Gestión de Proyectos y Programas

Gestión de Proyectos y Programas
Selección y priorización de proyectos Planificación, seguimiento y cierre © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ciclo de Vida de Proyectos
Proceso de Inicio Proceso de Planificación de Control de Cierre y Aprendizaje de Ejecución © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificación y Control Los cinco procesos se superponen
Intensidad Tiempo Inicio Planificación Ejecución Control Cierre © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

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Inicio de un Proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Proceso de Inicio 4 Etapas de Inicio Filtros de Negocio “Charter”(s) del Proyecto Inicio Filtro Negocio “Charter” Investig. Inicial Idea © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ideas – Generación / Selección
UIs Ideas desechables (Useless Ideas) GIs Buenas Ideas (Good Ideas) BIs Imperativos de Negocio (Business Imperatives) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Alternativas / 5 Dimensiones Encaje de Proyectos
Estratégico Atractividad en el Mercado Orientación al Cambio Proyecto Encaje Tecnológico Impacto en el Negocio © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Atractividad al Mercado
Factores Clave 1 4 7 10 Puntos Necesidad Aparentemente poca Debe ser remarcada Existente similares ‘me too’ Por delante Madurez Declinando Maduro o Embrionario Crecimiento Modesto Expectativas de alto crecimiento Competencia/ Intensidad Alta Moderada / Alata Moderada / Baja Baja Distribución y Ventas Se necesitan nuevas / Competencias/ Canal Competencias existen / Nuevo canal Existentes pero adaptadas Usa actual venta y distribución Oportunidad Margen y Mercado pequeño Margen pequeño; gran mercado Margen alto; mercado pequeño Margen y mercado altos Imagen y Relaciones Negativo Neutro Favorable Impacto positivo © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Encaje Tecnológico Factores Clave 1 4 7 10 Puntos “Gap” Técnico Un gran gap Cambio importante Requiere cambio Mejora Incremental Complejidad proyecto Difícil de definir Fácil de definir Reto, pero asumible Fácil de asumir Competencias Tecnológicas Tecnología nueva para el negocio Algunas experiencias Practicadas Ocasionalmente Ampliamente practicadas el la empresa Disponibilidad personas No tenemos gente apropiada Cortos en ideas clave Tenemos las personas Personas y competencia disponibles Disponibilidad sistemas / Recursos No tenemos ni recursos ni sistemas Modificaciones a los sistemas actuales Disponibles con planificación Disponibles y listos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Primer Corte de Prioridad
Proyecto Encaje estratégico Atractivo al Mercado Tecnológico Impacto al Negocio Orientación al Cambio Promedio Total ABC 10 10.0 PQR 8 7 5 8.0 VWY 9 7.6 XYZ 6 7.2 DEF 4 6.6 RST 3 6.2 LMN 5.6 OPQ 5.0 FRG 2 3.4 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Investigación Inicial
Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad Preparar Definición de Trabajo Desarrollar / Producir o Comprar Lógica y Opciones ¿Tenemos las competencias o las podemos adquirir? Tenemos Soluciones a: Problemas y riesgos tecnológicos Problemas y riesgos comerciales Costes Aproximados Background y Experiencia © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Atractividad del Negocio
Factor Peso Valor Valor ponderado Tamaño Mercado 20 1 Competencia 10 0.5 5 Canales 15 7.5 Crecimiento 30 Posicionamiento 25 Total 100 87.5 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Capacidad Operativa Factor Peso Valor Valor ponderado Capacidad 30 0.2 6 Adecuación 20 0.3 Sistemas 15 4.5 Infraestructura 0.5 7.5 Marketing Total 100 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Priorizar Recursos Proyecto Promedio Total Atractivo del Negocio Capacidad Operativa Recursos Críticos Recursos Acumulados Compromiso ABC 10 87 30 0.5 Si PQR 8 70 80 0.3 0.8 VWY 7.6 66 42 0.1 0.9 XYZ 6.6 58 1.0 DEF 3.4 18 no RST 6.2 20 0,2 1.2 No LMN 5.6 40 50 0.4 1.6 OPQ 5 45 0.2 1.8 FRG 7.2 15 2.2 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Recursos Críticos ¿Cuáles son nuestros recursos críticos? Tecnicos Inversión Humanos Competencias Tiempo Introducción al Mercado Soportte © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Portafolio de Proyectos
