LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO EN ALMA ALMA FORMACIÓN

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Octubre 2018 LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO EN ALMA FORMACIÓN ALMA

| FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 |
 índice formación Acceso a Alma y visión general 2. Servicios al usuario 3. Operaciones básicas de préstamo 4. La gestión de usuarios 5. Solicitudes de documento 6. Las tareas del mostrador 7. Gestión de la estantería de reserva 8. Alma Offline 9. Préstamo de consulta en sala 10. Consideraciones Sierra vs. Alma 11. Calendario de Sierra y Alma | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 1

1  acceso a alma y visión general Acceso directo a Alma desde cualquier navegador Identificación mediante UVUS y contraseña La sesión expira a los 60 minutos de inactividad Avisa un minuto antes Si se introducen incorrectamente los datos de forma reiterada el sistema bloquea la ip y no permite el acceso durante varios minutos. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 2

1  acceso a alma y visión general Para cerrar Alma utilizar siempre la opción Salir y luego CERRAR SESIÓN 1. Icono de usuario 3. 2. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 3

1  acceso a alma y visión general
Enlace página principal Enlaces rápidos Datos usuario Tareas Ubicación de mostrador Menú de funciones Barra superior de herramientas Buscador universal Páginas recientes Tablero con widgets | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 4

Engloba todas las tareas relacionadas con circulación: préstamos, devoluciones, reservas y solicitudes en general. Si no se selecciona un mostrador de circulación no se ven las opciones. Préstamo/Devolución Operaciones básicas de circulación Solicitudes de recursos Gestión de reservas y de otras solicitudes Herramientas avanzadas Otras funciones menos utilizadas | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 6

Gestionar servicios al usuario: permite prestar, consultar los préstamos, devoluciones, reservas o solicitudes del usuario, devolver, crear nuevos usuarios. Devolver ejemplares: devolución de préstamos sin usuario. Recoger del estante: muestra los ejemplares que tienen solicitudes o reservas y que están pendientes de ir a buscar. Escanear ejemplares: registro/consulta del estado del ejemplar. Estante de reservas caducadas: reservas no recogidas y caducadas. Estante de reservas activas: reservas pendientes de recoger (activas). Gestionar ejemplares en proceso: ejemplares con tareas pendientes. Gestionar solicitudes y procesos de ejemplar: muestras todas las reservas y solicitudes de la BUS así como ejemplares pendientes de alguna tarea. Circulación fuera de línea: permite cargar los ficheros de transacciones realizadas con Alma Offline. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 7

3  operaciones básicas de préstamo Prestar un documento > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario 1. Búsqueda del usuario Introducción directa o mediante lector de los datos identificativos del usuario Una vez encontrado nuestro usuario hay que pulsar en «Ir» Admite cualquier identificador del usuario: DNI/NIE/Pasaporte, nombre y apellidos, uvus, Búsqueda mediante selección de una lista Listado de usuarios recientes | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 9

3  operaciones básicas de préstamo Prestar un documento 2. Realización del préstamo Hay que colocarse en la pestaña Préstamos Y escanear el código de barras También permite buscar el ejemplar en el catálogo Despliegue de préstamos permite ver: Todos los préstamos del usuario (opción recomendada) Sólo los de la sesión actual Obtenido el código de barras, pulsar «Aceptar» y «Hecho» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 10

3  operaciones básicas de préstamo Devolver un documento 1. Opción desde > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario Hay que colocarse en la pestaña Devoluciones Y escanear el código de barras Pulsar «Aceptar» y «Hecho» Similar a las opciones de la pestaña Préstamo | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 11

3  operaciones básicas de préstamo Devolver un documento 2. Opción desde > Servicios al usuario > Devolver ejemplares Escanear código de barras y «Aceptar» Opción para cambiar la fecha de devolución Permite ir a Gestionar servicios al usuario Pulsar «Aceptar» y «Salir» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 12

