101 formas para que cada segundo cuente

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European Training Systems de México ICOL 101 formas para que cada segundo cuente Consejos y técnicas para tener más éxito con menos estrés por Robert W. Bly RESUMEN EJECUTIVO En un mundo cada día más competitivo, el manejo del tiempo se hace más importante que nunca. Usted debe convertir al tiempo de un enemigo en un aliado, y el mejor momento para comenzar a hacerlo es ahora. A diferencia de otros libros del tema, Bly ofrece una amplia gama de técnicas y estrategias para lograr más de su tiempo, y con menos estrés. Algunas de las técnicas que aprenderá, incluyen cómo: - Mantener los tres tipos de listas de prioridades que todos necesitamos. - Eliminar malos hábitos y actividades innecesarias que le hacen perder tiempo. - Dominar el arte de decir no. - Lidiar con la sobrecarga de información. - Realizar lecturas rápidas para encontrar la información que se busca. - El ejercicio y la sana alimentación afectan nuestros niveles de energía. - El uso de la última tecnología permite el manejo de la información y comunicación más eficiente y efectiva. Al terminar este libro, podrá cumplir sus fechas topes y compromisos, incrementar la satisfacción al cliente, mejorar el desempeño laboral, conseguir más tiempo para la familia, reducir la presión y el estrés, sentirse satisfecho consigo mismo y trabajar con mayor ánimo. Consejos fáciles para ponerse a tono La habilidad de trabajar más rápido y hacer más en menos tiempo es sinónimo de libertad. Cada día, usted tiene que lidiar irremediablemente con determinada cantidad de trabajo. Si logra ser más eficiente, podrá terminar su trabajo, y todavía tener tiempo libre para leer un libro, jugar con sus hijos, hacer ejercicios, tocar piano, etc. En buena medida, la agitación que usted pueda sentir es debido a la tecnología. Como dice el escritor Gary Springer, “estamos viviendo bajo la regla del 6. Lo que antes se hacía en 6 meses, ahora nos toma 6 semanas; lo que nos tomaba 6 semanas, ahora debe hacerse en 6 días; lo que normalmente se hacía en 6 días, ahora se debe hacer en 6 horas; lo que se hacía en 6 horas, ahora se debe hacer en 6 minutos”. ¿Cómo hacer para mantener el paso? Debe aprender las destrezas de manejo de tiempo que le permitirán: - Hacer más en menos tiempo. - Cumplir con fechas tope y compromisos. - Incrementar la satisfacción del cliente. - Tener más tiempo para su familia. - Sentirse mejor, tener más energía y reducir el estrés. - Eliminar los “desperdiciadores” de tiempo. - Encontrar la información que necesita en forma rápida y eficiente. - Terminar sus tareas interminables. - Beneficiarse de la tecnología, en vez de sentirse presionado por ésta. Conviértase en el “amo de su tiempo”, en lugar de ser “esclavo” del mismo, adoptando estos hábitos laborales: - Haga listas de asuntos pendientes (to-do lists): tenga al menos tres tipos: asuntos diarios, por proyecto y a largo plazo. Asigne prioridades a cada asunto. Las personas productivas no sólo tienen listas de asuntos pendientes, se apegan a ellas. No es suficiente saber cuáles serán las actividades que usted tendrá que hacer; es necesario dividir el día en segmentos y asignar las actividades a cada uno. - Maneje las reuniones: ponga orden en las reuniones de negocios. Asigne y cumpla el horario de comienzo y fin. - Supere la desidia: divida los proyectos en partes menores. Prémiese cada vez que complete una tarea. Delegue aquellas actividades o partes del proyecto que le parezcan aburridas. 1

