Administración De Proyectos

Presentación del tema: "Administración De Proyectos"— Transcripción de la presentación:

1 Administración De Proyectos
GANTT CPM Y PERT

2 Proyecto Proyecto: puede definirse como una serie de actividades relacionadas entre sí, que por lo común están dirigidas hacia un resultado común y cuyo desempeño requiere de un período significativo. Administración de Proyectos: puede definirse como planeación, dirección y control de recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones técnicas, de costos y de tiempo de un proyecto.

3 Planeación de proyectos
Incluye las actividades de tipo administrativo que conducen el curso de acción, su cobertura abarca también el área operacional. Esta función permite establecer Los objetivos del proyecto Los pronósticos de tiempo Recursos que se requieren Presupuesto Tipo de organización Las personas que lo van administrar y las que lo van a ejecutar. El director del proyecto debe establecer las políticas que determinen las actividades que son críticas para su ejecución y finalización.

4 Programación de proyectos
Tiene cobertura específica, ya que determina el tiempo y las fases con metas; por lo tanto es parte de la fase de establecimiento de objetivos. *Especifica el plan del proyecto con mayor detalle, comienza con: la construcción de una lista detallada de actividades (estructura de la división del trabajo) Un programa detallado de los tiempos para cada actividad, y La asignación de personal para el proyecto en las actividades individuales

5 TÉCNICAS DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Estas pueden clasificarse como: 1. Gráfica de Gantt 2. Métodos de Redes

6 GRAFICA DE GANTT Historia y Evolución
Es la primera herramienta de planeamiento, programación y control de proyectos, apareció alrededor del año 1910, desarrollada por Henry L. Gantt, durante la primera guerra mundial La evolución del diagrama de Gantt hacia una red probablemente surge a finales de la década de 1940, cuando aparece el método de pilares de la marina de Estados Unidos Definición Gráfica que muestra tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse las actividades. También conocida como gráfica de barras.

7 CARACTERÍSTICAS de La Gráfica de Gantt
Representa no sólo Cuánto tiempo se necesita para cada actividad, sino también Cuándo se realizará cada UNA. También puede mostrar los OBJETIVOS- EVENTOS O FASES..... Un objetivo es un instante en el tiempo, en tanto que una actividad es una tarea con cierta duración de tiempo

8 Símbología utilizada en la Gráfica de Gantt
Los símbolos que se emplean en la elaboración y presentación de la gráfica son: [ = Inicio de una actividad ] = Fin de una actividad [ ] = Progreso actual de la actividad V = ( Vértice) = Indicador que marca el tiempo en el cual se encuentra el proyecto en el momento.

9 VENTAJAS Fácil de elaborar, De uso muy común en la programación de proyectos, debido a que son fáciles de usar y hay mucha gente que las comprende. Resulta más económica con relación a los métodos de redes. Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo. La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.

10 DESVENTAJAS No indica las causas y como repercute en la fecha final de un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades. Difícil de actualizar Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.

11 Gráfica Gantt (del Libro)
Eje Vertical: Siempre Actividades o Trabajos Las barras / Corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo para cada actividad o trabajo. Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 Tiempo Eje Horizontal: Siempre Tiempo 6

12 EJEMPLO DE CLASE DE GANTT
El Señor Rafael Cofiño, es propietario de la Finca Monte Rico, cuya extensión de terreno es de 5 caballerías. Hasta hace dos años se producía en 2.5 caballería tomate, pero debido al surgimiento de plaga se ha decidido no continuar con la producción, ya que se solicitó al ICTA, realizar una evaluación de la tierra y verificar si es posible extinguir la plaga. Según análisis previos se cree que para llevar a cabo este proyecto y lograr erradicar la plaga, es necesario elaborar un contrato y determinar una serie de actividades, las cuales deben realizarse de manera ordenada contemplando el tiempo necesario para llevar a cabo cada una. Para el efecto le han contratado a Usted como asesor en programación de Proyectos y le solicitan elaborar la Gráfica de Gantt respectiva, ésta les servirá también, para el seguimiento y control del proyecto mencionado. A continuación se le detallan las actividades que deben realizarse con su tiempo respectivo. 1.El proyecto inicia con las actividades A y B las cuales deben realizarse en 4 y 3 semanas respectivamente. 2.Después de concluidas A y B se inicia la actividad C, la cual requiere 3 semanas para su ejecución. 3.Concluida la actividad C, se procede a iniciar D con 5 semanas y E con 4 semanas. 4. Después de finalizada la actividad E debe iniciarse F con 2 semanas de duración. 5. Finalizada la actividad D, se inicia G con 3 semanas. 6.Finaliza el proyecto la actividad H, la cual debe realizarse en 4 semanas, debe iniciarse una vez concluida la actividad F y G.