3  operaciones básicas de préstamo Renovar un préstamo > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario Desde la pestaña Préstamos se puede: Al renovar el estado del préstamo cambia Renovar lo seleccionado Renovar todo Renovar directamente un préstamo desde los «…» ! Al finalizar pulsar «Hecho» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 13

3  operaciones básicas de préstamo Acciones asociadas a un préstamo > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario Al pulsar en el botón junto a cada préstamo se muestran diversas operaciones posibles: Renovar el ejemplar Orden de trabajo: parar marcar el ejemplar en reparación (no usamos todavía) Historial de préstamo de ese ejemplar Perdido: para marcar el ejemplar como perdido Devolución reclamada: el « Afirma devuelto» (no usamos) Borrar préstamo (no usamos) Cambiar fecha de vencimiento del préstamo Ver notas: notas de préstamo asociadas al ejemplar Ver cola de reservas: muestra las reservas del ejemplar Ver políticas: tipo de préstamo según el grupo del usuario Ver lo oculto: permite mostrar más campos | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 14

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Usuarios en Alma 1) Desde > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario: para operaciones de circulación, especialmente préstamos y solicitudes para crear nuevos usuarios ! NO es posible buscar aquí usuarios caducados antes de crear un nuevo usuario hay que comprobar que no esté ya creado en Admin > Gestionar usuarios o directamente en el buscador | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 15

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Usuarios en Alma 2) Desde > Admin > Gestionar usuarios o desde el buscador: para ver información completa del usuario editar usuario NO es posible realizar préstamos ni reservas o solicitudes Para buscar usuarios caducados | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 16

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Información del registro de usuario > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios En la parte superior aparecen los datos más relevantes: Apellidos, Nombre Identificador primario: DNI/NIE/pasaporte Tipo de registro: público (= usuario), personal (bibliotecario), contacto (=proveedor) Tipo de cuenta: interno (=usuarios externos) o externo (comunidad universitaria) Grupo de usuarios: tipología de usuario (Estudiante de Grado, Profesor US, PAS, etc.) Foto del usuario: no es posible cargarla; se puede ver la url en campo nota | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 17

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Información del registro de usuario > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios Información completa en pestañas: Información general: nombre y apellidos, DNI, grupo de usuario… Información de contacto: dirección, , teléfono Identificadores: uvus, código de barras (usuarios externos) Notas: pueden ser visibles para el usuario o no Sanciones: penalizaciones por vencimiento de préstamo, etc. Multas/Cuotas (no usamos) | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 18

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Información del registro de usuario > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios (Información completa en pestañas) Estadísticas: campos Centro, Departamento, Curso y Biblioteca Adjuntos: avisos enviados al usuario en el último año Proxy para (no usamos por ahora) Auditoría: cambios realizados en el registro de usuario Gestionar actividades de servicios al usuario: permite ver los préstamos del usuario, renovarlos o hacerle devoluciones ! Si la pestaña está doblada indica que contiene información | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 19

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Creación de un registro de usuarios > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario > Registrar nuevo usuario Rellenar los campos enmarcados * Campos obligatorios Borrar número y rellenar con DNI/NIE/pasaporte Elegir el grupo de usuario que corresponda Elegir campus según biblioteca del usuario Elegir la Biblioteca del usuario | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 20

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Creación de un registro de usuario Elegimos «No» en el caso de usuarios externos (usuarios sin UVUS). Contraseña: rellenar con DNI/NIE/pasaporte y marcar casilla «Forzar cambio…» Los campos correo electrónico, dirección y teléfono son repetibles, pero hay que guardar el registro y luego editarlo para poder incluir más. Pulsar «Actualizar usuario» para guardar el registro | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 21