Atractivo para el negocio Alto Medio Bajo P2 P5 P9 Fuerte P7 Capacidad Operativa P3 Media P1 P8 P6 P4 Baja © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Estudio Técnico Viabilidad
Afinar el Alcance del Proyecto / Actividad Preparar Definición de Trabajo Comprar o Producir Necesidad de Control, propiedad intelectual ¿Tenemos las competencias o las podemos/queremos adquirir? Tenemos Soluciones a: Problemas y riesgos tecnológicos Problemas y riesgos comerciales Costes Aproximados Background y Experiencia © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollando un Caso de Negocio
¿Como? ¿Qué? ¿Cual será el Beneficio? Técnicas y procesos de análisis Beneficios ¿Qué hay que conseguir? Objetivos Estratégico / Táctico / Operativo ¿Qué no puede fallar? Factores Críticos de Exito Partes del éxito total ¿Qué debemos hacer y presentar? Entregas Plan trabajo agrupado y desarrollo en detalle ¿Qué va a costar? Costes Coste +/- 10% / Riesgos / Premisas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Tipos de Análisis de Beneficios
De Cash Flow actualizado Valor Neto Actual (Net Present Value) (NPV) Retorno de la Inversión (ROI) De Cash Flow no actualizado Análisis Coste Beneficio (BCA) Período de repago (Payback Period) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc.
Iniciando el Proyecto Input Proceso Output Desarrollar objetivos Definir entregas Definir alcance general Identificar actividades alto nivel Documentar premisas Asegurar Sponsor Obtener aprobación Charter Inicial del Proyecto “Business Case” Definición Inicial Limitaciones Importantes Identificadas Premisas Importantes Designado “Project Manager” Aprobación Autorizada Charter: Definición del Proyecto, Especificación etc. © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificar un Proyecto
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Procesos de Planificación
5.2 Planificación Alcance 6.2 Secuencia Actividades 6.1 Definición Actividad 6.4 Desarrollo programas 5.3 Definición Alcance 6.3 Duración estimada actividades 7.3 Budget de Costes 4.1 Desarrollo Plan Proyecto 7.1 Planificación Recursos 7.2 Estimación costes Fuente: Los números se refieren al PMI® Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Knowledge Areas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Tres niveles de planificación y control:
Un dirección integral de la empresa o un. de negocio. Una gestión global del programa / proyecto Una gestión de ejecución © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificación del Alcance
Input Procesos Output Fases Objetivos Entregas Criterios Conformidad Project Charter Charter Plan Alcance Fase 1 Fase 2 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Definición del Alcance
Input Procesos Output Descomposición Charter Charter Plan Alcance Alcance Estructura de Trabajo WBS/ DET Objetivos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Definición de Actividades
Input Procesos Output Charter Listas de Actividad Charter Scope Plan Alcance WBS/ DET WBS Listas de Actividad © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Actividad 2 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Secuenciar Actividades
Input Procesos Output Charter Dependencias Charter Alcance Alcance WBS WBS Lista Actividades Lista Actividades Diagrama Proyecto visualizado Diagrama de Proceso Dependencias: Obligadas Discrecionales Externas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Diagrama Sagittal (CPM)
Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Entrega Actividad Inicio Fin Entrega Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Entrega © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Disponerlas en Secuencia Global
Actividad Actividad Actividad Actividad Actividad Entrega Actividad Inicio Fin Entrega Actividad Actividad Actividad Actividad Arranque del nuevo proceso Actividad Actividad Actividad Actividad Entrega © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Definir los Hitos Principales

Definir el Camino Critico, Establecer Fechas

Diagrama de Actividades / Relaciones
Listar actividades, hitos y entregas Proyectos similares, historia Modelos Standard Seguir el flujo de actividad básico Post-it ™ En algunos casos usar diagramas de interrelaciones “Lead time”, responsabilidades, cargas Duración Quien controla progreso Recursos y cargas Evaluar flujo crítico Critico 1 y 2 Riesgos Planes Contingencia Evaluarte costes Actividad interna directa Actividad interna indirecta Actividad externa Seguimiento Sistema o software de gestión Control en el flujo crítico Cambios Reportes y otras entregas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Diagrama de Actividades / Relaciones