13 Predecesora Inmediata
ACTIVIDAD TIEMPO DE LA ACTIVIDAD ( Semanas ) Predecesora Inmediata Sucesora Inmediata A 4 C B 3 A,B D,E D 5 G E F 2 H F,G

14 TIEMPO EN SEMANA v

15 DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS
METODOS DE REDES CPM y PERT, son métodos desarrollados para planificar, programar y controlar proyectos COMPLEJOS. DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS Gráfica integrada por las FLECHAS que representan las ACTIVIDADES y por círculos o NODOS que representa los eventos, ambos unidos de forma tal, que permiten indicar gráficamente la relación de dependencia cronológica y secuencial D(2) E(5) F(5) G(1) A(2) B(1) C(1)

16 Definiciones CLAVES para REDES Actividad
Es la unidad mas pequeña de esfuerzo de trabajo que consume tiempo y recursos. deben ejecutarse de acuerdo a un orden establecido. Se representan por medio de una flecha. o        pueden ser: - Reales: Son las que consumen recursos. Estan representadas por una flecha contínua: - Ficticias o Fantasmas: No consumen ningún recurso ya que solo se utilizan para indicar un imposición o dependencia entre ciertos eventos de la red. Se representa por medio de una flecha discontinua:

17 Evento o NODO Es el punto en el cual una o varias actividades deberán iniciarse y otra u otras actividades deben concluir. I / 0 1 CONDICIONES PARA ELABORAR EL DIAGRAMA DE RED O DIAGRAMA DE FLECHAS: Cada actividad va a estar representada por una sola y única flecha; es decir dos eventos no pueden estar unidos más que por una sola actividad

18 El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella. Una actividad no puede realizarse has que aquella o aquellas que la preceden de forma inmediata no sean concluidas. Relaciones de Precedencia: Significa que una actividad no podrá iniciarse, mientras otra actividad precedente no haya sido concluida. Respetar la relación de las actividades, antes, después y simultanea 2 3 4 I 1 3 4. El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado, es decir que cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella.

19 PALABRAS QUE INDICAN EL ORDEN DE LAS ACTIVIDADES
ANTES Predecesora Precedente Predece Antecede Antecesora Anterior Primeramente DESPUES Sucesivo Subsecuente Subsiguiente Seguidamente Consecuente Posteriormente Sucesora

20 2 3 4 I 1 3 El diagrama no puede tener ningún circuito cerrado. Cuando un actividad ya ha sido ejecutada, ya no puede volverse a ella. La numeración de los eventos, deben realizarse de forma secuencial y lógica ( de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo) de manera ininterrumpida de I o cero...hasta x Número. 6. Partiendo que se tiene el tiempo de duración o ejecución de cada una de las actividades. Este se debe colocar sobre la respectiva flecha. Puede utilizar cualquier unidad de tiempo, acorde al tipo de proyecto. o  En función de registros anteriores ( estudios de tiempos) o   Estimaciones de expertos Para fines del curso, se parte del supuesto que se conoce la duración de las actividades

21 v Tiempo de terminación más Tardía (TL)
Deben establecerse dos tiempos: Tiempo de terminación más Temprana (TE) ocurrirá si las actividades precedentes se inician tan pronto como sea posible, o más temprano en que se pueda iniciar. Éste tiempo se determina sumando (+) hacia delante; se inicia en el nodo origen y se desplaza hacia el nodo final de cada actividad, se calcula en cada nodo. Al converger en un mismo NODO, varias actividades, se toma el tiempo de mayor duración.    v      Tiempo de terminación más Tardía (TL) Es la fecha máxima a la última fecha aceptable, en que un evento puede ser realizado, sin retrasar el proyecto. Se obtiene restando (-) desde el último NODO, retrocediendo hasta llegar al inicial.   Al converger en un mismo nodo diferentes actividades, se toma el tiempo de menor duración