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Creación de un registro de usuario Una vez creado el registro, debemos editarlo para incluir más información necesaria Buscamos al usuario desde > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios Desde el registro de usuario pulsamos en Añadimos otra información de contacto del usuario (teléfono familiar…) Para añadir la Biblioteca y, si es el caso, el Centro, Departamento o Curso abrimos la pestaña Marcar en todos los usuarios excepto grupo usuario externo Seleccionar el tipo de categoría y elegir la categoría Al final, pulsar «Añadir» si vamos a seguir añadiendo categorías estadísticas o «Añadir y cerrar» si ya hemos acabado | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 22

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Modificación de un registro de usuario Desde > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios Permite modificar todos los datos del registro Desde > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario Permite modificar solo algunos datos del registro | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 23

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Modificación de un registro de usuario sincronizado > Admin > Gestionar usuarios o buscador > usuarios La sincronización de usuarios permite actualizar los usuarios de manera automática Usuarios sincronizados son todos excepto el grupo de usuarios externos Para Alma los tipos de usuarios son: Externos: sus datos proceden de una fuente externa a Alma usuarios sincronizados Son los estudiantes, PDI, PAS, etc. Internos: sus datos solo se encuentran en Alma usuarios no sincronizados ¡Son nuestro grupo de usuarios externo! Desde el registro de usuario pulsamos en | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 24

4  LA GESTIÓN DE USUARIOS Modificación de un registro de usuario sincronizado Seleccionar NO para que el usuario pueda actualizarse en la próxima sincronización Tras modificar los datos necesarios, pulsar en «Guardar» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 25

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Tipos de solicitudes Reservas de un documento prestado: todos los grupos de usuarios 2. Reservas de un documento disponible en depósito cerrado: todos los grupos de usuarios 3. Préstamo intercampus: restringido a ciertos documentos y usuarios 4. Solicitudes de digitalización: restringido a ciertos documentos y usuarios (pendiente , no usamos todavía) Características Las solicitudes se pueden realizar desde Alma o directamente por el usuario desde el Catálogo Las solicitudes siempre se realizan a nivel bibliográfico (no a nivel de ejemplar) Las solicitudes pendientes en cada mostrador se muestran en «Tareas» en la página principal de Alma | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 27

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento general de solicitud en Alma Buscamos el documento por el campo que más nos convenga (título, código de barras, etc.) Una vez localizado, hacemos clic en «Solicitar» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 28

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento general de solicitud en Alma Seleccionamos «Solicitud de ejemplar físico del usuario» Insertamos el usuario mediante carné de usuario o buscándolo directamente. Seleccionamos el campus y la biblioteca de recogida. Podemos indicar la fecha de cancelación de la reserva. Por último Y… | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 29

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento general de solicitud en Alma Si buscamos al usuario desde > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario Encontramos la reserva en la pestaña «Solicitudes» Posición en cola de reserva Estado de la tarea Opciones posibles Editar o cancelar reserva Buscar el título Mostrar más información | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 301

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento general de solicitud en Alma Al devolver el ejemplar salta la reserva Si buscamos el ejemplar mediante el buscador En «Solicitudes» se indica que hay «1» solicitud sobre este ejemplar | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 31

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento general de solicitud en Alma Al pulsar sobre el número que aparece en «Solicitudes» nos lleva a los datos de la solicitud Muestra todos los datos de la reserva: quién la ha realizado y desde qué mostrador y biblioteca, nombre del solicitante, fecha de vigencia, estado del ejemplar y del proceso… El ID permite identificar la solicitud rápidamente desde > Servicios al usuario > Gestionar ejemplares en proceso o directamente desde el buscador > Solicitudes | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 32

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento de solicitud desde el Catálogo El usuario realiza una búsqueda desde el Catálogo y localiza un título de su interés Debajo de EJEMPLARES se muestra la Biblioteca del ejemplar, si está disponible o no, su localización y su signatura. El usuario se tiene que identificar para ver las posibilidades de préstamo y de solicitud. Al usuario de este ejemplo (Asociado A6) le muestra la política de ejemplar que le corresponde (Préstamo 15 días) Para reservar el documento debe pulsar en «Solicitar» En este ejemplo, el documento se encuentra en un depósito cerrado y permite la solicitud aunque el documento esté disponible | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 33