Gate 4 Inicio Final Act. Entrega Deliv. Gate 5 Gate 3 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Un Programa Global es la suma de Proyectos
Inicio Final © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Resto Planificación Determinar Responsables Determinar Duración por actividad Determinar flujo crítico (CPM) (DCC) Desarrollar programas PERT Plan de control actividades y suministros Gestión del Riesgo Equilibrar Recursos Plan de actividades, costos y desembolsos Comunicación y Documentación © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollo de la Planificación del Proyecto
Input Procesos Output Sistema de Gestión de Proyectos IT © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Desarrollo de la Planificación del Proyecto
Input Procesos Output Plan Calidad Plan Organización Plan Comunicación Plan Recursos Externos Plan Aprovisionamientos Plan Gestión Riesgo Initial Project Charter Charter Inicial Proyecto Sistema IT Gestión Proyectos Estándares del Proyecto Know how Stakeholders © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Jerarquía de la Planificación
WBS/DET Plan de Proyecto Documento (no un diagrama Gantt) Programa de Proyecto Hasta el nivel que vamos a controlar Lista de Actividades Programa continuo semanal de tareas (aprox. 4 semanas horizonte) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Listas de Actividades Diseñadas para reducir estructura asociada al mantenimiento de un plan más detallado por semanas. La lista de actividad es una imagen detallada de las tareas y responsabilidades y un programa de actividades en las próximas 4 semanas Especifica tareas, recursos asignados, responsabilidades y las fechas esperadas de inicio y fin Se actualiza semanalmente, en base a los resultados obtenidos hasta la semana actual/ anterior Los cambios en el plan de trabajo del proyecto se reflejan en las listas de actividad y viceversa 9 12 3 6 © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Resumen de Programación
¿Requerimientos?...………………... ¿Cuando?……………………………. ¿Qué hay que hacer?…………………. ¿En que orden?…………………………. ¿Por quien?………………………. ¿Duración de las actividades (y por tanto del proyecto)? ¿Encaje?……… Objetivos y entregas Estimados a nivel agregado/alto/hitos externos Actividades Dependencias Recursos Estimados a nivel detalle Reconciliación © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Reconciliación Más recursos Alcance Mayor desglose enfocado en los requerimientos actuales Análisis de la vía crítica Re-time Nivelar recursos / utilización Tiempos excedidos! Riesgos Vía rápida © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificación de Recursos
Input Procesos Output Charter Tipo de recursos requeridos Cuantos Tiempo % de dedicación Charter Alcance Alcance WBS/DET WBS/DET Lista Tareas Lista Tareas Diagramas Flujo Diagrama Flujo Premisas Estimaciones Premisas Estimaciones Duración Programas Programas Requerimientos Recursos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Estimación de Costos Input Procesos Output
Charter Charter Estimación Paralela por análogos Estimación Arriba Abajo Estimación Abajo Arriba Scope Plan Scope Plan WBS WBS Project Task List Project Task List Network Diagram Network Diagram Duration Estimates & Assumptions Duration Estimates & Assumptions Project Schedule Project Schedule Requerimientos de recursos Resource Requirements Costes Estimados © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Planificación de Costos
Input Procesos Output Alcance Charter Agrupación de Estimaciones Charter WBS/DET WBS/DET Lista Tareas Lista Tareas Premisas Estimaciones Duración Premisas Estimaciones Duración Programas Programas Requerimientos Recursos Requerimientos Recursos Budget Base Costes Estimados © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Plan Calidad Estándares Requerimientos a cumplir. Explícitos y no explícitos Asegurar Como vamos a asegurar cumplir todos los requerimientos Control Como verificamos y medimos el cumplimiento de los requerimientos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Plan Organización Estructura de Responsabilidades Asignación de tareas y responsabilidades Plan de gestión de Personal Recursos humanos. Inicio, final, tiempo y dedicación en fases del proyecto Organigrama del proyecto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Plan de Comunicaciones
