CÓMO DIRIGIR REUNIONES  PRESENTA: JOSÉ FRANCISCO LÚA LÓPEZ.

Presentación del tema: "CÓMO DIRIGIR REUNIONES  PRESENTA: JOSÉ FRANCISCO LÚA LÓPEZ."— Transcripción de la presentación:

1 CÓMO DIRIGIR REUNIONES  PRESENTA: JOSÉ FRANCISCO LÚA LÓPEZ

2 OBJETIVO: Cuándo convocar a una reunión y qué tipo de proceso utilizar para la toma de decisiones. Cómo planificar y prepararse para una reunión productiva. Cómo llevar a cabo una reunión exitosa y luego efectuar el seguimiento. Cómo tratar problemas de conducta e intervenir en momentos críticos durante una reunión.

3 CONCEPTO “Una reunión es, simplemente, un grupo de gente que se junta con el fin de hacer negocios”.

4  ¿Qué quiere lograr?  Existen diversos tipos básicos de reuniones:  reunión para resolver un problema, los participantes primero definen el problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este tipo de reunión deben ser capaces de reconocer el problema y también deben tener la energía y la pericia necesarias para encontrar una solución.  reunión para tomar decisiones, el grupo selecciona una solución a implementar. Para tener éxito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cuál será el proceso para la toma de decisiones: ¿Las decisiones se tomarán por consenso, por voto mayoritario o únicamente ciertas personas podrán expresar sus opiniones?  definir actividades:  Estados de las actividades del proyecto  Situaciones de rutina.

5 ¿Cuándo convocar una reunión? Es conveniente convocar a reuniones cuando: Desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema. Desee compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situación en particular. Tenga un problema que requiera de las opiniones de los miembros de distintos grupos con diversas perspectivas u órdenes del día. Considere que debe aclarar a quién corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o área.

6 Es mejor NO llevar a cabo una reunión si : El tema es un asunto personal que sería aconsejable tratar de forma individual. No tiene tiempo para prepararse. Se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo—memorando, correo electrónico o llamada telefónica. El tema ya ha sido decidido. El tema no merece que se invierta el tiempo de todos. El grupo está alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración.

7 Cómo prepararse para una reunión:  DEFINIR EL OBJETIVO  PERSONAS QUE DEBEN DE ASISTIR  ORDEN DEL DIA  COMO DIRIGIR UNA REUNION  DURACION  LUGAR DE LA REUNION  ROLES Y RESPONSABILIDADES  TAREA PREVIA

8 Cómo prepararse para una reunión:  DEFINIR EL OBJETIVO: Prepare el propósito de la reunión. ¿Es para informar, recabar ideas, solucionar un problema, determinar un plan de acción, aclarar roles y responsabilidades o alguna combinación de estas posibilidades? Los objetivos específicos determinarán quiénes deben asistir y cómo se debe llevar a cabo la reunión.  Incluya en la reunión a las personas que: Son necesarias para alcanzar los objetivos. Tomen las decisiones sobre los temas a tratar. Puedan aportar opiniones relevantes y diversas perspectivas. Tengan un compromiso corresponsabilidad en los temas. Necesiten conocer la información para realizar su trabajo. Se requieran para implementarlas decisiones que se tomen.  ESTABLEZCA EL ORDEN DEL DÍA: Cuando sea posible, redacte el orden del día antes de la reunión. Utilice las siguientes lista para crear su orden del día específico: El propósito de la reunión. Los resultados u objetivos deseados. La fecha, hora y lugar de la reunión. Quién convoca la reunión. El nombre del grupo que se reúne o el nombre de los participantes. Los roles de los participantes.