22 CPM: Critical Path Method
(Método de la ruta Crítica). Fue desarrollado en 1957 por J. E. Kelly de Remington Rand y M. R. Walker de Du Pont. Camino o ruta crítica Es la ruta más larga del diagrama en términos de tiempo, o cadena de actividades cuya realización consumo más tiempo. A las actividades de este camino se les llaman Actividades Críticas. El retraso de cualquiera de estas actividades equivale a que se retrase todo el proyecto. Un diagrama puede tener uno o más caminos / rutas criticas. Se debe señalizar con otro color, para identificarse de las otras cadenas o caminos en el diagrama.

23 ESTABLECIMIENTO DE HOLGURAS:
Generalmente la Holgura es utilizada como: v      Un margen de seguridad v      Para equilibrar las necesidades de Mano de Obra v      Por retraso en la aplicación de recursos HOLGURA TOTAL (HT): Es el tiempo adicional disponible para terminar una actividad, si todas las actividades precedentes se inician lo más temprano posible y las siguientes lo mas tarde. SU FORMULA: HT = TLj Tei d En donde: HT = Holgura Total TLj = Tiempo Tardío del Nodo Destino Tei = Tiempo Temprano del Nodo Origen D = duración de la actividad

24 HOLGURA LIBRE (HL) Es el tiempo adicional que puede extenderse una actividad, sin afectar el inicio más próximo de cualquier actividad subsiguiente. SU FORMULA: HL = TEj TEi - d En donde: HL = Holgura Libre TEj = Tiempo Temprano del nodo destino TEi = Tiempo Temprano del Nodo origen D = Duración

25 EJERCICIO DE CLASE ( Caso CPM )
Una constructora del país, tiene planificado urbanizar y construir casas en un selecto sector del área metropolitana de la ciudad de Guatemala. Para ello ha realizado varios estudios, especialmente con el propósito de estimar el tiempo y las fases que dicho proyecto conlleva. El Gerente ha acudido a Ud. Estudioso y experto de la planificación y control proyectos para que le indiqué ¿Cuánto tiempo se lleva el proyecto? También para que le plantee sus recomendaciones a efecto de tener precaución para evitar caer en retraso. Para el efecto le presentan la siguiente información. El proyecto inicia con las actividades A y B, las cuales tienen una duración de 7 y 6 semanas respectivamente. Las actividades C y D están precedidas por A, con una duración de 9 y 6 semanas en su orden La conclusión de la actividad B, permite que se inicien las actividades E y F con 8 y 4 semanas. La actividad G dura 6 semanas y está precedida por C Para iniciar la actividad H con 5 semanas, es necesario que concluya D La actividad I con 6 semanas es consecuente de la actividad E La actividad J dura 6 semanas, y está precedida por F Las actividades G y H son predecesoras de la actividad K que tiene una duración de 7 semanas Con la finalización de I y J se procede a dar inicio a L con 8 semanas La última actividad del proyecto es la actividad M con 4 semanas, y es sucesora de las actividades K y L.

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27 3 G,6 C,9 7 1 H,5 K, 7 D,6 A, 7 4 10 M,4 O 9 B,6 5 E,8 L,8 I,6 2 8 F,4 J,6 6

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31 REPLANTEMIENTO USO DE RECURSO ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. Aunque PERT no considera el costo, el gerente del proyecto si debe considerarlo. USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: En principio es esencialmente lo mismo que comprar nuevos recursos, que se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo.

32 REASIGNACIN DE LOS RECURSO ACTUALES: Las actividades con holgura, presentan la posibilidad de contar con recursos adicionales que se puedan cambiar a las actividades críticas. Esta reasignación puede disminuir la duración de la ruta crítica, pero al hacer esta reasignación, pueden presentarse nuevas rutas criticas. REEVALUACION DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que están en la ruta crítica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

33 PARA EFECTOS DEL CURSO Año de:
365 días 52 semanas 30 días el mes 4 semanas el mes Con un 90% de probabilidad se asume que el proyecto es factible.

