Oficina Asesora de Planeación SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 de noviembre de 2020 al 30 de diciembre de 2021.

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2 Oficina Asesora de Planeación SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 1 de noviembre de 2020 al 30 de diciembre de 2021

3 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Adecuación del SGC (Actualización de documentos) Entre el 1 de noviembre de 2020 y el 31 de diciembre de 2021 Caracterizaciones Instructivos Formatos Políticas Procedimientos Manuales 12% 2% 23% 58% 6% TOTAL DE DOCUMENTOS ACTUALIZADOS: 523 TOTAL DOCUMENTOS DEL SIGI : 863

4 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Adecuación del SGC (Alineación requisitos ISO 9001:2015 & MIPG) Alineación de los requisitos ISO no articulados con MIPG con las políticas del modelo en las que se ve involucrado su plan de trabajo Identificación de requisitos no articulados con MIPG Por cada correlación identificada se asignó un responsable de proceso de la SIC Identificación de responsables Se realizó la relación de los lineamientos MIPG frente a los requisitos de la ISO 9001 aplicables Correlación Se realiza una valoración de los 10 componentes de la norma internacional aplicables al Sistema de gestión de calidad de la SIC Requisitos ISO 9001:2015 Se identificaron 250 lineamientos asociados a las 19 políticas del modelo integrado de planeación y gestión Lineamientos MIPG

5 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Adecuación del SGC (Armonización SIGI & MIPG) Armonizar la adopción de MIPG con SIGI-otros sistemas ¿Cómo y dónde se articulan? Conceptualización MIPG-SIGI Desde cada política, cómo se comprende institucionalmente y cómo se implementa en la SIC Identificación de contenidos Cada líder de política desarrolla con base en el contenido sugerido, sus aportes al Manual. Desarrollo de contenido Revisión y composición de una versión mejorada del Manual. Consolidación 01 02 03 04 05 Aplicación del procedimiento para la oficialización del documento Oficialización

6 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Adecuación del SGC (Módulo de documentos) LOGROS Para la vigencia 2021 se actualizaron 218 documentos frente a un total de 275 documentos factibles de actualización Incluir criterios de actualización en la solicitud documental DIFICULTADES Generar una cultura organizacional de mejora continua Constantes errores en el módulo (soporte proveedor ITS) EN PROCESO Incorporar el normograma en la ficha técnica de los documentos RETOS 2022 Fortalecer la identificación y administración de los documentos externos en un nuevo repositorio en el SIGI Uso módulo MIPG 79%

7 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Seguimiento a Indicadores Cumplimiento en el reporte de información 93% (109 indicadores) - 23 puntos más que el corte de la revisión del año 2020. Cumplimiento de metas a nivel general del 65,5% (76 indicadores) -25 puntos más que el corte de la revisión del año 2020. Consistencia de indicadores respecto a la caracterización 98% (113 indicadores), 8 puntos más que el corte de la revisión del año 2020. El 2% faltante corresponde a indicadores en proceso de actualización. Disminución de las debilidades en la formulación 7% (8 indicadores) 15 puntos menos que el corte de la revisión del año 2020. El sistema de gestión cuenta con 116 indicadores de procesos: Eficacia 66 Eficiencia 33 Efectividad 17

8 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Resultados Indicadores INDICADORESCUMPLIMIENTO METAOBSERVACIONES 33Sobrecumplimiento de metas 24 en proceso de actualización 43Cumplimiento de metas 25 con solicitud de ampliación de metas o actualización 29 Dentro de rangos satisfactorios pero no cumplen metaSe mantiene meta para 2022 3 Incumplimiento de metas (por debajo de rangos de aceptación)En revisión 8Sin reportes En revisión 116

9 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LOGROS Formulación integral de indicadores considerando procesos, mapas de riesgo y PNC. Ajuste en la formulación de indicadores (metas, tipo, periodificada y variables). Cumplimiento de metas en un 65,5% (sobrecumplimientos y cumplimientos) a nivel general. 25,2% puntos más en comparación con el corte de la revisión del año 2020. DIFICULTADES Establecer un esquema de medición y seguimiento para los objetivos del sistema de gestión de calidad. EN PROCESO Establecer un esquema integral de medición y seguimiento de indicadores: (Planes, Proyectos y Procesos) RETOS 2022  Fortalecer la formulación de indicadores generando el aumento de las mediciones de impacto (efectividad) Indicadores 65,5%

10 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Conformidad de los Productos y Servicios  Total de características de calidad identificadas en productos: 62  Características relacionadas con Mapa de Riesgos 60  Mejora respecto al corte de la revisión del año 2020 cuya identificación estaba en 55 características.