Temas Objetivos, Alcance Acordar “Que” Comunicar Canales, Media Principios Acordar “Como” Personas Materiales Desarrollo Capacidades ABC de temas a resolver Ajustes Temas Revisar Efectividad Problemas Recoger y Documentar Respuesta Inmediata Capturar “Feedback” Comprensión Entorno Abierto Comunicación © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Plan de Comunicaciones
Canal/Vehicle Description Frequency Potential Audience Project Plan Microsoft Project Plan with deliverables Ongoing Steering committee; key stakeholders Status Reports Progress against deliverables and identification of issues and risks Weekly Project Office Update Presentations Monthly summary of status reports Monthly All Staff [via key Process owners] Info Letter Update on Schedule, benefits of Project one Every Quarter All Staff © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Plan de Gestión de Riesgos
Identificación Riesgos Cuantificación Riesgos Desarrollo de Respuestas /Alternativas Plan Contingencias Control de Respuestas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

¿Qué es un Riesgo? Una condición o circunstancia que puede ocurrir y afectar negativamente el éxito del proyecto en algún momento del FUTURO CADA proyecto lleva consigo un número de riesgor Probabilidad Impacto y gravedad del mismo Como reducir el impacto (mitigación) Como evitar las consecuencias (Contingencia) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Identificación de Riesgos
Input Procesos Output Comprobación de listados Entrevistas Informaciones externas ‘Feed back’ Documentación Proyecto Contratos Orígenes de Riesgo Potenciales eventuales Síntoma de riesgos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Cuantificación de Riesgos
Input Procesos Output Análisis y Consideraciones Árboles de decisión Estadísticas Tolerancia aceptada por ‘Stakeholders’ Eventuales riesgos potenciales Costos Estimados Duración Estimada Riesgos a aceptar Riesgos a mitigar Riesgos a eliminar © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Estadísticas PERT Desviación Standard = (Peor Caso - Mejor Caso)/6 Varianza = [(Peor Caso – Mejor Caso) /6 ] 2 Mayor varianza implica un mayor riesgo... © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Factores de Riesgo Frecuentes
Tamaño o complejidad del Proyecto Factores de influencia del entorno Tecnológicos (experiencia, fiabilidad, etc.) Disponibilidad de recursos experimentados Sponsor de Dirección Falta claridad en la dirección y objetivos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ejecutar un Proyecto Reportar Status del Proyecto Informes de Situación Gestión Incidencias Gestión Cambios Técnicos Gestión del Conocimiento Responsabilidades del “Project Manager.” © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Maintained Project Work plan
Ejecutar un Proyecto Input Procesos Output Informar de Incidencias Descripción Impacto Solución propuesta Desarrollo de planes de contingencia para riesgos y alternativas Revisar y aprobar resoluciones Evaluar cambios Desarrollar competencias /Conocimientos de equipos Gestionar terceros Gestión del Conocimiento Resultados / Entregas Maintained Project Work plan Informes de Situación Incidencias Riesgos Cambios Cambios Requeridos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Evaluar Cambios Hay imprevistos – el entorno del proyecto es dinámico Elaborar nivel de tolerancia - determinar hasta que nivel de cambio se puede aceptar sin una nueva aprobación formal del usuario. Si se excede el nivel de tolerancia, ejecutar el proceso formal de requerimiento de cambios. Gestionar las expectativas así como el alcance y objetivos del proyecto. © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Manager”
Periódicamente (semanas/mes) evaluar e informar: Programa -- plan, actual y previsión Budget -- plan, actual y previsión Incidencias -- numero, progreso y soluciones Riesgos -- impacto, alcance y estrategia Entregas -- completas, calidad Cambios Requeridos -- número, causa, situación, impacto © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Ejecutar un Proyecto Actividades clave del “Project Manager”
