AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes

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1 AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes
Presenta Recepción Objetivo Relación con otros componentes Procesos dentro de gestión de actos Modelo de datos de gestión de actos Crear entorno de actos Crear grupo de actos Crear catálogo de actos Inscripciones Workflow y Employee Self Service Sistema de información

2 Objetivo Con la gestión de actos se pueden preparar y efectuar actos para formación y perfeccionamiento de: Conferencias Ciclos de conferencias, etc. Pueden ser actos tanto internos como externos. Existe la posibilidad de: Reservar, Inscribir Anular personas para actos.

3 Relación con otros componentes
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4 Gestión de actos Relación con otros componentes de aplicación:
Desarrollo de personal Gestión de personal Gestión de organizaciones Gestión de Materiales Gestión de tiempos Comercial Contabilidad de costes SAP knowledge warehouse Agenda R/3

5 Procesos dentro de gestión de datos
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6 Procesos dentro de Gestión de actos
Preparación de actos: Crear entorno del acto Crear grupo de acto Crear tipo de acto Catálogo de actos: Crear fechas de actos con y sin recursos Planificar fechas de actos según necesidades Operaciones diarias: Participación Inscribir Reservar anticipadamente Sustituir Cambiar a otro curso Cancelar Correspondencia Tareas repetitivas Actos Fijar/cancelar Bloquear/desbloquear Tratar Retener calificaciones Realizar facturación, asignación y cargos de costes

7 Modelo de datos de gestión de datos
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8 Modelo de datos de la gestión de actos

9 AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes
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10 Crear el entorno de actos
Componente del costo Población/sedes Horario Organización Edificios Tipo de recurso

11 Crear componente de costos
<definición> Se utiliza para almacenar los costes, divididos en componentes de coste, por tipo de recurso, por recurso, por tipo de evento o por evento. <utilización> Componente del costo:Los datos del infotipo Costes se utilizan para registrar y gestionar los costes que se producen en la Gestión de eventos.

12 Crear horario <definición> Se utiliza para definir un horario o una tabla de tiempos para un evento. <utilización> Se utiliza en las funciones siguientes: El programa fija tiempos de participación para participantes. Estos datos son necesarios para registrar la participación si la integración con la Gestión de tiempos está activada. Se utilizan para visualizar el horario de un evento. El horario también determina la ocupación de recursos de un evento. El horario contienen la siguiente información Cantidad de días Fecha Hora de inicio y final Indicador de días no laborables Duración de días Duración en horas Indicador de horario generalizado

13 Crear Edificio Crear dirección de edificio.
<definición> Dirección de la compañía así como la información de la organización. <utilización> Da mantenimiento a: Unidades organizacional Centro de trabajo Posición Y en eventos de entrenamiento Locaciones de negocios Participantes externos Compañías

14 Crear población Crear población Crear empresa

15 Crear Unidad Organizativa

16 Crear Tipo de recurso Sala Instuctor (persona interna/externo)
Otros recursos

17 Crear Tipo de recurso Ejemplo: crear sala con centro de coste

18 Crear Tipo de recurso Ejemplo: crear instructor

19 Crear tipo de recurso Ejemplo: crear recurso

20 Establecer jerarquía de actos

21 AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes
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22 Crear grupo de actos Crear grupo de actos

23 Crear tipo de acto Crear tipo de acto

24 Crear tipo de acto Crear tipo de acto

25 Crear tipo de acto Crear tipo de acto

26 Crear tipo de acto Crear tipo de acto: Las tasas de participación actualizadas en Precios para el tipo de evento se pueden tomar como valores propuestos cuando crea/planifica un evento. Si resulta necesario, también puede modificar estos precios. Cuando inscribe la participación o liquida los costes de participación, también puede modificar este precio.