9 TAREAS PREVIAS: ¿Qué tarea puede hacer antes de la reunión? Recopile los documentos e información relevantes. Distribuya la información antes de que comience la reunión, Envíe el orden del día que elaboró, incluida una declaración de los propósitos y objetivos, una lista de los resultados esperados y una sugerencia del tiempo asignado a cada tema. Converse con los participantes sobre sus opiniones y objetivos—demuéstreles que está interesado en conocer sus ideas. Estimule a los participantes a realizar su tarea. Informe que se va a realizar una reunión a su gerente u otros gerentes del nivel superior que tengan un interés particular en el resultado de la misma aunque no asistirán a ella. DURACIÓN: ¿Cuánto debe durar una reunión? Eso depende de los propósitos de la reunión y de su orden del día. En general, una reunión comercial dura 30 minutos. Cuanto más breve, mejor. LUGAR DE REUNIÓN: Planifique el entorno y el lugar Los objetivos de la reunión también ayudan a determinar su entorno y ubicación. Formúlese las siguientes p reguntas: ¿Qué tamaño de sala Qué disposición de asientos sería mejor para ayudarlo a lograr sus objetivos? ¿Qué clase de equipos habrá que utilizarse durante la reunión?.

10 ROLES Y RESPONSABILIDADES: Cuando se prepare para una reunión, asegúrese de que estén cubiertos todos los roles y responsabilidades. Una persona puede cumplir diversos roles en una reunión. Los roles principales son: Líder. Mediador. Secretario. Colaborador. Asesor. CÓMO DIRIGIR UNA REUNIÓN: Comience la reunión puntualmente. Comenzar nuevamente a medida que la gente llega, sólo recompensará su tardanza. Si los participantes no se conocen, concédales unos minutos para que se presenten. Realice una breve introducción para asegurarse de que el grupo conozca el orden del día, los objetivos y los resultados deseados de la reunión—luego realice los ajustes necesarios. Si el orden del día no se ha establecido con anterioridad, realícelo en ese mismo momento. Establezca o repase las reglas básicas—las conductas y principios que los miembros del grupo acuerdan respetar para lograr una reunión constructiva.

11 ¿Qué deben contemplar las reglas básicas? El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente. El acuerdo sobre quién puede aportar ideas al orden del día. Un límite de tiempo para solucionar cada problema o tomar cada decisión. Obtenga la aprobación del grupo antes de alargar el tiempo asignado a un tema en particular. Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema. Solicitar que todos estén abiertos a nuevas ideas y participen. El acuerdo sobre cómo manejar conflictos. El acuerdo sobre comportamiento y reglas de cortesía básicas durante la reunión.

12  Siga el orden del día Mantenga el curso de la reunión, no se desvíe hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en medio de una discusión, mantenga el control del problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunión y señalar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el contacto visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia". Asegúrese de que la gente participe Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista: Fomente que se hagan comentarios sobre una discusión en particular: ¿Qué ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. Para asegurarse de que todos participen, quizás deba moverse por la sala solicitando comentarios de forma individual.

13 Siga el orden del día: Mantenga el curso de la reunión, no se desvíe hacia otros temas irrelevantes. Cuando se encuentre en medio de una discusión, mantenga el control del problema y del tiempo. Puede resumir el desarrollo de la reunión y señalar ciertos comentarios en un rotafolios. Cuando note un marcado interés en un tema en particular, observe y escuche a todos los que quieran participar. Responda a estas personas mediante el contacto visual o asintiendo con la cabeza o bien diga, "escuchemos primero a Susana, luego a Roberto y luego a Alicia". Asegúrese de que la gente participe Para garantizar que se escuchen todos los puntos de vista: Fomente que se hagan comentarios sobre una discusión en particular: ¿Qué ha quedado pendiente? Consulte a la gente que no ha participado. Para asegurarse de que todos participen, quizás deba moverse por la sala solicitando comentarios de forma individual. Aunque solicite la opinión de todos, es importante que mantenga el curso de la reunión. Puede lograrlo haciendo lo siguiente: Realizando un resumen y repasándolo con frecuencia, utilizando el orden del día y las ideas que se hayan consignado en un rotafolios. Señalando el cambio de un tema a otro.