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento de solicitud desde el Catálogo El usuario puede indicar, si lo desea, la fecha en la que se puede cancelar la solicitud Puede añadir un comentario. Al hacer clic en «Enviar solicitud» nos muestra el mensaje de confirmación: | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 34

5  SOLICITUDES DE DOCUMENTO Procedimiento de solicitud desde el Catálogo La solicitud queda reflejada en la pestaña «Solicitudes» si buscamos al usuario desde > Servicios al usuario > Gestionar servicios al usuario La rueda permite personalizar los campos que se visualizan. Hacer clic en «Hecho» para guardar los cambios. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 35

6  las tareas DEl mostrador Cada mostrador de circulación tiene su propia carpeta de tareas. Para ver las tareas debemos haber seleccionado antes el mostrador. Las tareas se muestran en el icono de la cabecera y en el widget “Tareas” de la página principal. Las tareas son solicitudes pendientes de documentos de nuestra Biblioteca: equivalen a los avisos por correo electrónico que envía Sierra. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 37

6  las tareas DEl mostrador Al hacer clic sobre el tipo de solicitud nos lleva a la lista de solicitudes pendientes. Otra forma de llegar a este listado es mediante la opción > Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Recoger del estante. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 38

6  las tareas DEl mostrador Opciones de la lista de solicitudes pendientes: Muestra los datos de los documentos, su localización y signatura. Al hacer clic en el número de «Solicitudes» vemos los detalles de la solicitud. Permite enviar un informe en Excel a la impresora o por mediante botón «Imprimir informe». Se pueden marcar los registros que deseemos e imprimir comprobantes, cancelar o extraer los datos directamente en Excel. También permite cancelar, una a una, cada solicitud o marcar como extraviado. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 39

6  las tareas DEl mostrador En el botón «Más acciones» junto a cada solicitud tenemos varias opciones: Imprimir comprobante para incluirlo en el libro Actualizar la fecha de vigencia de la solicitud Editar los datos de la solicitud Ver el título en buscador A medida que se van tramitando las solicitudes éstas desaparecen de la carpeta de tareas. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 41

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS El estante de reservas La gestión de la estantería de reservas se realiza desde dos opciones dentro de > Servicios al usuario > Solicitudes de recursos Muestra las reservas en nuestra estantería Tanto activas como caducadas Estante de reservas activas Muestra solo las reservas caducadas Reservas no recogidas y con fecha expirada Estante de reservas caducadas | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 43

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas activas El estante de reservas activas Permite ordenar el listado por diferentes criterios. Fecha de la solicitud Signatura Fecha de caducidad de la solicitud Fecha de colocación en el estante DNI/NIE/pasaporte del usuario Nombre del solicitante Título Las solicitudes se pueden cancelar o actualizar fecha de vigencia. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 44

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas activas El estante de reservas activas Al cancelar hay que seleccionar un motivo de cancelación. Se puede incluir un comentario y enviar un aviso al usuario. Confirmada la cancelación, el sistema nos dice el siguiente paso que hay que hacer con el ejemplar. «Recolocar» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 45

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas activas El estante de reservas activas En el registro de ejemplar se recogen la fecha de cancelación de la reserva y el autor. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 46

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas activas El estante de reservas activas La opción de «Actualizar vigencia» nos permite modificar la fecha de la solicitud. Tras cambiar la fecha el sistema envía un aviso al usuario informando de la nueva fecha. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 47

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas caducadas El estante de reservas caducadas Son reservas no recogidas por el usuario y caducadas pero siguen reservadas Las reservas se organizan en pestañas, según sea el siguiente paso con ellas. Entre paréntesis muestra el número de solicitudes en cada pestaña. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 48