34 PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE PERT
TECNICA DE EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE PROYECTOS

35 HISTORIA PERT se desarrolló en la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Estados Unidos , y se aplicó por primera vez en el Proyecto del Sistema Polaris (submarino) de Armas en Esta técnica permitió programar a más de tres mil contratistas, proveedores y otras dependencias, permitiendo terminar el proyecto con 24 meses de anticipación.

36 LOGICA Todas las actividades del proyecto deben estar claramente identificadas. Debe de partirse que se conocen 3 estimados de tiempo para la realización de cada actividad, definidos por cualquier forma (3 criterios, o 3 experiencias similares, o 3 estudios, etc). La red se evalúa calculando la ruta crítica y otras variables similares. Requiere de un cálculo probabilístico, que permite indicar la FACTIBILIDAD ENTRE LO DE ACUERDO ESTIMADO DE CADA ACTIVIDAD según la Ruta Crítica entre de la Red y lo requerido por EL CLIENTE o SOLICITANTE.

37 COMO AYUDA? A la gerencia del proyecto a obtener y proporcionar una fecha realista. A determinar la falta o exceso de recursos para cumplir con la fecha programada y fijada por cualquiera de las partes. Considera el tiempo, no el costo (algunos libros lo hacen, pero todavía se esta estudiando si conviene)

38 PROCESO DE SOLUCION Lista de actividades
Establecer el (Te) Tiempo esperado para cada Actividad Se cuenta con 3 tiempos por ACTIVIDAD. Para determinar el tiempo esperado (Te). Tiempo Esperado (Te): Es la reducción de los (3) estimativos de los tres tiempos - tiempo optimista (to), tiempo pesimista (tp) y tiempo normal (tn), en un solo estimado requerido para ejecutar la actividad. Tiempo Optimo (to): es el tiempo que se emplearía en realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten las condiciones más favorables para ello.

39 DETERMINACIÓN DEL TIEMPO ESPERADO
Tiempo Normal (tn): es el tiempo que se tomaría en realizar una actividad cuando imperan condiciones normales de trabajo. La experiencia enseña que el tiempo normal es el más probable para ejecutar una actividad. Tiempo Pesimista (tp): es el tiempo que se emplearía en ejecutar la tarea cuando se presentan las condiciones más desfavorables para ello. El procedimiento para calcular el (Te) se hace por medio de la siguiente fórmula probabilística que permite considerar para cualquier actividad una distribución de los tiempos en lugar de un tiempo único: Te = (to tn + tp) 6

40 EJERCICIO DE CLASE La Fábrica “ALIMENTOS S. A.” Desea ampliar su línea de productos de cereales, pero debido a que la planta se encuentra actualmente al máximo, desea hacer un estudio para evaluar la posibilidad si haciendo algunos cambios e implementando algunos recursos, seria factible dicho proyecto, el cual debe realizar a más tardar a partir del primero de junio del presente año y finalizarlo el último día hábil del mes de febrero del próximo año.  Por lo tanto se le ha contratado a Ud. Para que evalúe por medio de la Técnica PERT y le presente su propuesta como asesor profesional. Para el efecto se le presenta a continuación una serie de actividades y sus respectivos tiempos en semanas en la siguiente tabla. 1.    El proyecto da inicio con las actividades A, B y C 2.    Subsecuente de la actividad A se encuentra D y E 3.    Consecuente de la actividad B se encuentra F 4.    La actividad G da inicio al ser concluida la actividad C 5.    La actividad H es consecuente de la actividad D 6.    Concluidas las actividades E y F dan inicio a las actividades I y J 7.    La actividad K es precedida por G 8.    La actividad L da inicio después de concluidas las actividades H e I 9.    La actividad M esta precedida por las actividades J y K 10.  Finalizando el proyecto se encuentra la actividad N la cual no puede iniciarse sin haber concluido las actividades L y M