14 Sea consciente de que usted es el líder La forma en que actúa crea una atmósfera que determina si la gente se siente alentada a participar o prefiere permanecer en silencio. Recuerde lo siguiente: Controle su propio nivel de participación para asegurarse de que no está dominando la discusión. Posibilite que la gente más callada o tímida pueda participar—controle a quienes interrumpen y tratan de predominar. Sea positivo y muéstrese alentador acerca de las cosas que dice la gente. Intervenga si un participante critica o ataca la opinión de otro de los miembros. Resalte los acuerdos, reafirmando lo que el grupo tiene en común y evitando que el grupo vuelva sobre temas que ya han sido resueltos. Anote los comentarios en un rotafolios. Puede utilizar esta información para confeccionar una minuta de la reunión. Técnicas de Intervención Dependiendo del resultado de lo que escuche y del diagnóstico del problema, las siguientes técnicas de intervención ante problemas comunes pueden servir como primeras medidas para ayudar a que el grupo retome la discusión. Si los participantes llegan tarde o se retiran más temprano: Comience y finalice las reuniones puntualmente. Si es posible, trate de encontrar las probables causas en esas conductas. Involucre con una responsabilidad a la persona en cuestión para que cumpla con el horario. Al comienzo de la reunión, pregúntele al grupo si todos se pueden quedar hasta el horario de finalización asignado. En caso de que no puedan, considere la posibilidad de ajustar la duración de la reunión.

15 Cómo prepararse para una reunión: Si pocos participantes dominan la discusión: Si se encuentra de pie, camine en dirección a ellos. Agradézcales sus opiniones y llame a alguien más. Solicítele al grupo que cambie los roles de forma tal de que hablen los que permanecían en silencio y callen los que hablaron antes. Si el grupo se estanca o queda confundido: Pregúntele al grupo qué es lo que sucede. Recuérdele en qué tema del orden del día se encuentra y cuáles son los objetivos específicos (señale al pintarrón o rotafolios). Si es posible elimine el obstáculo. Averigüe si el grupo se encuentra estancado porque no cuenta con la información o claridad suficientes con respecto a la tarea o a cómo proceder. Pregúntele al grupo si está en condiciones de continuar o si existe un tema o problema clave que no ha sido planteado.

16 Cómo prepararse para una reunión: Conviértase en un oyente activo Un oyente activo presta atención y responde a lo que dice el participante, tanto de forma verbal como no verbal. Observe en el interlocutor: ¿Qué es lo que describe? ¿Cómo se siente? ¿En qué pone énfasis o energía? ¿Qué es lo que le llama la atención o interesa? ¿Qué tipo de palabras, metáforas o imágenes utiliza? ¿Qué comunica su lenguaje corporal? Por ejemplo, si Tomás tiene sus brazos cruzados sobre el pecho, quizás se esté reservando comentarios que debería compartir. O si Brenda, que generalmente se mantiene callada, comienza a mover sus brazos mientras habla, posiblemente le importe mucho lo que está diciendo.

17 Cómo finalizar la reunión : El hecho de saber cuándo y cómo finalizar una reunión puede ayudarlo a impulsar a los miembros del equipo para que lleven a cabo el plan de acción acordado. Recuerde, se puede finalizar una reunión antes de lo previsto, si se han alcanzado todos los objetivos. Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave y explique de qué forma se los comunicará a los responsables. Explique lo que sucederá posteriormente y reafirme la importancia del plan de acción y de comunicación. Enfatice la importancia de que todos aporten sus ideas y puntos de vista. Si se requiere, programe otra reunión. Solicite ayuda al grupo para evaluar los resultados y recabar ideas sobre las cosas a mejorar en la próxima reunión. Agradezca a todos su participación. Elabore usted o el secretario el resumen de la minuta y comuníquela. Cómo realizar el seguimiento después de la reunión : En general, la tarea que se pasa por alto al dirigir una reunión es la de garantizar que se realicen las acciones acordadas una vez finalizada la reunión. Esto genera un inconveniente para los responsables que no asistieron a la reunión. El hecho de realizar un seguimiento exhaustivo y detallado puede generar que esta reunión y las siguientes sean un éxito. Las reuniones que finalizan sin un plan de acción y comunicación no tienen ningún futuro fuera de la sala de reunión. Cómo desarrollar un plan de acción y comunicación. El plan de acción y comunicación proporciona un cierre y un sentido de logro a los participantes. También pone en conocimiento de los responsables las decisiones clave y ayuda a garantizar que todos han recibido el mismo mensaje o la misma información. Este plan debe tener tres elementos: qué, quién y cuándo.

18 “GRACIAS POR SU ATENCION”