Identificar variaciones en el alcance (entregas, funcionalidades, organización, etc.) Analizar impactos en la programación temporal, recursos, requerimientos y presupuesto Revisar cambios y aceptación en programas, tiempos, presupuestos y recursos, si se producen © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Controlar un Proyecto Gestión del Valor Gestión de la Calidad Proceso Stage and Gate Responsabilidades del “Project Manager” © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Dimensiones del Control
Áreas del Control de Proyectos: Tiempos Ask for comments on previous experience of TQC Alcance Costes Calidad © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Valor Es un mecanismo de control que permite al contratante y al cliente, monitorizar el avance en términos de: Costes Programa tiempos Rendimientos Técnicos Normalmente creado y bajo la responsabilidad del contratante En prácticas tradicionales se tendía a comparar coste actual vs. gastos planificados y confundía coste actual con avance actual del proyecto. EVM (GdV) proporciona una tercera referencia; una vista objetiva del status del contrato © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Valor (VP) (CA) (VA)
Valor Plan (VP): Coste en Plan del Trabajo Programado Coste Actual (CA): Coste actual del Trabajo realizado (ACWP) Valor Adquirido (VA): El costo al Plan del Trabajo realizado Fecha Plan Finalización Ahora Previsión Extra Costes Budget Proyecto Budget al Terminar (BAC) (VP) Variación Coste (CA) Variación Programa (Coste) (VA) Variación Programa (Tiempo) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Gestión del Valor Medidas Retrospectivas Índice de Rendimiento Costes = IRC (CPI) = VA/CA Índice Rendimiento Programa = IRP (SPI) = VA / VP Varianza de Coste = VA – CA Varianza de Programa = EV – PV Medidas Previsionales Coste Final = Coste Budget / IRC (CPI) Duración Final Proyecto = Tiempo Plan Proyecto / IRP (SPI) © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Stage and Gate Task & Activities Tareas y Actividades Plantilla 1 Objetivos Plantilla 3 Objetivos Plantilla 4 Objetivos Plantilla 5 Objetivos Task Tarea Plantilla 2 Objetivos Revisión post Lanzam. STAGE 1 STAGE 2 STAGE 3 STAGE 4 STAGE 5 GATE 1 GATE 3 GATE 4 GATE 5 IDEAS © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

La Interacción de Filtros
Todos FILTRO de NEGOCIO REVISION POST LLANZAM. INVESTIGAR ESTUDIO de NEGOCIO DESARROLLO TEST Y VALIDAR PRODUCIR Y LANZAR IDEAS ESTE Proyecto STAGE and GATE HITOS © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Stage and Gate Relaciones Departamentales
Inicio Plan Ejecución Control Cierre 1 2 3 4 5 6 7 Inversión Inicial Caso de Negocio Desarrollo del Plan Evaluación Riesgos Producir Evaluación Post Idea 1 2 3 4 5 6 7 Finanzas / Dirección Ventas y Marketing / Operaciones I & D / Técnicos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Control del Proyecto Actividades Clave del Project Manager
Monitorizar y evaluar avance (tiempos, costes) Ajustes (Programa, recursos, actividades) necesarios para conseguir los objetivos Identificar y resolver todas las incidencias Identificar y gestionar los riesgos del proyecto Monitorizar el status el impacto de todos los proyectos relacionados Coordinar asignación de todos los recursos Revisar y aprobar la calidad de todas las entregas © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Proceso de Cierre y Aprendizaje
Evaluación Post-Proyecto /Lanzamiento Evaluación del rendimiento del Equipo y Personas Evaluar experiencias y aprendizajes Registrar conocimientos adquiridos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Cierre del Proyecto Input Procesos Output Verificación Alcance y Revisión Objetivos Auditoria Aprovisionamientos Documentación y Archivo. Gestión documental Identificar lecciones aprendidas y definir mejoras futuras procesos Revisión equipo y miembros Conocimientos adquiridos Inputs fuera del Equipo Dossier Contratos Charter Proyecto Evaluación Proyecto Medidas Rendimiento Evaluaciones Personales Contratos Conocimientos Adquiridos © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

Cierre del Proyecto Actividades clave del “Project Manager”
Obtener la revisión final y aprobación de las entregas Evaluar resultados vs. Programa y Plan Gestión documental de la información del proyecto Realizar informe de cierre Asegurar la documentación, explicitar el máximo de conocimientos adquiridos y asegurar la reutilización © fguell iniciatives - The Delos Partnership 2005

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