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ICOL - Elimine los malos hábitos: identifique aquellas actividades que desperdician tiempo. Aprenda a evitar distracciones. - Utilice la regla del 80/20: 80% de sus logros provienen de apenas un 20% de sus esfuerzos. Encuentre cuál es ese 20% productivo, y dedíquese a esas actividades. - Diseñe y use estándares de procedimientos operativos. - Diseñe un espacio de trabajo productivo. - Ajuste su horario: en función a sus niveles de energía. Si es de las personas que tienen más energía temprano en la mañana, por ejemplo, planifique sus actividades más importantes a esa hora. - Deshágase de cualquier pensamiento perfeccionista. - Deje de realizar varias tareas diferentes a la vez. Deje de perder tiempo en proyectos que oficialmente aún no tiene. - Establezca fechas tope realistas: no se comprometa a cumplir cuando sepa que tendrá dificultades para hacerlo. - Proteja y valore su tiempo: manténgase concentrado, propóngase metas y sobre todas las cosas, trabaje en lo que le guste. No olvide el viejo proverbio escocés: “sea feliz mientras esté vivo, porque luego va a pasar mucho tiempo muerto”. Realmente quieres ser productivo? Isaac Asimov quería escribir muchos libros. Diseñó entonces su estilo de vida para aumentar su producción: seleccionaba temas sobre los cuales podía producir libros rápido, limitó sus viajes, para pasar la mayor parte de su tiempo en casa, etc. Si ser productivo es realmente importante para usted, plantéese si está dispuesto a hacer lo necesario para lograrlo. Debe diseñar entonces un estilo de trabajo placentero y productivo, y adoptar un estilo de vida para acomodar sus opciones. Algunas ideas: - Evite los desgastes de energía: si usted trabaja duro por un largo tiempo sin descansos, terminará cansado, sin energía, sintiéndose aburrido, y hasta deprimido. - Hágase su propio ritmo: varíe sus tareas y tome pequeños descansos con frecuencia. Trabaje con todo su potencial: un posible desgaste de energía puede surgir si tiene asignadas tareas tediosas o poco retadoras. Pida más trabajo, más retos; búsquese un trabajo completamente diferente o pida hacer actividades diferentes. Busque algo nuevo: puede energizarse mediante el aprendizaje de algo nuevo, haciendo algo nuevo, reestructurando su trabajo, o convirtiéndose en una persona más activa en su área profesional. La solución del 10% Si quiere mejorar su eficiencia, no trate de hacerlo en un 100%. Estas mejoras dramáticas son poco realistas, y están reservadas para los expertos. Intente, por el contrario, mejorar en un 10% o 20%. No se requiere de un esfuerzo súper natural para lograrlo. Las mejoras incrementales requieren de poco esfuerzo, pero conducen a grandes resultados. Mejore un 10% en todas las áreas de su vida: profesional y personal. - Gane un 10% más de energía: - Cuide su salud, haga ejercicio, estírese. - Evite grandes comidas al mediodía. - Tome mucha agua u otros líquidos todo el día. - No beba mucho alcohol. - Tome vitaminas. - Tome siestas cortas y acuéstese temprano - Piense un 10% más rápido, en 9 pasos: - Identifique el problema. - Reúna los datos y hechos pertinentes. - Recolecte conocimiento general. - Busque posibles combinaciones. - “Pregúntele a la almohada”. - Utilice listas de asuntos pendientes. - Obtenga retroalimentación. - Forme equipos con otras personas. - Déle oportunidad a nuevas ideas. 2

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ICOL Evite la pérdida de tiempo Identificar y evitar aquellos “desperdiciadores” de tiempo es fundamental para ser más productivo. - Averigüe cómo desperdicia su tiempo: Es muy fácil: todo ese tiempo que pasa buscando cosas perdidas, todas las cosas que usted hace que debería o podría delegar, el tiempo que pasa discutiendo con personas, etc. Nunca piense que el tiempo de descanso o esparcimiento es un desperdicio. Recuerde que es saludable combinar el trabajo con la relajación. Comience a organizarse Estudios demuestran que a una alta proporción de los adultos les gustaría simplificar su vida. La mayoría de ellos, sin embargo, ni siquiera intentan hacerlo - continúan desorganizados y se rehusan al cambio. Las personas desorganizadas son ineficientes porque pasan la mayor parte de su tiempo en actividades que les hacen desperdiciar su tiempo – buscando un documento, por