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas caducadas El estante de reservas caducadas La pestaña «Reubicar» muestra los ejemplares pendientes de recolocar. Podemos marcarlos todos y pulsar «Reubicar» o ir ejemplar por ejemplar. Los ejemplares pasan a estar disponibles y debemos colocarlos de nuevo en su sitio | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 49

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas caducadas El estante de reservas caducadas La pestaña «Enviar mostrador de circulación» muestra ejemplares pendientes de enviar a otro mostrador dentro de la misma biblioteca. En la pestaña «Enviar a biblioteca» se encuentran ejemplares que debemos enviar a otra biblioteca. Podemos marcar todos los registros y hacer clic en «Tránsito» o hacerlo uno a uno Los ejemplares pasan a estar en tránsito y debemos enviarlos a la biblioteca de destino. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 50

7  GESTIÓN DE ESTANTERÍA DE RESERVAS > Servicios al usuario > Estante de reservas caducadas El estante de reservas caducadas La pestaña «Activar siguiente» muestra reservas que deben pasar al siguiente usuario de la cola. Como en los casos anteriores, podemos seleccionar todos los registros y pulsar «Activar siguiente» o hacerlo ejemplar por ejemplar. Los ejemplares desaparecen de esta pestaña y el siguiente usuario recibe el aviso de recogida. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 51

8  alma offline Instalación y uso de Alma Offline Lo utilizaremos el viernes 16 y lunes 19 de noviembre Es necesario la instalación de este pequeño programa en todos los ordenadores que vayan a realizar préstamos antes del 16 de noviembre. Se siguen los pasos de instalación y la configuración por defecto. Finalizada la instalación el programa se encuentra en el menú Inicio de Windows. Para utilizar el programa abrimos «Offline Circulation» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 53

8  alma offline Instalación y uso de Alma Offline Por defecto se abre en Préstamos (Loan). Escaneamos el carné del usuario o insertamos manualmente el DNI/NIE/Pasaporte en la casilla Borrower (Prestatario) Escaneamos el código de barras del ejemplar. Pulsamos “Loan” a la derecha del código de barras para registrar cada préstamo . Finalizados los préstamos de ese usuario pulsamos «Save to File» Si no hay otros usuarios en espera de realizar préstamos debemos cerrar el programa utilizando el botón «Close» como medida de seguridad. Volveremos a iniciar el programa cuando lo necesitamos. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 54

8  alma offline Carga de datos en Alma Es muy importante tener seleccionado nuestro Mostrador de Circulación. Entramos en > Servicios al usuario > Circulación fuera de línea Buscamos el fichero mediante el botón | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 55

8  alma offline Carga de datos en Alma Por defecto, el archivo se encuentra en Disco local C: > Alma Offline Circulation > OffCirc > files Luego hacemos clic en Cada ordenador cargará su fichero Cada ordenador cargará su fichero | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 56

9  PRÉSTAMO DE Consulta en sala Características Opción de Alma que permite registrar las consultas en sala de documentos excluidos de préstamo que se encuentran en depósitos cerrados. No está pensado para colecciones de libre acceso. Necesita que la Biblioteca cuente en Alma con un mostrador tipo Consulta Sala El mostrador de consulta en Sala permite el préstamo tipo consulta en sala de cualquier documento de esa Biblioteca. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 58

9  PRÉSTAMO DE Consulta en sala Procedimiento Primero comprobar que nos encontramos en el Mostrador Consulta Sala de nuestra Biblioteca. El procedimiento es parecido al de préstamo, hay que ir a > Servicios al usuario >Gestionar servicios al usuario. Escanear el carné del usuario o buscarlo directamente y pulsar botón «Ir». Escanear código de barras del ejemplar y «Aceptar». El estado del préstamo es: «Normal (con usuario)» | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 58