11 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Total PNC materializado: 365 de 435.084 productos y/o servicios entregados, lo que representa un 0,083% Conformidad de los Productos y Servicios

12 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LOGROS Respecto al corte de la revisión del año 2020 (para los 3 primeros trimestres de 2020) el PNC materializado fue de 709 unidades. En el año 2021 (para los 3 primeros trimestres de 2021) el PNC materializado fue de 365 unidades. Lo que representa una mejoría del 51% al presentarse menos PNC. Sistematización de la formulación y seguimiento del PNC en el SIGI. DIFICULTADES Alineación de PNC con mapas de riesgos (98%). Pendiente un 2% EN PROCESO Seguimiento último corte PNC 2021 RETOS 2022  Identificación de salidas no conformes en los procesos de: Atención al Ciudadano Formación Comunicaciones Petición de Información 51% Conformidad de los Productos y Servicios

13 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Administración de Riesgos Numero de riesgos por tipología La grafica representa el número de riesgos por tipología, en resumen, se han identificado 212 Riesgos en la Entidad

14 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Administración de Riesgos RIESGOS MATERIALIZADOS 2021 Riesgo Residual corrupción Riesgo Residual Gestión

15 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

16 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

17 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

18 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

19 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

20 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Materialización de Riesgos Riesgos materializados por proceso 3er trimestre

21 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Actividades de Tratamiento Actividades Cumplidas Actividades Vencidas Actividades en tiempo Actividades Cumplidas 195 Actividades Vencidas 19 Actividades en tiempo 237 Total 451 43% 4%4% 53%

22 Auditorias Internas INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD * Información suministrada por la OCI TIPO DE TRABAJO CANTIDAD APROBADO CANTIDAD EJECUTADO PORCENTAJE AVANCE Seguimiento Normativo 44 100% Auditoria Interna15151515100%

23 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Resultados de Auditorias Internas Oportunidades de Mejora Procesos auditados 68 Oportunidades de Mejora Sistemas de Gestión 30 Fortalezas Sistemas de Gestión42

24 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Planes de mejoramiento Trabajo articulado con OCI en relación con los PM FUENTES FORMULACIÓNNo. PLANES AUDITORÍAS INTERNAS28 AUTORREGULACIÓN15 TOTAL43 TOTAL DE ACCIONES FORMULADAS PERÍODO EVALUADO 155  2020 5  2021 152 ACCIONES EVALUADAS OCI VIGENCIA 2021 2021 2020 ACCIONES FORMULADAS ACCIONES CUMPLIDAS 131 152 110 Ejecución en Curso 96%

25 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LOGROS Respecto al corte de la revisión del año 2020, considerando las fuentes que generaron la formulación de planes de mejoramiento, se logró un aumento del 24,8% de planes formulados por iniciativa propia de los líderes de proceso (autorregulación)  Línea base indicador 2020 =14%  Logro meta 2021 =34,8% DIFICULTADES Puesta en uso del módulo planes de mejoramiento EN PROCESO Actualización formato de formulación y seguimiento de planes de mejoramiento RETOS 2022  Uso del módulo planes de mejoramiento en el SIGI 34,8% Planes de mejoramiento

26 25.461 encuestados tienen una percepción, Muy buena (o) y buena (o) de la calidad de la experiencia de la SIC, 90% de las encuestas corresponden a la RNPC, se obtuvo un incremento de 1,85% frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes

27 El total de respuestas para este atributo fue de 2454, de las cuales 2296 tiene una percepción entre Muy buena (o) y buena (o), frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020 se incrementó en un 1% y las respuestas Muy buena (o) son dominantes. Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

28 Percepción frente al Profesionalismo y Compromiso del Personal El total de respuestas para este atributo fue de 25955, la percepción es Muy buena (o) y buena (o) en un 98%. frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020 se incremento en un 5%, la respuesta muy buena (o) es dominante. INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes

29 Percepción frente a la Claridad de la Información El total de respuestas para este atributo fue de 22,022 la percepción es Muy buena (o) y buena (o) en un 98%. frente a la medición anterior de octubre 2019 a octubre de 2020 se incremento en un 3% INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes

30 Datos relevantes INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes La percepción de los encuestados frente a la satisfacción de “Calidad de la experiencia, Procesos confiables, profesionalismo y Compromiso del personal, y claridad de la información” mejoró en comparación con la medición anterior. Calidad de la experiencia 9 Procesos confiables 1 Profesionalismo 5 Claridad de la información 3 *Fuente de información periodo 2019 – 2020 Informe de seguimiento y evaluación institucional *Fuente de información periodo 2020 – 2021 aplicativo Experiencia SIC Más del 90% de las respuestas a las encuestas corresponden a la RNPC.