ejemplo, o rehaciendo una tarea que ya había hecho en el pasado. Para organizar su vida y ahorrar tiempo: - Lleve siempre consigo una pequeña lista de asuntos pendientes: además de las tareas por hacer, escriba allí sus pensamientos e ideas - así no perderá tiempo tratando de recordar cosas cuando las necesite. - Cree un sistema de archivo: que le permita conseguir en segundos lo que necesita. Un buen sistema de archivo es el aspecto más importante del manejo del tiempo y la organización. Elimine las montañas de papel regados por doquier, sobre su escritorio o suelo. No amontone basura: revise sus papeles periódicamente, archive lo que necesita y bote lo que ya no le sirva. - Tenga un calendario a la mano: para anotar sus citas y fechas importantes. - Mantenga limpio su escritorio: un escritorio desordenado es un gran impedimento para la productividad. Mantenga listas de prioridades: actualícelas en el tiempo. - Aprenda a decir no: usted no puede hacerlo todo. No debe sentirse culpable por decir no. Sea educado, pero sea claro con las cosas que no está dispuesto a pasar tiempo haciendo. Sea realista: no caiga en la tentación de aceptar “una cosita más”. Esta tarea adicional puede traer consecuencias impredecibles. Mantenga su energía personal Aprenda a aumentar sus niveles de energía. Para ello: - Mantenga una buena salud: comiendo de forma ligera y correcta, reduciendo la cafeína y el azúcar (ambos aumentan la energía temporalmente pero luego hacen que ésta baje de nuevo) y durmiendo lo suficiente. - Luche contra el estrés: con técnicas de relajación, disfrutando de un hobby y tomando vacaciones. Un estudio de la Clínica Mayo demostró que entre 80% y 85% de los pacientes estaban enfermos directa o indirectamente debido al estrés. - Descanse: investigaciones demuestran que la energía decrece luego de 90 a 120 minutos de actividad centrada. El cuerpo necesita un descanso para inducir los cambios biológicos que reestablecen la energía. - Canalice su energía: organice su tareas en ráfagas cortas e intensas en las que realiza una sola tarea, seguidas de cortos períodos de descanso. Evite las preocupaciones: debilitan su energía y rara vez ayudan a resolver los problemas. Reflexione sobre la solución, pero no se preocupe. Estudios han demostrado que 40% de las preocupaciones se relacionan con cosas que jamás llegan a suceder, 30% con cosas que no se pueden cambiar, 12% con salud y 10% con preocupaciones banales. Sólo un 8% de las preocupaciones son realmente problemas serios. Maneje la sobrecarga de información Todos estamos ahogados en información. En los últimos 30 años se ha producido más información que en los anteriores. Todo el mundo está procesando información – un empleado común envía y recibe unos 178 mensajes cada día. El exceso de información tiene efectos perversos: 3

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ICOL En las empresas, la sobrecarga puede estrangular su funcionamiento. Las decisiones importantes son demoradas y la habilidad de tomar decisiones es afectada. Se desperdician cantidades sustanciales de tiempo recolectando y buscando información. En las personas, la sobrecarga causa angustia y enfermedad física. Adicionalmente, tiene un efecto negativo sobre sus relaciones y su tiempo libre. La vida personal y laboral de las personas sufre. Buena parte de la sobrecarga es producto de la tecnología y especialmente de la Internet. Para reducir el efecto de la sobrecarga: - Limite sus fuentes de información. - No lea todo lo que encuentre. Trate de “pre-leer”·y seleccionar antes de hacerlo. - Elimine la información basura (chismes, etc.) - Utilice servicios de noticias e información a la medida. - Reduzca su volumen de correo electrónico. - Limpie las fuentes de información a menudo, tales como archivos de papel, archivos electrónicos, manuales de referencia, etc. Deshágase de lo que no necesite. - Aprenda a reconocer cuando tiene suficiente información. 4