27 Crear tipo de acto Crear tipo de acto

28 Vinculaciones Vinculaciones

29 Crear catálogo de actos
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30 Crear catálogo de actos
Crear o planificar fechas de actos para un tipo de acto

31 Tipo de acto Tipo de acto tiene:
Abreviación / Denominación Descripción Capacidad Asignación de precios y costes Valores propuestos, podemos especificar: Fecha Sede Idioma Reserva de recursos

32 Crear acto Crear acto sin recurso

33 Crear acto Crear acto con recurso

34 Acto Acto: Crear acto Con recurso Sin recurso Fijar Anular Bloquear
Desbloquear Tratar ulteriormente Calificación Crear Modificar Visualizar Facturación Imputación de activ. Traspaso de costes Propuesta de precio

35 Crear acto Planificar recursos

36 Crear acto Planificar Necesidades se utiliza con la función de planificación, Se puede crear una necesidad por trimestre, por sede y por idioma

37 Necesidad Crear necesidad Especificaciones de validez
El período de validez de un registro debería comprender un año entero si es posible. El año de la fecha final debe ser el mismo que el año de la fecha inicial. Como fecha final se propone automáticamente el último día del mismo año.

38 Necesidad Modificar necesidad de actos

39 Actos Bloquear y desbloquear actos

40 Actos Anular actos

41 Actos Fijar actos

42 Actos Tratamiento ulterior

43 Calificaciones Calificaciones de participantes y actos
Calificaciones anónimas Generar lista de tareas (preparación de calificación) Modelos de calificación múltiple por forma de calificación Cualificaciones como criterios de calificación Transferir cualificaciones basadas en calificaciones Acceder a calificaciones durante el procesamiento ulterior Buscar objetos aún no calificados

44 Calificaciones Realizar calificación – calificación del acto

45 Costes Se debe de traspasar los costes de acto a la contabilidad de costes mediante la función Traspaso. Si algún empleado de la empresa toma parte en actos debe calcular las tasas de participación utilizando la función de imputación en Controlling. Para instructores internos se debe calcular la tasa de participación mediante la función de actividad.

46 AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes
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47 Inscripciones Inscripciones de participantes: Determinadas por la capacidad y las prioridades de inscripción.

48 Inscripciones Realizamos una inscripción en los siguiente pasos:
Tenemos que verificar: Inscripción o inscripción previa Cualificaciones necesarias Ha participado en actos previos Registros de absentismos Pude asistir a otro acto al mismo tiempo

49 Inscripciones Inscripción de participaciones:

50 Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:

51 Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:

52 Inscripciones Tasas de inscripción y asignación:

53 Inscripciones Inscribir grupo de participantes Inscribir lista:
Participante para N actos N Participantes para 1 acto

54 Inscripciones Realizar una reserva anticipada

55 Inscripciones Reserva anticipada

56 Inscripciones Podemos realizar: Sustituir participantes
Inscripción individual Inscripción colectiva Cambiar a otro curso Anular participante

57 Workflow y Employee Self Service
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58 Workflow Correspondencia
Documentos para cualquier actividad en gestión de actos que requiera una notificación Salida automática o manual de documentos Numerosas plantillas para notificaciones: Confirmación de participación Confirmación provisional de plaza Rechazos Función de carta estándar Download a Microsoft word (formato RTF) Salida a través de todos los medios estándar (fax, correo electrónico de internet, etc) Workflow para errores en la correspondencia automática Historial de correspondencia

59 Workflow Workflow en Correspondencia

60 Workflow Workflow en Correspondencia, salida manual

61 Workflow Workflow en Correspondencia, salida manual, lista de receptores

62 Employee Self Service Un empleado puede participar y realizar su propia inscripción al igual que puede consultar sus datos de inscripción. Accediendo a través del menú de navegación ESS en formación

63 Employee Self Service Se debe definir un usuario y asignarle la autorizaciones necesarias

64 AGENDA Actividad Recepción Objetivo Relación con otros componentes
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65 Sistema de información
La gestión de actos llevada a cabo por el departamento de formación, y perfeccionamiento debe desarrollarse de modo eficiente. Por ello es necesaria la solicitud regular de informes y gráficos para hacer el seguimiento de los participantes, los actos y recursos.

66 Sistema de información
Ejemplo de Lista de participantes

67 Sistema de información
Tienen los menú dinámicos

68 Sistema de información
Ejemplo: Tratar calificaciones

69 Sistema de información
Tienen los menú dinámicos

70 Sistema de información
Ejemplo: Ocupación de recursos