tiempo.

27 Tipos de de Inventario  Según la logística:  Inventario de reserva. Formado por aquel excedente de producción que se utiliza en caso de un aumento de la demanda o fallas en el proceso productivo.  Inventario en tránsito. Formado por aquellos productos que aún no llegaron a la empresa ya que están en manos de proveedores o transporte.  Inventario de ciclo. Formado por mercaderías o materias primas que se compran en excedente para reducir el costo por unidad de compra.  Inventario de previsión. Formado por la mercadería excedente que se produce en períodos de demanda baja para abastecer períodos de demanda alta.

28 Punto de re- orden  El punto de reorden es la cantidad mínima de existencia de un artículo, de modo que cuando el stock llegue a esa cantidad, el artículo debe reordenarse. Este término se refiere al nivel de inventario que activa una acción para reponer ese inventario en particular.  Si el proceso de compra y el cumplimiento del proveedor en su entrega funcionan según lo planificado, el punto de reorden debería dar como resultado que la reposición del inventario llegue justo cuando se agote el último disponible. Así, no se interrumpen las actividades de producción y ventas, mientras se minimiza la cantidad total de inventario disponible.

29 Punto de re-orden  Se debe volver a realizar un pedido antes que se agote el inventario, pero si se pide muy temprano, se gastará más por almacenar estos artículos en exceso. Si el pedido se realiza demasiado tarde, la insuficiencia generará clientes insatisfechos que buscarán ese producto en la competencia.  Establecer el punto de reorden permite reducir los gastos de inventario, al igual que garantiza que siempre haya suficiente stock para los clientes, incluso cuando las cosas cambien inesperadamente.

30 Cálculo del Punto de re-orden  Los dos factores que determinan el punto de reorden son:  – La demanda durante el tiempo de entrega, que es el inventario necesario durante el tiempo de entrega.  – El stock de seguridad, que es el nivel mínimo de inventario a mantener como protección contra posibles insuficiencias debido a fluctuaciones en la demanda o en el tiempo de entrega.  Se calcula de la forma siguiente:  Punto de reorden= Demanda durante el tiempo de entrega + stock de seguridad.

31 Demanda durante el tiempo de entrega  Se necesita conocer la demanda del artículo durante el tiempo de entrega, porque ese es el tiempo que habrá que esperar antes de que lleguen las nuevas existencias.  La reposición no llega de inmediato. Incluso si el proveedor tiene los artículos disponibles en stock, le llevará tiempo empacar el pedido y aún más tiempo enviarlo. Este tiempo de espera es lo que se conoce como tiempo de entrega… tenemos:  Demanda durante el tiempo de entrega = demanda promedio diaria x tiempo de entrega en días.  La demanda promedio diaria se calcula tomando la demanda total en un período dado (mensual, anual, etc.), dividiéndolo por la cantidad de días que tenga ese período.

32 Demanda durante el tiempo de entrega  En la siguiente imagen se muestra el modelo de inventario con punto de reorden:  El punto de reorden puede ser diferente para cada artículo de inventario, ya que los artículos pueden tener una demanda diferente y pueden requerir de tiempos de entrega diferentes para recibir su reposición de parte del proveedor.

33 Stock de seguridad  La fórmula para el punto de reorden se basa en promedios; por tanto, la demanda en un momento dado puede estar por encima o por debajo de su nivel promedio.  El proveedor también puede entregar antes o después de los días previstos, pudiendo quedar algún inventario disponible cuando llegue la orden de reposición, o puede surgir una condición de desabastecimiento que impida que se produzca o se venda.  La determinación del stock de seguridad implica evaluar entre el riesgo de desabastecimiento —que implica un cliente insatisfecho y la pérdida de ventas— y el aumento de los costos asociados por tener un inventario adicional.  El stock de seguridad se calcula tomando en consideración la cantidad del artículo necesaria para cubrir una variación de la demanda y un riesgo proveedor. El stock de seguridad también se puede calcular con la fórmula matemática:

34 Stock de seguridad  – Demanda promedio diaria Dm  – Desviación estándar del tiempo de entrega σD  – Tiempo promedio de entrega D  – Desviación estándar de la demanda σDm  – Coeficiente de seguridad u (de 0 a 4)

35 Ejemplos: Punto de re-orden  Una empresa vende un promedio de 100 engrapadoras mensuales. Todos los meses le realiza un pedido a su proveedor. El tiempo de entrega del proveedor en los últimos 6 meses ha variado mes a mes de la siguiente manera:  Para calcular la demanda promedio diaria, se divide las unidades de engrapadoras vendidas durante un mes entre 30 días.  100/30 = 3.33 promedio de ventas diarias.  Para obtener el tiempo de entrega promedio, primero se suman los tiempos de entrega.  (8+11+9+6+7+5)= 46 días. Este resultado se divide entre el número de pedidos realizados, que es 6 porque los pedidos se realizaron cada mes.  46/6 = 7.67 tiempo de entrega promedio.  Teniendo los promedios de venta diaria y tiempo de entrega, se calcula el stock de seguridad. Para nuestro propósito, el stock de seguridad es de 20 engrapadoras. Por tanto, para este ejemplo el punto de reorden sería:  (3.33 x 7.67)+20 = 45.54  Cuando el inventario se reduzca a 46 engrapadoras, debe realizarse un pedido de reposición.

36 Ejemplos: Punto de re-orden  Timewear en Estados Unidos vende relojes fabricados en China. El proveedor siempre tiene su almacén lleno de relojes listos para ser enviados en cualquier momento.  Al proveedor le toma un par de días recoger y empacar los relojes. Después de eso, los relojes viajan cinco días en un camión hasta el puerto.  El viaje en barco desde China hasta EE. UU. dura unos 30 días. Al llegar los relojes, pasan una semana en la aduana y luego tres días viajando al almacén de Timewear.

37 Ejemplos: Punto de re-orden  Calcular el tiempo de entrega es fácil; solo hay que sumar todos los tiempos:  2+5+30+7+3 = 47 días de entrega.  Dado que a Timewear le lleva 47 días obtener un nuevo envío de relojes, necesitará tener suficiente existencia disponible para cubrir estos 47 días de entrega.  Se necesita conocer la demanda durante este período. Timewear vende un promedio de 300 relojes mensuales (300/30=10), por lo cual venderían aproximadamente 10 relojes por día.  Por tanto, la demanda de Timewear en el tiempo de entrega es 47×10=470. Esto significa que Timewear necesitará 470 relojes hasta que llegue su próximo envío, si no ocurre nada inesperado.  A veces suceden cosas inesperadas. Puede haber un aumento repentino en la demanda y el producto venderse rápidamente, o quizás el proveedor experimentó un inconveniente y se llevará una semana adicional su tiempo de entrega.

38 Ejemplos: Punto de re-orden  …esto se puede revisar en el historial de pedidos de compras y ventas de la empresa:  Timewear en un día normal vende 10 relojes, pero durante los fines de semana pueden vender hasta 15.  Su tiempo de entrega habitual es de 47 días, pero durante la temporada de tifones puede llegar a ser hasta de 54 días.  (15×54) – (10×47) = 340  Esto significa que Timewear necesita tener unas 340 unidades adicionales de stock de seguridad para protegerse de lo inesperado. El punto de reorden sería:  470 (demanda de tiempo de entrega) + 340 (stock de seguridad) = 810  Cuando su stock llegue a 810 relojes, Timewear deberá realizar un nuevo pedido con su proveedor.

39 Ejemplos: Punto de re-orden  Una empresa vende un promedio de 250 veladoras mensuales. El tiempo de entrega del proveedor en estos 4 meses ha variado mes a mes de la siguiente manera: enero 3 días, febrero 5 días, marzo 8 días, abril 3 días.  ¿Cuál es la cantidad promedio de ventas diarias?  ¿Cuál es el tiempo de entrega promedio?  Teniendo los promedios de venta diaria y tiempo de entrega, se calcula el stock de seguridad. Para nuestro propósito, el stock de seguridad es de 25 veladoras. Por tanto, para este ejemplo ¿cuál sería el punto de reorden?