9  PRÉSTAMO DE Consulta en sala Procedimiento La devolución se puede realizar de dos maneras: «Devolución no final»: si el usuario va a seguir consultándolo. Desde la pestaña Devoluciones desmarcamos la casilla «Modo de entrada final»; escaneamos el código de barras y «Aceptar». El ejemplar permanece reservado al usuario durante un periodo máximo de 7 días. En la pestaña Préstamos sigue apareciendo el ejemplar pero el estado ha cambiado: | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 59

9  PRÉSTAMO DE Consulta en sala Procedimiento «Devolución final»: si el usuario no va a seguir consultándolo. Desde la pestaña Devoluciones marcamos la casilla «Modo de entrada final»; escaneamos el código de barras y «Aceptar». En la pestaña Préstamos desaparece ya el ejemplar. En la pestaña Devoluciones el paso siguiente es «Reubicar a Sala», colocar en su sitio. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 60

9  PRÉSTAMO DE Consulta en sala Procedimiento La devolución también se puede registrar desde Servicios al usuario > Devolver ejemplares. En «Modo de devolución» seleccionaremos «Final» o «No final» en cada caso. ! La devolución final también se puede realizar desde el Mostrador de Circulación. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 61

10  sierra vs alma Desde el punto de vista del usuario Reservas desde Fama: Alma permite realizar reservas y solicitudes desde Alma Autorenovaciones: si no hay reservas ni se ha cumplido el periodo máximo. Reservas a nivel bibliográfico. Avisos: avisos comprobantes de devolución por ; avisos comprobantes de préstamos realizados a través del autopréstamo; aviso informativo cuando un usuario realiza una reserva de un documento prestado… Solicitudes de documentos en depósito desde Fama. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 63

10  sierra vs alma Desde el punto de vista del bibliotecario Acceso desde el navegador: nos olvidamos de la instalación y actualización del programa. Gestión de la estantería de reserva: Alma permite conocer rápidamente el estado de las solicitudes Alma y facilita su gestión. Tareas del mostrador: están visibles para todo el personal responsable de manera clara. Opción de mostrador de consulta en sala: permite contabilizar el uso de la colección excluida de préstamo. Avisos: avisos comprobantes de devolución por ; avisos comprobantes de préstamos realizados a través del autopréstamo; aviso informativo cuando un usuario realiza una reserva de un documento prestado… Sincronización de usuarios Posibilidad de gestionar el préstamo interbibliotecario (integración con GTBib) | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 64

11  calendario previsto DE alma Calendario de Sierra y Alma en Circulación 19 de octubre: cierre de reservas en Sierra y en Fama hasta puesta en marcha de Alma 22 de octubre: cierre de adquisiciones en Sierra: ejemplares nuevos desde el 22 de octubre hasta la puesta en marcha de Alma se presta manualmente, NO desde Sierra Hasta el 4 de noviembre: podemos hacer pruebas en Alma; datos definitivos todavía no cargados. Hasta el 15 de noviembre continúa circulación en Sierra (préstamos y devoluciones), excepto nuevos ejemplares. 16 de noviembre cierre de Sierra: ya no se usa este programa. 16 de noviembre cierre de Fama ( se utiliza Fama+ ( ) 16 y 19 de noviembre usamos Alma Offline para realizar préstamos. Las devoluciones se dejan pendientes. | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 66

11  calendario previsto DE alma Calendario de Sierra y Alma en Circulación 19/20 de noviembre: antes de la puesta en marcha de Alma cada biblioteca carga sus ficheros de préstamos. 19/20 de noviembre: entra Alma en producción y Primo como nuestro nuevo Catálogo Fama ( Fama actual se traslada a la dirección 31 de enero de 2019 cierre definitivo de Fama Clásico ( y Fama+ ( ) | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 | 67

¡¡ MUCHAS GRACIAS !! María Dolores López Aceituno Almudena Iturri Franco | FORMACIÓN ALMA : LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS AL USUARIO | 2018 |

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