41 Actividad To Tn Tp A 4 6 9 B 5 7 10 C 3 8 D 2 E F G H I J K L M N

42 Fórmula Ve = 2 Tp - To 6 Fórmula TE = 6

43 Tabla de precedencia Matriz de secuencia Antes Durante Despues A D, E
A D, E B F C G D H E I,J K L E,F I J M H,I N J,K L,M Ñ A B C D E F G H I J K L M N X

44 5. Diagrama de red o flechas
4 H,6.83 D,4.17 32.83 CPM 7 1 E,7.83 I,7.00 L,5.00 A,6.17 9 10 N,6.83 J,5.83 F,5.83 5 M,4.17 B,7.17 2 8 K,7.00 C,5.17 3 G,4.00 6

45 6. Cadena de actividades 7. Ruta crítica 8. Tiempos tempranos y tardíos (cuando se piden)

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47 PARTE PROBABILÍSTICA a m b

48 Tiempo Estipulado(Ti): Es la fecha objetivo, definida como una fecha meta para completar el proyecto. Esta puede ser: Impuesta arbitrariamente por la gerencia Convenio contractual independientemente a petición del CLIENTE por sus propios cálculos y NECESIDADES. Ti Ejemplo: A partir del primero de JUNIO DE ESTE AÑO y finalizarlo el ÚLTIMO DIA HABIL DEL MES DE FEBRERO DEL PROXIMO AÑO Junio = 1 Octubre=5 Febrero= 9 Meses Julio = 2 Noviembre=6 Agosto=3 Diciembre=7 Septiembre= 4 Enero=8

49 DETERMINACIÓN DE LA VARIANZA: Ve
La Varianza expresa en cierta medida la situación de los valores extremos respecto al valor medio. Es importante aclarar que no es necesario que el tiempo optimista y pesimista tengan que estar a igual distancia del tiempo más probable. La ecuación refleja la forma de distribución del tiempo de las actividades y, por lo tanto, da más información que el tiempo más probable que es solo la estimación de punto. Debe calcularse la Varianza en el tiempo de las actividades utilizándose la siguiente fórmula: 2 Ve = tp - to 6 2

50 VALOR Z: Ti = 9 x 4 36 semanas Z= 36 Semanas - 32.83 1.75 Z= 1.81
Frecuentemente se necesita definir la probabilidad de cumplir un plazo dado para la entrega de un proyecto o para la ejecución de una fase del mismo. Es posible completar una actividad en el plazo programado, empleando la variación de tiempos esperados y la tabla de distribución normal de probabilidad. Ti Te Z = Raiz Cuadrada de la Sumatoria de la Ve de la RC Varianza: Raíz cuadrada de la sumatoria de las desviaciones estándar de las actividades de la ruta crítica. Ti = 9 x semanas Z= Semanas 1.75 Z=

51 Si es probable o SI ES FACTIBLE
96.49 % de Probabilidad 0.50 0.9649 0.50 0.4649 Z= 1.81 Si es probable o SI ES FACTIBLE

52 REPLANEAMIENTO: Existes varios enfoques para el replanteamiento:
·    USO DE RECURSOS ADICIONALES: Puede contratarse nuevo personal o comprarse nuevo equipo, o las dos cosas. Aunque PERT no considera el costo, EL GERENTE si debe considerarlo · USO DE TIEMPO EXTRA CON RECURSOS ACTUALES: se hace en el caso de carencia de personal nuevo y calificado o de equipo para propósitos especiales. El costo es un extremo importante en las decisiones que implican sobretiempo. · REASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS ACTUALES: Esta reasignación puede disminuir la duración de la ruta crítica; pero al hacer esta reasignación, pueden presentarse nuevas rutas críticas. · REEVALUACIÓN DE LAS ESTIMACIONES DE TIEMPO: Especialmente para aquellas que estan en la ruta crítica, un examen detallado puede lograr algunas veces a disminuir estos estimativos.

53 Consideraciones de Costos
El total de costos del proyecto es igual a: Los costos directos: Mo, Materiales, cualquier otro gasto directo Costos indirectos: De administración, depreciación,costos financieros, Costos de penalizacion: cuando se prolonga más allá de lo planificado / acordado