Gestión de Contratos: Mejor control y transparencia en tus procesos.

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1 Gestión de Contratos: Mejor control y transparencia en tus procesos

2 1. GESTIÓN EN EL CICLO DE COMPRA

3 2. GESTIÓN ORGANISMOS PÚBLICOS
La gestión de contratos se encuentra inserta en la cadena de abastecimiento o ciclo de vida de una compra, por ello, permite un seguimiento oportuno en cada etapa de la contratación, monitoreando el cumplimiento de los acuerdos legales en conformidad a los objetivos establecidos y favoreciendo el pago oportuno de los proveedores.

4 Una mirada estratégica en la Gestión de Contratos
¿Qué significa la Gestión de Contrato? Significa definir bien las “reglas del juego” entre la entidad compradora y los proveedores -minimizando los riesgos del proceso- y manejar eficaz y eficientemente su cumplimiento. Comprende desde la creación de los pliegos de condiciones (Bases, Intención de compra o TDR), del contrato entre las partes, su ejecución, la gestión de las entregas de los productos o servicios, pagos, hasta la relación con nuestros proveedores para que la compra, y todo lo asociado a ella, lleguen a buen término.

5 Marco regulatorio La Contraloría indica: 4. MARCO REGULATORIO
“Las Entidades deberán desarrollar todos sus procesos de compra utilizando solamente el Sistema […]. Lo anterior se efectuará a través de la utilización de los formularios elaborados por la Dirección […]” Artículos 18 de la Ley y el artículo 54 del Reglamento, establecen la obligación respecto de utilizar el sistema de información disponible por ChileCompra para tales efectos. A esto se añade, la Glosa 03, de la Partida 08 de la Ley de Presupuesto, que incorpora la obligación de realizar la gestión de contratos en el aplicativo. La Contraloría indica:

6 ¿Cuánto hemos avanzado?
5. IMPLEMENTACIÓN ¿Cuánto hemos avanzado? Contratos gestionados 125 Entidades Agosto 2017 Abril 2018 fichas de contrato 318 Entidades han creado fichas 532 Entidades faltan

7 ¿Cuándo aplica la Gestión de Contrato?
6. USO DE LA GESTIÓN DE CONTRATO ¿Cuándo aplica la Gestión de Contrato? Aplica en aquellos contratos ya escriturados y firmados por las partes, provenientes éstos, tanto de una Licitación (Pública o Privada), como de una Orden de Compra (Acuerdo Complementario de una Gran Compra en Convenio Marco o Trato Directo). Licitación: en estado de adjudicada o re adjudicada Orden de compra: en estado aceptada o recepción conforme

8 Actores relevantes en la Gestión de Contrato
7. ACTORES CLAVES EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL Actores relevantes en la Gestión de Contrato Usuarios que intervienen directamente en el aplicativo: Cada entidad debe determinar que unidad/departamento o persona debe realizar la gestión en el sistema de información. Administrador ChileCompra: otorga roles de Administrador y Supervisor de Contrato -El Administrador: crea el contrato -Supervisor de contrato: crea y publica el contrato

9 Beneficios Beneficios Comprador Beneficios Proveedor
8. APLICATIVO DE GESTIÓN DE CONTRATO Aplicativo totalmente Online. Un modelo centrado en el usuario. Beneficios Comprador Apoyar la gestión de los compradores para mejor control Recibir notificaciones de hitos, tales como, garantías por vencer o de gestión. Beneficios Proveedor Beneficios Apoyar la gestión de los proveedores, en término de fechas críticas de vencimiento de garantías y plazos. Monitorear en forma transparente los contratos vigentes por las distintas entidades públicas. + Transparencia en Aumentan exponencialmente los niveles de transparencia al estar publicado los contratos y documentos del flujo del contrato. Simplifica la gestión on line de los contratos Alerta a través del Sistema: sobre hitos más relevantes: garantías, pagos, multas y/o sanciones para evitar atrasos que perjudiquen a las empresas más pequeñas. Disminuye la burocracia en el sector público

10 8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO
100 % online

11 Creación de una ficha de contrato
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Creación de una ficha de contrato Nuevo Aplicativo Antiguo aplicativo Desde el Menú “Contratos”, se puede ingresar al nuevo aplicativo. Es posible generar una ficha de contratos a partir de un ID de licitación o desde un número de orden de compra.

12 Creación de una ficha de contrato
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Creación de una ficha de contrato

13 Creación de una ficha de contrato
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Creación de una ficha de contrato Además, es posible agregar hasta 3 personas a las cuales debería comunicarse acciones efectuadas en dicho contrato. Debe anotarse la vigencia del contrato y podrá cargarse una fecha en que se requiere el aviso de ese vencimiento.

14 Ingresar archivos adjuntos
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Ingresar archivos adjuntos Deberá ingresar información relevante del contrato, tales como, la resolución que aprueba la firma del contrato y el contrato firmado entre las partes. La información que ya fue incorporada como adjunta de la licitación o de la orden de compra, no se requiere adjuntar, siendo posible acceder a ella, directamente desde el aplicativo.

15 Ingresar hitos del contrato
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Ingresar hitos del contrato Puede ingresar directamente tantos hitos de gestión o pago como desee o replicar alguno mediante la herramienta de “Replica”

16 Ingresar instrumentos de garantía
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Ingresar instrumentos de garantía Deberá ingresar los datos de las garantías por fiel cumplimiento de contrato u otras solicitadas, indicando para cada una la respectiva fecha de vencimiento y de ser necesario el aviso correspondiente.

17 Ingresar cláusulas del contrato
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Ingresar cláusulas del contrato Podrá agregar y mantener a la vista, aquellas cláusulas de contrato o de las bases, que sea relevante para la gestión contractual. Por ejemplo, el procedimiento de recepción conforme, multa por atraso en la entrega, sanciones por incumplimiento, etc. Nota: es recomendable copiar y pegar de las bases o los términos de referencia, para que no exista dicotomía entre lo escriturado y lo disponible para gestión de contrato.

18 Confirmación, publicación y comprobante
8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO Confirmación, publicación y comprobante Una vez completada la ficha del contrato, debe revisar la información contenida en el formulario y publicarla. El sistema genera un ID, siguiendo la nomenclatura característica de MercadoPúblico. (El sufijo será CL + el año)

19 8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO
Gestión de contratos En la pestaña “Gestión de contratos”, podrá acceder al resumen de los contratos ingresados y el reporte de aquellos que están con hitos incumplidos. Podrá realizar el cambio de estado: Publicado (en renovación) Terminado Terminado (anticipadamente) Cerrado Podrá editar un hito de algún contrato específico, eliminar o editar garantías, etc.

20 8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO
Reportes Este módulo del aplicativo de Gestión de Contratos, permite obtener el “Resumen” de los contratos incorporados al aplicativo y “Reportes de contratos”, ya sea por “Montos ejecutados por unidad de compra”, por “Contratos por proveedor” y “Contratos por mecanismo de compra”.

21 8. USO DEL APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATO
Vista pública

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Vista pública

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