31 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LOGROS La percepción de los encuestados frente a la satisfacción de “Calidad de la experiencia, Procesos confiables, profesionalismo y Compromiso del personal, y claridad de la información” mejoró en comparación con la medición anterior. DIFICULTADES La mayor dificultad se encuentra en la usabilidad del aplicativo, debido a la migración de la información de la plataforma que estaba Google y pasó Microsoft. EN PROCESO Gestionar actividades para mejorar los resultados de la medición en experiencia SIC. Implementar activamente la medición a través experiencia SIC RETOS 2022  Formular y medir las acciones teniendo en cuenta los trámites o servicios con mayor demanda, con mayores número QRSD recibidas y los grupos de interés  Identificar reprocesos internos o externos que afecten la satisfacción de los grupos de interés y tomar acciones. Satisfacción cliente y retroalimentación de las partes interesadas pertinentes

32 GESCO+I INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Cultura: Campañas internas Feria virtual de conocimiento Banco de capacitadores Generación: Transferencia de conocimiento tácito Espacios de innovación identificados Mapeo de estudios e investigaciones Fortalecimiento- diagnóstico necesidades de capacitación Planeación: Consolidación del equipo GESCO+I Avance en la documentación Riesgo fuga de conocimiento Consolidar: Banco de capacitadores Feria de conocimiento Cultura: Innovación Co-creación Memoria institucional (BP-LA) Innovación: Cafés de innovación Ideación-Innovación Herramienta para planeación GESCO: Inventario de conocimiento tácito – actualizar Inventario conocimiento explícito consolidar Avance 2021 Retos 2022

33 LOGROS 2021 INFORMACIÓN SOBRE EL DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD  Establecer un esquema de medición y seguimiento para los objetivos del sistema de gestión de calidad.  Puesta en uso del módulo planes de mejoramiento.  Consolidar: Banco de capacitadores-Feria de conocimiento  Identificación de salidas no conformes en los procesos de: Atención al Ciudadano, Formación, Comunicaciones y Petición de Información  Formular y medir las acciones teniendo en cuenta los trámites o servicios con mayor demanda, con mayores número QRSD recibidas y los grupos de interés. RETOS 2022 Se fortalecieron las acciones para implementar la política de gestión del conocimiento Feria de gestión del conocimiento Consolidación del equipo GESCO+I Estructuración y mejora de los módulos del SIGI: Documentos, Riesgos, PNC, Mapas de Riesgo e indicadores (nueva versión). Consolidación de una cultura de seguimiento, y reporte de información relacionada con el desempeño de procesos (Indicadores, Riesgos, Actualización de documentos y PNC). Adecuación y fortalecimiento de la articulación de MIPG, requisitos ISO 9001 y el SGC de la SIC. Mejora de los tiempos de respuesta, optimización de procesos y la racionalización de los trámites (indicadores).

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35 ANEXO DIAPOSITIVA 8 INDICADORES SIN REPORTE ÁREAPROCESOINDICADOR OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Requerimientos a sistemas de información OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Satisfacción de usuarios de servicios en línea sic OFICINA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA GESTIÓN DE INFORMÁTICA FORENSE Atención de solicitudes de informática forense OFICINA DE CONTROL INTERNOASESORÍA Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Cumplimiento plan anual de auditoría interna OFICINA DE CONTROL INTERNOASESORÍA Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Satisfacción cliente interno OFICINA DE CONTROL INTERNOASESORÍA Y EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Seguimiento al plan de mejoramiento institucional COODINACIÓN GRUPO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES Y CERTIFICACIONES NOTIFICACIONESPorcentaje de partes notificadas en los actos administrativos durante el periodo COODINACIÓN GRUPO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES Y CERTIFICACIONES NOTIFICACIONES Satisfacción de los usuarios ante la notificación de actos administrativos